0734M - LN10 - R1

0734M – Business Process Reengineering

LECTURE NOTES

BPM Realize Value Phase

& Sustainable Performance


LEARNING OUTCOMES

1. LO4: Analyze Case Studies Business Process Reengineering for Development and

Implementation

2. LO5: Argue Case Studies of Business Process Reengineering for Development and

Implementation

3. LO6: Execute the Necessary diagram as the result of the update Business Process

OUTLINE MATERI :

Monitor and Benefit Realization Phase

- Why realize value phase?

- Result of realize value phase

- How realize value phase?

- Critical success factors

- Realize value phase outputs

- Realize value phase risks

Continuous Improvement Phase

- Why sustainable performance phase?

- Result sustainable performance phase

- How sustainable performance phase?

- Realize value of sustainable performance phase

- Sustainable performance phase outputs

Sustainable performance phase risks

Practical work doing the framework by creating

- Benefit Summary Plan


ISI MATERI

Phase 9 - Monitor and Benefit Realization / Realize Value

Why?

Proyek belumlah selesai sampai implementasinya berhasil dan pengguna merasa

senang dengan hal tersebut.

Sering kali pada periode transisi ketika biaya operasional akan meningkat setelah

implementasi dan barulah ketika keuntungannya mulai dirasakan biaya operasional

baru akan menurun.

How?

Sedangkan langkah-langkah untuk melakukan tahap ini digambarkan pada gambar

berikut ini:

Step 1: Benefits Management Framework – Foundation Phases

Step 2: Potential Benefits and Plan – BPM Foundation Phases

Step 3: Baseline and Comparative Measurement – Elaboration Phase

Step 4: Refine and Optimize – Improvement Phases

Step 5: Benefit Details – People and Technology Development & Deployment

Phases

Step 6: Benefits Delivery and Monitoring – Monitoring and Benefit Realization

Phase

Step 7: Value Maximization – Continuous Improvement Phase

Step 8: Project Result

Step 9: Performance Management

Step 10: Feedback Loops


Outputs Hasil yang didapatkan pada tahap ini, adalah sebagai berikut:

Rencana ringkas realisasi keuntungan

Matriks perjalanan keuntungan yang akan dicapai

Matriks realisasi keuntungan

Daftar realisasi keuntungan

Hasil yang didapatkan tersebut akan menjadi input pada tahap lain seperti yang

digambarkan gambar di bawah ini.


Risks

Resiko Strategi Mitigasi/Penanganannya

Pihak bisnis tidak berkomitmen

untuk merealisasikan keuntungan

proyek

Serahkan kepada manajer proyek. Tim proyek

dan sponsor proyek harus bertanggung jawab

terhadap sistem realisasi keuntungan

Kurangnya fokus terhadap

realisasi keuntungan bisnis

Manajer proyek, tim proyek dan sponsor proyek

bertanggung jawab atas hal ini


Harapan keuntungan yang tidak

realistis dan sulit dicapai

Hanya cantumkan keutungan yang realistis dalam

kasus bisnis dan matriks laporan

Kurangnya pendekatan terstruktur

untuk merealisasikan keuntungan

bisnis

Bentuk dan tetap berpegang kepada framework

pengelolaan keuntungan dari proyek

Phase 10 - Continuous Improvement / Sustainable Performance

Why?

Perbaikan proses yang tidak berkelanjutan tidak akan setimpal dengan usaha yang

dilakukan karena hasil perbaikan proses akan hilang seraya bisnis tumbuh dan

berubah.

Untuk memastikan kelanjutan perbaikan proses dan membuatnya menjadi praktek

bisnis sehari-hari.

Besarnya investasi yang dikeluarkan pada proyek apapun harus dikelola dan diperbaiki

seraya berjalannya waktu.

Proses harus secara terus-menerus diperbaiki dan didesain ulang karena jika tidak

organisasi bisa memiliki kinerja di bawah standar pada akhirnya.

Kami memiliki program perbaikan, tetapi ketika hal tersebut diputuskan tidak lagi

menjadi program. Hal tersebut sudah menjadi sebuah strategi.

Stephen Schwartz, IBM

How?

Sedangkan langkah-langkah untuk melakukan tahap ini digambarkan pada gambar

berikut ini:

Step 1: Fine-tune, Embed and Reward Continuous Improvement


Step 2: Process Governance

Step 3: Monitor Continuous Improvement

Step 4: Maintain Process Models

Outputs

Hasil yang didapatkan pada tahap ini, adalah sebagai berikut:

Mekanisme untuk mengelola proses bisnis, mengidentifikasi dan merealisasikan

kesempatan untuk melakukan perbaikan proses

Proses yang terkelola dan diperbaiki

Hasil yang didapatkan tersebut akan menjadi input pada tahap lain seperti yang

digambarkan gambar di bawah ini.


Risks

Resiko Strategi Mitigasi/Penanganannya

Tidak ada yang

mengambil tanggung

jawab terhadap proses

dan mengelolanya

Diskusikan dengan manajemen senior karena seharusnya

hal ini sudah didefinisikan pada tahap BPM Foundation –

ini merupakan faktor kesuksesan yang kritis pada

implementasi BPM

Sumber daya manusia Cari tahu mengapa sumber daya manusia tidak mengikuti


tidak mengikuti cara

kerja yang baru

cara kerja yang baru dan temukan solusinya. Jika

alasannya adalah tidak ada motivasi, promosikan kembali

keuntungan implementasi. Jika mereka melupakannya,

sediakan bimbingan dan pelatihan yang diperlukan.

Proses tidak

diperbaharui

Pastikan agar sumber daya manusia menggunakan model

proses dan bisa mendeteksi isu apapun yang sudah tidak

berlaku dan pastikan proses ditinjau ulang secara periodik

Tidak ada perbaikan

proses yang lebih lanjut

dari karyawan ataupun

pihak manajemen

Dorong karyawan dan pihak manajemen untuk memberikan

saran. Jelaskan apa yang akan dilakukan dengan saran

mereka, jelaskan mengapa beberapa saran tidak bisa

dilakukan dan komunikasikan saran yang berhasil

diterapkan

Kesulitan mengikuti

ketentuan yang berlaku

Dekati pemerintah dengan pendekatan holistik menyeluruh,

bukan per bagian masalah saja


SIMPULAN

Eksekusi proyek BPM


Monitor and Benefit Realization – A look back


Continuous Improvement


DAFTAR PUSTAKA

1. John Jeston, Johan Nelis,.(2008). Business Process Management : Practical Guidelines to

successful Implementations. 02 ELSE. Amsterdam. ISBN: 978-0-75-068656-3 Chapter

21 & 22

Documents

0734M - LN10 - R1