Colegio de Informática IMB-PC

Programación

Sergio Morales

PROYECTO

Greysi Marilú Hernández López

5to Perito en Administración

De Empresas

Guatemala, 12 de Febrero del 2008

ÍNDICE

Introducción………………………………………………………………………………………3

1

Objetivos……………………………………………………………………………………………4

Introducción a la Base de Datos……………………………………………………………5

Microsoft Access…………………………………………………………………………………9

Creación de una Base de Datos…………………………………………………………….12

Tablas y Campos………………………………………………………………………………..16

Creación de una Base de Datos en Blanco……………………………………………..20

Modelo Relacional……………………………………………………………………………..30

Tipos de Datos…………………………………………………………………………………...36

Tipos de Datos Especiales……………………………………………………………………38

Propiedades de los Campos…………………………………………………………………..41

Formato……………………………………………………………………………………………44

Mascara de Entrada…………………………………………………………………………. 45

Regla de Validación…………………………………………………………………………....50

Valores Predeterminados……………………………………………………………………..56

Clave Principal…………………………………………………………………………………..57

Conclusión………………………………………………………………………………………….61

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INTRODUCCIÓN

Una base de datos es una forma de almacenar y acceder a información de forma estructurada. Una base de datos es un sistema para archivar información en computadora cuyo propósito general es mantener información y hacer que esté disponible cuando se solicite.

Microsoft Access es un programa hecho en choconta Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones.

A continuación se presenta éstos temas en un estudio más profundo con sus subtemas: Creación de una Base de Datos, Tablas y Campos, Creación de una Base de Datos en Blanco, Modelo Relacional, Tipos de Datos, Tipos de Datos Especiales, Propiedades de los Campos,Formato , Mascara de Entrada, Regla de Validación,Valores Predeterminados,Clave Principal

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OBJETIVOS

Comprender de una manera específica lo que es una base de datos

Conocer cada uno de los elementos de Microsoft Access.

Comprender cada uno de los componentes para después aplicarlos en los ejercicios sin ningún problema.

Conocer cada uno de los tipos de datos de Microsoft Access, para conocer cuál se tiene que utilizar al momento de realizar un trabajo en Access.

Poder manejar bien la Clave Principal, que es fundamental para la creación de las bases de datos.

INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

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Una base de datos es una forma de almacenar y acceder a información de forma estructurada. Las bases de datos se usan a través de los llamados sistemas de gestión de bases de datos, o SGBD, de los cuales buenos ejemplos son Oracle o Sybase entre las bases de datos de pago, y PostgreSQL, MySQL o FireBird entre las libres y gratuitas.

Habitualmente los SGBD se dividen en varias partes: un servidor, que se ejecuta en un ordenador determinado, y da acceso al espacio estructurado como una BD usando una variedad de interfaces diferentes, aparte de otra serie de servicios, como autentificación y autorización, y un cliente, que permiten al usuario o a los programas acceder a esos datos.

Una base de datos es un sistema para archivar información en computadora cuyo propósito general es mantener información y hacer que esté disponible cuando se solicite.

Las bases de datos son un área de la computación que ha recibido mucha atención debido a sus múltiples aplicaciones: bibliotecas, automatización de oficinas, ingeniería de software, diccionarios automatizados y en general cualquier programa orientado a mantener y recuperar información textual. Su recuperación, actualización y manejo es relativamente simple con el uso de cualquier manejador de bases de datos.

Cuando hablamos de documentos con estructura nos estamos refiriendo a documentos cuya estructura es declarada explícitamente de algún modo, asociando etiquetas a elementos de la estructura o mediante la sintáxis con la que se escribe el documento, como se hace en los lenguajes de programación. No se puede entender como documentos estructurados a aquellos escritos utilizando algún procesador de textos, ya que en ellos la estructura (por ejemplo el título de un capítulo) se denota a través de el estilo (font, tamaño) de escribir. Por ejemplo, colocando una cadena de caracteres en negrita y tipo 14 después de un salto de página.

El almacenamiento, manipulación y recuperación de información en forma eficiente, es vital y estratégico para cualquier organización. Las bases de datos juegan un rol crítico en casi todas las áreas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniería, medicina, leyes, educación, etc.

Una Base de Datos (BD) es una colección de datos relacionados que representa un cierto modelo o abstracción del mundo real (algunas veces

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llamado el mini-mundo). Los cambios en este mini-mundo son reflejados en la base de datos. Una base de datos es diseñada, construida y llenada con datos para un propósito específico. Tiene un grupo de usuarios particular, y algunas aplicaciones pre-establecidas en las cuales estos usuarios están interesados.

En otras palabras, una base de datos tiene alguna "fuente" de la cual los datos son derivados, algún grado de interacción con eventos en el mundo real, y una audiencia que está activamente interesada en el contenido de la base de datos.

Un Sistema Administrador de Base de Datos (SABD) es una colección de programas que permite a los usuarios crear y mantener una base de datos.

La importancia de almacenar, manipular y recuperar la información en forma eficiente ha llevado al desarrollo de una teoría esencial para las bases de datos. Esta teoría ayuda al diseño de bases de datos y procesamiento eficiente de consultas por parte de los usuarios.

EL uso de las BD es contrario al enfoque tradicional, en que cada sistema maneja sus propios datos y archivos. Al usar BD, todos los datos se almacenan en forma integrada, y están sujetos a un control centralizado. Las diversas aplicaciones operan sobre este conjunto de datos.

Consideremos el siguiente ejemplo: Se desea almacenar la información de los alumnos de esta escuela, con los ramos que inscriben cada semestre y sus respectivas notas. Estos datos se pueden almacenar en una matriz, fijando un máximo de cursos que pueden inscribir cada semestre.

