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IT FOR BUSINESS AND FINANCE

ACCESS INTRODUCTION

Obiettivi

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Creare e popolare un database.

Interrogare un database.

Accedere al database tramite input e

output grafici.

Caratteristiche principali di Access

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Access è un software prodotto da Microsoft ed integrato

all’interno della suite gestionale MS Office.

Come gli altri prodotti di Office, Access si caratterizza

per:

una vasta gamma di funzionalità;

una stretta integrazione con gli altri software Microsoft.

Caratteristiche principali di Access

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Fornisce le funzionalità di un DBMS (DataBase Management

System), pensato per un utilizzo non industriale (Desktop

computers).

Supporta due linguaggi di interrogazione:

QBE (Query By Example);

SQL (Structured Query Language).

Permette l’utilizzo di un linguaggio di programmazione (VBA).

Integra un ambiente di sviluppo di applicazioni.

In questa lezione

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Vedremo le funzionalità principali di Access,

molte delle quali, come detto, riguardano altri

prodotti e tecnologie Microsoft.

Toccheremo solo superficialmente argomenti

che prevedono conoscenze esterne

approfondite.

L’ambiente Access

Per selezionare gli strumenti di lavoro, utilizzare la voce

Visualizza, Barra degli strumenti. Una configurazione

ragionevole prevede la visualizzazione della Barra del

database.

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L’ambiente Access

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Molte operazioni ed accessori, quali la guida in linea, la gestione dei

files, le operazioni di ricerca e stampa, sono simili a quelle di Excel e

Word. Ad esempio, la guida in linea è disponibile alla voce ? della barra

dei menu.

Come nel caso di Word ed Excel, è possibile impostare le

caratteristiche di stampa delle tabelle utilizzando il menu File, alla

voce Imposta pagina.

Come in Word ed Excel, si può visualizzare il risultato dell’elaborazione

utilizzando il menu File, alla voce Anteprima di stampa.

Apertura di un database

Per aprire un nuovo database, utilizzare la maschera che

appare all’apertura del programma oppure l’icona nuovo nella

barra degli strumenti.

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Apertura di un database

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Struttura fisica del database

Access mantiene ogni database in un unico file con

estensione .mdb.

Questo file contiene in realtà molto più che tabelle.

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Creazione di tabelle

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Una volta aperto un database, nuovo o già esistente, è

possibile modificarlo tramite un pannello di controllo.

Questo pannello permette di accedere ai principali task

gestionali.

Dopo avere svolto un’appropriata analisi del sistema da

produrre, e dopo avere specificato la struttura logica del

database, si possono cominciare a creare le tabelle.

Pannello di controllo

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Dal pannello di controllo sono raggiungibili i task effettuabili sul

database. Per ogni task sono possibili diverse opzioni.

Creazione di tabelle

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Vogliamo creare il seguente schema:

DOCENTI (ID, Nome, Cognome, Dipartimento)

CORSI (Codice, Nome, Docente)

STUDENTI (Matricola, Nome, Cognome)

STUDCORSI (Matricola, Codice)

Cominciamo con DOCENTI

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Il codice SQL per creare la tabella DOCENTI potrebbe

essere:

CREATE TABLE DOCENTI(

ID CHAR(5) PRIMARY KEY,

Nome VARCHAR(20),

Cognome VARCHAR(20),

Dipartimento VARCHAR(4)

)

In Access l’approccio è grafico

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Per creare tabelle, e in generale per operazioni di DDL

(Data Definition Language), Access utilizza schermate

grafiche, e non il linguaggio SQL.

Tramite queste schermate e il linguaggio QBE (che

vedremo in seguito) è possibile creare ed utilizzare

database in Access senza conoscere SQL.

Creazione di una tabella

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Iniziamo con il creare una tabella tramite visualizzazione struttura

Interfaccia per la creazione di tabelle

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Creazione di una tabella

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Nomi e tipi degli attributi Informazioni testualisugli attributi

Caratteristiche diogni attributo

Nomi degli attributi

Access permette l’utilizzo di molti nomi per gli attributi, contenenti

anche spazi e caratteri speciali( #, @, …).

È comunque opportuno utilizzare solo caratteri testuali, senza

spazi, compatti ma significativi, per evitare problemi successivi.

