1-creer et organiser un evenement.pptx

8/18/2019 1-creer et organiser un evenement.pptx

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CRÉER ET ORGANISERUN EVENEMENT

Nadège Coucaud

Nino Herrero

Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014


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C’est à vous

Pour vous un événement pour un club cela

peut-être quoi? Cela sert à quoi?


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Faire connaître l’association rec!erc!er de nouveau"ad!érents créer et entretenir des liens accroître sesressources# de multiples raisons poussent lesassociations à mettre en place un événement$

%i la définition des o&'ectifs à atteindre est primordialerigueur et organisation sont aussi des gages de réussite (un peu de mét!odologie s’impose$



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)rganiser une manifestation cela demande del’organisation et de la préparation$

)n peut utiliser la démarc!e de pro'et$

*ous vous proposons de voir ensem&le les principalesétapes de la démarc!e pro'et ainsi +u’une mét!odologie

de la préparation d’une manifestation



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Comment passer d’une idée à sa mise en action ,

« Comment passer d’une idée à sa mise en action ?

« !uelles sont les étapes indispensables pour en garantir lesuccès ?

"i les idées sont nombreuses et intéressantes# leur mise en$uvre se %eurte souvent à des obstacles mét%odologiques#

administrati&s ou &inanciers'



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C’est à vous

(’après vous quelles sont les étapes qui

amènent ) aboutissent à l’organisation d’unévénement ? * min et restitution par groupe à tour de r+le


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- étapes pour organiser un événement

.tape 1( Clarifier et valider l’idée .tape 2( Faire l’état des lieu" .tape /( Formaliser le pro'et .tape 4( %’organiser pour créer un événement .tape( ec!erc!er des partenaires .tape ( Communi+uer sur l’événement

.tape 3( éaliser l’événement .tape -( .valuer et rendre compte



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1 Clarifier et valider l’idée

,Ce qui se conoit bien s’énonce clairement,' .oin d’être une perte de temps#

déterminer clairement les a/es de son pro0et est une étapeindispensable pour le bon déroulement du pro0et' 1l &aut prendre le temps de se réunir pour bien déterminer le r+le de

c%acun' 23tir un pro0et# c’est aussi un mo4en de ren&orcer la co%ésion entre les

membres autour d’un but commun' 2ien discuter en interne des

ob0ecti&s et des mo4ens que l’on sou%aite mettre en $uvre permetaussi d’adopter une stratégie co%érente vis-à-vis des intervenantse/térieurs'

http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/bien-definir-votre-projet/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/bien-definir-votre-projet/


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5ne con&érence# une e/position# un repas dansant# un loto# unvide-greniers# une mani&estation sportive# un gala'''

!uel événement c%oisir ? .a première étape essentielleconsiste à dé&inir 6

– les o&'ectifs ( 5uoi , – les finalités ( 6our+uoi , – la planification ( 5uand ,



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.es ob0ecti&s 6 !uoi

!u’est-ce que nous voulons &aire en termes d’action et derésultat à atteindre ?

.’ob0ecti& précise le plan d’action# les publics concernés 7Pourqui ? !uelle cible?8# les délais et les résultats attendus'



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.a &inalité 6 Pourquoi ?

!uel est le sens de notre pro0et# les buts et les intentions ?



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.a plani&ication 6 !uand ?

.’événement est-il à plani&ier pour une date ou une occasionprécise ?

9 a-t-il un moment plus propice ?

(e combien de temps disposons-nous pour l’organiser ?

:nvisageons-nous un événement ponctuel ou récurrent ?

9 a-t-il d’autres événements similaires à cette période ?



