Not started yet?What to do now!

Twinfield Masterclass4 december 2013

• Voorstellen• Wat verandert er met SEPA• Wat moet ik doen• Wat gebeurt er als ik niets doe• Wat ga ik doen

Not started yet?

Not started yet?

1 februari 2014

• Afronding invoering SEPA;• Huidige betaalproducten niet langer

bruikbaar;• Alleen nog Europese overschrijvingen en

incasso’s.• Andere Nederlandse betaalproducten

vervallen of worden SEPA compliant gemaakt (PIN, Chipknip, iDeal, Acceptgiro).

Not started yet?

Wat er verandert

• Rekeningnummer wordt IBAN;• Overschrijving wordt SEPA Credit Transfer (SCT);• Incasso wordt SEPA Direct Debit (SDD);• Bestandsformaat wordt ISO 20022.

• Meer informatie– Uw bank;– Softwareleveranciers;– overopiban.nl;– betaalvereniging.nl;– ibanbicservice.nl;– www.sepa-academy.nl.

Wijzigingen

Not started yet?

Een paar misverstanden

• De invoering van SEPA wordt uitgesteld;• Ik hoef niets te doen want ik heb geen buitenlands

betalingsverkeer;• Ik ben afhankelijk van mijn softwareleverancier;• Ik hoef voorlopig niets te doen, ik maak gebruik van een

conversiedienst.

Not started yet?

Wat te doen

• Overschrijving;• Incasso;• Acceptgiro.

Not started yet?

Overschrijving – Wat te doen

• Pas software aan:– Nieuw formaat voor aanleveren

betaalopdrachten;– Opslaan IBAN / BIC;– Reconciliatie.

• Vermeld IBAN op communicatie;• Verzamel IBAN van relaties.

Not started yet?

Incasso – Wat te doen

• Pas software aan:– Nieuw formaat voor aanleveren incasso opdrachten;– Opslaan aanvullende gegevens;– Vooraankondigingen;– OOFF, FRST, RCUR;– Reconciliatie (bruto/netto, uitvalposten).

• Sluit (zakelijk) Europees incassocontract (CreditorID);

• Ontwerp machtigingsformulieren;

Not started yet?

Incasso – Wat te doen

• Verzamel per klant IBAN en BIC, MandateID en datum ondertekening;

• Nieuw Mandate bij zakelijk;• Mandate registreren bij debtor bank;• Informeer klanten over bedrag en moment

van incasso (+ CreditorID en MandateID).

Not started yet?

Acceptgiro – Wat te doen

• Pas software aan:– Voor inprinten bij B- of C-contract;– Opslaan IBAN / BIC;– Reconciliatie, VerwInfo verdwijnt.

• Systeemtest bij B- of C-contract;• Bestel IBAN-Acceptgiroformulieren;• Verzamel IBAN van relaties;• Duale periode tot februari 2014, informeer de

klant.

Not started yet?

Wat gebeurt er als ik niets doe

• IBAN / BICOmdat– Banken niet langer

converteren in internetbankieren:

– Debiteuren op zoek moeten naar jouw IBAN:

– Transactie bestanden niet worden voorzien van IBAN:

Betekent ditMeer werk.

Debiteurentermijn loopt op.Betalingen alleen handmatig. Incasso onmogelijk.

Not started yet?

Wat gebeurt er als ik niets doe

• Dig. DagafschriftenOmdat– Inlezen niet mogelijk is:– Posten onterecht blijven

openstaan:

• IncassoOmdat– Incasso opdrachten

worden niet verwerkt:

Betekent ditMeer werk.Aanmaningen, relatie afnemer komt onder druk.

Betekent ditContinuïteit onderneming in gevaar. Overstappen op factureren. Debiteurentermijn loopt op.

Not started yet?

Wat gebeurt er als ik niets doe

• AcceptgiroOmdat– Verspreiden IBAN

Acceptgiro niet mogelijk is

Betekent ditOverstappen op factureren. Meer werk. Debiteurentermijn loopt op.

Not started yet?

Bare minimum

• Nagaan of administratie IBAN / BIC aan kan;• IBAN / BIC verzamelen;• Aanpassen Briefpapier, facturen, website, …

Not started yet?

Conversiediensten

• Tools die huidige formaten omzetten naar SEPA formaten (betaalopdrachten en rapportages);

• Meerdere commerciële aanbieders;• Wisselend qua functionaliteit / kosten;• Tijdelijke oplossing.

Not started yet?

Alternatieve betaalproducten

• Incasso en Acceptgiro;• AcceptEmail, factureren, FiNBOX,

vooruitbetaling;• Afstemmen op product, doelgroep, hoogte

transactie, enz.

Not started yet?

Machtiging via internet of telefoon

• Machtiging via internet– Ongeldige machtiging, nu en onder SEPA;– Twee opties:• Doorgaan = risico acceptatie;• Overgaan naar schriftelijke machtiging.

• Telefonische machtiging:– Soms geldig en dus te converteren naar SEPA;– Anders risico acceptatie of overgaan naar

schriftelijke machtiging.

Not started yet?

Pre-notificatie

• Bedrag en datum vooraankondigen;• Minimaal 14 dagen voor incasso;• Persoonlijk adresseren;• Vormvrij;• Overweeg:– Incassoschema;– In algemene voorwaarden herincasso opnemen;– Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving bij niet

bekende datum of bedrag.

Not started yet?

B2B incasso

• Nieuwe handtekening omdat bedrag niet storneerbaar;

• Debiteur moet machtiging registreren bij zijn bank;

• Onduidelijk wanneer te starten met incasso;• CORE schema kan ook gebruikt worden;• Stornorecht bij CORE

Not started yet?