Se pueden observar las siguientes desventajas:

Se repiten varios datos, como el nombre del alumno, su número de matrícula, etc.Si se desea modificar el nombre de una persona, entonces se debe buscar en toda la matriz.Para obtener el BIA de una persona, o saber cuanta gente inscribe un curso cada semestre, debo leer secuencialmente todo el archivo.

Cuando se tienen pocos datos no es mucha la perdida de tiempo y espacio, pero cuando hablamos de cientos de miles de datos, o peor aún, millones de

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datos, nos enfrentamos a un serio problema. Esta redundancia al definir y almacenar los datos implica espacio de almacenamiento desperdiciado y esfuerzos redundantes para mantener actualizados los datos.

En el enfoque de bases de datos se mantiene un único almacén de datos que se define una sola vez y al cual tienen acceso muchos usuarios. Las principales ventajas sobre el enfoque tradicional son:

· Evita los datos repetidos (redundancia).· Evita que distintas copias de un dato tengan valores distintos (inconsistencia).· Evita que usuarios no autorizados accedan a los datos (seguridad).· Protege los datos contra valores no permitidos (integridad o restricciones de consistencia).· Permite que uno o más usuarios puedan accesar simultáneamente a los datos (concurrencia).

Las Bases de Datos Relacionales

En los esquemas tradicionales, las bases de datos relacionales son las que han tenido más uso comercial, consisten de tablas, cada tabla lleva el nombre de una relación y contiene filas y columnas. Nuevas tablas pueden ser construidas a partir de estas mediante el corte y pegado de filas y columnas (registros y campos) a partir de tablas existentes y relacionales. Estas filas y columnas son lo que conocemos como campos y registros. La manera de accesar a cualquiera de ellos se realiza mediante un campo ``llave''; éste se elige después de analizar todos los campos del registro. La característica esencial de un campo llave es que es distinto para cada registro. Al procedimiento de seleccionar el campo llave y en general la estructuración de la base de datos se le llama normalización.

El campo llave sirve para localizar un registro dado y eventualmente seleccionar alguno de sus campos. El hecho de que sea no repetido permite utilizar búsqueda binaria para localizar un registro. Si quisiéramos buscar un campo del registro que no es el campo llave la búsqueda tendría que realizarse de manera secuencial, o bien construir una tabla alternativa en la que el campo llave sea el que nos interesa. Es de notarse que no es posible bajo ninguna circunstancia buscar con una llave incompleta o equivocada.

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Microsoft Access

Microsoft Access es un programa hecho en choconta Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.

Generalidades

Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos de programación.

Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeño y mediano tamaño.

Historia

La versión 1.0 de Microsoft Access fue lanzada en Noviembre de 1992. El nombre en clave del proyecto era Cirrus, el motor de formularios fue llamado Ruby.

Inconvenientes

Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, y que no permite transacciones. Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos o muchos accesos simultáneos a la base de datos.

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Extensiones de archivo

Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

.mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)

.mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores)

.accdb - Base de datos de Access (Versión 2007)

.accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores)

.mam - Macro de Access

.maq - Consulta de Access

.mar - Informe de Access

.mat - Tabla de Access

.maf - Formulario de Access

.adp - Proyecto de Acess

.adn - Plantilla de proyecto de Access

Descripción

Entorno de Ms Access, conceptos previos, Cómo crear la Aplicación, Creando las Tablas, Creando las Relaciones, Creando las Consultas, Creando los Formularios, Creando los Informes.

2. Descripción del entorno de MS - ACCESS

Una vez creado el fichero global, el entorno de MS – ACCESS se presenta según la Ilustración que se muestra a continuación:

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Cada una de las áreas de las fichas en que se divide la base de datos almacenará los distintos elementos que se vayan creando de cada tipo. Por citar brevemente las dos áreas no mencionadas más arriba, las macros son un conjunto acciones programadas por el usuario para realizar una operación determinada o una secuencia de ellas, ayudando a automatizar tareas comunes. Los módulos, son colecciones de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad que, o bien contienen procedimientos generales que no están asociados con ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos, o bien son creados por el usuario para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a las acciones de los usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botón de comando.

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Creación de una base de datosPara crear una base de datos al iniciar una sesión de Access, los pasos a seguir son:

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, del Panel de tareas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos.

3. El cuadro de diálogo presentado permite establecer la ubicación exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access por defecto otorga al archivo el nombre bd1.mdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos. Localizar la carpeta a través de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensión ya que Access la asigna automáticamente ".mdb").

4. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botón Crear.

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Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, se abre el Panel de tareas y hacemos clic en Base de datos en blanco.  Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Abrir una base de datos

Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en el panel de tareas aparece en la parte de arriba el grupo Abrir un archivo, en el aparecen los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas basta hacer clic en su nombre y en caso de querer abrir otra que no aparece en dicho panel hacemos clic

Más archivos...

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Si hacemos clic en Más archivos aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Abrir.

Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.

Información: Siempre que una base de datos .mdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensión .ldb. Este archivo es eliminado de forma automática al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos está en uso.

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Tablas y campos

Como cualquier otra base de datos, PGSQL guarda los datos en tablas. Si usted ha usado una hoja de cálculo como Excel u OpenCalc usted ya posee el concepto de tabla: una serie de columnas y renglones en donde las intersecciones son llamadas “celdas”. De hecho, una hoja de cálculo puede considerarse un tipo de base de datos. La diferencia principal con una verdadera base de datos radica en que cada columna guarda un tipo de valor específico (números, decimales, fechas, alfanuméricos, ) y que en lugar de “celdas”, el lugar donde se guardan los datos son llamados “campos”. Por otra parte, a los renglones se les llama “registros”.