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2 Faire l’état des lieu"

;rganiser un événement est un travail d’équipe qui demandedes compétences multiples et nécessite organisation et

management per&ormants''



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1 %e documenter

"e documenter permet de comprendre dans quel conte/te 0eveu/ monter mon pro0et# de l’enric%ir# l’argumenter et derepérer quels sont les acteurs en présence'

Pour cela 0e peu/ aller découvrir d ’autres e/périences# voir

concrètement s’il e/iste des pro0ets similaires et quels en sontles principau/ enseignements



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tre un ou plusieurs éléments d’opportunité ou

de di&&iculté au/quels 0e n’avais pas pensé#- ormuler des %4pot%èses sur la construction de mon

pro0et



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Conseils

.orsque l’on commence à se documenter# l’accumulation d’unemasse trop importante d’in&ormations est à éviter# au risque dene plus pouvoir les traiter' "eules les in&ormations pertinentespar rapport au pro0et sont à retenir'

"’il est possible de se documenter en recueillant des donnéesécrites# un éc%ange direct avec d’autres porteurs de pro0et estégalement ric%e d’enseignements et permet d’appro&ondircertaines questions'



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2 Faire l’état des lieu"@ A Faire un diagnostic 6

- Béri&ier si le pro0et est adéquat et réalisable ou s’il mérited’être éventuellement modi&ié par rapport au territoire# aupublic# au calendrier# au/ mo4ens

- Commencer à structurer le déroulement de mon pro0et#

dé&inir des priorités# le périmètre d’activité# les publicsciblés# les partenaires potentiels# le calendrier



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=ligner et 0u/taposer des c%i&&res ne &ait pas un diagnostic '

1l est important de les croiser avec d’autres in&ormations# pourpouvoir les interpréter'



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Commencer à écrire dès la p%ase de diagnostic permet degarder trace de toutes les in&ormations et ré&le/ions réalisées àcette étape'

Cela sera un support utile au moment d’écriture dé&initive de

mon pro0et'



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- .valuer les &esoins et les ressources 6 une étape essentielle

les acteurs 6 !ui ? les mo4ens 6 =vec quoi ? le budget 6 Combien ?




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.es acteurs 6 !ui

!ui sont les principau/ acteurs ?!uel est notre capital %umain 6 bénévoles et salariés ?

(e quelles compétences disposons-nous ?

!ui sont les partenaires potentiels ?

(e quelles ressources utiles à notre pro0et disposent-ils ?



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.es mo4ens 6 !uoi

!uelles sont les ressources matérielles et &inancières à réunirpour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ?

!uels sont les mo4ens dont nous disposons ?

Ceu/ qui pourraient nous manquer ?



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.e budget 6 Combien?

!uelles dépenses devrons-nous &aire pour réaliser l’événement ?(e quelles ressources disposons-nous ?

!uelles recettes attendons-nous ?

5tile pour savoir combien va coDter le pro0et et si l’association est

en mesure de réunir les &inancements nécessaires# le budget

prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la &aisabilité

de l’événement' C’est un plan de &inancement qui évolue avec

l’avancement du pro0et'



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7ise en situation

Bous êtes nouveau/ dirigeants dans un club

et vous alleE découvrir les données relativesà votre structure Bous pouveE me solliciter pour des

in&ormations complémentaires

Bous deveE &aire une anal4se et &aireressortir les atouts# &aiblesses et un débutd’idée d’événement


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/ Formaliser le pro'et

;b0ecti&s générau/ 6

!uels sont les buts# les intentions que 0e me donne ?

"péci&ique

Gesurable

=tteignable


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:/ercice "G=


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;b0ecti&s opérationnels centrés sur l’action 6

- 1ls précisent de manière très concrète le plan d’action# la 7les8mét%ode7s8 emplo4ée7s8# les publics concernés# les délais etles résultats attendus '

- 1ls doivent renvo4er à des données observables # dans une

durée précise# avec des conditions de réussite clairementénoncées



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(ans bon nombre de pro0ets # les ob0ecti&s opérationnels sont

con&ondus avec les ob0ecti&s générau/' ;r construire un pro0et sur

la seule base d’intentions ne permet pas de le préciser# de lemettre en oeuvre# ni de l’évaluer e&&icacement '

