SECRETARIADOArquivos e Documentos

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Arquivo

AULA 09

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ArquivoEm arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.

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Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.

No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.

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EtimologiaDo latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.

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EtimologiaDo latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.

•Lugar onde se guardam documentos•Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.•Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.

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Finalidade

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Finalidade•Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.

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Finalidade•Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.

•Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.

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Funções do Arquivo

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Funções do Arquivo

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•Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;

•Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;

•Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;

•Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;

•Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;

•Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.

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Classificações

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•Quanto ao uso (Teoria das três idades) 

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Classificações

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•Quanto ao uso (Teoria das três idades) 

A Teoria das três idades é baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente.

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Classificações

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•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.

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Classificações

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•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.•Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

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Classificações

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•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.•Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.•Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas .

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Quanto à natureza

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•Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua forma. Certas variáveis precisam ser controladas, pois caso contrário, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umidade etc).

•Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico, independente da forma física,comercial e industrial..

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Quanto à abrangência

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•Arquivo Setorial: São aqueles que cumprem função de arquivo corrente e, por esta razão, devem ser guardados próximos aos órgãos operacionais e por isso costumam ser descentralizados.

•Arquivo Geral: São aqueles que recebem os documentos de diversos órgãos de uma mesma organização física.

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Documentos

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Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.

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Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.

Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista,3

 o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais específicas.

É o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento é definido como qualquer escrito, instrumento ou papel, público ou privado, que possua relevância jurídica e possa servir como prova.

Os órgão típicos de documentação são os museus, os arquivos e as bibliotecas, cada um com as suas características peculiares.

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Classificação

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Quanto à procedência

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Classificação

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Quanto à procedência

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

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Classificação

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Quanto à procedência

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

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Classificação

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Quanto à procedência

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

•Públicos: São emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

•Privados: São emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, oucompetência).

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Classificação

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Quanto ao valorAdministrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

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Classificação

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Quanto ao valorAdministrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

•Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

•Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

•Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

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Classificação

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Quanto ao valor•Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.

•Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

•Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

•Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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Quanto ao grau de sigilo

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Quanto ao grau de sigilo

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BrasilNo Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental

•Reservado

•Secreto

•Ultrassecreto

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Quanto ao gênero

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•Textuais: Documentos impressos e manuscritos.

•Cartográficos: Documentos com representações geográficas.

•Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).

•Filmográficos: documento audiovisual.

•Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos.

•Micrográficos: Microfilme e microficha.

•Informáticos: HD, disquete, CD etc.

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FIM da Aula

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