De este modo, para crear una tabla es necesario definir el tipo de información que se almacenara en cada columna. PgSQL posee varios tipos de datos, los más usados son:

o VARCHAR(n) Almacena cadena de caracteres de longitud variable, de longitud máxima n.

o CHAR(n). Almacena cadena de caracteres de longitud fija, de longitud n.

o INTEGER. Almacena números enteros como 2,33, 107,15228, etc. o NUMERIC. Almacena números enteros y decimales. o DATE, almacena fechas. o FLOAT: numérico con signo de doble palabra y coma flotante. o TEXT. Guarda textos largos. o SERIAL. Crea una secuencia y la asigna a una columna como llave de

la tabla.

Para crear una tabla se usa el comando “CREATE TABLE nombre_de_tabla”. Por ejemplo, vamos a crear la tabla empleados. Corte y pegue las siguientes líneas:

CREATE TABLE empleados ( id serial, --Índice de la tablanombre varchar(50), --nombre del empleadorfc varchar(20) UNIQUE, --registro de hacienda del empleadofecnac date, --fecha de nacimiento del empleado

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sucursal varchar(30), --sucursal donde labora sueldo money NOT NULL --Sueldo);

SQL acepta comentarios, simplemente escríbalos después de un doble guión (--). Verá un mensaje indicando que se ha creado una tabla y una secuencia para el campo id.

Al hacer uso de psql debemos concluir los comandos SQL con un punto y coma (;) de otro modo, si sólo damos enter, el comando no se ejecutará y el prompt cambiará de un signo de igual(=) a un guión, indicando que psql está en espera del punto y la coma para ejecutar el comando SQL. Por otra parte, si abre un paréntesis [(] y da enter sin cerrarlo, el prompt de psql mostrará un paréntesis de cierre indicando que debe cerrarlo.

Por convención (no sólo en PostgreSQL sino en todas las bases de datos) se usan las MAYÚSCULAS para escribir las palabras SQL en las sentencias, mientras que el nombre de los campos y las tablas se escriben en minúsculas, por ejemplo:SELECT nombre, fecha FROM ventas;

Algunos diseñadores recomiendan nombrar a los campos de una tabla con el formato nbd_ntb_campo. Donde nbd es el nombre de la base de datos y ntb es el nombre de la tabla. Yo encuentro particularmente fastidioso usar este sistema de nombrado sobre todo en los queries de varias tablas. Sin embargo, es una buena practica hacerlo si usted está trabajando con varias personas en un proyecto y desea evitar confusiones.

Dado que usamos el tipo “serial” al crear la columna id, se creará una secuencia para esta columna. El nombre de las secuencias se crea conjuntando el nombre de la tabla, mas el nombre de la columna más el postfijo “seq”. De modo que en este caso la secuencia se llamará empleados_id_seq. Ya que hemos creado la tabla, teclearemos el comando “\dt”

dbmiempresa=# \dt;

Este comando dt (describe tables) muestra las tablas (también llamadas “relaciones”) de la base de datos así como el dueño de la tabla (el usuario postgres). En este caso sólo veremos una tabla, la recién creada “empleados”. Para ver la descripción de una tabla específica utilice “\d tabla”. Por ejemplo:

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De esta manera usted puede recuperar los detalles de una tabla, como el tipo de cada campo. Por otra parte el comando “\ds” (describe sequences) muestra las secuencias que existen en la BD.

Note, además que al crear la columna rfc añadimos la indicación UNIQUE que indica que los valores listados en esa columna deben ser únicos, pues dos empleados no pueden tener el mismo rfc. La indicación NOT NULL en la columna sueldo indica que al insertar un registro (o renglón) ese campo no puede quedar vacío y forzosamente debe tener un valor.

Ahora insertemos algunos registros a nuestra tabla, para ello usamos el comando INSERT INTO, el cual posee el siguiente formato:

INSERT INTO tabla (columna1, columna2) VALUES ('valor uno', 'valor dos');

Corte y pegue las siguientes líneas:

INSERT INTO empleados (id, nombre,rfc, fecnac, sucursal, sueldo) VALUES (NEXTVAL('empleados_id_seq'), 'Mario López', 'MLG598777','11-06-1977', 'Merida', '9800.00');INSERT INTO empleados (id, nombre,rfc, fecnac, sucursal, sueldo) VALUES (NEXTVAL('empleados_id_seq'), 'Jorge Marles', 'MLG1545487','18-07-1969', 'Chiapas', '14500.00');INSERT INTO empleados (id, nombre,rfc, fecnac, sucursal, sueldo) VALUES (NEXTVAL('empleados_id_seq'), 'Manuel Montoya', 'ERT7890','11-06-1977', 'Toluca', '15900.00');INSERT INTO empleados (id, nombre,rfc, fecnac, sucursal, sueldo) VALUES (NEXTVAL('empleados_id_seq'), 'Luciano Perez', 'JKJ110777','11-06-1977', 'Guadalajara', '1000.00');

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Los valores de los campos de tipo VARCHAR, DATE y MONEY deben ir entre comillas simples mientras los NUMERIC e INTEGER no las necesitan. Ahora que ya vio como se hace, agregue algunos empleados usted mismo.

Como habrá notado, la función NEXTVAL ('secuencia') simplemente agrega el siguiente valor de una secuencia a la columna id, de este modo tendremos un campo en nuestra tabla que nunca se repetirá y que (como veremos) es muy útil. Observará, además, que luego de insertar un registro psql le devolverá el mensaje “INSERT 1” que indica que el registro ha sido agregado con éxito. Ahora veamos nuestros registros.

¿Cómo crear una base de Datos en Blanco?

Para poder iniciar con una base de datos en blanco, bastará con generar una copia del archivo banew.mdb ubicado en la carpeta de instalación de BusinessAdmin  2007 y renombrarla como BA  sustituyendo a la actual.

