04 Manual de Usuario JW SOFT

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JW-SOFT Software de Gestión Comercial Ver. 3.2.0.0 1

MANUAL DE USUARIO

Software de Gestión Comercial

JW SOFT

3.2.0.0



INDICE

PRESENTACION ______________________________________________________________ 3

INGRESO AL SISTEMA (LOGIN) _________________________________________________ 4

1. SOFTWARE DE GESTIÓN COMERCIAL ________________________________________ 5

Pantalla general del sistema. ________________________________________________________ 5

Menú Principal ____________________________________________________________________ 5

Menú Toolbar Principal (ACCESO RÁPIDO) ____________________________________________ 5

Menú Toolbar Mantenimiento (ACCESO RÁPIDO) _______________________________________ 5

Menú Toolbar Reportes (ACCESO RÁPIDO) ____________________________________________ 6

1.1. Gestión de Establecimientos __________________________________________________ 7

1.2. Gestión de Productos _______________________________________________________ 8

1.3. Gestión de Clientes ________________________________________________________ 12

1.1. Cotizaciones (Punto de venta) _______________________________________________ 14

2. MODULO DE SEGURIDAD ________________________________________________ 19

1.1. Módulos del sistema _______________________________________________________ 19

1.2. Tipos de cuentas de usuarios (grupos) ________________________________________ 19

1.2.1. Crear Nuevo Grupo de Usuarios. ___________________________________________ 20

1.2.2. Agregar módulos a un grupo de usuarios. ___________________________________ 21

1.2.3. quitar módulos a un grupo de usuarios. _____________________________________ 22

1.2.4. Personalizar opciones de acceso por grupo y módulo. _________________________ 23

1.3. Cuentas de Usuario. _______________________________________________________ 25

1.3.1. Crear nuevo usuario _____________________________________________________ 26

1.3.2. Dar de baja un usuario. __________________________________________________ 31

1.3.3. Restablecer un usuario eliminado. _________________________________________ 32

1.3.4. Cambiar de perfil. _______________________________________________________ 33

3. UTILITARIOS ___________________________________________________________ 35

1.4. Utilitarios generales. _______________________________________________________ 35

1.4.1. Configuración General. __________________________________________________ 35

1.4.2. Copia backup. __________________________________________________________ 37

1.4.3. Restaurar Base de Datos _________________________________________________ 38

1.4.4. Cambiar contraseña. _____________________________________________________ 38

1.4.5. Búsquedas _____________________________________________________________ 39

1.4.6. Filtrados ______________________________________________________________ 39

1.4.7. Ordenar _______________________________________________________________ 40

1.5. Utilitarios de reportes. _____________________________________________________ 40

1.5.1. Imprimir ______________________________________________________________ 40

1.5.2. Zoom _________________________________________________________________ 41

1.5.3. Exportar (Guardar como) _________________________________________________ 41

1.5.4. Configurar pagina ______________________________________________________ 42



PRESENTACION

El presente documento tiene como finalidad brindar al usuario la forma de cómo interactuar con

el sistema. De esta manera el usuario podrá aprovechar al máximo las facilidades que le brinda

el sistema y manejar las diversas opciones de una manera adecuada para su correcto

funcionamiento.



INGRESO AL SISTEMA (LOGIN)

Al ejecutar la aplicación, el sistema mostrará una pantalla inicial de login para que el usuario sea

validado.

El usuario y password es proporcionada por el área de sistemas o por el administrador del

sistema.

Al pulsar la opción Aceptar, el sistema verificará que el usuario esté dado de alta en el sistema.



1. SOFTWARE DE GESTIÓN COMERCIAL

Pantalla general del sistema.

A continuación se muestra la pantalla principal de sistema donde se tendrán las diferentes

opciones de mantenimiento, procesos, reportes y otros.

La pantalla principal, consta de un menú principal, y también de un menú toolbar (acceso

rápido).

Menú Principal

Menú Toolbar Principal (ACCESO RÁPIDO)

Menú Toolbar Mantenimiento (ACCESO RÁPIDO) El menú de mantenimiento es visualizado cuando se abre una ventana de mantenimiento.

