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Federación Centro Sur de Bomberos Voluntarios

de la Provincia de Buenos Aires

MANUAL DE SUBOFICIAL SUBALTERNO

10. INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACION

INTRODUCCION A LA DOCUMENTACIÓN Se ha tratado de dar a este trabajo, mas que la explicación reglamentaria, formal y tradicional, un enfoque de tareas propias de la organización que realizadas correctamente producen beneficios de control e información que ayudan a controlar la presente y planificar el futuro. Así, muy brevemente, se expone la necesidad básicas sobre el conocimiento de la documentación mas elemental que debe conocer un Graduado como para poder desempeñarse como tal, sin quedar en ridículo ante sus iguales y subalternos. La organización documental es una necesidad irrenunciable de quien alguna vez asuma la Jefatura de un Cuerpo Activo, y los Jefes de Cuerpo Activo no nacen con ese cargo sino comienzan como todos, de abajo y es desde ahí de donde se debe comenzar a aprender todo lo relacionado a ella. Hoy día, ciencias como la informática acompañada de la computación, nos brinda posibilidades de ser aplicadas en la actividad de servicio de bomberos, brindándonos un apoyo inconmensurable en todo lo que significa aporte de datos para una cantidad tan grande de riesgos y elementos participantes que ningún ser humano puede recordar y mas en los momentos críticos de la real emergencia, con lo cual hoy podemos disponer a través de un sistema de comunicaciones, de todo lo que deseamos saber en pequeña fracción de tiempo. Hoy los riesgos son distintos a los diez años atrás, son muchos los complejos y peligrosos, y solo pueden ser contrarrestando en base a la información justa y el conocimiento previo del bombero para contrarrestarlos.

a. LIBRO DE GUARDIA El libro de guardia, es el registro foliado y ordenado cronológicamente que recopila toda la actividad del Cuerpo Activo relacionada a guardia, servicios, novedades y actividades desarrolladas en el cuartel, por lo tanto, cada Cuerpo debe llevar el propio, y si se cuenta con destacamentos, estos a su vez deben llevar su propio libro de guardia donde registra la actividad, y diariamente la pasara resumida al cuartel central.

La responsabilidad de los registros en el Libro de Guardia, es directa de quien esta cumpliendo con dicho servicio.

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El control del libro de guardia, es responsabilidad del Oficial de Servicio, y del Jefe de Cuerpo Activo bajo cualquier circunstancia. Entendiendo que cada Cuerpo Activo tiene su propio sistema de registro documental en el Libro de Guardia, cosa que se respeta, se tratara en este trabajo generalizar la idea de ordenamiento y procurar buscar criterios comunes en el registro y formas. Bajo este objetivo, podemos decir que en el Libro de Guardia se registran en general:

Cambios de guardia. Oficial de Servicio. Ayudante del Oficial de Servicio. Jefe de Guardia. Móviles fuera de Servicio. Novedades del Material. Novedades de Guardia. Movimiento de vehículos y Materiales. Servicios Solicitados. Personal de licencia. Etc.

Cambio de Guardia

Siendo este procedimiento normal diario y hasta de tres repeticiones por día, se puede optar por realizar las anotaciones en cada oportunidad en forma completa ó hacerlo sólo una vez al día, y los cambios en el día registrarlos en forma más sintética.

Encabezamiento Tipo de un Cambio de Guardia Diseñado para un libro rayado en renglones “Tipo Libro de Actas” donde se ocupa un renglón por cada anotación.

Guardia del día...........................mes....................................año................ Oficial de Servicio........................................................................................ Ayudante del Oficial de Servicio.................................................................. Jefe de Guardia........................................................................................... Móviles Fuera de Servicio........................................................................... Novedades del Material............................................................................... Novedades de Guardia............................................................................... Siendo las..................horas, me hago cargo de la guardia con las novedades ya mencionadas anteriormente. Las novedades se detallarán por número de registro en el Libro.

