БЕЛАЯ КНИГА TECHAISLE

БЕЛАЯ КНИГА TECHAISLE

2

Повышение продуктивности работы

компании: ИТ-решения для

предприятий среднего размера

Практически у всех предприятий среднего размера самую большую часть расходов

составляют затраты на персонал. Это значит, что повышение продуктивности

оказывает существенное и долгосрочное воздействие на прибыль компаний.

Какие технологии обеспечивают таким организациям самый быстрый и ощутимый рост

продуктивности?

Контекст

Предприятия среднего размера — это основная движущая сила местных и национальных

экономик, но часто их развитие затруднено из-за нехватки целевых стратегических

ресурсов, особенно с учетом влияния, которое оказывают на бизнес инвестиции в ИТ. Для

разработки стратегических планов крупные предприятия создают межфункциональные

внутренние группы специалистов, используя рекомендации консультантов по вопросам

управления. Небольшие предприятия, как правило, реагируют на сиюминутные

требования, не задумываясь о какой-либо стратегии. В то же время предприятия среднего

размера нуждаются в стратегической концепции, которая помогает определить

приоритеты и согласовать инвестиции (как в сфере ИТ, так и в других областях). Для

лучшего понимания конкретных технологических решений они часто используют услуги

ИТ-реселлеров и консультантов — небольших компаний, которые специализируются

на удовлетворении отдельных «точечных» требований, а не на общих проблемах бизнеса.

Однако такой подход может затруднить получение более комплексного представления

о стратегических факторах и возможностях в сфере ИТ и бизнеса.

Восполнить этот пробел поможет серия отчетов Proaction. Опираясь на данные,

собранные в ходе проведения обширных глобальных исследований предприятий

среднего размера, а также на богатый опыт своих руководителей и аналитиков, компания

Techaisle создала ряд отчетов, рассматривающих ключевые проблемы ИТ и бизнеса,

в том числе продуктивность, расходы и прибыль, инновации и качество, а также

привлечение новых клиентов. Все отчеты имеют структуру, разработанную

в соответствии с потребностями предприятий среднего размера.

Цель: каких целей стремятся достичь компании среднего размера, и почему они

хотели бы инвестировать в ИТ-решения, чтобы достичь успеха в этой области?

Процессы: какие процессы меняются на предприятиях среднего размера по мере

достижения ими своих целей?

Логический уровень: какие ИТ-решения потребуются для поддержки развития

процессов?

Физический уровень: какие технологии нужно развернуть ИТ-службе, чтобы

обеспечить возможности, необходимые для логического уровня и процессов?

3

Используя отчеты Proaction, бизнес- и ИТ-руководители компаний среднего размера

получают возможность создавать основанные на фактах планы, которые обеспечивают

значительные и предсказуемые преимущества для бизнеса.

Цель: повышение продуктивности работы всей организации

Во всех регионах мира обеспечение продуктивности является одной из самых

приоритетных задач предприятий среднего размера. Исследование, проведенное

компанией Techaisle среди более 5000 организаций малого (1–99 сотрудников)

и среднего (100–999 сотрудников) размера показало, что повышение продуктивности

работы сотрудников — это главный приоритет для предприятий среднего размера в США

(входит в число двух основных задач для 42% компаний, участвовавших в опросе),

а также является самой важной бизнес-задачей для средних предприятий в Латинской

Америке (по утверждению 54% респондентов) и второй в списке самых приоритетных

задач для аналогичных предприятий в Европе и Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Повышение продуктивности работы имеет два основных преимущества. Первое

и самое очевидное — возможности масштабирования. Если существующий персонал

в состоянии обеспечить повышение производительности, то предприятия среднего

размера способны расти без расширения штата или сократить штат, сохраняя при этом

существующие уровни производительности. В данном контексте даже небольшое

повышение продуктивности работы обеспечивает значительное увеличение прибыли

организации. Например, если в компании среднего размера, которая работает

с прибылью на уровне 10%, на персонал приходится 60% расходов, то предприятие,

4

которое способно увеличить продуктивность работы на 3%, может повысить доход на

3% без увеличения затрат либо сохранить текущие объемы доходности при сокращении

штата сотрудников на 3%. Таблица, приведенная ниже, демонстрирует, что компания,

способная в полной мере использовать новые возможности роста без увеличения

расходов в других областях, добьется роста валовой прибыли на 21%, в то время как

фирма, способная в полной мере воспользоваться сокращением расходов без

получения новых доходов, повысит общую валовую прибыль на 17%.