Consta de las siguientes opciones.



Nuevo registro

Grabar cambios

Exportar listado

Eliminar registro

Cerrar hoja abierta

Menú Toolbar Reportes (ACCESO RÁPIDO) Muestran las principales opciones de un reporte. Es visualizado cuando la ventana abierta es un

reporte.

Exportar reporte

Imprimir

Ver/ocultar reglas

Zoom

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Cerrar hoja abierta



1.1. Gestión de Establecimientos En esta se registra los establecimientos de su empresa.

Del menú principal, seleccione Archivo, seleccione Abrir y elija Establecimientos. Se

muestra el listado de establecimientos registrados.

Para agregar un nuevo establecimiento se debe seleccionar la opción Nuevo del menú

principal o del menú desplegable que se muestra al dar clic derecho en el listado.

Al seleccionar la opción Nuevo se muestra la siguiente figura en la que se agregará los

datos del establecimiento.

Para modificar los datos de un establecimiento, hacer doble clic en el establecimiento

(fig. anterior)



Mantenimiento de establecimientos

Una vez ingresado los datos del establecimiento, pulsar la opción grabar del menú

principal para registrar el establecimiento.

1.2. Gestión de Productos En esta opción permite registrar los diversos productos que maneje en su empresa.



Listado de Productos

Para agregar un nuevo producto, seleccione Nuevo y a continuación se muestra la ventana

siguiente.

En esta ventana, se ingresa la descripción del producto, si tuviese un código que lo

identifique y otras características del producto tales como la familia, subfamilia, línea de

producto si es que así tiene clasificado sus productos.



Hacer lo mismo en la sección precios. Precio Lista (Normal) viene a ser el precio de venta

al público.

En la sección Stock, definir el stock mínimo y máximo para el producto e ingresar el stock

real a la fecha de registro del producto.

Nota: Una vez registrado el Stock Actual no será posible modificar dicho stock. El stock será

descontado al momento de facturar o incrementado al momento de registrar una compra.

Para incrementar o disminuir el stock de un producto se debe realizar mediante una Nota

de Ingreso o Salida, respectivamente en el que se precisará el motivo del movimiento.

En la pestaña Proveedores, se puede asignar quién es el proveedor del producto.

Para seleccionar y/o agregar ya sea una marca, línea, modelo etc., pulsar el botón o

pulsar la tecla F12 y se mostrará una nueva ventana de búsqueda parecida a la siguiente.

En esta nueva marca se puede agregar un nuevo ítem (para la mostración una nueva marca)

y pulsar aceptar.

La nueva marca ingresada se mostrará por defecto en la ventana de mantenimiento de

producto.



Para modificar los precios a un producto ya registrado, de la ventana Lista de Productos,

pulsar con doble clic sobre el producto a modificar. Se muestra la misma ventana de ingreso

pero con los datos del producto.

Además se muestra una pestaña denominada Stock.



En esta sección se puede modificar el Precio de venta del producto.

1.3. Gestión de Clientes

Para registrar un nuevo cliente, del menú Principal seleccione Archivo,

seleccione Abrir y elija Gestión de Clientes.

De la ventana de búsqueda seleccionar la opción Nuevo (El mismo

procedimiento para registrar un producto)

La ventana de registro de clientes consta de 4 pestañas.

Datos Generales

Datos de Facturación

Historial de Ventas

Pedidos Pendientes





1.1. Cotizaciones (Punto de venta)

Para generar una nueva cotización del menú principal seleccione Ventas y elija Punto de Venta.



Existen 3 formas de agregar productos a una cotización, por código de barras, explorar por linea

de producto y buscar un producto en específico.

Por Código de Barra. Si los productos tiene identificación de código de barra, utilizando un

lector óptico o ingresando mediante el teclado o teclado numérico en pantalla, ingresar el

código y luego pulsar la tecla Enter. El producto se agrega a la cotización de manera

automática.

Navegar. Lista clasificación de lineas de producto y en la lista izquierda muestra los productos

asociados a dicha linea. Pulsar sobre la descripción del producto para agregar a la cotización.