Firma de quien toma la guardia

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Forma de Identificar las Novedades en el Libro de Guardia Una forma práctica y ordenada de identificar las novedades en el libro de guardia es la siguiente: A.- Producida la novedad se registrará en el libro de guardia y se identificará con el número de Pagina donde es anotada, a continuación se coloca una barra y a la primera novedad de la página se la registra con letra A, a la segunda novedad registrada en la misma página la letra B y así consecutivamente. Ejemplo: Suponemos que en la página del Libro de Guardia es la 36, y tenemos que registrar tres novedades producidas, la primera registrada será la 36/A, la segunda 36/B y la tercera 36/C, quedando sobreentendido que hasta que no se cambie de libro, no podrán existir dos novedades con la misma identificación. Forma de Identificar los Servicios en el Libro de Guardia

Estos se registraran por el número de Parte de Intervención. Pero en general se deberá tener en cuenta el orden cronológico y puntualmente el orden horario. De la única forma que un Libro constituye una prueba para el Cuerpo, es cuando es llevado en forma coincidente con los hechos, y no, como en muchos casos, que se llevan anotaciones en borrador, para luego transcribirlo al Libro de Guardia. Otro error vulgar es el de la falta de coincidencia de los horarios de ocurridos con el orden de registro en el Libro de Guardia. Ejemplo: Encontramos en primer lugar la anotación de salida de un móvil (unidad) a las 10.30 horas., y luego registro de un servicio ocurrido a la 09.50 horas. Sin lugar a dudas queda fehacientemente demostrado que el Libro de Guardia no es llevado como corresponde, y las anotaciones no tienen valor probatorio ante cualquier conflicto. Otro tema preocupante es la falta de registro de la salida de los móviles, por situaciones que no son por ahí entendidas como servicios, por lo tanto, no se registran. Pero bajo las suposiciones, imaginemos que sale un vehículo a un tema de escuela, por lo tanto, no lo anotamos en Libro de Guardia. Luego, tenemos un servicio y por consiguiente lo anotamos. Pasada tres horas., nos enteramos que móvil que salió al viaje de escuela tuvo un accidente en la ruta.

¿ Cuál es la situación de la institución en este caso ? El seguro reclamará información relacionada al tema. Si tenemos bomberos lesionados, debemos hacer la denuncia a la policía. Pero, ahora vemos que para ello, debemos tener registrada la salida del móvil, cosa que no fue hecha en su momento cronológico, por lo tanto, si la hacemos ahora, quedamos expuestos a ser

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cuestionados pues, se entenderá que la salida del móvil, se justificó en el Libro, luego de ocurrir el hecho. Y esto queda envuelto en sospecha de fraude. El consejo, es que todo móvil o material que salga de la puerta del cuartel, debe quedar registrado en el Libro de Guardia. El resto de los registros, serán realizados de acuerdo a lo que cada Cuerpo Activo disponga como más conveniente para su organización y control. Parte de Asistencia El parte de asistencia del personal de Cuerpo Activo a cualquier actividad comprendida como de asistencia obligatoria o accidental, es necesario y obligatorio para el control de las mismas y la posterior calificación mensual. La responsabilidad de lo registro en un parte, como así también las enmiendas certificadas con firma, son responsabilidad pura y exclusiva de quien firma el parte de asistencia como superior a cargo.

Modelo de Parte de Asistencia Motivo: En dicha línea se explicara el motivo de parte de asistencia que se confecciona, pudiendo estar: por instrucción por un servicio programado, por una formación, etc. Fecha – Apellido y Nombre – Grado: Cifras: Es una forma codificada de clasificar la presencia o ausencia del integrante del Cuerpo Activo.

01 Presente. 02 Ausente licenciado. 03 Ausente enfermo. 04 Ausente cumpliendo castigo. 05 Ausente con aviso. 06 Ausente sin aviso.

BOMBEROS VOLUNTARIOS DE ................................................. CUERPO ACTIVO JEFATURA

PARTE DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DEL CUERPO ACTIVO

MOTIVO:.................................................................................... DIA: .......... MES: ........................... AÑO: ............

APELLIDO Y NOMBRE GRADO FIRMA

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La Citación En la actividad interna de los Cuerpos Activos se suscitan acciones que deben quedar perfectamente documentadas por revestir carácter de prueba ante un posterior cuestionamiento de cualquiera de las partes, y así tenemos que las reglamentaciones fijan obligaciones que tienen los superiores o responsables de hacer comparecer ante él u otra autoridad del Cuerpo Activo a un integrante del mismo, por motivos de incorporación, testificar, informarse de una imputación, ser damnificado, etc., en cuestiones disciplinarias, responsabilidad para cumplir con obligaciones, notificarlo de beneficios, etc. Para cumplir formalmente con todo ello se utiliza la Citación dado que la misma conformada por el interesado constituye una prueba irrefutable de enterado de que: Se debe hacer presente en determinado lugar, día y hora, motivo y presentarse ante determinada persona. El uso correcto y formal de la citación dentro de los Cuerpos Activos trae aparejado beneficios inmediatos motivados por la simplificación de procedimientos y mediatos que son una documentación probatoria e indubitable de cumplimiento de obligaciones reglamentarias. Modelo de Formulario de Citación