     1. Para crear la copia del archivo BaNew.mdb, dar clic derecho sobre el archivo y seleccionar copiar (copy).

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o Después dar clic derecho y seleccionar la opción Pegar (Paste).

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o Cambiar el nombre al archivo Copia de BaNew.mdb. Dar clic derecho sobre el archivo y seleccionar Cambiar Nombre (Rename)

2. Una vez creada la nueva base de datos, ésta deberá agregarse al listado del módulo de Bases de Datos desde BusinessAdmin 2007.

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Mostrar todo

En este artículo, se explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007. También se explica cómo usar una nueva funcionalidad denominada diseño a la vista, que permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que usar el diseñador de tablas.

En este artículo

← Abrir hojas de datos en blanco ← Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos ← Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos

existente ← Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos

existente ← Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE ← Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

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← Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos

← Cambiar el tipo de datos de un campo ← Administrar los campos de una hoja de datos ← Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica

información manualmente ← Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega

información

Abrir hojas de datos en blanco

Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o de los resultados devueltos por una consulta. Las hojas de datos se parecen a las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, pero la funcionalidad es diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente sólo se puede agregar un registro a cada campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Office Excel 2007 no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres.

Nuevas características de las hojas de datos

Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. A partir de ahora, se puede abrir una hoja de datos vacía (una tabla) y realizar la mayoría de tareas de diseño de tablas que anteriormente sólo podían hacerse mediante el diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una hoja de datos nueva, se puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos de la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si se escribe una fecha

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en un campo vacío, Access selecciona el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si se escribe texto (como un nombre), Access aplica el tipo de datos Texto al campo, etc.

También se puede establecer o cambiar nombres de campos sin tener que usar el diseñador de tablas, y se pueden agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco situada a la derecha o a la izquierda de la cuadrícula (según cuál sea la configuración del idioma). Además, puede usar comandos de formato como Negrita y Cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, que es otra tarea que antes también se hacía en el diseñador de tablas.

 NOTA   Finalmente, aunque Access acelera y simplifica la creación de tablas, éstas aun deben seguir las reglas de diseño de bases de datos.

Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Proceso de apertura de una hoja de datos en blanco

Cuando se abre una hoja de datos en blanco, se agrega una tabla nueva, en blanco, a la base de datos. No es posible abrir una hoja de datos en blanco sin crear una tabla nueva. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:

← Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados que proporciona Access.

← Puede escribir datos en los campos manualmente, o pegar datos. Ya no es necesario establecer un tipo de datos para cada campo primero porque, a medida que usted escribe, Access deduce el tipo de datos en función de lo que escribe. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de datos Texto para el campo. Si escribe una fecha en el siguiente campo, Access establece el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access

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establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo.

 NOTA   Algunos tipos de datos no se pueden establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE pegando un archivo en un campo vacío. A su vez, tampoco se puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para obtener más información acerca del uso de estos tipos de datos, vea las secciones Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE y Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

← Si, posteriormente, necesita cambiar el tipo de datos establecido para un campo, puede usar herramientas disponibles en Access.

Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos

Cuando abra una hoja de datos y empiece a rellenarla, recuerde que las bases de datos relacionales deben cumplir un conjunto de reglas de diseño y que usted debe observar estas reglas al crear sus hojas de datos. Las reglas sirven para que las bases de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que podrá recuperar los datos correctos de una base de datos. En este artículo no se abordan las reglas de diseño.

Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco en la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.

Si no aparece la pantalla de Introducción haz clic en el Botón de Office y selecciona Nuevo.

Aparecerá el panel Base de datos en blanco a la derecha de la pantalla.

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Haz clic en el boton Buscar ubicación .Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos.

Haz clic sobre el icono que aparece en la parte izquierda del cuadro de diálogo.

Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios.Por último en el cuadro Nombre de archivo: escribir Concesionario

y hacer clic sobre el botón Aceptar.En el panel Base de datos en blanco pulsa Crear.  Apartado 2 Ir al Botón de Office y elegir la opción Salir de

Access. Apartado 3 Volver a abrir Access desde el icono en el Escritorio.En el panel de la derecha de Documentos Recientes hacer clic

sobre el nombre Concesionario. Apartado 4 Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir Cerrar

base de datos del desplegable.

Base de datos en blanco Asistente para bases de datos Abrir una base de datos existente

Normalmente utilizarás las opciones primera y tercera. La primera opción (base de datos en blanco), nos permite crear una nueva base de datos mientras que la segunda(abrir una base de datos existente), nos sirve para utilizar una base de datos que ya esté creada.

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Como se supone que no tenemos creada ninguna base de datos aún, vamos a seleccionar la opción 'Base de datos en blanco' haciendo un solo clic sobre ella con el botón izquierdo del ratón. Luego pulsa el botón Aceptar

Ahora Access nos pregunta cuál será el nombre de nuestra base de datos. Escribe tu nombre, por ejemplo. Luego pulsa el botón Crear

De esta forma tan sencilla puedes crear una nueva base de datos (vacía de momento)

La ventana que tienes ahora en pantalla representa tu base de datos. Aún no contiene ningún tipo de información porque acabamos de crearla. La información se introduce en forma de tablas (si conoces Excel sabrás qué es una tabla)

El modelo relacional de datos supuso un gran avance con respecto a los modelos anteriores. Este modelo está basado en el concepto de relación. Una relación es un conjunto de n-tuplas. Una tupla, al contrario que un segmento, puede representar tanto entidades como interrelaciones13 N:M. Los lenguajes matemáticos sobre los que se asienta el modelo relacional, el álgebra y el cálculo relacionales, aportan un sistema de acceso y consultas orientado al conjunto. La repercusión del modelo en los DBMSs comerciales actuales ha sido enorme, estando hoy en día la gran mayoría de los gestores de bases de datos basados en mayor o menor medida en el modelo relacional.