Iviter# dans l’énoncé des ob0ecti&s opérationnels# les verbes trop

générau/ du t4pe 6 &avoriser# susciter# développerJ



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7ise en situation

:n repartant de l’idée trouvéeprécédemment# vous deveE rédiger lesob0ecti&s générau/ et opérationnels liés àl’événement


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= ce stade de la ré&le/ion# su&&isamment d’éléments sont réunispour écrire le dossier de présentation du pro0et'

23ti sur la trame des questions# il est évoluti& en &onction desinterlocuteurs'

.e but de cette étape est de convaincre en interne# au sein del’association d’abord puis en e/terne pour rec%erc%er despartenaires'



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5uoi ( 5uel événement 5ui ( 6our +ui

)8 ( 9ieu 5uand ( Date : durée Comment ( organiser par +ui

6our+uoi ( )&'ectif final

.e Pourquoi peut aussi s’appliquer au/ items !uoi !ui;K !uand Comment



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C’est à vous

%ur la &ase du 55)5C6 vous deve;

formaliser votre pro'et5uoi ( nom et description de l’action en @*mots5ui ( quel public

)8 ( lieu5uand ( période A date - duréeComment ( besoins matériels et %umains6our+uoi 6 ob0ecti&s# résultats attendus



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4 %’organiser pour organiser un événement

.’en0eu est à présent de clari&ier la &aon dont

le pro0et peut être déplo4é pour atteindre les ob0ecti&s &i/és'

5u’< atil à faire , 5ui fait +uoi , 5uand , Comment ,



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Cette p%ase est capitale pour organiser le travail en grandes

étapes6

plani&ier les actions et activités dans le temps# lister les mo4ens nécessaires pour garantir leur réalisation et

déterminer la personne en &onction des compétences etintérêts de c%acun'

"’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du pro0et letableau de bord permet également de s’assurer que c%acun sait

ce qu’il a à &aire et le &ait'



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- P:


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1 =e détermine +ui va porter le pro'et

(éterminer le porteur du pro0et# c’est c%oisir quelle structure sera

garante et responsable du pro0et et# éventuellement# porteuse de demandes de &inancements

(eu/ cas de &igure se présentent généralement 6 Fe monte mon pro0et au sein d ’une structure 0uridique qui

e/iste dé0à 7 personne morale 6 association# servicemunicipalJ8# c ’est elle qui va porter le pro0et '

- "i plusieurs structures sont à l’initiative du pro0et# il estimportant de c%oisir l’une d’entre elles



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"’ il n’e/iste pas de structure 0uridique # suis-0e obligé de créer

une structure pour mettre en $uvre mon pro0et ?

;u puis-0e m’appu4er sur une structure partenaire de monpro0et# dé0à e/istante?



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!uelques conseils Celui qui assume la responsabilité 0uridique du pro0et est aussi

souvent celui qui dispose d’une voi/ prépondérante dans ladécision' ravailler avec une autre structure# suppose de bien préciser

les accords de partenariat en amont' Certaines subventions ne peuvent être octro4ées qu’à des

associations et non à des communes# et souvent même

uniquement à des associations agréées ou %abilitées' .’association étant à but non lucrati il n’est pas possible de

retirer des pro&its &inanciers personnels de l’action'



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2 – =e concerte et fait des points d’étape Comme dans le &onctionnement %abituel d’une association# il

est pré&érable que les décisions soient préalablementdiscutées et prises collégialement' .es organisateurs devront mettre en place des rencontres

régulières d’éc%ange et d’in&ormation' Créer des groupes opérationnels permet de dé&inir les

&onctions et les responsabilités qui 4 sont attac%ées# gaged’e&&icacité' .e c%e& du pro0et assure coordination et organisation# les

responsables s’impliquent personnellement sur des pointsprécis



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.’équipe pro0et# et notamment le responsable sécurité# devra

aussi intégrer les obligations légales 6

- demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire'

- les autres &ormalités et autorisations 7occupation d’unlieu public# "acem'''8

- et sécuriser la mani&estation 7évaluation des risques#

dossier de sécurité# assuranceJ8'



