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Design in Office Software – einige Basisinfos

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Einsatzgebiete

Intern/Extern = Corporate Communications = gestaltungswürdig

Korrespondenz Briefe Angebote Rechnungen

Arbeitsunterlagen Konzepte Berichte Protokolle Planungspapiere

Marketing Newsletter Businesspläne

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Der Briefbogen

Für Start-Ups ist eine »virtuelle Geschäftsausstattung« budgetschonend in der Gründungsphase

Firmen mit überwiegend Onlinekommunikation können die klassischen Vordrucke ersetzen Briefbogen Angebot/Rechnung Faxformular

Onlinekommunikation bekommt die gleiche optische Qualität E-Mail-Gestaltung PDF-Kommunikation

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Funktionsumfang

Arbeit und Funktionsumfangvon modernen Textverarbeitungsprogrammen ist teilweise vergleichbar mit Seitengestaltungsprogrammen (InDesign, QuarkXpress)

Freie Schriftwahl Platzierung von grafischen

Elementen Formatvorlagen Tabellen Textrahmen Farben

Darüberhinausgehende Funktionen, die einer »guten Gestaltung« auch mal hinderlich sind

Serienbrief Texteffekte Feldfunktionen Rechenoperationen Designvorlagen Thesaurus Formulare Makros

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Kontrollverlust

Der immense Funktionsumfang von Word kann zu einem Kontrollverlust über die Gestaltung führen Klassischer Briefbogen aus der

Vor-PC-Zeit (1985) Mit Schreibmaschine gefüllt Könnte heute mit Word so

aussehen

Meinungsführerschaft behalten bedeutet: der Designer muss dem User Unterstützung bieten.

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Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck)

Der Briefbogen wird klassisch gestaltet, inklusive der Kommunikationsdaten und z.B. im Offsetdruck vorproduziertDie Textinhalte werden in Word formatiert und per Desktopdrucker auf den Briefbogen gedruckt

Designer:Kein Lernbedarf – sollte den Kunden für den Umgang mit Word sensibilisieren (Corporate Design)

Kunde: Hat komplette Gestaltungsfreiheit beim Inhalt – muss die Vorgaben des Designers, bzw. das Corporate Design verinnerlichen

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Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck)

Vorteile Höchste Gestaltungsfreiheit Höchste Gestaltungsqualität

(Mikrotypografie) Farbsicherheit SW-Drucker reicht Schnelligkeit

Nachteile Produktions-Vorkosten

(1. und 2. Seite) Wenig flexibel Nicht onlinetauglich

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Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck)

Nur die gestaltungsprägenden Elemente werden vorgedruckt (Farbflächen, Logo, …)Sämtliche Textelemente inklusive der Kommunikationsdaten sind in Word festgelegt und werden in den Vordruck gedruckt

Anpassung von Wordelemente an Vordruck müssen Spielraum (< 2 mm) erlaubenEs gibt Abstriche bei der MikrotypografieDie Vorlage kann flexibel für die gesamte Unternehmens-kommunikation genutzt werden

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Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck)

Vorteile Hohe Gestaltungsfreiheit Hohe Gestaltungsqualität Farbsicherheit SW-Drucker Schnelligkeit Bedingt onlinetauglich Flexibel als 1./2. Seite

nutzbar

Nachteile Produktionsvorkosten Anpassung von

Vordruck und Eindruck Nur bedingt onlinetauglich

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Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier)

Es liegt lediglich ein Blankopapier vor Weiß Farbig Wasserzeichen Klassisches Geschäftspapier Naturpapier

Alle Elemente (Gestaltungselemente und Texte) können ohne Anpassungen auf das Papier gedruckt werden

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Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier)

Vorteile Gute Gestaltungsfreiheit Flexibel für gesamte

Kommunikation Keine Produktionsvorkosten Farbe als Informationsträger

nutzbar OnlinetauglichNachteile Gestaltung eingeschränkt Abstriche bei Typoqualität Kosten bei Massendruck Druckgeschwindigkeit Keine Farbsicherheit »Kalibrierungsbedarf« in

größeren Firmen

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Ein paar grundlegende Hinweise

Schriften Satzspiegel Formatierungen Farbe

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Schriften

Alle Schriften die dem System zur Verfügung gestellt sind können in Word genutzt werden.Es sollten Fonts gewählt werden die den User nicht überfordern und den Konventionen von Word folgen: Normal Kursiv Fett Fettkursiv

Systemschriftenoder spezielle Office-Pakete von Satzschriften

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Satzspiegel

Briefbogen vor ComputerKorrespondenztexte waren unten(Greiferrand Schreibmaschine)Gesamte Blattbreite wurde für Text genutzt (= 80 Zeichen/Zeile)Moderner PC-Schrift erreichen ca. 110 Zeichen/Zeile(= ein Drittel mehr pro Zeile)Der Satzspiegel sollte schmal gehalten werden. Auch wenn es Überzeugung des Kunden erfordert, der möchte das Papier ausnutzen.

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Formatierungen

Oft wird mit Word noch wie mit einer Schreibmaschine gearbeitet, (nebenan ein Worddokument mit eingeblendeten Steuerzeichen) Formatvorlagen helfen Gestaltunsvorgaben umzusetzenOft muss hier Überzeugungsarbeit geleistet werden, damit Word in seiner Funktionalität effektiv nutzbar ist, besonders bei:

Längeren Texten Gegliederten Texten Einsatz von Word-Automatiken

(Inhaltsverzeichnis, Fußnoten, Kapitelüberschriften)

Einsatz von Makros

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Farbe

Officesoftwares arbeiten i.d.R. im RGB-ModusÜbliche Bürodrucker verarbeiten Daten ebenfalls in RGB(Druckertreiber sorgt für die Umsetzung in CMYK oder bei den Fotodruckern in 6, 7, 8, 9 Farben)Kein FarbmanagementFarben sehen am Bildschirm anders aus als bei der Ausgabe Bildschirmansicht eines Briefes Druckansicht des Briefes

(Beachten Sie die Änderung des Blautons im Logo)

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Wann macht ein »virtueller« Briefbogen Sinn?

Regelmäßiger Online-Einsatz (Verteilung per Internet, Intranet, E-Mail)

Überschaubarer Printbedarf (< 50 Printvordrucke im Monat)

Aktueller Anpassungsbedarf/Individualisierungen(z.B. Startups, Vereine)