BUDGETVRIENDELIJKDIGITALISERENStappenplan en tips

Geert VAN REYN (KU Leuven ; Augustijns Historisch Instituut)

2 DELEN :I. Digitaliseringsprojecten Studiecentrum “Capuchins in the Low Countries”(Faculteit Theologie- en Religiewetenschappen, KU Leuven)

II. Stappenplan budgetvriendelijk digitaliseren

Deel I : Kapucijnenproject - digitalisatie

• Deel van hun grote bibliotheek

• Archief

Studie- en Documentatiecentrum “Capuchins in the Low Countries”

Schenking van Vlaamse kapucijnenprovincie

www.capuchins-in-the-low-countries.org

Studies over de kapucijnen (vb. spotprenten)

• Meer bekendheid en zichtbaarheid• Meerwaarde voor onderzoeker• Preservatie fragiele stukken

Waarom digitaliseren?

A. Proefproject : oude kapucijnentheses58 theses (verspreid in Leuven, Sint-Truiden, ‘s-Hertogenbosch)Deze van Leuven ingescand, andere ter plaatse gefotografeerd

o Bijsnijden + rechtzetteno Bewerkeno Objecten hernoemen (in bulk)

Software boekscanner :

Excell-Lijst met labels (paginering, naamgeving, etc.)

Voor verzekerde opslag en preservatie + het permanent beschikbaar houden van digitale objecten ….

Zoek- en bladerinterface

Repertorium oude kapucijnentheses

B. Tweede, groter project : 40tal diverse werken

Met hulp van vrijwilligers op boekscanner Zeutschel Beschikbaar gemaakt via

Archiefstukken oude drukken, waaronder : atlassen rijk geïllustreerde werken

Moderne (naslag)werken, o.m. Hildebrand

Enkele detailresultaten :

HILDEBRANDs 10-delig monumentaal werk

Volledig ingescand op grijswaarde 300 dpi

OCR toegepast (Abbyy FineReader 11)

resultaat : opzoekbare PDF, geupload op site

5719 pagina’s 150 MB

OCR op PDF : 1/3 opslagruimte

Kostprijs ABBYY FineReader 12…. 129 €

ABBYY FineReader 11

Gedigitaliseerd door Digilab

C. “Top 100” van oude werken geschreven door kapucijnen uit de Nederlanden

Mysterieuze(?) fotograaf in actie

Naamgeving digitale foto’s met Digicorder (ontwikkeld door Diederik Lanoye)

o Digitalisering van honderden archiefstukken door FamilySearch (lopend)

o Digitalisering van tijdschrift Bibliographia Francescana (lopend)

o Digitalisering 100tal koperplaatjes (lopend)

o Digitalisering 1000tal illustraties kapucijnen Nederlanden (voorzien voor 2015-6)

o Opstellen virtuele tentoonstelling JOANNES EVANGELISTA van ‘s-Hertogenbosch (2016)

D. Nog andere projecten op stapel of lopend :

Digitalisering tijdschrift Bibliographia franciscanaLossnijden boekbanden op snijmachine

Scannen op de kopieer/scantoestellen met automatische invoer

Digicorder

DEEL II : Budgetvriendelijke digitalisering

Stappenplan budgetvriendelijke digitalisatie

Wat?

Hoe digitaliseren?

Hoe resultaten presenteren?

Wat?o Alles wat je zelf om één of andere reden interessant vindto Alles wat je collectie uniek, speciaal maakt

o Enkel non-copyright materiaal of waarvoor je toelating hebt gekregeno Wat nog niet reeds (gratis) beschikbaar is op internet

Maar … enkele beperkingen

o Oude drukkeno Oud archiefmateriaalo Gravures, fotomateriaalo Plaatselijk tijdschrift, eigen publicatieso Waar (plaatselijke) namen in voorkomen genealogie

Komt in het bijzonder in aanmerking :

Kies eerst een afgelijnd PROEFPROJECT!Afhankelijk van waar je uiteindelijke focus ligt, maar ook op zichzelf staand

Plaatselijk tijdschrift /blaadje

Plaatselijke publicaties

Archiefmateriaal

Fotomateriaal

Oude drukken

Partituren

Kunstobjecten

Themanummer, de index, eerste nummer(s)

(Plaatselijke) auteur

Bepaald type stukken, verslagen, gebeurtenis….