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/ =e g>re les formalités

;uvrir son événement au public le plus large possible est

l’ambition de toute association'(ans ce cadre# il est impérati& de respecter certains critères de

sécurité et les &ormalités administratives en vigueur'

Par&ois réalisées en partie sur le domaine public# certaines

mani&estations associatives nécessitent des autorisations

spéci&iques d’occupation de la voie publique'L’aspect festif et décontracté ne doit faire oublier que l’association

est responsable des incidents qui surviennent pendant ses activités.


http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/


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ec!erc!er des partenaires

;rganiser un événement# c’est également tisser des relations

entre l’association et les acteurs locau/'

"ans collaboration avec les collectivités locales# les autresassociations et les entreprises du territoire# l’événement n’aura

que peu de retentissement et ne disposera pas des mo4ens

su&&isants à la réalisation de ses ambitions'

1l &aut savoir &rapper au/ bonnes portes et multiplier les contacts

en restant co%érent'Fixer clairement par écrit les avantages que tirent chacun des

partenaires est nécessaire pour le respect des intérêts de chacun'


http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/


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rouver des partenaires# c’est mobiliser et engager à mes c+tés

d’autres personnes ou structures qui vont s’impliquer pour que le

pro0et réussisse'

Fe peu/ rencontrer les partenaires potentiels que 0 ’ai repérés lors

de ma rec%erc%e documentaire ou de mon diagnostic # p o u r 6 .eur présenter les ob0ecti&s du pro0et # s’ assurer qu’ ils sont partagés # et que l ’intérêt pour le pro0et

est commun

- (é&inir ce sur quoi c%acun s’engage sur le plan &inancier#matériel# %umainJ



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.n construisant des partenariats 'e vais pouvoir (

- :nric%ir l’action 7l’union &ait la &orce 8

1mpliquer d’autres acteurs dans la mise en $uvre du pro0et

Pour certains pro0ets# avoir des relais et augmenter leur audience


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Gise à disposition de locau/ et de matériel# relais dans les

supports de communication ou coup de pouce &inancier# les

acteurs locau/ incontournables sont les premiers interlocuteurs àconsulter'

"i le ra4onnement de votre événement s’étend au-delà de la

commune# votre Conseil Lénéral et le Conseil


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9’aide des entreprises

"i votre association compte de nombreu/ membres sur unterritoire# il 4 a &ort à parier que vous intéressereE certains acteurs

économiques locau/'

.es entreprises et les artisans peuvent avoir intérêt à acquérir un

espace publicitaire au sein de votre événement en éc%ange d’une

aide &inancière ou en nature'



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;n nomme ce t4pe de partenariat parrainage ou sponsoring'

.’e/emple le plus t4pique est celui du magasin de sport qui

sponsorise un événement sporti& ou un club pour béné&icier devisibilité'

Contrairement au mécénat qui est le soutien désintéressé d’une

entreprise à une association# les actions de sponsoring ne sont

pas déductibles &iscalement au titre des dons' .’association doit

établir une &acture au nom du parrain concerné'

'



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"i l’on veut que des partenaires s’impliquent et mettent des

mo4ens dans le pro0et# ils doivent 4 trouver leur place' C’est

pourquoi# il vaut mieu/ ne pas arriver avec un pro0et entièrement&icelé'

5ne &ois un accord trouvé au niveau des ob0ecti&s# la négociation

de la place de c%acun dans la mise en $uvre du pro0et doit être

très claire# a&in d’éviter de mauvaises surprises ensuite'



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)&'ectifs Bénéfices Concessions

9es miens 5ue 'e veu" o&tenir 5u’il va vouloiro&tenir

9es siens 5ue 'e peu" luiapporter

5ue 'e peu"envisager

9es limites +ue 'e mefi"e


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Communi+uer sur l’événement

:tape incontournable# l’action de communication est prévue en

amont et béné&icie de mo4ens au même titre que les autres

p%ases du pro0et'