Безусловно, детали этого уравнения будут различаться в разных организациях:

в некоторых предприятиях расходы на персонал составляют больше или меньше 60%

от общего объема затрат на бизнес, некоторые компании получают валовую прибыль

на уровне выше или ниже 10%, а у некоторых показатель увеличения продуктивности

будет больше или меньше 3%. Но независимо от цифр, которые ваша фирма может

внести в таблицу такого типа, рост продуктивности приводит к улучшению бизнес-

результатов и повышению прибыли.

Другое ключевое преимущество повышения продуктивности сложнее представить в виде

таблицы, но потенциально оно более важно: рост продуктивности снижает потребность

в новых сотрудниках. Существуют сферы бизнеса, где процедура набора нового

персонала проходит относительно безболезненно, но в отраслях с высокой

прибыльностью она требует больших затрат времени, а процесс интеграции в должность

новых старших специалистов длится довольно долго. По этому поводу в одной из статей

журнала Harvard Business Review отмечается: «На полную адаптацию новичка,

пришедшего в компанию извне, на ответственной должности может уйти целый год».

Повышение продуктивности работы позволяет решить эту проблему тремя способами.

Суть первого заключается в том, что если нынешние сотрудники обеспечивают более

высокие уровни продуктивности, то необходимость срочного набора нового персонала

в ответ на рост возможностей становится менее острой. Это позволяет предприятию

среднего размера опробовать новые рынки, кампании или услуги, прежде чем

приступать к увеличению штата. Второй способ заключается в том, что сотрудники,

5

располагающие новыми возможностями для работы, стремятся остаться с нынешними

работодателями. Другими словами, низкая продуктивность часто приводит к текучке

персонала, которая снижает производительность еще больше, так как новым

сотрудникам требуется время, чтобы «освоиться» на новых должностях. И третий

способ: предприятия среднего размера нередко сталкиваются со сложностями при

привлечении специализированного персонала, например специалистов по ИТ-

безопасности. Обеспечение максимальной эффективности работы каждого ключевого

сотрудника — это один из самых действенных способов снизить уязвимость бизнеса,

которая возникает из-за проблем в ключевых областях организационной структуры.

Процессы

Что необходимо изменить предприятиям среднего размера, чтобы

получить преимущества от повышения продуктивности работы?

Продуктивность работы и технологии уже давно тесно связаны между собой:

с внедрением ПК полностью изменились ожидания от «индивидуальной

продуктивности», так как ПК поддерживают приложения, которые расширяют

возможности каждого пользователя. Однако в наши дни инициативы в области

продуктивности ориентированы на процессы — операции, которые сотрудники (а во

многих случаях и поставщики и/или заказчики) выполняют вместе. Самые лучшие

перспективы повышения продуктивности средних предприятий в обозримом будущем

связаны с оптимизацией или ускорением процессов. Лечебное учреждение, способное

более эффективно перемещать данные пациентов из одного центра диагностики,

лечебного центра или центра обслуживания в другой, производственное предприятие,

оптимизирующее процесс передачи заданий между отделами маркетинга, сбыта,

производства и доставки, или служба технической поддержки, способная гарантировать

более быстрое и предсказуемое предоставление услуг клиентам, могут обеспечить

значительное повышение доходов и прибыли.

В такой среде, ориентированной на

процессы, сохраняется взаимосвязь

между технологиями

и производительностью. Ключевой

термин, наиболее тесно связанный с

улучшением процессов, —

оперативность, то есть формирование

корпоративного потенциала для поиска

готовых к улучшению областей

и способность быстро реагировать

на появляющиеся возможности.

Результаты исследования компании

Techaisle показывают, что сегодня на

предприятиях среднего размера

оперативность часто позиционируется

как конечная цель внедрения цифровых

6

технологий и цифровой трансформации. Это этапы в процессе, который использует

технологии для формирования задач и включения их в структуру, позволяющую

предприятиям среднего размера перейти от оцифровки документов и простых задач к

оцифровке процессов, ускоряющей цикл передачи данных между связанными

операциями, и цифровой трансформации, благодаря которой такие предприятия

способны добиться «ранее недостижимых или невообразимых результатов».