Buscar. Lista todos los productos registrados y de manera adicional puede ingresar un palabra

clave o frase para mostrar solo los productos que coincidan con dicho texto ingresado.

Puede buscar en una linea específica o en todas las lineas.

Para agregar un producto a la lista de cotización, pulsar sobre la descripción del producto.

Para modificar la cantidad o el precio de un ítem de la cotización, pulsar sobre el registro

especialmente en la columna “Cantidad” y se habilita la pestaña “EDITAR” aquí ingresar la nueva

cantidad y luego Aplicar cambios. Otras Acciones:

Quitar un producto de la cotización. Para quitar un producto, seleccionar de la lista (panel

izquierdo) y pulsar sobre el aspa de color rojo. Previa confirmación el producto se elimina de la

lista.

Dejar Pendiente una cotización. Permite guardar una cotización para luego ser facturado. Al

momento de guardar se debe especificar algo que lo caracterice por ejemplo ingresar el

nombre del cliente. Para dejar pendiente pulsar sobre el botón “Pendiente”.

Recuperar lista de pendientes. Muestra la lista de cotizaciones guardadas como pendientes.

Para mostrar la lista, pulsar sobre el botón “Pendientes” de la parte superior derecha.

Eliminar una cotización. Solo se elimina aquellas que no han sido aún facturadas. Una vez

eliminado no se puede recuperar.

Agregar Nuevo Cliente permite de manera directa agregar un cliente el mismo que se mostrará

en la cotización.

Imprimir permite visualizar en vista previa un reporte de cotización.



Generar documento de venta Boleta, Factura, Guía de Remisión) una cotización es finalizada

cuando se genere un documento ya sea Boleta, Factura o Guía de Remisión. Para generar un

documento, pulsar sobre el botón correspondiente.

Luego de seleccionar el tipo de documento se mostrará el siguiente número correlativo para el

documento seleccionado.

Para continuar con la facturación pulsar enter o el botón Conforme.

El resultado será el documento que se muestra en vista previa lista para su impresión.

Otros datos adicionales.

Al generar la venta, de manera automática se genera un movimiento en caja como se ve en la

figura siguiente.

Se tiene una entrada a caja con el importe total de la Factura.



Además se ha generado un movimiento en almacén del producto vendido.

En la figura anterior. El stock Inicial del producto es de 1173 Unidades, se ha vendido 1

unidades que ha salido en 1 factura, el Saldo del producto de 1172 unidades.

Si se desea imprimir el kardex pulsar el botón imprimir, el resultado será la siguiente imagen.



2. MODULO DE SEGURIDAD

1.1. Módulos del sistema En esta opción se muestran los módulos que tiene el sistema, estas opciones son

cargadas previamente.

1.2. Tipos de cuentas de usuarios (grupos)

En esta opción se muestran los tipos de cuenta de usuario, y en la pestaña ‘Permisos que tiene el grupo’ se muestran los módulos que han sido asignados al grupo.



Listado de grupos

Listado de módulos por grupo

1.2.1. Crear Nuevo Grupo de Usuarios. Para crear un nuevo grupo de usuarios, pulsar el botón ‘Nuevo’ que se encuentra

en la pestaña, se mostrará la siguiente ventana el la cual se ingresará el nombre



del grupo y una descripción del grupo de manera opcional se pueden agregar las

opciones para el grupo a crear.

Ingresar el Perfil y la descripción finalmente pulsar ‘Crear’ para guardar el grupo

creado.

También se puede asignar los módulos al momento de crear el grupo, de no

asignarlo se lo hará posteriormente.

1.2.2. Agregar módulos a un grupo de usuarios. Para agregar las módulos a un grupo, se puede realizar de la siguiente manera.

1. Al crear un nuevo grupo, al pulsar la opción ‘Agregar’ se mostrará la siguiente

ventana para agregar las módulos.

2. En la ventana ‘Tipos de cuenta de usuario’ pestaña ‘Permisos que tiene el

grupo’ pulsar el botón ‘Agregar’ de igual manera se mostrará la ventana

siguiente.



Asignación de módulos

Para asignar módulos a un grupo, marcar la casilla, opcionalmente puede utilizar

los botones de selección rápida Select All, UnSelect All y finalmente pulsar

Aceptar.