;rganiser un événement# 4 mettre toute son énergie de

bénévole c’est bien# encore &aut-il que le public soit au

rendeE-vous M



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Ci&les et o&'ectifs

.a première c%ose à &aire est de dé&inir les cibles que vous sou%aiteE atteindre# généralement6

les participants 7compétiteurs# stagiaires# etc'8 les bénévoles le public les mécènes 7mairies# sponsors# etc'8 les médias 70ournau/# télé# eb8


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Pour c%acune de ces cibles# vous pouveE attendre plusieurs c%oses6

Nombre de participants6 animation du milieu et plaisir des participants'

Promotion du club6 augmentation du nombre de pratiquants inancement du club6 retours &inanciers onctionnement du club6 retours politiques 7obtention d’une salle plus grande'''8 Promotion de la discipline6 meilleure visibilité de la discipline


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C’est à vous (’après vous quels supports de

communication pouveE vous utiliser?


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%upports

Pour vé%iculer votre message vous pouveE utiliser plusieurs documents' Fic!e d’événement6 Contient les in&ormations minimales nécessaires à ce que

l’événement puisse se dérouler6 ;rganisateur# lieu# date# %oraire# pri/# programme#conditions de participation# date limite d’inscription 7&orclusion8# public attendu# contact#options 7buvette# o&&re de repas# etc'8' Lénéralement# elle est complétée par6 un pland’accès# des recommandations d’%ébergement)restauration' Cette &ic%e doit être réaliséeau plus t+t# même incomplète'

?ffic!e 6 Présente un visuel attracti& et représentati& de l’événement et précise lesin&ormations importantes 6 .ieu# date# %oraire# pri/ pour le public 7ou Oentrée gratuite8#ainsi que les logos de l’organisateur et des partenaires' .e visuel doit accroc%er la vue et

mener à la lecture des in&ormations' .’a&&ic%e sera utilisable aussi sur 1nternet pour illustrerles pages traitant de l’événement'

.’a&&ic%e peut aussi être convertie en autocollant pour voiture# permettant une promotion

supplémentaire'


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Fl


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Dossier de presse( .e dossier de presse doit permettre 6 d’obtenir des subventions# avoirde la publicité gratuite dans la presse# démarc%er des éventuels sponsors' =insi le dossierdoit comporter plusieurs volets clairs# c%apitres# le tout détaillé dans une table desmatières

introductive'.e dossier de presse se doit d’être a la &ois dense# e/%austi& mais aéré et construit

7titres# sous-titre# découpage8 pour &aciliter la lecture' .es points a traiter sont les suivants 6 Présentation

;rganisation

Communication

Publicité Gatériel nécessaire


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Canau" de promotion 1nternet le site du club# son &lu/ titter# sa page &acebooQ'

les sites municipau/ locau/# le sites des clubs# partenaires# sponsors' les sites d’annonces# évènements' la rue collage bénévole 7attention certaines lois s’appliquent8 distribution de &l4ers les panneau/ d’a&&ic%age 7certains peuvent être réservés a l’a&&ic%age associati&8' les commerants autour du lieu de l’évènement


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1l ne su&&it pas de savoir &aire# mais aussi de &aire savoir'

9a communication avec les médias =nnoncer# inviter# rédiger un communiqué de presse# sont autant

d’actions indispensables à la réussite d’un pro0et'

.a parution dans les médias est aussi gage de réussite

notamment pour vos partenairesJ1l &aut donc les intéresser



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9a communication envers le pu&lic

:crire sur un &orum 1nternet# concevoir une a&&ic%e# assurer unebonne signalétiqueJ sont autant d’actions indispensables à la

réussite d’un pro0et'



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3 éaliser l’événement

.e 0our « F

C%acun doit savoir ce qu’il doit &aire et quand il doit le &aire

"i l’événement a bien été préparé# il ne reste plus qu’à assurer la

logistique# régler les problèmes de dernière minute et gérer les

imprévus'

.es responsables seront présents# visibles et rassurants enversl’équipe'