Компании среднего размера на каждом этапе этого процесса используют технологии

повышения продуктивности, которые выгодны для бизнеса. Внедрение цифровых

технологий — это быстрый путь к снижению избыточности и повышению качества.

Рассмотрим пример компании, которая автоматизирует свои формы, чтобы снизить

необходимость ввода данных с клавиатуры. Такой подход ускоряет заполнение форм (на

40%) и уменьшает вероятность появления ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Сокращение числа ошибок потенциально может способствовать существенному

повышению продуктивности. Ошибки вынуждают представителей службы поддержки

тратить время на рассмотрение претензий возмущенных (и небезосновательно)

заказчиков и выполнение дорогостоящей переработки с целью исправления неточностей.

В этом случае оцифровка форм имеет преимущество, выраженное в повышении

продуктивности работы отдельных сотрудников (которые могут обработать больше

форм), а также связанное с рабочим процессом (требуется меньше корректирующих

действий). Таким образом, продуктивность компании, вероятно, будет повышена больше

чем на 3 процента, о которых говорилось в одном из предыдущих примеров.

Дополняя этот пример, следует указать, что информация, введенная в цифровые формы,

способна ускорить важные процессы. Форма, которая содержит противоречивую или

неполную информацию, автоматически направляется представителю службы поддержки

или центра обслуживания заказчиков для уточнения. Заполненную форму можно связать

с рабочим процессом в любой среде (с анализом рисков в страховой компании,

с очередью планирования производства на производственном предприятии или в фирме

по предоставлению услуг, с работой специалиста по уходу за пациентами в больнице

и т. д.). Это позволяет ускорить передачу данных между этапами процесса или

обеспечить доступ к необходимой информации на любом этапе. В то же время

специалисты по аналитике этих предприятий могут использовать цифровую информацию

для выявления узких мест, внесения изменений в текущие процессы и дальнейшего

повышения продуктивности в рамках всей организации, обеспечивая тем самым и рост

удовлетворенности заказчиков.

7

Используя платформы и навыки, приобретенные для поддержки внедрения цифровых

технологий, организации могут перейти к внедрению инициатив по цифровой

трансформации. Производственное предприятие или фирма по предоставлению услуг

может определить, что возможности автоматизации можно использовать для

расширения существующего портфеля предложений. Организация сможет принимать

заказы на новые или узкоспециализированные предложения, которые можно

предоставить с помощью имеющихся ресурсов, не прерывая при этом обычный рабочий

процесс, либо создать путем назначения участникам существующей экосистемы

поставок новых задач. Страховая компания может определить, как можно применять

понимание процессов управления рисками в новых областях, чтобы получить

возможности для создания взаимосвязей, распространяющихся на новые рынки.

Больница может использовать свои данные для выявления возможных экологических

причин болезней либо получить преимущества, объединив свою цифровую информацию

с данными из других учреждений, чтобы определить более эффективные программы

лечения редких или прогрессирующих заболеваний.

Исследование компании Techaisle демонстрирует, что рост производительности на

предпри-ятиях среднего размера, приме-няющих стратегию цифровой трансформации

на уровне всей организации, в 1,4 раза выше, чем показатель, достигнутый

аналогичными

предприятиями, которые

выполняют цифровую

трансформацию поэтапно

(подразделение за

подразделением). Такое

наблюдение подкрепляется

растущим числом описаний

проектов, которые связывают

цифровую трансформацию с

оперативностью и расширением возможностей сотрудников. Не всегда легко дать

количественную оценку преимуществам цифровой трансформации на уровне задачи.

8

Тем не менее связи между оперативностью, достигнутой с помощью инициатив в сфере

цифрового бизнеса, продуктивностью и улучшением бизнес-результатов вполне

очевидны и убедительны.

Логический уровень Какие ИТ-решения потребуются для поддержки развития процессов?

Результаты анализа, изложенные в двух предыдущих разделах настоящего документа,

цели и процессы представляют взгляд на важность продуктивности с точки зрения

бизнеса. После того как руководство определило направление развития предприятия и

цели в плане улучшения продуктивности работы (и связанных с ней бизнес-процессов),

на первый план выходят требования к ИТ. Какие решения лучше всего обеспечивают

организациям ощутимые преимущества и достижение целей, поставленных

руководством?

Результаты нашего исследования предлагают интересный взгляд на этот вопрос.

