فكرة عامة نظم ادراة المستندات ، األرشيف األلكترونى

ميكنة دورات العمل المستندية

Sept. 2012 - Page 2 نظم ادارة المستندات

ELO DMS Solutions The Standard for Document Management

نظام ادارة المستندات

فكرة عامة عن النظام

سائل، فواتير، رسومات، صور، ملفات ر عقود ، أذون شراء ، أذون بيع ، (يتيح البرنامج فهرسة وترتيب مختلف الوثائق .وتخزينها مركزيًا حتى يسهل استرجاعها من خالل واجهة تطبيق واحدة...) الكترونية، بريد الكترونى،

التعامل مع الوثائق : يحتوى على عدد من التطبيقات االضافية والتى تضيف العديد من الوظائف للبرنامج الرئيسى مثل )Workflow(مع برامج اخرى، الفهرسة االتوماتيكية ، انظمة تدفق العمل من خالل االنترنت، ربطه

لهذا، و المدمجة الوثائق إدارة في المستخدمة البرامج أحدث من ELO DMS Solutions الوثائق إدارة نظام ُيعتبر

على تساعدك داخلية تحكم إجراءات مباستخدا مصدرها، عن النظر بغض تلقائياً الوثائق من نوع أي معالجة على القدرة البرنامج

و تخزين الوثائق حيث ينشأ وتصنيف استيراد على ELO DMS Solutions يعمل حيث .والتوافق المراجعة بمتطلبات اإليفاء .مختلفة لها للقيام بوظائف النظام المختلفة

من وباالستفادة .وتسجيلها بها والتحكم تأمينها تم قد الوصول عمليات جميع أن اإلضافية السجالت إدارة وظائف تضمن

إلدارة فعالة وظيفة ELO DMS Solutions يقدم العالمية، الدمج ووظائف محتوى ويب وٕادارة العمل سير وظائف فعالية

.المؤسسة في التوسع عملية لتمكين وذلك ،ECM التجارية محتوى المشاريع

ELO DMS Solutions المزايا من فقط ليس تطلًبا المستخدمين أكثر حتى حيث سينبهر واألمان الراحة يوفر يجعل حيث األمان، وأعلى معدالت العالية الدمج إمكانية إلى باإلضافة هذا – إدارته وبساطة معه التعامل سهولة من ولكن الشاملة،

.بلالمستق باحتياجاتك في لإليفاء التطور على قادر منتج ELO DMS Solutions من هذا كل

:وجود نظام يحدد الصالحيات المختلفة للمستخدمين و كذلك درجة السرية بالنسبة للوثائق على مستويات مختلفة مثل

).مستند أو جزء من مستند(السماح باستطالع مستند محدد أو عدم السماح -

.السماح بالتعامل مع كابينة ملفات رئيسية أو فرعية أو عدم السماح -

.المستندات أو عدم السماح السماح بطباعة صور -

.السماح بالتعامل مع عدد معين من الدورات المستندية و تحدد الدور و االطار الزمنى الالزم النجاز األعمال -

.السماح بانشاء دورة مستندية جديدة -

. باالضافة الى السماحيات الخاصة بادارة النظام من الناحية الفنية -

Sept. 2012 - Page 3 نظم ادارة المستندات

نظام ميكنة دورات العملWorkflow

نهدف هنا الى تحسين االداء و توفير الوقت للعاملين فى تنفيذ كافة أعمالهم اليومية باالضافة الى مساعدة االدارة -

العليا على المتابع الدقيقة و السريع لألعمال و اتخاذ القرارات الالزمة سواءا من مقر الشركة أو من أى مكان آخر .رنت يمكن من خالله الدخول الى شبكة االنت

أيضا يمكن تحديد اطار زمنى لكل خطوة من خطوات الدورات المستندية و االجراءات االحتياطية لكل خطوة مما - يعنى سرعة فى االداء و دقة فى العمل و تحسين فى اداء الخدمة للعاملين و المستفيدين ؟

التكامل مع االنظمة األخرى SAP , MS AX مثل ERP نظم الماليةالربط مع نظام قواعد البيانات العالقية و ال -

o يتم الربط فى االتجاهين حيث يسمح لمستخدمERP باالستفادة من امكانياتELO كما يسمح لمستخدمELO بالتكامل مع البيانات المتدوالة علىERP .

o يستكمل ميكنة دورات العمل الموجودة بالفعل علىERP بنظم تدفق العمل المتاحة علىELO.

o ملف فنى باللغة االنجليزية لشرح كيفية تنفيذ التكامل مرفق.