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3 éaliser l’événement

.a mani&estation a eu lieu# le public satis&ait est parti# il ne reste

plus qu’à ranger# démonter# netto4er'

5ne étape utile est celle des remerciements à ceu/ qui ont

participé au succès'

= l’occasion d’un moment de détente 7collation# repasJ8# les

éc%anges &avorisent entre autres les liens entre les ad%érents



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- .valuer et rendre compte

AAdes indicateurs o&'ectifs 7quantitati&s8 6 le nombre de bénévoles impliqués# de participants#d’articles dans la presse# le temps passé# les dépenses# les recettesJ

AAdes indicateurs su&'ectifs 7qualitati&s8 6 le ressenti des organisateurs# des intervenants#des partenaires# la satis&action du public# l’implication des bénévoles'''



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.a réalisation du bilan# autre p%ase ric%e et constructive# est indispensable pour transmettre

l’e/périence'

Ce bilan détaille l’organisation et tient compte des modi&ications à apporter'

1l &acilitera et améliorera le processus opérationnel en cas de reconduction de l’événement'



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:n&in# si les retombées presse contribuent à &aire conna>tre l’association# à présenter une

image motivante et d4namique# elles donnent au/ ad%érents l’occasion d’être &iers d’4

appartenir R

les di&&user sans modération en interne et au/ partenaires pour partager le succès de la

mani&estation



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? vous de 'ouer vous aveE pris connaissance des données de votre environnement Bous aveE &ait le point sur vos ressources Bous aveE dé&ini un ob0ecti& général ) stratégiques et des ob0ecti&s opérationnels

@ous deve; maintenant 6 6lanifier l’organisation au sens large de votre événement rouver des sources de financement Communi+uer envers vos partenaires institutionnels et privés Communi+uer aupr>s des médias Communi+uer en interne

@ous pourre; présenter au vidéopro'ecteur vos travau"


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C’est à vous Bous alleE rencontreE le maire ou ad0oint au sport

pour lui présenter votre pro0et# lui demander une

aide &inancière et matérielle Bous alleE rencontrer la presse locale pour présenter

votre mani&estation Bous alleE présenteE votre pro0et lors de votre =L

Bous alleE rencontrer un partenaire privé potentielpour le convaincre de vous aider dans votreorganisation


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5uel+ues points essentiels

pour vos organisations



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%i '’organise un &al il faut savoir !u’il 4 a des autorisations à obtenir6

out d’abord un courrier au Gaire S* 0ours minimum avant

la mani&estation# (es démarc%es auprès de la "=C:G# en amont Puis en aval l’envoi du document « état des recettes "’il 4 a une buvette# une demande de licence en mairie



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%i '’organise un &al il faut savoir aire le c%oi/ entre un orc%estre et un (F

=ssurer la sécurité des organisateurs et des participants7contact en amont avec les autorités8

C%oi/ d’une société de sécurité ou nonJ8

Lérer la buvette ou la sous-traiter



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%i '’organise un 9oto il faut savoir .es lotos traditionnels sont autorisés lorsquTils sont 6

organisés dans un cercle restreint et uniquement dans un but social# culturel# scienti&ique#éducati sporti& ou dTanimation sociale

se caractérisent par des mises de &aible valeur# in&érieures à @U :uros par 0oueur et par 0eu 7loto# loto perso# loto plus'''8' Ces lots ne peuvent, en aucun cas, consister en sommesd'argent ni être remboursés. Ils peuvent néanmoins consister dans la remise de bons

d'achat non remboursables.

.n clair seules les associations ont la possi&ilité dorganiser un loto



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%i '’organise un 9oto il faut savoir (Tun point de vue &iscal# les recettes tirées de loteries ou de lotos entrent dans le c%amp

dTapplication de lTe/onération de tous imp+ts et ta/es prévus au titre de V mani&estationse/ceptionnelles par an'

.e béné&ice de cette e/onération est cependant subordonné à @ &ormalités 6 1n&ormer# au plus tard @W %eures avant la mani&estation# par simple lettre# le service des

imp+t du siège social de lTassociation

:nvo4er à ce même service des imp+t un relevé détaillé des recettes et des dépenses#dans les trente 0ours qui suivent la mani&estation'

Toutefois, l'administration peut présumer une activité commerciale lorsqu'une association

organise plus de 3 lotos par an. Une requalification, effectuée par les services

préfectorau apr!s enquête, peut alors soumettre l'association au paiement des imp"ts

commerciau en l'occurrence, T#$ %Tae sur la #aleur $&outée et I( %Imp"t sur les

sociétés.