В глобальном исследовании Techaisle более 50% респондентов назвали хотя бы одно

из трех решений (аналитика, цифровое рабочее пространство и совместная

работа) среди технологий, которые повышают продуктивность работы в их компаниях.

Аналитика, как отмечалось в предыдущем разделе, имеет решающее значение для

получения компаниями полезных сведений из цифровой информации. Аналитика

способна повысить продуктивность как на индивидуальном уровне (позволяя

специалистам быстрее отвечать на вопросы, которые важны для их обязанностей), так

и на уровне процессов (путем ускорения рабочего процесса при совместной работе

различных подразделений, а в более сложных случаях путем выявления узких мест

и/или возможностей для разработки новых процессов).

9

Исследование Techaisle показало, что предприятия малого и среднего размера также

весьма заинтересованы в использовании унифицированного цифрового рабочего

пространства, в котором в одной среде предоставляются приложения для

повышения продуктивности и обеспечения совместной работы. Когда участников

опроса попросили оценить влияние унифицированного рабочего пространства, 47%

респондентов сообщили, что оно повысит продуктивность работы сотрудников, а 56%

заявили, что оно увеличит общую эффективность операций (процессов).

Однако самым основным из указанных трех решений является совместная работа.

Системы для совместной работы выполняют двойную роль: вносят свой вклад

непосредственно в продуктивность и расширяют преимущества других атрибутов и

решений, эффективность которых повышается за счет улучшения взаимодействия

между сотрудниками. Результаты

опроса представителей

предприятий среднего размера,

проведенного компанией

Techaisle, подтверждают

вышесказанное. Обсуждая

системы совместной работы как

конкретные решения, 44%

респондентов сообщают, что их

использование способствует

большей вовлеченности

сотрудников и внедрению

инноваций, а 51% считают, что

они снижают текучесть кадров.

Когда же в ходе исследования

изучались факторы,

способствующие внедрению

инноваций на предприятиях

среднего размера, выяснилось, что фирмы-новаторы на 80% чаще добиваются

повышения продуктивности благодаря системам совместной работы, чем компании, не

внедряющие инноваций.

Физический уровень Какие технологии нужно развернуть ИТ-службе, чтобы обеспечить

возможности, необходимые для логического уровня и процессов?

С точки зрения любого ИТ-руководителя идеальным будет сценарий, при котором ИТ-

служба и бизнес-подразделения согласуют друг с другом цели организации, изменение

процессов и используемые решения. Однако на уровне распределения ИТ-ресурсов

существует еще одно требование: понять, что требуется для поддержки стратегии

с точки зрения бюджета и деятельности.

Как и в случае с логическим уровнем, в исследовании Techaisle были определены три

технологии, которые компании среднего размера считают необходимыми для

повышения продуктивности: современные ПК, облако и мобильность.

10

За последние несколько лет мобильность перестала быть лишь важным

расширением базовой инфраструктуры и стала неотъемлемым компонентом

стратегии ее развития. С точки зрения ИТ, мобильность значительно усложняет

управление ИТ-стеком и обеспечение его безопасности. Однако связь между

мобильностью и продуктивностью (а также между мобильностью, привлечением и

удержанием молодых сотрудников) настолько убедительна, что ИТ-операциям

средних предприятий необходимо наращивать потенциал для развертывания и

поддержки средств обеспечения мобильности.

Если ПК являются важным фактором повышения продуктивности, поскольку

расширяют возможности отдельных сотрудников (что соответствует

действительности), то современные ПК можно справедливо рассматривать как

основу для предоставления сотрудникам возможности использовать

существующие и новые решения для повышения продуктивности. Возможности,

которыми располагают современные ПК, а именно: поддержка мобильности,

совместной работы и уровней безопасности, обеспечивающих защиту все более

гибкой рабочей среды, — очень важны для развертывания решений логического

уровня, поддерживающих оперативные процессы.

Облако — это не «физический» уровень в прямом смысле слова. Однако, как

и мобильность, оно является обязательным компонентом современной ИТ-

инфраструктуры. Кроме того, как и современные ПК, облако обеспечивает

поддержку таких возможностей, как совместная работа и доступ к приложениям,

информации и данным, которые имеют критическое значение для поддержки

основных процессов. Более того, облако предоставляет уникальные

возможности для ускорения процессов, которые не могут предложить

технологии других платформ. В облаке доступно практически безграничное

множество конфигураций. Они, как правило, подключаются через API-

интерфейсы и создают набор функциональных возможностей, которые

отражают практически любые требования процессов и адаптируются к ним.