1.2.3. quitar módulos a un grupo de usuarios. Para quitar módulos a un grupo, en la ventana ‘Tipos de cuenta de usuario’, fijarse

en la pestaña ‘Permisos que tiene el grupo’, seleccionar el módulo y pulsar el

botón Quitar.



Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Para eliminar seleccionar ‘Sí’

1.2.4. Personalizar opciones de acceso por grupo y módulo.

Permite especificar a que opciones debe tener acceso un usuario. Los permisos se

asigna al grupo.

Para asignar opciones, En la ventana Tipos de Cuenta de Usuario seleccionar el grupo

con doble clic para ir a la pestaña Permisos que tiene el grupo.



Para asignar las opciones personalizadas, pulsar en Opciones y a continuación se

muestra la siguiente ventana en la que se marcará la opción de acceso.



El grupo VENDEDOR en el módulo Facturación los usuarios asignados a dicho grupo

van a tener acceso solo a las opciones que tengan asignados.

Para asignar una opción, seleccionar de la lista de la izquierda y pulsar sobre Asignar.

En la ventana anterior, el grupo VENDEDOR en el módulo Facturación solo tiene

habilitado dos opciones.

Para quitar el permiso, en la lista derecha desmarcar la columna Ind y pulsar Aceptar de

esta manera se quita el permiso a tal opción.

1.3. Cuentas de Usuario. Permite la gestión de usuarios, crear nuevos usuarios, dar de baja un usuario, asignar y

cambiar el perfil de un usuario, restringir opciones de ingreso.

Para ingresar a esta opción, del menú principal seleccionar

‘Herramientas/Seguridad/Cuentas de Usuario’, la ventana que se muestra es la siguiente

que consta de dos pestañas ‘Usuarios’ en la que se muestra el listado de usuarios y

‘Perfil de Usuario’ en la que se muestra el perfil que tiene el usuario y además se listan

los demás usuarios pertenecientes al mismo grupo.



Gestión de usuarios

1.3.1. Crear nuevo usuario Para crear un nuevo usuario, en la ventana Gestión de Usuarios seleccionar

Nuevo que se encuentra en la parte superior o dando clic derecho en la lista de

usuarios.

La ventana que se muestra es la siguiente en la que se ingresarán los datos del

usuario, el perfil al que pertenecerá, el login de ingreso al sistema y el Password

que utilizará el usuario.



Nuevo Usuario

Como crear un nuevo usuarios.

1. Pulsar para buscar el empleado registrado en JW SIGERH. Se mostrará la

siguiente ventana.

En la ventana anterior ingresar el código único del empleado o parte del

código(Ejem. Ingresamos PEREZ para buscar al empleado JUAN PEREZ).



Y pulsar la tecla Enter o Aceptar o Comprobar Nombres.

De encontrarse algunas coincidencias con el texto ingresado se mostrará la

siguiente ventana con las coincidencias encontradas.

En la siguiente ventana se ha encontrado una coincidencia en este caso el

empleado JUAN PEREZ ALVARADO que tiene por código único JPEREZ.

JPEREZ servirá como usuario para acceder al sistema.

Seleccionar la casilla en la parte izquierda y pulsar Aceptar para continuar.

A continuación se muestra el código único del empleado en la ventana de búsqueda.



Pulsar Aceptar para continuar.

Y de forma automática se muestra los datos personales del empleado registrado en el

sistema de JW SIGERH.

En la ventana anterior llenar los datos faltantes (Indispensable el establecimiento y el

perfil)

Luego pulsar Comprobar la disponibilidad para verificar si el usuario JPEREZ existe o

no en el sistema.



De no exisitir se habilitará las casillas del Password y confirmación para ingresar la

contraseña del usuario.

Nota. Se recomienda ingresar una contraseña fácil de recordar por ejemplo 123456 y ya

el usuario se encargará de cambiar su password mediante el sistema.

En la siguiente imagen se muestra con todos los datos listo para ser registrado.

Finalmente pusar Crear para registrar al usuario.

Para probar el ingreso al sistema con el nuevo usuario creado, salir del sistema e

ingresar con el usuario.