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%i '’organise un 9oto il faut savoir Pré&ecture 6 vous deveE demander lTautorisation si le loto est ouvert au grand public'

7l’autorisation pré&ectorale n’est pas nécessaire si celui-ci est destiné à un public restreint8

1mp+ts 6 voir ci-dessus

"=C:G 6 si vous di&&useE de la musique lors des pauses# vous deveE déclarer lamani&estation semaines avant# et redonner lTétat des recettes et le programme musicaldans les SU 0ours'

=ssurances 6 déclareE la mani&estation

Gairie 6 demandeE lTautorisation de la mani&estation

Lendarmerie ou au commissariat 6 déclareE la mani&estation



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%i '’organise un 9oto il faut savoir !u’il &aut du matériel6

- .es cartons &ont partie du matériel de base indispensable au bon déroulement dTun loto#c%aque carton comporte S* c%i&&res'

- Pour marquer vos c%i&&res# il vous &aut des pions .e boulier permet de mélanger les XU boules qui sont tirées au &ur et à mesure de

lTavancée du loto# à c%aque numéro tiré# le nommeur dépose la boule sur un pupitre decontr+le'

!u’il &aut un animateur6

- =nimer un loto ne s’improvise pas il &aut c%oisir quelqu’un de d4namique et qui sait donnerdu r4t%me au tirage#



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%i '’organise une tom&ola il faut savoir "ouvent pour trouver quelques &inances# les associations organisent une tombola'

CTest simple et souvent rentable'

.a tombola est une loterie dont les billets numérotés sont tirés au sort'C%aque gagnant reoit un lot en nature à lTe/clusion de sommes dTargent'

:n principe# « les loteries de toute espèce sont pro%ibées # néanmoins# si certainesconditions

sont respectées# les tombolas peuvent éc%apper à cette interdiction'

= savoir 6 respecter une mise en $uvre stricte et demander lTautorisation pré&ectorale'



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%i '’organise une tom&ola il faut savoir (emande dTautorisation 6

:lle devra se &aire auprès de la pré&ecture du département oK est domicilié lTorganismebéné&iciaire'

Pour que lTautorisation soit accordée il &aut remplir un certain nombre de conditions 6

- .Torganisme organisateur doit avoir statutairement pour activité principale labien&aisance# lTencouragement des arts ou la pratique dTune activité sportive- .a tombola doit porter e/clusivement sur des ob0ets mobiliers 7en général de &aiblevaleur8- .es &rais dTorganisation ne doivent pas dépasser S* Y du capital dTémission



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%i '’organise une randonnée il faut savoir

C%oisir une région un ou plusieurs itinéraires6

.e c%oi/ de la région oK vous ireE randonner est à priori ce qui vous posera le moins de

problèmes 6 dTune part# vous aveE certainement dé0à une idée de lTendroit qui vous &aitplaisir et la rance ne manque pas de régions oK il est agréable de pratiquer larandonnée R dTautre part# certains t4pes de randonnées sont liées à des régions précises'

Fe vous déconseille ainsi de préparer une rando à raquettes dans les 2ouc%es du


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%i '’organise une randonnée il faut savoir Prévoir des points d’étape avec du ravitaillement6

"i vous &a>tes pa4er un accès à la randonnée il &aut prévoir un ravitaillement avec desproduits locau/ si possible et surtout des bénévoles pour assurer l’accueil#