Облако — это платформа, объединяющая технологии физического уровня и

позволяющая обеспечить полную поддержку решений, связанных с процессами

11

и бизнес-целями, в частности с теми, которые ориентированы на повышение

продуктивности.

Выводы: использование ИТ-решений для повышения продук-тивности на предприятиях среднего размера Анализируя тенденции в сфере ИТ на предприятиях среднего размера в течение нескольких десятков лет, специалисты Techaisle наблюдали изменения способов, с помощью которых эти предприятия связывают технологии и продуктивность работы, а также трансформацию задач, которые можно решить благодаря согласованию целей ИТ-службы и организации.

В прошлом основной точкой соприкосновения технологий и продуктивности был отдельный сотрудник. Новые системы ориентированы на поддержку всего персонала. Для повышения продуктивности отдельных сотрудников организации среднего размера использовали в основном готовые компоненты — настольные ПК, серверы и сетевое оборудование, а затем применяли эти платформы в качестве базы для оцифровки и ускорения отдельных бизнес-процессов.

Развиваясь, компании среднего размера смещают приоритеты с продуктивности отдельных сотрудников на более широкий набор процессов и предприятие в целом. Все чаще усилия направляются на повышение продуктивности групп, а не отдельных сотрудников. ИТ-службы начинают действовать более глобально, чтобы управлять связями между группами, приложениями и источниками данных, а не просто администрировать сетевую инфраструктуру и обеспечивать ее безопасность. Цифровой бизнес распространяется на все подразделения, не ограничиваясь отдельными рабочими нагрузками, что позволяет повысить эффективность не только самих систем, но и их совместной работы.

Для «нового уровня» продуктивности предпри-ятий среднего размера необходимы новые логические и физические ресурсы, а также новые навыки управления ИТ-средой. Это требует единого видения и ответственного подхода со стороны руково-дителей компании, ИТ-службы и персонала всех рабочих групп. Чтобы обеспечить улучшения в упреждающем режиме, руководители предприятий среднего размера и их ИТ-служб должны развивать видение, необходимое для создания стратегии, поддерживающей все этапы цифровой трансформации. Результатом этого будет повышение продуктивности на каждом этапе процесса и создание платформы, которая предсказуемо развивается, обеспечивая эффективность и успешность работы в долгосрочной перспективе.

12

Techaisle — это международная организация, занимающаяся исследованием рынка ИТ и отраслевым анализом в сфере малого и среднего бизнеса. В основу деятельности Techaisle изначально заложено понимание того, что стратегии выхода на рынок требуют комплексного исследования, гибких средств сбора и обработки данных и более глубокого анализа. Понимая важность согласованности данных, собранных на разных рынках, для обоснованного стратегического планирования, Techaisle сохраняет комплексный подход к аналитике и выполняет глобально согласованный анализ предприятий малого и среднего бизнеса, а также их партнеров в различных регионах мира. Для достижения своих целей Techaisle проводит опросы с участием предприятий малого и среднего бизнеса, а также их партнеров, чтобы понять тенденции и возможности рынка, покупательское поведение и намерения, а также приоритеты в плане ИТ. Помимо освещения новых технологий, таких как облачные технологии для малого и среднего бизнеса, управляемые услуги, средства обеспечения мобильности, использование социальных сетей, виртуализация, бизнес-аналитика, большие данные, решения для совместной работы и сетевые технологии, широкий охват при исследовании каналов сбыта гарантирует компании глубокое понимание реселлеров и партнеров по продажам по всему миру. Анализ Techaisle базируется на прочной информационной основе, а аналитики компании владеют как методами первичных исследований, так и отраслевыми знаниями, что является редким сочетанием. Techaisle предлагает своим клиентам синдикативные исследования, специализированные первичные исследования, консультационные услуги, услуги конкурентной разведки и исследования по выявлению сегментов рынка. Чтобы получить дополнительную информацию, посетите веб-сайт www.techaisle.com.

О к омпании Techaisle

Контактная информация:

Тел.: 408-459-7751

5053 Doyle Rd, Suite 105, San Jose, CA 95129, США

| США

| Сингапур

| Индия

БЕЛАЯ КНИГА TECHAISLE