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PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA Portal Educao

CURSO DE

ADMINISTRAO DO TEMPO Aluno:

EaD - Educao a Distncia Portal Educao

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CURSO DE

ADMINISTRAO DO TEMPO

MDULO I

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

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SUMRIO

MDULO I

1 APRESENTAO

2 O QUE O TEMPO...?

3 DESPERDIADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO

4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

MDULO II

5 ESTRESSE - A REDUO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAO

DO TEMPO

6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?

7 VOC SABE COMO USAR SEU TEMPO?

MDULO III

8 ORGANIZAO DE SUA AGENDA DO TEMPO

9 A BOA ADMINISTRAO DO TEMPO

10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO

11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAO DO TEMPO

12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS

MDULO IV

13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES

14 ADMINISTRAO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO

TRABALHO

15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS ADMINISTRAO DO

TEMPO

16 SOLUES PRTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

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MDULO V

17 ORGANIZAO DE UMA AGENDA DO TEMPO

18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES

19 EVITANDO O ADIAMENTO

19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO

20 DELEGANDO FUNES

20.1 QUAL O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?

21 DIFICULDADE DE DIZER NO

22 IMPREVISTOS E INTERRUPES

23 PRIORIZANDO ASSUNTOS

24 A IMPORTNCIA DA ORGANIZAO

25 PAPIS EM EXCESSO NOVA REVISO

26 INFORMAES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS

DOCUMENTOS

MDULO VI

27 ARQUIVOS

27.1 ARQUIVO MORTO

27.2 ARQUIVAMENTO PELO MTODO ALFABTICO

27.3 ARQUIVAMENTO PELO MTODO NUMRICO

28 ORGANIZAO DE ARQUIVOS

28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS

28.2 ARQUIVOS DE REFERNCIA

28.3 E-MAILS

29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ

30 ECONOMIZANDO TEMPO

30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSRIOS

30.2 PADRONIZE-SE

30.3 CONTROLE O TELEFONE

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30.4 DELEGUE LIGAES

30.5 FOCO DOS ASSUNTOS

30.6 ANOTAES

30.7 SECRETRIA ELETRNICA

31 O COMPUTADOR COMO ALIADO

MDULO VII

32 COMUNICAES E REUNIES PROVEITOSAS

32.1 E PARA A REALIZAO DA REUNIO

32.2 ENCERRAMENTO E SNTESE

32.3 CONCLUSES

32.4 IMPLANTAO DAS DECISES

32.5 ASPECTOS ESTRATGICOS

33 ESTABELECENDO OBJETIVOS

34 PLANEJAMENTO ESTRATGICO/PLANO DE AO CUMPRIMENTO DAS

METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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MDULO I

1 APRESENTAO

Uma das maiores reclamaes de todos ns, seres humanos, atualmente,

justamente a falta de tempo para fazer todas as coisas nas quais nos envolvemos,

seja na vida acadmica ou profissional. Muitos tm a sensao de que a vida est

passando rpido demais e que momentos importantes esto se perdendo, pois no

damos o devido valor.

Administrar o tempo na poca atual, em que vivemos um turbilho de

atividades, se tornou indispensvel, e para tal se faz imperioso criar bons hbitos.

Que tal comearmos a pensar que dar sentido ao seu dia a dia fazer com que suas

tarefas tenham relevncia e estejam ligadas diretamente ao que realmente

importante para voc?

Com esse curso modificaremos a nossa rotina, mas para tal temos que rever

as prioridades e aplicar determinadas tcnicas. Abordaremos vrios temas

relacionados administrao do tempo. Voc est preparado para iniciar essa

jornada conosco?!

A menos que acredite em si mesmo, nada far; este o caminho do sucesso.

Jonh D. Rockfeller Jr.

Vdeo Motivacional

Administrao do tempo

Disponvel em: . Acesso em: 24 jun. 2011

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2 O QUE O TEMPO?

Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com

Landsberger: estabelecer e seguir um planejamento de estudo

que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas

no trabalho, famlia, etc.. J para Goethe, o tempo rende muito bem quando bem

aproveitado. Chittoni afirma que a administrao do tempo justamente o ato de

definir aquilo que importante, aquilo que urgente, aquilo que ambos ou aquilo

que coisa nenhuma.

FIGURA 1

FONTE: Disponvel em: . Acesso em: 5 jun. 2010.

Nas palavras de Castelo, administrao do tempo :

Uma competncia fundamental, tanto para garantir a eficcia do trabalho como para qualidade de vida. uma competncia dia mais necessria em um mundo de presses, mudanas e imprevistos cada vez maios frequentes, provocando mil e uma solicitaes e demandas aos profissionais. Essas solicitaes e demandas geralmente so mais fortes do que podem s pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto. A boa administrao do tempo supe saber usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar, visando ajud-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu tempo.

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De acordo com Meireles, gesto do tempo :

O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se consegue alcanar pleno domnio sobre a gesto do tempo, aprende-se a equilibrar as diversas presses sobre ele; desta forma, podemos atingir as metas. O processo de gesto do tempo deve ter por base o ciclo PDCA (planejar, executar, controlar e agir corretivamente) e os conceitos de: essencial, importante e acidental. Estes conceitos sero utilizados para dividir as tarefas. Atividades essenciais so aquelas que nos levam de imediato ao alcance das metas e possuem presso temporal. Importantes so aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas no possuem presso temporal; e acidentais so as atividades que no nos levam de imediato ao alcance das metas e no possuem presso temporal. O ciclo PDCA deve ser utilizado para a estruturao da gesto do tempo.

FIGURA 2

FONTE: Disponvel em: . Acesso em: 19 maio 2010.

A falta de tempo para a realizao das atividades dirias em razo da

enorme carga de obrigaes que enfrentamos atualmente tem sido motivo de

insatisfao a diversos profissionais. A administrao do tempo comea com a

identificao de como utilizamos o nosso tempo, o que no nos satisfaz e o que

desejamos mudar.

O aprendizado que exercemos em nossas funes do dia a dia voltado

para o que se faz e no para como se faz, de uma maneira que se tenha eficincia e

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eficcia nos servios. O que queremos dizer que no basta ser especialista no que

se faz, preciso ter noes da melhor maneira de realizar o trabalho. A correta

administrao do tempo um dos fatores mais importantes na administrao de si

mesmo e do trabalho executado. Ela comea com a autodescoberta, isto , com a

identificao de como utilizamos o nosso tempo, do que no nos satisfaz e do que

desejamos mudar.

Precisamos administrar melhor nosso tempo de maneira a criar nossa

ferramenta gerencial, a ser utilizada em nosso trabalho e em nossa vida pessoal,

permitindo a organizao de metas pessoais e profissionais com menor dispndio de

energia fsica e mental. Em nossos esforos para conseguir a realizao de nossas

ambies, nossa felicidade e o desenvolvimento pessoal, o elemento de maior valor

que dispomos o tempo.

A cada um de ns concedida a mesma quantidade de tempo, todos os

dias, todas as semanas, todos os anos, por todo o tempo de nossa vida. A forma em

que o utilizamos determina as diferenas e a qualidade de nossas vidas. Ao longo

dos sculos podemos ver vrios pensadores que discutiram esta questo, Santo

Agostinho, por exemplo, afirmou em suas confisses que discutir o tempo algo

muito complicado, pois o tempo parece ser, quando no tentamos discorrer sobre

ele, algo simples que todo mundo conhece. Basta, porm, tentar teorizar sobre ele

para que nos vejamos diante de grande confuso.

Plato definiu-o como O tempo a imagem da Eternidade. Marco Aurlio

um rio de acontecimentos e que adquire violenta correnteza, apenas acontece

um, logo outro ocupa seu lugar para em seguida deixar lugar para um terceiro

acontecimento. Albert Einstein estabeleceu a continuidade Espao-Tempo e definiu-

o como a 4 Dimenso.