1.3.2. Dar de baja un usuario.

Para dar de baja a un usuario, seleccionar el usuario de la lista y pulsar clic

derecho. De las opciones que se muestran seleccionar “Dar de Baja”.

A continuación se muestra la siguiente ventana de confirmación.

Eliminar usuario de la Base de Datos. Si solo se marca esta casilla, se elimina el usuario tendiendo opción a que

posteriormente pueda ser reestablecido.

Eliminar inicio de sesión. Marcada esta casilla se elimina el usuario de la base de datos y se elimina como

inicio de sesión, no será posible restaurar el usuario a menos que se cree un

nuevo usuario con el mismo login.



Recomendado, solo la primera casilla.

Pulsar Aceptar para continuar. Por seguridad el sistema pide confirmar, de estar

conforme pulsar Sí para continuar.

1.3.3. Restablecer un usuario eliminado. Los usuarios que previamente han sido dados de baja son aquellos que en la lista

se muestra resaltado de color rojo.

Al pulsar con clic derecho sobre un usuario dado de baja se muestra la opción

Agregar o Restablecer según como se haya eliminado.

Para cualquiera de los casos se muestra la siguiente ventana.



Seleccionar el grupo al que pertenecerá el usuario y pulsar Aceptar. A continuación se

muestra el usuario ya restablecido.

1.3.4. Cambiar de perfil. Para cambiar el perfil, seleccionar el usuario del listado y pulsar el botón derecho

del mouse, de las opciones que se muestre seleccionar Cambiar Perfil la ventana

que se muestra es la siguiente.



Cambio de perfil

Se muestra el perfil actual de manera predeterminada y en la parte inferior para

seleccionar el nuevo perfil.

Pulsar Aceptar para cambiar el perfil.



3. UTILITARIOS 1.4. Utilitarios generales.

1.4.1. Configuración General. Para ingresar a la configuración general, del menú principal seleccionar

‘Herramientas/Configuración’ la ventana que se muestra es la siguiente.

Configuración general



Barra de menú

En esta ventana se puede establecer.

General.

1. Ejecutar al iniciar Windows. Marcada esta casilla, cada vez que inicie Windows se ejecutará el

aplicativo mostrando la ventana de login al iniciar el Windows.

2. Ejecutar archivo luego de exportar. En gran parte de los listados y reportes, se tiene la opción Guardar

como…(opción en menú), si se tiene marcada esta opción, cada vez que

se exporte el archivo este se ejecutará de manera instantánea luego de

exportar o guardar como…

3. Minimizar al SysTray cuando se presione el botón cerrar. Si se marca esta casilla, cuando se cierre el sistema, este se mostrará en

los iconos del systray de Windows.

Pulsando con clic derecho sobre el icono se desplegarán las opciones.

Abrir sistema. Nos devuelve la ventana principal de la

aplicación.



Copia backup de la base de datos. Muestra el utilitario de

copia backup.

Restaurar Base de Datos. Muestra el utilitario de restaurar base

de datos.

Configuración. Muestra la ventana de configuración general.

Cerrar sistema. Cierra el aplicativo.

4. Directorio de copia backup. Se especificará la ruta donde se realizará la copia backup.

Barra de Menú.

1. Opciones del menú Toolbar

2. Posición del menú Toolbar.

1.4.2. Copia backup. El usuario que realice esta tarea, será un usuario que tenga perfil de ‘Administrador de

sistema’, para realizar la copia backup, del menú principal seleccionar

‘Herramientas/Copia Backup’ la ventana que se muestra es la siguiente.

Copia backup

Por defecto se muestra la ruta donde se creará el backup. Esta ruta fue establecida en la

configuración.

Además se muestra el nombre de la Base de datos y el historial de las copias realizadas.

Para crear el backup, pulsar el botón ‘Crear’. Terminada la copia se muestra como en la

figura siguiente.

El archivo es comprimido y encriptada con Password para su seguridad.

Verificamos que el archivo exista mediante el Explorer de Windows.