Prévoir une assistance en cas de problème65n ou deu/ !uad avec des bénévoles peuvent permettre d’assister un randonneur endi&&iculté 7"i ces bénévoles sont titulaires du P"CS a ne g3c%e rienM8

:tre en lien avec les sapeurs pompiers.es sapeurs pompier doivent être in&ormés de la mani&estation et de son déroulement

pour pouvoir intervenir en cas de pépinM



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Ce +u’il faut savoir si '’organise un interclu&s

ou une compétition F’organise un interclubs pour créer du lien avec des clubs amis mais également pour que

les parents qui %abituellement ne se déplacent pas en compétition puissent voir évoluerleurs en&ants

;rganiser un interclubs ou une compétition nécessite des mo4ens %umains # de lalogistique

Nous vous proposons d’utiliser le ca%ier des c%arges d’une compétition « classique pourne rien oublier



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ou une compétition 5ne mani&estation sportive est encadrée par un ensemble de te/tes réglementaires ou

législati&s#

Gême si c’est indigeste nous vous donnons les ré&érences certains de ces te/tes6

- .oi N[\W-SVU du SV 0uillet SX\W relative à l’organisation et à la promotion des activitésp%4siques et sportives 7articles SV#S]#S\#]#W@-S# W@-V8- version consolidée au SVdécembre @UUW

- .oi N[ X*-] du @S 0anvier SXX* 7art'@8 (ispositions relatives à certaines interventions dela Police et de la Lendarmerie#

- .oi N[XX-@@ du @ mars SXXX relative à la protection de la santé des sporti&s et à la luttecontre le dopage'



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ou une compétition l < a un certain nom&re de r>gles à respecter(

;bligation d’assurance il est nécessaire de souscrire des garanties d’assurance de

responsabilité civile 7=rt ] .oi du SV 0uillet SX\W8# les assurances F(= couvrentgénéralement ces risques#


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ou une compétition En ca!ier des c!arges pour ne rien ou&lier(

1$ ?ttention au c!oi" du lieu de compétition

?u nom&re de surfaces de tapis réglementaires

ventuellement une surface pour l’éc!auffement ?u nom&re de vestiaires G! H fI

? la salle pour le tirage au sort Gsi nécessaireI

2 9e financement

J atil des ar&itres à prendre en c!arge,

Des tapis ou du matériel à transporter, Des !é&ergements et de la restauration à prévoir, J atil de la sécurité à assurer,



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ou une compétition/$ Déroulement( )rganiser la pesée

)rganiser les ta&leau" de rencontre

Durée totale de la compétition

emise des récompenses

4$ 6u&licité dans la salle ."istetil un contrat de pu&licité pour la salle utilisée,

6euton ra'outer ses propres pu&licités



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ou une compétition*' -Promotion communication

-!uels canau/ utiliser?

-Con&érence de presse?

-!uelle suite médiatique donner à l’évènement?-!uelle in&ormation au/ clubs amis ou voisins#

V' -Gédical

-aut-il prévoir la présence d’un médecin ? (’un Ziné? ;u de la croi/


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ou une compétition Gatériel à prévoir6

(es bancs# des c%aises ^ des tables en nombre 7arbitrage# commissaires# organisation#

coac%s# 0ournalistes# invitésJ8 (es ceintures rouges pour les combattants Prises électriques er rallonges à c%aque table :ventuellement des ordinateurs ) internet (es panneau/ d’a&&ic%age (es balances Nappage des tables

_one de séparation entre le public et le plateau de compétition ou d’évolution# "4stème de sécurité ou de service d’ordre et contr+le de l’accès au plateau Podium pour la remise de récompenses# Gicro et sonorisation



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? vous de 'ouer 7aintenant à vous de 'ouer Bonnes manifestations et &on courage

7erci de votre attentionM



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C?% 6?5E.épartis en 4 groupes

Bous alleE vous mettre dans la peau de membres d’un comité directeur de club

Bous alleE 6 Prendre connaissance des données remises Poser un diagnostic aire émerger une idée d’événement


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Documents

1-creer et organiser un evenement.pptx