El concepto de modelo de datos en sí surgió al mismo tiempo que el modelo relacional de datos fuera propuesto por su creador, Ted Codd, después de que los modelos jerárquico y de red estuvieran en uso. Posteriormente, estos dos modelos fueron definidos independientemente de los lenguajes y sistemas usados para implementarlos. Con anterioridad no eran más que colecciones de estructuras de datos y lenguajes sin una teoría subyacente definida. En cuanto al modelo relacional, no se puede decir que sea en sí un modelo semántico de datos. Su enorme éxito no se debe a que permite de forma implícita operaciones conceptualmente abstractas sobre los datos, sino a los altos niveles de fiabilidad e integridad que aporta en el manejo de grandes cantidades de datos.

Desde su comienzo en 1970 y durante mucho tiempo después, los sistemas gestores de bases de datos relacionales (RDBMS : Relational Database Management System) estuvieron restringidos al ámbito de los mainframes y mini-ordenadores. Con la irrupción masiva en el mercado de

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los micro-ordenadores, aparecieron algunas implementaciones de RDBMSs que intentaban emular las propiedades de los grandes sistemas, aunque no contaban con la mayor parte de las características necesarias para ser denominados "relacionales", especialmente en lo que se refiere al cumplimiento de las reglas de integridad relacional.

Hoy en día contamos con RDBMSs para micro-ordenadores que sí pueden ser considerados plenamente relacionales y que, si bien no llegan alcanzar las prestaciones de los grandes sistemas en cuanto a velocidad de ejecución, seguridad, integridad de datos, recuperación y estabilidad, no tienen nada que envidiar a éstos cualitativamente, y sus deficiencias se deben sobre todo al tipo de máquina en el que funcionan y a los sistemas operativos que estas máquinas utilizan.

Lo que realmente marca la diferencia entre los sistemas relacionales y los sistemas anteriores es el hecho de que su creador, Ted Codd, basó expresamente su funcionamiento sobre un modelo matemático muy específico: el álgebra relacional y el cálculo relacional, así como la progresiva adopción, por parte de su creador y algunos colaboradores, de un número de Reglas de Integridad Relacional y de Formas Normales.

La definición formal y exhaustiva más actualizada del modelo se encuentra en (Codd 1990). Además existen un buen número de obras que tratan el modelo desde diversas perspectivas; entre éstos destacamos la obra, ya clásica, de C. J. Date (Date 1990). En este apartado resumiremos los conceptos más importantes del modelo relacional. Lo que exponemos a continuación es, en esencia, un resumen de la obra de Codd (Codd 1990).

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EL MODELO RELACIONAL. ( EXPLICACION)

Supongamos una aplicación de pedidos con la tabla Líneas de Pedidos: - NUMERO (de pedido), - CODIGO DE ARTICULO, - NOMBRE DE ARTICULO, - PRECIO DE ARTICULO, - CANTIDAD, - TOTAL LINEA.

En Access, no se cómo hacer que el programa me busque el nombre y el precio del artículo en la tabla de artículos, para poder guardarlos modificándolos ó no si me interesa. En lugar de lo anterior, todos los ejemplos que veo en Access hacen lo siguiente: La tabla de Líneas de Pedidos suele ser: -NUMERO, -CODIGO DE ARTICULO, -CANTIDAD, -TOTAL LINEA (Calculado).

De esta forma y mediante una consulta y relacionando las tablas LINEAS DE PEDIDOS Y ARTICULOS, cuando introduzco el código del artículo, el formulario me muestra el nombre y el precio y calcula el total de línea.

¿Qué pasa si yo hago un pedido hoy, mañana cambio el precio del artículo en la tabla de artículos e imprimo el pedido dentro de 5 días?.

Respuesta 1ª

… Lo lógico es incluir en la tabla LINEAS de pedido el campo [precio unitario del artículo], y tomarlo de la tabla ARTICULOS toda vez que se cree una nueva línea de pedido. Al añadir una nueva línea de pedido, el precio unitario del artículo se toma del fichero de ARTICULOS y se almacena en la propia línea de pedido. Si varia el precio del artículo en la tabla ARTICULOS, … no se modifican los precios que ya están en la tabla de LINEAS de pedidos.

O sea: Tabla de Lineas de Pedidos: -NUMERO, -CODIGO DE ARTICULO, -CANTIDAD, - PRECIO UNITARIO (la del fichero de Artículos en el momento de la creación de la línea de pedidos).

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Tabla de Artículos: -CODIGO DE ARTICULO, -NOMBRE DE ARTICULO, -PRECIO UNITARIO (actual)

Respecto al total del importe de la línea de pedido, yo no la incluiría en el fichero de líneas de pedido, sino que lo calcularía cada vez (CANTIDAD x PRECIO).

Como complemento al diseño obtenido con la herramienta case, obtén el diagrama relacional en Access.

Evaluación 

CRITERIO 4 3 2 1

Instala la herramienta case

Sin ningún problema y sin ayuda del profesor

Con algo de ayuda del profesor

No instala los ficheros en el orden adecuado

No consigue instalar la herramienta por sí mismo.

Exporta gráfico del modelo E/R a formato jpg

Sin ningún problema y sin ayuda del profesor

Con algo de ayuda del profesor

Con bastante ayuda del profesor

No consigue exportar el gráfico.

Identifica entidades según requerimientos del enunciado

Todas las entidades

Falta un20% de entidades

Falta un 40% de entidades

Faltan más de la mitad de las entidades por identificar

Identifica las entidades que se dejaron para descubrir en los enlaces dados en recursos

Todas las entidades

Falta un20% de entidades

Falta un 40% de entidades

Faltan más de la mitad de las entidades por identificar

Identifica atributos de las entidades e interrelaciones

Todos los atributos

Falta algún atributo de entidad

Falta algún atributo de entidad y de

Omite muchos atributos.