El formato del nombre del archivo es:

Nombre del a Base de Datos + dia mes año + hora minuto. zip



1.4.3. Restaurar Base de Datos

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana siguiente en la que se visualiza la ruta

del backup (establecida en configuración) nombre de la base de datos, y el historial de

copias realizadas además la última copia realizada.

Restaurar Base de Datos

Si el archivo backup no se encuentra, pulsar el botón que se encuentra en la parte

superior derecha para buscar la carpeta donde se encuentra el backup.

Seleccionar el backup y pulsar ‘Restaurar’.

Nota.

Esta tarea será realizada por el administrador del sistema y se deberá de estar seguro

que ningún otro usuario esté conectado al sistema.

1.4.4. Cambiar contraseña. Permite cambiar de contraseña, esta tarea es realizada por el mismo usuario. Para

cambiar de contraseña seleccionar del menú herramientas la opción ‘Cambiar

contraseña’, la ventana que se mostrará es la siguiente en la cual se tendrá que

especificar.

Contraseña anterior (Se indicará la contraseña usada actualmente)

Nueva contraseña (se ingresará la nueva contraseña a utilizar)

Repetir contraseña (se dará conformidad a la nueva contraseña ingresada)

Finalmente pulsar ‘Guardar’ para realizar el cambio.



El siguiente mensaje nos indica que la contraseña ha sido cambiada

correctamente.

En el caso que no se realice el cambio, se mostrará otro mensaje indicando el

motivo por el cual no se realizó dicho cambio.

1.4.5. Búsquedas

Para facilitar la búsqueda de un registro, en todo listado presionar la combinación de

teclas Ctrl + B y se mostrará la siguiente ventana.

Por defecto nos muestra los datos de la última búsqueda realizada.

Para realizar una búsqueda, seleccionar el lugar en el que se realizará la búsqueda

(Buscar en) e ingresar el texto a buscar y pulsar ‘Buscar siguiente’, se ubica el registro

para continuar con la búsqueda del siguiente registro que coincida pulsar ‘Buscar

Siguiente’

1.4.6. Filtrados



Se desea obtener solo registros que coincidan con un texto ingresado, en todos los

listados seleccionar la opción del menú ‘Filtro’ que se encuentra como acceso rápido o

siguiendo la ruta ‘Ver / Filtro…’

Seleccionar el lugar a filtrar e ingresar el texto a filtrar y pulsar ‘Buscar’, en el listado se

mostrarán las coincidencias existentes con el texto ingresado.

Nota:

Cuando se hace un filtrado de registros, de un total n solo se muestran las que

coinciden, para recuperar la totalidad en pantalla , situarse en el listado y pulsar la tecla

F5 (actualizar)

1.4.7. Ordenar

Para facilitar el ordenamiento de registros en un listado, del menú principal seleccionar

‘Ver / Ordenar ‘, la ventana que se mostrará es la siguiente.

Ordenar registros

La ventana anterior consta de dos paneles, Source Data, Columnas, en Source Data se

muestran todas las columnas existentes en el listado, en columnas se mostrarán solo

aquellas que se desean ordenar indicando si el orden debe ser Ascendente o

descendente.

1.5. Utilitarios de reportes. 1.5.1. Imprimir

Muestra la siguiente ventana en la que se indicará en que impresora imprimir, que

paginas (rango), número de copias, etc.



Para ingresar a esta opción del menú archivo seleccionar ‘Imprimir’ o pulsando la

combinación de teclas Ctrl + P en cualquier reporte.

1.5.2. Zoom

Permite visualizar en tamaño disminuido o aumentado.

Para ver esta opción, del menú de acceso rapido seleccionar la opción zoom.

1.5.3. Exportar (Guardar como)

Se muestra al pulsar la opción guardar como que se encuentra en el menú de

acceso rápido o desde Menú archivo / Guardar como….



1.5.4. Configurar pagina Para establecer los márgenes del reporte, la presentación (horizontal, vertical) o ajustar

a una escala inferior o superior al tamaño original (100 %)

Además permite predeterminar el reporte, con esto cuando se ejecute nuevamente el

reporte se mostrará con la última configuración establecida.

Para ingresar a esta opción, del menú ‘Archivo’ seleccionar ‘Configurar página…’



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