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Tipi dei dati

I tipi di Access sono diversi dai tipi di SQL.

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Testo fino a 255 caratteri

Testo fino a 64000 caratteri

Numero intero assegnatoautomaticamente

Valore binario (sì/no,vero/falso,…)

Oggetto che implementi ilProtocollo OLE (per includereWord, immagini,…)

Caratteristiche degli attributi

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Numero massimo dicaratteri

Utile per le valute

Specifica il formato con cui vengono immessii dati, ad esempio numeri di telefono con labarra dopo il prefisso. Cliccandoci sopra, èpossibile aprire un wizard.

Caratteristiche degli attributi

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Nome da visualizzareal posto del nomedell’attributo, se questoè poco comprensibile

Definisce il formato corretto per idati di questo tipo. Anche in questocaso è disponibile un wizard

Confronto con SQL

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CREATE TABLE DOCENTI(

ID CHAR(5) PRIMARY KEY,

Nome VARCHAR(20),

Cognome VARCHAR(20),

Dipartimento VARCHAR(4)

)

I tipi dei dati sono differenti

Dobbiamo vedere come crearechiavi primarie

Impostazione di una chiave primaria

È sufficiente selezionare l’attributo o gli attributi che si

vogliono fare diventare chiavi primarie e cliccare sull’icona a

forma di chiave (oppure dal menu Modifica, scegliere Chiave

primaria).

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Tabella STUDCORSI e chiavi esterne

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Le tabelle CORSI e STUDENTI si creano in modo analogo.

Definiamo ora in SQL la tabella STUDCORSI.

CREATE TABLE STUDCORSI (

Matricola CHAR(8)

REFERENCES STUDENTI(Matricola),

Corso CHAR(4)

REFERENCES CORSI(Codice)

)

Chiavi esterne e Relazioni Access

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In Access le chiavi esterne si definiscono

tramite Relazioni (menu Strumenti, voce

Relazioni).

Nella maschera Relazioni, le chiavi si

importano trascinandole da una tabella

all’altra.

Maschera Relazioni

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Tipo di relazione e politiche di reazione

Per ogni relazione impostata, bisogna

specificare le politiche di reazione a

cancellazione e aggiornamento

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Interrogare il database: scrittura di interrogazioni

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Si possono scrivere interrogazioniaccedendo al task Query del pannellodi controllo

Scrittura di interrogazioni

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Access permette di scrivere interrogazioni sia in SQL

(Structured Query Language) che in QBE (Query By

Example).

Passare da una modalità all’altra, oppure eseguire una

query, è semplice come cliccare su un bottone.

In Access la differenza tra query e vista è irrilevante.

Gestione delle interrogazioni

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Modalità SQL

Esecuzione

Modalità QBE

Esempi di interrogazioni (I)

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Interrogazione 1: codice dei corsi.

Interrogazione 2: codice e nome del corso “Fisica Generale

II”, con l’identificatore del docente.

Interrogazione 3: codice e nome del corso, con

l’identificatore del docente, per i corsi che terminano con la

lettera a oppure per “Fisica Generale II”.

Condizione LIKE

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LIKE “S*”: qualsiasi sequenza di caratteri iniziante

per S.

LIKE “[A-D]*”: qualsiasi carattere fra A e D,

seguito da qualsiasi sequenza di caratteri.

LIKE “Cors?”: “Cors” seguito da UN carattere

qualsiasi.

Altre condizioni

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Between #5-Gen-95# And #10-Gen-95#

=#2/2/95#

In(“Canada”,”Regno Unito”)

Not “USA”

>=“N” (carattere tra N e Z)

Esistono inoltre molte funzioni più specifiche (da cercare,

se necessario, nella guida).

Esempi di interrogazioni (II)

Interrogazione 4: nome e cognome dei

docenti che hanno concesso appelli nell’anno

2004.

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Alcune funzioni per le date

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Between Date() And DateAdd(“m”,3,Date()): da

oggi a tra tre mesi.

Year([DataOrdine])=Year(Now()) And

Month([DataOrdine])=Month(Now()): DataOrdine

nell’anno e nel mese correnti.

Esempi di interrogazioni (II)

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Interrogazione 5: selezionare il docente con lo

stipendio massimo, visualizzandone il

cognome nonché l’ammontare dello

stipendio.