Solicitud de Licencias Todo integrante del Cuerpo Activo que por causas de enfermedad, vacaciones, viajes, trabajo, problemas familiares o cualquier otro motivo a plantear, no pueda dar

BOMBEROS VOLUNTARIOS DE ................................................. CUERPO ACTIVO JEFATURA

FORMULARIO DE CITACIÓN

Señor:........................................................................... Grado:............................................. Domicilio:............................................................................................................................... La presente citación reviste carácter de cumplimiento obligatorio, por lo que, deberá concurrir ante quien se hace referencia, en el día y hora indicado, tomando como domicilio de citación el Cuartel Central de la Asociación (o Sociedad) de Bomberos Voluntarios de ....................................................................................................................... Día:..................... Mes:......................................... Año:............................ Hora: .................. Motivo:.................................................................................................................................................................................................................................................................................. Se deberá presentar ante:..................................................................................................... lugar y fecha de la emisión de la presente firma de quien cita firma de quien es citado

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cumplimiento a sus obligaciones del Orden Interno y los Servicios, deberá solicitar la correspondiente licencia. Son motivos de licencia, según el Reglamento al Régimen de Licencias, Retribuciones Extraordinarios y viáticos:

1. Licencia Anual de 30 días por derecho reglamentario. 2. Licencia por circunstancias especiales. 3. Licencias por Accidentes y/o Enfermedad.

Modelo de Solicitud de Licencia El pedido de licencia será dirigido en todos los casos al Jefe del Cuerpo Activo, por duplicado, haciendo firmar por quien recibe y deberá ser contestado en el termino de siete días.

Pedido de Paso a la Reserva Todo integrante del Cuerpo Activo que cumpliera veinticinco (25) años de servicios interrumpidos, cualquiera sea sus edad, estará en condiciones de pedir su pase a la reserva del Cuerpo. La antigüedad requerida, o sea 25 años de servicio, se cuenta a partir de los 18 años de edad, o sea cuando se ingresa como bombero al Cuerpo Activo. En ambos casos los interesados elevaran nota al Jefe del Cuerpo Activo, donde expondrán sus deseos y aportaran los datos necesarios.

BOMBEROS VOLUNTARIOS DE ................................ CUERPO ACTIVO JEFATURA Localidad, día, mes y año.- Al Sr. Jefe del Cuerpo Activo Grado. Apellido y Nombre. JEFATURA:

Por la presente:

Me dirijo a Ud. a los efectos de solicitarle me conceda................ días de licencia por (Anual, Circunstancias especiales, accidentes o enfermedad) según el Art. .............del Reglamento al Régimen de Licencias, Retribuciones Extraordinarias y Viáticos, del decreto 14/01 de la Ley 10.917.

Motiva el presente pedido. (el motivo)......................................................... Saluda atte., al Sr. Jefe de Cuerpo Activo.

Firma, aclaración y Nº de Legajo personal.

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Modelo de Pedido de Pase a la Reserva

b. PARTES DE SERVICIO Este documento, de carácter público, pues, esta a disposición de los organismos de gobierno, de la justicia y de las empresas o compañías de seguros afectadas por cubrir a damnificados en sinistros. Veamos el Articulo 31ro. del Decreto 4.601 Las intervenciones de los Cuerpos de bomberos voluntarios en sinistros que hacen a la misión asignada serán documentadas, incluyendo los Partes de Servicio y la informaciones Técnicas que hagan a cada caso, según normativas a dictar por Dirección Provincial de defensa Civil, quedando las mismas a disposición de los organismos oficiales que así lo requieran. El modelo de Parte de Servicios que se gráfica en la pagina siguiente, al programado, seleccionado y puesto en vigencia por la federación Centro Sur. Su uso perfectamente reglamentado y desarrollado en forma didáctica, y es de suma importancia su aplicación correcta.


Por la presente:

Me dirijo a Ud., a los efectos de solicitarle, quiera tener a bien considerar mi pase a la reserva de este Cuerpo, por encontrarme encuadrado dentro de la edad y antigüedad establecida en la Ley, como para acogerme a los beneficios del régimen especial de subsidios para los Bomberos Voluntarios que otorga la Ley provincial 7904.

Sin mas y a la espera de vuestra resolución, salúdalo muy atte. Firma, aclaración y Nº de Legajo personal.