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interrelación

Señala atributos identificadores

Todos los atributos identificadores principales y alternativos

Encuentra los identificadores principales pero no alternativos

Faltan algunos identificadores principales

No señala atributos identificadores

Construye adecuadamente las interrelaciones entre entidades

Todas las relaciones tienen adecuadamente asignados el tipo y las cardinalidades

Falla algún tipo de correspondencia

Fallan cardinalidades máxima y mínima y en alguna interrelación

Fallan cardinalidades máxima y mínima y en varias interrelaciones

Construcción del diagrama Entidad/Interrelación

Diagrama construido con gran cuidado, de tal forma que resulta limpio, claro, atractivo y representa el sistema de información con gran precisión.

Diagrama construido cuidadosa y precisamente en su mayor parte, pero se pueden refinar 1-2 detalles para conseguir un producto más atractivo.

El diagrama representa el sistema con precisión, pero se pueden refinar 3-4 detalles para conseguir un producto más atractivo.

Diagrama construido de manera deficiente, faltan muchos detalles para conseguir un producto adecuado.

Construye bien el modelo relacional

Conoce bien todas las transformaciones de entidades y tipos de interrelaciones a tablas del modelo relacional

Falla en la transformación de 1 tipo de interrelación.

Falla en la transformación de 2 tipos de interrelación

Falla en la transformación de 3 o más tipos de interrelación

Identifica las claves primarias

Todas las claves primarias están correctamente

Falla en la identificación de las claves

Falla en la identificación de las claves

Falla en la identificación de claves primarias

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construidas. primarias procedentes de interrelaciones de dependencia en existencia

primarias procedentes de interrelaciones de generalización

procedentes de varios tipos de interrelaciones.

Propaga bien las claves ajenas

Todas las claves ajenas están correctamente identificadas.

Falla en 1-2 claves ajenas.

Falla en 3-4 claves ajenas

Falla en más de 4 claves ajenas.

Señala bien las opciones de clave ajena

Están perfectamente indicadas las opciones de admitir nulos, opciones de borrado y de modificación.

Sólo indica opciones de borrado de clave ajena.

Sólo indica opciones de no nulos

No indica opciones de clave ajena

Plazo de Tiempo del Grupo

El grupo desarrolla un plazo de tiempo razonable y completo describiendo cuándo las diferentes partes del trabajo (por ejemplo, planeación, investigación, primer borrador, borrador final) estarán terminadas. Todos los estudiantes en el grupo pueden describir el plazo

El grupo desarrolla un plazo de tiempo que describe cuándo la mayoría de las partes estarán terminadas. Todos los estudiantes en el grupo pueden describir el plazo de tiempo usado.

El grupo desarrolla un plazo de tiempo que describe cuándo la mayoría de las partes estarán terminadas. La mayoría de los estudiantes en el grupo pueden describir el plazo de tiempo usado.

El grupo necesita la ayuda del profesor para desarrollar un plazo de tiempo y/o varios estudiantes en el grupo no saben qué plazo de tiempo fue usado

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de tiempo usado.

Plan para la Organización de la Información

Los estudiantes tienen desarrollado un plan claro para organizar la información conforme ésta va siendo reunida. Todos los estudiantes pueden explicar el plan de organización de los descubrimientos investigados.

Los estudiantes tienen desarrollado un plan claro para organizar la información al final de la investigación. Todos los estudiantes pueden explicar este plan.

Los estudiantes tienen desarrollado un plan claro para organizar la información conforme ésta va siendo reunida. Todos los estudiantes pueden explicar la mayor parte de este plan.

Los estudiantes no tienen un plan claro para organizar la información y/o los estudiantes no pueden explicar su plan.

Delegación de Responsabilidad

Cada estudiante en el grupo puede explicar que información es necesaria para el grupo y qué información él o ella es responsable de localizar y cuándo es necesaria.

Cada estudiante en el grupo puede explicar qué información él o ella es responsable de localizar.

Cada estudiante en el grupo puede, con la ayuda de sus compañeros, explicar qué información él o ella es responsable de localizar.

Uno o más estudiantes en el grupo no pueden explicar qué información ellos son responsables de localizar.

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Conocimiento científico

Se observa un claro y preciso entendimiento de los principios científicos que subyacen en el análisis y diseño de la aplicación.

Se observa un relativo entendimiento de los principios científicos que subyacen en el análisis y diseño de la aplicación.

Se observa un deficiente entendimiento de los principios científicos que subyacen en el análisis y diseño de la aplicación.

Se observa un nulo entendimiento de los principios científicos que subyacen en el análisis y diseño de la aplicación.

 

 

Tipos de datos.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access2000 son: Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto

caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en

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cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre

herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que

crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

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TIPOS DE DATOS ESPECIALES

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO

Tamaño del campo

Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico.

Texto, numérico, contador

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Formato Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos

Todos, excepto OLE y Memo

Lugares decimales

Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números.

Numérico y moneda

Máscara de entrada

Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura.

Texto, numérico, fecha/hora, moneda

Título Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe

Todos

Valor predeterminado

Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres)

Todos, excepto OLE y contador

Regla de validación

Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados

Todos, excepto OLE y contador

Texto de validación

Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumeradas en la regla de validación

Todos excepto OLE y contador

Requerido Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo.

Todos excepto contador

Permitir longitud cero

Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo

Texto, memo

Indexado Define un campo como índice o campo clave.

Texto, numérico, contador, fecha/hora.

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Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente.

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Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.

TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).

MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película...

NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...

FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno,  fecha de nacimiento, hora de entrada...

MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un  volumen de compras...

AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden...

SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...

OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente.

