2013. 08 최 지 웅

Monday Tech Session - 이메일 -

2 - Internal Use Only -

비즈니스 메일

비즈니스 메일이란 거래처, 회사에서 서로 주고받으며 공유하는 업무적 자료 메일

2013년 전세계 이메일 사용자수 14억명

하루 2,940억건, 초당 290만건, 1년 90조건의 이메일 커뮤니케이션

목적: 의사 결정, 의견 개진, 회의 요청, 고객 지원, 자료 공유 등

3 - Internal Use Only -

이메일 대신 전화 사용을 사용해야 하는 경우

시급한 일의 처리

분명한 의사 전달 및 감정 전달이 필요한 경우

이메일을 잘 확인하지 않는 사람일 경우

4 - Internal Use Only -

메시지 작성에 심혈을 기울이기

메일 작성 후 바로 전달하지 말고, 중요한 메일의 경우 조언을 구함

보낸 메일을 상대방 혹은 고객사에서 돌려볼 수 있으므로, 양질의 정보/내용으로

깔끔하게 정리

5 - Internal Use Only -

개봉률 100%를 위한 전략적인 제목의 사용

회사이름, 본인 이름 등을 통한 스팸 메일 취급 방지

상대방에게 메일의 목적이 분명하게 들어있는 문구의 사용

6 - Internal Use Only -

국어를 못하면 이메일 작성도 어렵다

동일 단어, 동일 문구, 동일 조사를 사용한 반복이 없는 지 확인 할 것

문장이 길어지면 작은 문장으로 나누어 정리할 것

국어를 잘하는 사람이 영어도 잘함

7 - Internal Use Only -

고객이 모든 것을 아는 것이 아니다

고객이 기술적인 부분을 이해한다고 생각하지 말 것

고객이 모든 것을 모른다는 가정하게 이해하기 쉽게 작성할 것

링크가 포함될 경우 해당 내용에 대한 설명 후 참고 문헌으로 달기

8 - Internal Use Only -

두괄식, 핵심 내용은 앞에

친근함도 좋지만, 직급이 높을 수록 핵심 내용을 본론의 앞쪽에 요약하여 기술

메일 회신이 들어갈 경우 변경된 사항만 추린 후 메일 처음에 요약

9 - Internal Use Only -

본문은 요약하여 정리

메일을 장황하게 기술하지 말 것

대부분의 내용을 글머리를 활용하여 구분하고 요약하여 기술

10 - Internal Use Only -

통신 언어나 속어는 사용하지 말 것

평상시 아무리 친해도 비속어나 통신 용어는 사용하지 말 것

11 - Internal Use Only -

파일 첨부시

파일명을 이해하기 쉽게 변경하여 첨부

단순 내용의 텍스트 파일 경우 메일 제목과 동일하게 만들어 검색시 활용

12 - Internal Use Only -

BCC의 사용

가급적 BCC는 사용하지 말 것

수신자가 다수인 경우, 상호 연락처, 참조 등이 불필요한 경우

13 - Internal Use Only -

전송 전 확인 사항

상대방의 직급이나 이름에 오타 없는지 확인!

실수를 줄이기 위한 복사/붙여넣기 없는지 확인 – 복사/붙여넣기는 폰트를 망가뜨림

본문에 포함된 날짜와 시간이 맞는지 확인

문법 체크 필수

긴 문장에 어구를 이상하게 만들지 않는지 확인

14 - Internal Use Only -

전송 후 확인 사항

중요 메일은 반드시 고객/상대방에게 유선 연락으로 메일 전송했음을 통보

회신이 필요한 사항일 경우 반드시 캘린더에 회신 알림을 기록

15 - Internal Use Only -

메일 수신시

본인의 이름이 To, CC, BCC 중 어느 항목에 포함되어 있는지 반드시 확인

회신의 의무 - 본인이 TO 이며, 고객 이메일일 경우 확답을 바로 주지 못할 경우

받았음을 반드시 즉시 회신

16 - Internal Use Only -

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