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c. ELEVACIÓN E INFORMES DE FALTAS

Procedimientos Administrativos para Sancionar las Faltas Desde el grado de Cadete hasta el de Suboficial Ayudante Mayor, los integrantes del Cuerpo Activo tienen la obligaciones de informar las faltas que se comenten a él, en presencia de él o que comprobara o que tomara conocimiento. Ante la obligación de informar una falta cometida, el integrante del Cuerpo Activo, deberá terminar de acuerdo al Orden Interno o de los servicios, según la circunstancia que cometa, quien es superior a cargo, en función de jefe, con el objeto de remitir el informe correspondiente. Todo informe o solicitud de castigo deberá estar dirigida al Jefe de Cuerpo Activo, aunque en sus pasos anteriores deberá ser tramitada por un jefe de dependencia u Oficial del Cuerpo Activo. El informe se deberá confeccionar por duplicado, mecanografiado, haciendo firmar la copia de conformidad por quien recibe, y donde relatara los hechos, circunstancia, involucrados, testigos presentes, documentos y todo otro elemento de prueba que pudiera aportar para convalidar el hecho informado, como así también cualquier otro acto o situación que crea imputable, el que firmara al pie, con aclaración de firma y número de legajo personal. En el Reglamento de Disciplina esta la base del procedimiento y origen de la obligación del personal subalterno en relación al Jefe del Cuerpo Activo, en todo lo atinente a la disciplina, ya que el Jefe de Cuerpo Activo actúa como juez de faltas, y por lo tanto, el resto del personal actúa como agente de disciplina dentro del contexto del Cuerpo Activo. Toda sanción, desde su origen debe quedar documentada, por lo tanto, todo el procedimiento debe ser escrito y registrado, desde el informe hasta la sanción aplicada y todo ello, debe ser ajustada a formas pre establecidas que conforman un modelo homogéneo y comprensible para todos. Continuando con el tema y a partir de las referencias establecidas, tenemos que, un subalterno y hasta el grado de Suboficiales Ayudante Mayor, que se le cometiera a él, o en presencia de él o comprobara o tomara conocimiento de una falta disciplinaria cometida por un subalterno de él, debe informar por escrito al Jefe de Cuerpo Activo tal hecho, solicitando sea castigado de acuerdo al Reglamento de Disciplina. Por lo tanto y para ello, deberá confeccionar una documentación mecanografiada y ajustada a procedimientos pre establecidos, de la que se hará firmar copia por el Jefe de Dependencia que la recibe y la deba tramitar ante el Jefe del Cuerpo Activo. A los efectos de ejemplos se incluye un modelo tipo de informe que en cada oportunidad y de acuerdo al hecho se podrá modificar en lo puntual.

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Modelo de Informe por Faltas a la Disciplina Cabe acotar que toda sanción es posible de aplicar o toda infracción es susceptible de reprimir, mientras haya un integrante del Cuerpo Activo que asuma la responsabilidad de informar sobre la existencia de la falta, caso contrario muchas infracciones a las reglamentaciones pasan sin ser sancionadas, logrando con esto la degradación paulatina de la disciplina dentro del Cuerpo, el mal ejemplo para los integrantes mas noveles y ningún beneficio para la institución. La disciplina en su permanente manifestación es tarea de todos, y nadie puede sustraerse a ella invocando motivos personales, de criterio, etc., tanto cometiendo actos de indisciplina, como permitiendo que se comentan sin la correspondiente sanción, pues es tan culpable el que los comete como aquel que permite que ocurran o que no hace nada para que sean reprimidos. Cuando existe indisciplina dentro de un Cuerpo, el responsable no es solo el Jefe sino todos los integrantes, pues las reglamentaciones es un contexto, facultan a cada uno de ellos para tomar intervención y si el Jefe no dispone la reprimenda correspondiente, tanto el Reglamento de Disciplina como el Código de Ética dictan los caminos a seguir para que un integrante responsable pueda lograr la correcta aplicación de ellos, recurriendo a donde corresponda.


En mi condición de superior jerárquico del (o de los) imputados en este

informe, me dirijo a Ud. a los efectos de informarle sobre una contravención al Reglamento de Disciplina que considero debe ser sancionado en las formas previstas.

Siendo las (hora) del día......mes.......del año y en (el lugar) en momentos (situación que estaba ocurriendo) el o los (grado, apellido y nombre, legajo personal) cometió. (Se debe relatar en la forma mas explícita posible el hecho en cuestión, (aportando testigo y pruebas) como así también agregando elementos que clarificaran lo que expone.

Saluda atte., al Sr. Jefe de Cuerpo Activo. Firma, aclaración y Nº de Legajo personal.

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