:الربط مع خادم الفاكس الرئيسى -

o يمكن للنظام استقبال الفاكسات الواردة و أرشفتها الكترونيا لالطالع عليها من أى مكان و ذلك بالربط مع . الشركة نظام الخادم الرئيسى للفاكس الموجود ب

o أيا كان عددها آليا و تحرير تقرير الجهات األخرى الى الشركة اكسات من أيضا يمكن للنظام ارسال الفو ذلك بالربط مع نظام الخادم الرئيسى للفاكس ) ما تم ارساله و ما فشل فى ارساله(بعملية االرسال

. الشركة الموجود ب

:الربط مع البرد األلكترونى -

o يمكن للنظام استقبال الرسائل الواردة و أرشفتها الكترونيا لالطالع عليها من أى مكان.

o أيا كان عددها آليا و تحرير تقرير الجهات األخرى الى الشركة أيضا يمكن للنظام ارسال الرسائل من ) .ما تم ارساله و ما فشل فى ارساله(بعملية االرسال

Sept. 2012 - Page 4 نظم ادارة المستندات

:الربط مع البرمجيات األخرى -

o يمكن للنظام استقبال المخرجات الواردة من األنظمة األخرى مثل النظام المالى و أرشفتها الكترونيا .لالطالع عليها من أى مكان و ذلك بالربط مع النظام المالى و األنظمة األخرى

o أيضا يمكن للنظام ارسال صور المستندات المطلوبة لألنظمة األخرى حسب احتياجاتها.

نظام أهم وظائفELO EDMS Solutions

.الحفاظ على المستندات األصلية من التلف والضياع .١ .تحويل الكم المتراكم من األوراق الى صورة الكترونية مع إدخال بيانات المستندات .٢

ى و الـتأشير تداول المستندات الكترونيا بين االدارات و الفروع المختلفة مع امكانية الختم و التوقيع االلكترون .٣ .و تدوين المالحظات على الصورة االلكترونية كما يتم االن فى الشكل اليدوى

.خالل ميكنة دورات العمل تحسين اداء العمل اليومى من .٤

. إنشاء قاعدة بيانات متكاملة للمعلومات االلكترونيه لدعم متخذي القرارات .٥ .ذالتأكد من عدم توقف العمل اليومي خالل مراحل التفي .٦ .تطوير وزيادة كفاءه العاملين عن طريق توفير التقنيه والخبرة العملية .٧

Sept. 2012 - Page 5 نظم ادارة المستندات

، و ھى شركة رائدة فى األلمانية ELO Digital Officeبرامج األرشيف األلكترونى من انتاج شركة بتتقدم الشركة

عالميا و قد قامت بتطبيق ھذة الحلول مجال نظم المعلومات و الحلول الخاصة الخاصة باألرشيف األلكترونى و ادارة المستندات :فى العديد من الشركات العالمية مثل

الخطوط الجوية األلمانية .١

شركة مرسيدس للسيارات .٢

شركة كرايسلر للسيارت .٣

٤. Good Year

.و غيرھم من الشركات و البنوك و الھيئات العالمية

:لشركات ، نذكر منھا على سبيل المثال ال الحصر و فى مصر تم تطبيق ھذة الحلول فى بعض البنوك و الھيئات و ا

)احدى شركات مجلس الدفاع الوطنى(شركة وادى النيل للمقاوالت و األستثمار العقارى .١

البنك العربى األفريقى الدولى .٢

)شتا جروب IGIاحدى شركات مجموعة (شركة انكوم لخدمات البترول و الطاقة .٣

غرفة المنشآت الفندقية .٤

لتداول األوراق المالية شركة حلوان .٥

Sept. 2012 - Page 6 نظم ادارة المستندات

ادارة المستندات و المحتوى EDMS Solution

أن نوضح ھنا الخطوط العريضة للمھام التى ستقوم بھا الشركة فى ھذا المشروع أيا كان االصدار الذى يرغب العميل أيضا و نود :فى اقتناءه و الذى يلبى احتياجاته

التحليل:

o ة بعملية تحليل للمستندات الموجودة بالفعل فى الكم المتراكم و المتولدة حديثا من العمل اليومى تقوم الشرك ) .حجما و عددا و جودة(للوقوف على طبيعة المستندات

o تقترح الشركة بعد ھذة الدراسة دورة عمل لتنفيذ المشروع و مسح الكم المتراكم مع التوصية ببعض التعديالت .دية ان لزم االمر فى الدورة المستن

o أيضا تقترح الشركة البيانات األساسية لعملية البحث عن المستندات و كيفية ادخالھا يدويا أو ببعض التكنولوجيا .المقدمة فى ھذا العرض ELOو التى تتوفر فى جميع برامج .. .OCR, Barcode, etcالحديثة مثل

تثبيت البرامج:

o رامج على أجھزة الحاسب اآللى لدى العميل خالل يومين من توريد البرامج لديه تقوم الشركة بعملية تثبيت الب .و توفير األجھزة الالزمة

o أيضا تساعد الشركة العميل فى بناء حقول البيانات التى نتجت عن عملية التحليل و الى يقرھا العميل أو يعدل .فيھا حسب متطلبات العمل لديه

Sept. 2012 - Page 7 نظم ادارة المستندات

o ملين لدى العميل أثناء عملية التثبيت كنوع من التدريب العملى تتولى الشركة تدريب بعض العاOn-Job Training .

o تسلم الشركة العميل كافة المستندات الفنية الالزمة و كذلك دليل المستخدم.

التدريب:

o ادارة (نظام من الفنيين ىمدير منمستخدمين على البرامج ، و عدد منتقوم الشركة بتدريب عدد ) .لىالحاسب اآل