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HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

Propiedades de los datos: general

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas, General y Búsqueda, situándose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a detallar a continuación:

Tamaño del campo:

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.

El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica Access automáticamente y no es modificable por el usuario.

Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del campo más espacio de disco se requiere.

Formato:

Permite establecer la forma en que se verán los datos. La presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos.

Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el triangulito negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.

El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, manteniéndose el valor original del mismo en el campo sin formato, "desnudo".

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Formato

Un formato abierto es una especificación para almacenar datos digitales, publicada y patrocinada, habitualmente, por una organización de estándares abiertos, y libre de restricciones legales de uso. Un formato abierto debe poder ser implementable por programas propietarios o libres, usando las licencias típicas de cada uno. Por contraste, los formatos propietarios son controlados y definidos por intereses privados. Los formatos abiertos son un subconjunto de los estándares abiertos.

La meta fundamental de los formatos abiertos es garantizar el acceso a largo plazo a los datos almacenados sin la incertidumbre actual o futura respecto a los derechos legales de uso de la tecnología de acceso, a la disponibilidad de esta tecnología, o a la especificación técnica del formato de almacenamiento de los datos. Una meta secundaria común de los formatos abiertos es fomentar la competencia, en vez de permitir que el control que un vendedor ejerce sobre un formato propietario inhiba el uso de los productos de la competencia. Por estos motivos, diversos gobiernos y compañías privadas han demostrado cada vez más interés en promover el uso y desarrollo de formatos abiertos.

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Máscara de entrada:Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir en el campo, mediante un patrón que se diseñe a tal efecto.

Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o números de teléfono (976)- 44-36-18.

Estableciendo el patrón adecuado, al introducir los datos en el campo no hará falta mas que teclear los números, éstos saltarán sobre los caracteres de separación diseñados en la máscara de entrada impidiendo la introducción de cualquier otro carácter que no sea un número. Sirve para homogeneizar la forma en la son introducidos datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar una máscara de entrada para los números de teléfono, el campo telef, deberá ser definido como de tipo texto, además, porque jamás vamos a operar con él matemáticamente.

Crear una máscara de entrada:

Hay dos formas para crear una máscara de entrada:

Utilizando el Asistente para máscaras de entrada:

Para tipos de datos comunes como fechas, nº de teléfono, DNI, etc. existen máscaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botón Generador , situado a la derecha del cuadro de texto Máscara de entrada, y seleccionar la máscara adecuada, siguiendo a continuación las indicaciones del asistente.

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Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarán más adelante es preciso que se realice una instalación completa del programa, ya que la estándar no instala estos asistentes.

Introduciendo el patrón directamente:

Se pueden crear máscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo los caracteres fijos y los de máscara de acuerdo a unos parámetros que se detallan a continuación.

Partes de una máscara de entrada

Una máscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;):

La primera parte es la máscara en sí, establece los caracteres fijos y los caracteres de máscara. La segunda parte establece si se almacenarán o no en la tabla los caracteres fijos. Si se quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si sólo se quieren almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en blanco. La tercera parte establece el carácter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la máscara. Este carácter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el carácter que se presentará será el de un guión bajo (_) y si lo que se quiere es que no aparezca ningún carácter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas.

Caracteres fijos y de máscara

Una máscara de pantalla está formada por una serie de caracteres especiales de máscara, acotando según los que se utilicen, los datos que serán admitidos para dicho campo. A continuación se indican los caracteres fijos y de máscara que se pueden para crear máscaras de entrada personalizadas.

Carácter de máscara

Significado en el patrón

0 Obliga a introducir un número.

9 Se puede introducir un número, un espacio o nada.

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# Se puede introducir un número, espacio, +, - o nada.

L Obliga a introducir una letra.

? Se puede introducir una letra o nada.

A Obliga a introducir una letra o número.

a Se puede introducir una letra, un número o nada.

& Obliga a introducir un carácter cualquiera o un espacio.

C Se puede introducir cualquier carácter, un espacio o nada.

, . : - / Se utilizan como separadores decimales, miles, horas y fechas

< Convierte a minúsculas los caracteres situados por la derecha del símbolo

> Convierte en mayúsculas los caracteres situados por la derecha del símbolo

! La máscara se rellena de derecha a izquierda, cuando se definen caracteres opcionales en el extremo izquierdo de la máscara. El símbolo puede situarse en cualquier parte de la máscara

\ El carácter situado a su derecha se convierte en un carácter fijo

Ejemplos de máscaras de entrada:

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Máscara Valores correctos

#99 +50, -2, 250, 5 ....

>L<??????????????

Palabras de 15 o menos letras, la primera obligatoria y el resto no. Se escriba como se escriba la primera letra estará en mayúsculas y el resto en minúsculas.

DNI 00000000->L

Se introducirán ocho números y una letra de forma obligatoria, esta última siempre estará en mayúsculas. Delante de los datos introducidos aparecerá DNI.

99\->L<LL\-00

Habrá que introducir dos números de forma no obligatoria, tres letras de forma obligatoria y dos números de forma obligatoria. El formato será 30-Jun-99, 15-Abr-68, ....

Un ejemplo de un patrón para introducir números de teléfono puede ser:

!\(900\)900\-00\-00

Que actúa rellenando la máscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer número del prefijo y el primer número del teléfono pueden o no ser introducidos, el resto de números es obligatorio introducirlos.

Si se quieren establecer las tres partes de la máscara, el aspecto de la misma podría ser la que se muestra a continuación:

!\(900\)900\-00\-00;1;" "

En este caso no se almacenarán los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se introduzca ningún valor se visualizarán como espacios en blanco (" ").

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Titulo:

El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes.

Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente.

Valor predeterminado:

El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de La Rioja, podríamos establecer como valor predeterminado La Rioja. Si un cliente  cuya ficha estamos introduciendo es de La Rioja, bastará con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de La Rioja, se teclea el valor de la provincia correspondiente y ya está.

