NDA MISSTEPS AND SURPRISESPAABA BUSINESS LAW SECTION

JANUARY 14, 2014

Satya S. NarayanRoyse Law Firm, PCSNarayan@rroyselaw.comPhone: 650.521.5745

This presentation and its contents are solely for informational purposes and does not constitute legal advice. All clauses presented are samples only.Copyright © 2014, Satya S. Narayan & Royse Law Firm, PC. All rights reserved.

I. Introduction to the Non‐Disclosure Agreement (NDA)II. NDA Missteps and SurprisesIII. Example of the not so “boilerplate” NDAIV. Practitioner Tips

OVERVIEWOVERVIEW

I. introduction to the Non-Disclosure Agreement (NDA)

NDA Missteps and Surprises

Example of the not so "boilerplate" NDA

IV. Practitioner Tips

ROYSE

I. INTRODUCTION TO THE NDAI. INTRODUCTION TO THE NDA

C-

ROYSE

• Why enter into a confidentiality/ nondisclosure agreement (NDA)?– Protect confidential information and trade secrets

• When is an NDA needed?– BEFORE the client discloses and/or receives information

• What types of NDA are used?– Unilateral/ mutual/ multi‐party NDAs– NDAs may vary in form based on the contemplated transaction

• Some key terms of NDAs:– Definition of “Confidential Information”– Standard Exceptions– Permitted Use– Recipient’s Obligations– Permitted Disclosure– Term– Other Key Terms

NDAs 101

Broad vs narrow definition• Broad: Covers all information provided and lists protected categories

⁻ “any and all nonpublic information disclosed, including, without limitation, …”⁻ Includes oral and visual disclosures

• Narrow: ⁻ Covers only listed information⁻ Marking/ designation obligation (“marking”)

• “If the Confidential Information is embodied in tangible material, it will be labeled as ‘confidential,’ and if disclosed orally or visually, it will be identified as such at the time of disclosure and be confirmed in a writing to the Recipient within 30 days of such disclosure”

• DISCLOSERS BEWARE: Failure to abide by NDA designation provisions may preclude subsequent trade secret misappropriation claim (Convolve, Inc. v. Compaq Computer Corp., 2013 WL 3285331 (Fed. Cir. July 1, 2013) (applying California law to the trade secret misappropriation claim)

Definition of “Confidential Information”

Standard Exceptions:• In the public domain before disclosure, or subsequently enters the public 

domain through no fault of Recipient• Already in Recipient’s possession as evidenced by written records• Lawfully communicated to Recipient by a third party without 

confidentiality restrictions• Independently developed by Recipient as evidenced by written records• Not labeled as “confidential” or identified as “confidential” (if 

orally/visually disclosed)

Standard Exceptions

Limit Recipient’s scope of use of Confidential Information to a specific purpose• “Recipient may use the Discloser’s Confidential Information solely for 

evaluating a possible business relationship between the parties (the “Permitted Use”).”

• “Recipient agrees that it will hold the Discloser’s Confidential Information in strict confidence and will use the Discloser’s Confidential Information for no purpose other than the Permitted Use.”

Permitted UsePermitted Use

Limit Recipient's scope of use of Confidential Information to a specific purpose

• "Recipient may use the Discloser's Confidential Information solely for

evaluating a possible business relationship between the parties (the

"Permitted Use")."

• "Recipient agrees that it will hold the Discloser's Confidential

Information in strict confidence and will use the Discloser's

Confidential Information for no purpose other than the Permitted

Use."

ROYSE

• Non‐Disclosure– “Recipient will hold Discloser’s Confidential Information in strict confidence 

and not disclose to any third party any Confidential Information of the Discloser.”

• Standard of Care– “Recipient will protect the Confidential Information of Discloser with at least 

the same degree of care that Recipient uses to protect its own Confidential Information, but in no case, less than reasonable care.”

• Notice– “Recipient will immediately notify the Discloser upon discovery of any loss or 

unauthorized disclosure of the Discloser’s Confidential Information.”• Return or Destroy

– Upon termination or earlier, upon Discloser’s request– Include electronic copies– Certification of return/ destruction by Recipient’s executive officer– If Recipient, consider reserving rights to retain archival copy

Recipient’s Obligations

Limit Recipient’s right to disclose Confidential Information:• To employees and representatives; contractors (?); affiliates (?)