Analisando ainda uma das principais frases de Einstein, podemos dizer que

o tempo relativo, ou o tempo nossa prpria vida. Einstein dizia que as horas

parecem segundos quando estamos com algum de quem gostamos, no entanto,

poucos segundos podem parecer uma eternidade quando estamos com a mo em

um fogo aceso.

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Contudo, o calendrio e o relgio medem apenas o andamento do tempo e

no podem demonstrar a diferena entre o conceito do tempo de um homem que

tem tempo de sobra e o de outro que nunca tem tempo suficiente. A importncia do

tempo se relaciona muito mais com o conceito circunstancial que dele tenhamos do

que sua medida.

O conceito do tempo s vlido para o presente, ou seja, para o momento

que vive agora. Esse momento, entre o ontem e o amanh, o nico que podemos

usar e distribuir inteligentemente. Quando organizado e distribudo de forma

inteligente, o tempo se transforma no nosso melhor aliado. Existem outras famosas

frases sobre a discusso do tempo:

Tempo aquilo que o homem est sempre tentando matar,

mas que no fim acaba atando-o. Herbert Spencer

O tempo corre em direo a sua bandeja de hospital repleta de narcticos, deixando-nos

preparados para a sua operao inevitvel e fatal."

Tennessee Williams

Para sempre muito tempo. O tempo no para!

S a saudade que faz as coisas pararem no tempo...

Mrio Quintana

Voc sabia?

Que os sistemas de medio foram todos fabricados pelo homem e

desenvolvidos partindo da observao da natureza? isso mesmo! Eram

observados o movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estaes, etc.

Foi a partir dessas observaes que surgiu o calendrio e da sua evoluo

ocorreram as subdivises da medida do tempo: o relgio de sol, a ampulheta e,

finalmente, o relgio mecnico.

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Uma das grandes desvantagens de termos pressa

o tempo que nos faz perder.

Chesterton

Os conservadores so pessimistas quanto ao futuro

e otimistas quanto ao passado.

Lewis Mumford

No somos ns que perdemos tempo. o tempo que nos perde.

Mrio da Silva Brito

O Tempo um timo professor. Pena que mata seus alunos.

Hector Berlioz

O homem que envelhece vai tomando gradativamente conscincia

de que no eterno. Agita-se menos e,

assim, os sons das vozes que vm do alm se fazem ouvir.

Romano Guardini

No se pode planejar o futuro pelo passado.

Edmund Burke

Com o tempo, no vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram:

vamos ficando sozinhos uns dos outros.

Mario Quintana

No podemos aguardar que os tempos se modifiquem e ns nos modifiquemos junto, por uma

revoluo que chegue e nos leve em sua marcha. Ns mesmos somos o futuro. Ns somos a

revoluo.

Beatrice Bruteau

Muitas vezes no temos tempo para dedicar aos amigos,

mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo. Leon Uris

Aquilo que nunca vir novamente que faz a vida to doce.

Emily Dickenson

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3 DESPERDIADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO

A maior parte das pessoas reconhece que no sabe administrar o tempo,

querem aprender, mas se colocam diante de uma srie de desperdiadores do

tempo, que dificultam e impossibilitam sua correta administrao. Os

desperdiadores do tempo so de vrias naturezas e podem ser divididos em nossa

vida profissional ou pessoal.

Na vida profissional temos o excesso de papis, de reunies improdutivas,

interrupes, telefonemas, falta de delegaes, entre outros. De natureza pessoal,

temos a indeciso, a desorganizao, a indiferena, entre outros. Mesmos que os

desafios da vida profissional sejam vencidos, nossa possibilidade de administrar o

tempo ser baixa se os desperdiadores pessoais no forem superados.

FIGURA 3

FONTE: Disponvel em: . Acesso em: 5 jun. 2010.