Regla de validación:Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de Access.

Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.

Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validación, o bien utilizando el Generador de expresiones

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al cual se accede a través del botón situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validación que se precisen en cada caso.

El cuadro de diálogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un área blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran los botones más utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas según su función.

Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que teclear la misma dentro del área blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botón, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validación requerida.

En este último caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresión que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categorías que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botón Pegar, ésta se sitúa sobre el área blanca de la parte superior del cuadro.

La expresión seleccionada se muestra de forma genérica, para poder adaptarse a lo que el usuario requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresión se sitúan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir, éste lo sustituirá.

Ejemplos de reglas de validación:

Regla de validación  

>=0 El dato introducido debe ser mayor o igual que cero.

<8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser

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inferior a 8500 o estar en blanco.

>=5000 Y <10000El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000.

>=#1/1/99# Y <=#30/6/99#

La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 1999.

Como "M?????????"El dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M.

>=Ahora() y <#1/1/2025#El dato introducido debe ser una fecha comprendida entre la fecha actual y el 1 de enero del 2025.

Para crear la última regla de validación con ayuda del generador de expresiones:

Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación. Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botón situado a la derecha del cuadro de texto.

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Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.

Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

Hacer clic sobre el botón en la parte central del cuadro de diálogo.

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Hacer clic sobre el botón . La expresión queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la

tecla Supr. Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.

También se puede teclear la condición directamente en el panel de regla de validación.

Texto de validación:

Es el texto que, en una pequeña ventana, aparecerá cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validación establecida.

Requerido:

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.

Indexado:

Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, buscaremos mas rápidamente un determinado concepto que si no disponemos de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:

No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice. Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo. Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su elección correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utilización de nuestra base de datos.

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Como regla válida podríamos establecer que cuando por un campo se vaya a buscar en la tabla con frecuencia o se vaya a necesitar ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo como indexado Sí. Esto no significa que si definimos dicho campo como indexado No no se vaya a poder ordenar buscar. Claro que sí podremos realizar dichas opciones, solo que se realizarán mas lentamente que si hubiéramos definido la propiedad de indexado en Sí.

El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los campos con la propiedad de indexado en Sí. Lo aconsejable es definir con la propiedad indexado en sí, solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un índice por cada campo con esta propiedad, y que los índices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto "engordan" nuestra base de datos.

En cuanto a si será con o sin duplicados decir que si ese campo va a admitir valores que se pueden repetir a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) será indexado sí con duplicados y de contener valores únicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexado sí sin duplicados.

Valores predeterminadosLos valores predeterminados especifican qué valores se utilizan en una columna si no se especifica un valor al insertar las filas. Los valores predeterminados pueden ser cualquier expresión que se evalúen como una constante, como, por ejemplo, una constante, una función integrada o una expresión matemática.

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Para aplicar los valores predeterminados, cree una definición predeterminada mediante la palabra clave DEFAULT en CREATE TABLE. De este modo se asigna una expresión constante como valor predeterminado en una columna. Para obtener más información, vea Crear y modificar definiciones DEFAULT.

En el siguiente ejemplo se crea una tabla que utiliza diferentes tipos de expresiones predeterminadas. Se crea un objeto de valor predeterminado para asignar un valor predeterminado a una columna y se asocia el objeto de valor predeterminado a la columna. Después se realiza una inserción de prueba sin especificar los valores de las columnas con valores predeterminados y se obtiene la fila de prueba para comprobar la aplicación de los valores predeterminados.

USE AdventureWorks;GOCREATE TABLE test_defaults (Keycol smallint, process_id smallint DEFAULT @@SPID, --Preferred default definition date_ins datetime DEFAULT getdate(), --Preferred default definition mathcol smallint DEFAULT 10 * 2, --Preferred default definition char1 char(3), char2 char(3) DEFAULT 'xyz') --Preferred default definition;GO/* For illustration only, use DEFAULT definitions instead.*/CREATE DEFAULT abc_const AS 'abc';GOsp_bindefault abc_const, 'test_defaults.char1';GOINSERT INTO test_defaults (keycol) VALUES (1);GOSELECT * FROM test_defaults;GO

Éste es el conjunto de resultados.

Default bound to column.

(1 row(s) affected)

keycol process_id date_ins mathcol char1 char2 ------ ---------- --------------------------- ------- ----- ----- 1 7 Oct 16 1997 8:34PM 20 abc xyz (1 row(s) affected)

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Requerido Se indizó

Microsoft Office Access 2003Microsoft Access 2002

Text S N

Memorando S N

Hipervínculo S N

Microsoft Access 2000

Text N N

Memorando N &lt;No especificado&gt;

Hipervínculo N &lt;No especificado&gt;

Se debe asegurar de que al crear aquél una tabla de una base de datos de Access, establece explícitamente los valores de las propiedades de campo Requerido y de las propiedades de campo Indexado para que estas propiedades de campo se correspondan con el tipo de datos Texto, el tipo de datos Memo o el tipo de datos Hipervínculo.

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CLAVE PRINCIPAL

Establecer una clave principal

Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

Acelera las consultas. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente

ordenados por los valores de la clave principal. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que

otro ya existente, lo que impide duplicaciones. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El

concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.

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2. Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder  que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí con duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.

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CONCLUSIÓN

Se concluye que la Base de Datos para realizarlo con un mejor orden, es necesaria la llave principal, herramienta que nos sirve para no tener que escribir los datos, y Microsoft Access es el programa en el que se ejecutan las bases de datos, la cual contiene diferentes elementos:

Como la máscara de entrada que establece limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, un formato abierto es una especificación para almacenar datos digitales, reglas de validación que es la propiedad que permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo.

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