⁻ must have a “need to know” and be subject to binding confidentiality obligations that are at least as restrictive as the  terms of the NDA

⁻ “Recipient will limit access to the Discloser’s Confidential Information to only those of Recipient’s employees or authorized representatives having a need to know and who have signed confidentiality agreements containing, or are otherwise bound by, confidentiality obligations at least as restrictive as those contained herein.”

• Court order or legal requirement to disclose⁻ NOT AN EXCEPTION to the definition of Confidential Information⁻ Written notice and assistance clause to permit the Discloser to obtain a protective order

Permitted Disclosure

DIFFERENTIATE between the term of the NDA and the duration of the confidentiality obligation

• NDA usually has a fixed term of 1 to 2 years; BUT, generally want confidentiality obligation to be indefinite ‐ Limited confidentiality term may result in loss of trade secret protection (see Silicon Image, Inc. v. Analogk, Semiconductor, Inc., 2008 WL 166950 (N.D. Cal. Jan. 17, 2008)(ultimately settled))

‐ Even upon termination, Confidential Information may reside on Recipient’s archives or back‐up tapes

• Confidentiality term for non‐technical information not protected as trade secrets can be limited; protect technical information and trade secrets indefinitely

• Sometimes confidentiality obligation is stated to continue until such time that one of the standard exceptions becomes applicable₋ Limit expiration of obligation to particular information affected by standard exception

Term

• No License Grant– “Nothing in this NDA is intended to grant or imply any rights, by license or 

otherwise, to Recipient, including, without limitation, under any patent, copyright, trade secret, or other intellectual property right[, except the limited right to review Discloser’s Confidential Information solely for the purposes of consideration of a possible transaction between the parties.]”

• Limit Recipient’s Reproduction Right– No reproduction except as required to accomplish the intent of the NDA – All reproductions must include confidentiality/ proprietary notices

• No Reverse Engineering– “Recipient agrees not to modify, reverse engineer, decompile, create other works 

from, or disassemble any software programs furnished by Discloser without the Discloser’s prior written consent.”

• DISCLOSERS BEWARE of granting warranties.  Include a warranty disclaimer.• DISCLOSERS BEWARE of liability caps and disclaimer of consequential damages.

Other Key Terms

• Injunctive Relief– “Recipient acknowledges that money damages [would]/[may] not be a sufficient 

remedy for any breach of this NDA and that the Discloser [would]/[may] suffer irreparable harm as a result of such breach.  Accordingly, without limiting any other remedies available to Discloser, Recipient agrees that Discloser will be entitled to seek injunctive relief under this NDA, as well as such further relief as may be granted by a court of competent jurisdiction.”

• Enforcement– Specify governing law– Prevailing party in litigation will be entitled to its costs and reasonable attorneys’ 

fees

Other Key Terms

II. NDA MISSTEPS AND SURPRISESII. NDA MISSTEPS AND SURPRISES

ROYSE

• Mutual NDA v. One‐Way NDA– Do you really need a Mutual NDA?– Do you need the Discloser’s Confidential Information? What Confidential Information 

will be received? Will it taint Recipient’s Confidential Information?• NDAs for M&A transactions 

– Different from NDAs for commercial transactions– Strategic objectives in an M&A deal are different– Additional provisions: fact of transaction is confidential, non‐solicitation obligation, 

standstill provisions (if target is, or about to become, public co.), etc.– Sometimes separate NDAs with purchaser’s diligence advisors are executed where 

access to the target’s sensitive Confidential Information is limited to such advisors.  Form of such NDAs different.

• Using the NDA beyond its intended purpose– Using the NDA for purposes other preliminary discussions– If actual use (including testing) of a product is contemplated or services will be 

provided, an NDA may be inadequate

Using the Wrong Type of NDA

• Recipient favorable NDAs masquerading as “mutual” NDAs₋ Limited confidentiality term₋ Light obligations on the Recipient₋ Broader use and disclosure rights (e.g. disclosure to Recipient’s 

affiliates; residuals clause; etc.)₋ Liability capped or consequential damages disclaimed

• Can also have Discloser favorable NDAs masquerading as “mutual” NDAs

Misleading NDA Title

Warranties – E.g., warranties of accuracy, non‐infringement, compliance with laws, etc. – Recipient’s Perspective: 

• Accuracy Warranty: Recipient must be able to trust information that is shared to commit to a business relationship.

