1 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003. 2 ECPRD ICT working group meeting Document and Knowledge Management Chambre des Députés du Grand-Duché de

1 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003


ECPRD ICT working group meeting

Document and Knowledge ManagementChambre des Députés du Grand-Duché de

Luxembourg

ECPRD ICT working group meeting

Document and Knowledge ManagementChambre des Députés du Grand-Duché de

Luxembourg

Nicosia – Cyprus,

Wednesday 5 – Friday 7 November 2003


La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances

Historique



Historique : 3 Programmes

1992-1995 : Programme 1 :Programme 1 :

Document management (repositories pour archivage et

recherche d’information) Back Office.


Document Management et Workflow Extension et individualisation


Document and Knowledge Management


1. Workflow documentaire1. Workflow documentaire

Production documentaireFonds des archives de la Chambre

Thesaurus

Fonds bibliothèque

Gestion du rôleDossiers parlementaires

Députés

Questions – Réponses


1. Dossiers parlementaires1. Dossiers parlementaires


2. Extensions2. Extensions

Gestion des impressionsCommunication avec les imprimeries

Consultation avec le Service Central de législation

DiffusionCourriers via service de l’Expédition

Gestion des réunions de travailAgenda des Commissions

Convocations et procès-verbaux

Agenda des Séances publiques


2. Fonds documentaires délocalisés2. Fonds documentaires délocalisés

Groupes politiquesFonds documentaire propre

Fonds administratif

DéputésFonds documentaire

personnel


2. DocCenter2. DocCenter


2. Le site web2. Le site web

Accès public

Rôle

Archives

Agenda des commissions

Agenda des séances publiques

Agenda des délégations


3.Schéma3.Schéma

Mémoire Organisationnelle

(MO)

Groupware- Coord/gestion des flux (GR)

Tâches individuelles (TI)

Accès, Sécurité, Gestion (globales)“Portail”


3. La gestion du courrier entrant et sortant3. La gestion du courrier entrant et sortant

Approche « workflow »

Processus : Gestion du courrier

Activités

Rôles

Participants Avantages

Disponibilité

Contrôle

Liste des tâches

Notion de délégation, « out of office »

Archivage






3. Groupware : nouvelle génération3. Groupware : nouvelle génération


3. Travail individuel3. Travail individuel

Gestion de l’e-mail, des agendas, des contacts, …

intégrée dans le portail :

serveur central

web access

séparation entre groupes politiques (« organisational units »)

gestion des « public folders »


3. La mémoire Organisationnelle3. La mémoire Organisationnelle

Combinaison et optimisation de : Bibliothèque

Centre Documentaire

Revue de Presse

Lexiques matières (Thesaurus, Plan de classement)

Lexiques personnes (Pages jaunes)

Diffusion sélective de l’information (DSI)

Accès simplifié et unifié à l’ensemble de ces services (Portail commun)

Possibilité de recherche d’information transversale (RetrievalWare)

Retour d’écoute des utilisateurs


3. Portail 3. Portail

Le portail =

Un point d’accès unique aux informationsaux informations

Un point d’accès unique aux applicationsaux applications

Un point d’accès unique aux servicesaux services


3. Portail3. Portail

Le portail offre un accès sécurisé

En interne : réseau du Greffe, réseaux des groupes politiques, et en externe : pour le député à son poste de travail

Single sign-on

LDAP


3. Portail 3. Portail

Le portail =

Une page personnalisée

personnalisable par l’utilisateur :– contenu– forme

personnalisée par le profil de l’utilisateur :– différents types d’utilisateurs : députés, personnel des

groupes politiques, personnel du Greffe, personnel du Knowledge Center, …

– un profil est constitué à partir des choix faits par l’utilisateur selon ses centres d’intérêt, de la DB KM et des autres DB



Le futur


Le Futur du portail KMLe Futur du portail KM

1. Etendre Le travail collaboratif Le travail individuel La Mémoire organisationnelle La personnalisation de l’information

2. Construire La recherche globale Le retour d’écoute


Etendre : Le travail collaboratifEtendre : Le travail collaboratif

Intégration des outils de gestion, internes et externes (suite)

Intégration du workflow administratif : gestion du Courrier entrant & sortant

Accès par la liste des tâches Intégration d’un outil de travail collaboratif : notion

d’équipe, versioning, check-in/check-out, … Dépôt de projets, propositions de loi, questions,

demandes d’interpellation, … Extension aux participants externes du processus

parlementaire (Conseil d’Etat, Gouvernement, Chambre professionnelles, …)


Etendre : Le travail individuelEtendre : Le travail individuel

Accès aux outils bureautiques (traitement de texte, feuille de calcul, présentation, …)

Accès à « Mes documents » sur serveur central Consultation de dictionnaires, encyclopédies, … Consultation du correcteur orthographique de la

langue luxembourgeoise Accès aux outils de traduction, de résumés

automatiques


Etendre : La Mémoire OrganisationnelleEtendre : La Mémoire Organisationnelle

La veille législative La veille thématique Les dossiers thématiques : récolte d’informations,

édition du dossier, envoi et publication Les fonds documentaires des groupes politiques L’annuaire des experts internes


Etendre : La personnalisationEtendre : La personnalisation

Le profil de l’utilisateurpar sa fonction, par son appartenance aux commissions parlementaires …par ses centres d’intérêt

Le Knowledge Manager et le Knowledge Center gestion des profils, filtrage de l’information, préparation de dossiers, …

La veille personnelle La revue de presse personnalisée Les ouvrages recommandés de la Bibliothèque Le calendrier personnalisé …


Construire : La recherche globaleConstruire : La recherche globale

La recherche conceptuelle, multilingue La navigation basée sur la catégorisation dynamique Interface de recherche globale à toutes les banques

de données de la Mémoire Organisationnelle Le panier électronique


Construire : Les services et le retour d’écouteConstruire : Les services et le retour d’écoute

Demande et suivi : Demander des ressources, réserver une salle, du

matériel Demander des congés, justifier des absences, … Signaler des problèmes Demander de l’assistance à la recherche

documentaire Demander la création d’un dossier thématique Formuler des remarques, suggestions, …

Documents

1 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003. 2 ECPRD ICT working group meeting Document and Knowledge Management Chambre des Députés du Grand-Duché de