Wat kan de accountant doen

• Voldoende SEPA kennis in huis?• SEPA Implementatie Gids voor het MKB– Eigen SEPA compliancy;– Naslagwerk voor bediening klant.

Not started yet?

Wat kan de accountant doen

• Check:– Zijn facturen voorzien van IBAN en BIC;– Zijn IBAN en BIC van relaties opgenomen in

administratie;– Zijn alle relaties op de hoogte van IBAN en BIC van

bedrijf.

Not started yet?

Wat kan de accountant doen

• Check:– Hoe is het betalingsverkeer ingericht;– Welke producten betalingsverkeer worden

gebruikt;– Zijn systemen geschikt voor IBAN en BIC;– Kunnen systemen met nieuwe formaten werken;– Is alles goed getest.

Not started yet?

Wat kan de accountant doen

• Advies:– Impact beperkt, implementatie zelfstandig uit te

voeren: risico’s analyseren en maatregelen toetsen;

– Impact of risico groter: SEPA expertise in huis halen.

Not started yet?

Het International Bank Account Number (IBAN) wordt nu vooral gebruikt voor grensoverschrijdend betalingsverkeer. Straks zal zij ook voor het binnenlands betalingsverkeer gebruikt worden.

De lengte verschilt per land en bestaat uit maximaal 34 tekens. In Nederland bestaat het IBAN uit 18 tekens, als volgt:

NL99 BANK 0123 4567 89

De eerste twee tekens zijn de letters van de landcode (voor Nederland NL);De volgende twee tekens vormen een controlegetal, een algoritme om de geldigheid van het IBAN te controleren;De vier tekens daarna identificeren de bank; De laatste tien tekens worden gevormd door het huidig rekeningnummer, zo nodig voorafgegaan door één of meer nullen.

Voor het omrekenen van het huidige rekeningnummer naar IBAN zijn diverse tools beschikbaar, onder andere via http://www.ibanbicservice.nl.

Not started yet?

De Business Identifier Code (BIC) identificeert de bank van de rekeninghouder. De BIC bestaat uit minimaal acht en maximaal 11 tekens.

BANK NL 2A

De eerste vier tekens identificeren de bank. De volgende twee tekens zijn de letters van de landcode. De laatste twee tekens vormen de plaatscode.

Voor SEPA betaalopdrachten geldt dat de code door de bank wordt toegevoegd. Voor binnenlandse betalingen vanaf februari 2014, voor grensoverschrijdende betalingen vanaf februari 2016.

Not started yet?

Voor een SDD geldt:

• Incasso's worden in euro's verricht;• Het gebruik van IBAN is verplicht;• BIC wordt door de bank toegevoegd. Voor binnenlandse

betalingen vanaf februari 2014, voor grensoverschrijdende vanaf februari 2016. Sommige banken starten eerder;

• Het betalingskenmerk (EndToEndId) krijgt 35 posities (nu 16) en wordt gedurende het hele overboekingsproces ongewijzigd doorgegeven. Daarmee is het betalingskenmerk bij uitstek geschikt voor reconciliatie;

• De ruimte voor de omschrijving wordt uitgebreid naar 140 posities (nu 96).

... vervolg ...

Not started yet?

... vervolg ...

• Het formaat voor het incassobestand wijzigt. Vanaf februari 2014 wordt het huidige formaat ClieOp03 niet meer verwerkt. Het nieuwe formaat is gebaseerd op de ISO20022 standaard en kan verschillen per bank. De nieuwe bestanden in XML zijn tot 10x zo groot;

• Een incasso-opdracht moet eerder worden aangeleverd bij de bank dan nu het geval is;

• De incassant sluit een Europees incassocontract met zijn bank;• Bij het afsluiten van het eerste Europees incassocontract verkrijgt de

incassant een IncassantID;• Het IncassantID is uniek voor de onderneming en kan worden

hergebruikt in Europese incassocontracten met alle banken;• Klanten verstrekken machtiging om eenmalig of doorlopend

bedragen van de rekening te laten incasseren. Daarin staat duidelijk omschreven welke bedragen de incassant mag afschrijven.

Not started yet?

Voor een SCT geldt:

• Overschrijvingen vinden plaats in euro's;• Het gebruik van IBAN is verplicht;• BIC wordt door de bank toegevoegd. Voor binnenlandse betalingen

vanaf februari 2014, voor grensoverschrijdende vanaf februari 2016. Sommige banken starten eerder;

• Het bedrag wordt in zijn geheel overgemaakt, kosten worden apart in rekening gebracht. De kosten worden gedeeld door debiteur en crediteur (shared);

• Het betalingskenmerk (EndToEndId) krijgt 35 posities (nu 16) en wordt gedurende het hele overboekingsproces ongewijzigd doorgegeven. Daarmee is het betalingskenmerk bij uitstek geschikt voor reconciliatie.

... vervolg ...

Not started yet?

... vervolg ...

• De ruimte voor de omschrijving wordt uitgebreid naar 140 posities (nu 96);

• Het formaat voor het betaalbestand wijzigt. Vanaf februari 2014 wordt het huidige formaat ClieOp03 en BTL91 niet meer verwerkt. De BTL91 kan nog wel worden gebruikt voor andere overboekingen dan SEPA overboekingen. Het nieuwe formaat is gebaseerd op de ISO20022 standaard en kan verschillen per bank. De nieuwe bestanden, in XML, zijn tot 10x zo groot;

• Bijschrijving vindt gegarandeerd binnen één werkdag plaats. Betalingen die worden aangeleverd voor de uiterlijke aanlevertijd van de bank worden dezelfde dag nog verwerkt.