• Non‐infringement Warranty: Exposure to third party infringement claims based on Discloser’s Confidential Information

– Discloser’s Perspective:  All warranties disclaimed.• No value promised or exchanged at NDA stage• NDA’s limited scope of use of Confidential Information may not justify granting 

warranties• Unlimited liability nature of the NDA• Warranty exclusions and exclusive remedies are not negotiated at NDA stage• Definitive agreement will contain warranties• Accuracy warranty is a potential backdoor to claim reliance damages and diligence 

costs 

Warranties in NDA

• Recipient Indemnification: To protect against third party infringement claims based on Discloser’s Confidential Information– Same concerns from Discloser’s perspective as giving a non‐infringement 

warranty– Alternative: Discloser will not knowingly communicate any information to 

Recipient in violation of the proprietary rights of any third party.• Discloser Indemnification: Indemnity to cover losses and damages arising from 

disclosure or misuse by Recipient’s third party personnel (e.g., Recipient’s contractors) who are permitted access to Discloser’s Confidential Information– Alternative: Any disclosure or use of any Confidential Information of Discloser by 

any Recipient Representative other than as authorized in this NDA, shall be deemed a breach of this NDA by Recipient. 

• BEWARE of indemnification that does not involve third party claims– Action for breach of contract should be sufficient

Indemnities in NDA

DISCLOSERS BEWARE: A ‘residuals’ clause permits Recipients to use Confidential Information that they remember• Broad: Any information remembered

– “Recipient shall be free to use Residuals for any purpose. ‘Residuals’ means information in non‐tangible form which may be retained by those personnel of Recipient receiving Discloser’s Confidential Information under this Agreement.”

• Narrow: Limited to unintentionally remembered information in unaidedmemory– “‘Residuals’ means generalized ideas, concepts, know‐how, or 

techniques in non‐tangible form that are incidentally retained in the unaided memories of the Recipient’s employees. An employee’s memory is considered unaided if the employee has not intentionally memorized the Confidential Information.”

Residuals

• RECIPIENTS BEWARE of the “refrigeration” clause– Prevents employees of Recipient who have had access to Discloser’s 

Confidential Information from working on similar projects, products or services.

• DISCLOSERS BEWARE of the “anti‐refrigeration” clause– “Access to the Confidential Information of Discloser shall not 

preclude any employee of Recipient who has seen such Confidential Information from working on projects, products, or services for Recipient or its customers that are the same as or similar to Discloser’s projects, products, or services”

– Sample Protective Proviso: […; provided that such employee does not use or make reference to the Confidential Information of Discloser or refer to notes made as a result of access to such Confidential Information]

Refrigeration & Anti-Refrigeration

III. EXAMPLE OF THE NOT SO “BOILERPLATE” NDA

The contents of the next slide are for educational purposes only and should not be construed to constitute legal advice (which is dependent in every case on its own unique facts and circumstances). Clauses have been drafted by the presenter to reflect some issues encountered in NDAs; no plagiarism or copyright infringement is intended. The next slide is intentionally omitted from the take-home materials.

This slide intentionally omitted in distribution copy.This slide intentionally omitted in distribution copy.

ROYSE

• Ask the client questions to inform your review of the NDA– What is the nature of the contemplated transaction? What Confidential 

Information will be disclosed and received? How will each party use the other party’s Confidential Information? Where is the Recipient located? Etc.

• Assess what form of NDA should be used based on the contemplated transaction• If the client will be the primary discloser or will disclose sensitive Confidential 

Information, advise the client to propose its form of NDA• Allow time for negotiating the NDA• Advise the client regarding the risk of making certain types of concessions• Educate clients regarding NDA best practices

– Mark tangible materials as “Confidential Information.” Comply with marking and notice requirements for oral and visual disclosures. Keep notes of information disclosed and received.  Keep other party’s information confidential and treat it as you would your own. Etc.

IV. PRACTITIONER TIPS

Royse Law Practice AreasCorporate Securities

TaxMergers & Acquisitions

Fund ServicesIntellectual Property

Technology Transactions Labor & Employment

ImmigrationLitigation

Estate, Trust & Wealth StrategyReal EstateInternational

PALO ALTO1717 Embarcadero RoadPalo Alto, CA 94303

LOS ANGELES11150 Santa Monica Blvd., 

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SAN FRANCISCO135 Main Street, 

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