Bepaald (jubileum)jaar, locatie, evenement

Auteur, genre (toneelstukken), …

HOE digitaliseren?

Digitaal fototoestel Flatbedscanner (A4)• Voor alle vormen en formaten • Kleine, dunne documenten• Niet beschadigend voor oude

drukkenNiet aan te raden voor fragiele documenten

• Vervorming van documenten Constante, hoge kwaliteit• Licht en scherpte moeilijk

constant te houdengoede controle over enkele factoren(licht, …)

Goed voor intensief gebruik • zeer tijdrovend… 21 sec. per scan

Fotograferen of inscannen?

Ja, maar enkel voor bepaalde objecten, zoals foto’s, losse bladen en documenten die mogen platgedrukt worden.

So you think you can scan

Minimumbenodigdheden eigen Digilab

Digitale camera

Statief

Afstandsbediening sluiter

Halter of ander gewicht

Lichtbron / bureaulamp

Glas

(Te) simpele opstelling

Aan te raden opstelling van eigen “Digilab” (mits afstandsbediening)

Nu overdrijf je…

En wie gaat die honderden foto’s trekken???

Resultaat : reeks onbewerkte digitale foto’s

kwaliteitsvolle digitale objecten met passende naamgeving

Bewerkingen nodig : snijden, … nieuwe naamgeving

Irfanview

nu ook in draagbare versie!

… en wie gaat die honderden foto’s zo bewerken???

Bewaar deze objecten (in jpeg) in een goed uitgekiende mappenstructuur op een (externe) harddisk = “onze Lias”

Pas op deze objecten OCR-programma (bvb. ABBYYFineReader) toe, of gebruik PDF Creator of andere, gelijkaardige programma’s om meerdere bestanden om te zetten in één PDF-bestand.

Resultaat : een (eventueel opzoekbaar) PDF-document (z/w of kleur)

HOE presenteren?

Gratis webadres/(sub)domeinnaam (indien nog beschikbaar: ____ .wordpress.com

(Vrij) eenvoudig creëren van mooie website (templates, …)

3 GB opslagruimte (!) = ca. 220 boeken in PDF

Of…

Gratis webadres/(sub)domeinnaam (indien nog beschikbaar: ____ .weebly.com)

(Vrij) eenvoudig creëren van mooie website (templates, …)

Ongelimiteerd aantal pagina’s (?)

10-STAPPENPLAN BUDGETVRIENDELIJKE DIGITALISATIE1. Bepaal het potentieel digitaliseerbaar materiaal van je collectie 2. Selecteer een proefproject3. Stel vooraf een heel duidelijke indeling (mappen)structuur en naamgeving (labeling) op4. Knutsel een eigen “Digilab” in elkaar voor je digitale camera5. Ga enthousiast op zoek naar gemotiveerde vrijwilligers, en fotograferen maar!6. Bewerk de ruwe opnames met een (gratis) softwareprogramma (Irfanview, …)7. Geef de opnames de juiste naam (in bulk Irfanview)8. Sla deze bestanden ook op op een externe harde schijf (back-up) 9. Zet de objecten om in een (opzoekbare) PDF (ABBYY FineReader, PDF Creator, ….)10. Creëer een eigen website (in Wordpress of Weebly, of …) en upload je PDFs op de site

Tracht steeds (kleine) verbeteringen aan te brengen aan je werkwijze, consulteer hiervoor vrienden, collega’s, ga op zoek op het internet, ...