Assim temos como desperdiadores de tempo em nossa vida:

Falta de planejamento;

Falta de informaes eficientes;

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Falta de disciplina no cumprimento da agenda;

Falta de definio clara de objetivos na execuo das tarefas;

Centralizao de poder;

Falta de delegao;

Sobrecarga de trabalho;

Desorganizao pessoal;

No definio/classificao das metas;

Alterao constante de ordens e de prioridades;

Menosprezo ou nfase inadequada em certas atividades;

Indefinio de prioridades e cobrana incompleta e descontnua;

Fragmentao e superficialidade;

Incapacidade de dizer no;

M utilizao dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);

Execuo de servio particular, em horrio comercial;

No antecipar provveis acontecimentos futuros e no se preparar para

eles;

No se prevenir contra problemas rotineiros;

Atrasos;

Barulho e interrupes;

Arquivos desorganizados;

Responsabilidade e autoridades confusas;

No se ajustar a mudanas;

Treinamento deficiente;

Excesso de controle e reunies improdutivas;

Excesso de material para ler;

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Excesso de comunicao;

Falta de comunicao;

Inexistncia de padres/critrios;

Falta de diretrizes;

No adaptao/resistncias a mudanas;

Excesso de reunies e burocracia interna;

4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

Excesso de tempo em conversaes;

Consolidao insuficiente de concluses;

O subordinado sempre pode me esperar;

No vejo diferena entre o urgente (para ontem) e o importante;

Eu fao o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em funo do meu;

Pela posio que ocupo, no preciso dar satisfao do meu tempo para

ningum;

Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, no tenho

condies de planejar o meu tempo.

E o que devemos fazer?

Evite adiar suas responsabilidades: planejamos os preparativos para

alcanar algo e depois comeamos a transferir o assunto de um dia para outro.

Tanto o transferimos que nosso propsito se dilui no indefinido futuro do amanh,

que no chegou e nunca chegar. O antdoto para a transferncia a deciso.

Depois que voc tiver determinado o que fazer e como fazer faa a si mesmo

esta pergunta: quando?. Aplique ento o antdoto da deciso, definindo uma data e

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um prazo para a execuo. Evite desculpas: as desculpas aparentemente lgicas

que ns mesmos nos damos para justificar nossa inrcia frente a um problema.

As desculpas so muitas vezes como lgica aparente, que apenas ressalta o

fato de que no somos capazes de organizar e distribuir nosso tempo

adequadamente. Se, ao invs das explicaes lgicas, empregssemos nosso

tempo em agir com deciso, jamais teramos necessidade de usar artifcios, tais

como: a desculpa.

Evite lamentar: Outro importante desperdiador do tempo a

lamentao. Nada nos faz desperdiar mais tempo do que as horas que dedicamos

s lamentaes inteis. No podemos viver do passado. Depois que voc passou

por uma determinada experincia em sua vida, pouco poder fazer para modific-la.

Ela j parte do passado. A verdade que ns aprendemos com erros do passado,

mas o fato que no podemos voltar atrs para corrigi-los.

Se pudssemos voltar atrs, certamente no cometeramos erros que

cometemos. Ento lgico presumir que devemos nossa posio atual s lies que

aprendemos do passado. Porque ento desperdiar nosso tempo, lamentando as

experincias que adquirimos no passado, por intermdio dos nossos erros. Ou seja,

errar necessrio, mas persistir no erro no.

Como podemos ver, so diversos os desperdiadores do tempo que

produzimos e que so como um empecilho na realizao de nossas atividades, o

que acarreta prejuzos nossa produtividade, falta de ateno ao que realmente

importante (nossa famlia e amigos), atraso em nossa vida, prejuzo em nosso

trabalho, irritao e estresse.

Sejamos literalmente os donos do nosso tempo!

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FIGURA 4

FONTE: Disponvel em: . Acesso em: 26 maio 2010.

FIM DO MDULO I