Embed Size (px)
Soluzioni innovative
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless
Aton paperless è l’insieme delle soluzioni mirate ad eliminare o ridurre l’impiego della carta nei
processi di mobility
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless
Un caso d’uso
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Caso d’uso
la tentata vendita
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Caso d’uso
In un processo tipico di tentata vendita:• Il tentatista visita i clienti per la consegna della
merce• Registra su dispositivo mobile la merce
consegnata• Stampa un documento (e.g. bolle di consegna)
solitamente in 3 copie, lo fa firmare al cliente e gliene lascia una copia
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Caso d’uso
A fine giornata:• Il piazzista rientra in sede per il ricarico del
mezzo • Consegna copia dei documenti rilasciati in
sede per l’archiviazione• Queste copie firmate da chi riceve la merce
potrebbero servire ad esempio in caso di contestazioni successive
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Cosa comporta questo approccio?
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Accumulo di migliaia di documenti cartacei
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Impiego di personale dedicato alla gestione di questi documenti
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Lentezza nella ricerca di un certo documento
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Lentezza nella ricerca di un documento• A fronte di contestazioni da parte dei clienti
sulle merci consegnate, molte aziende trovano più conveniente abbonare al cliente i costi del prodotto piuttosto che spendere risorse nel ricercare il documento cartaceo firmato dal destinatario che comprovi la consegna conforme
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
In assenza di Aton Paperless
Costi per la conservazione dei documenti (ambienti, armadi, climatizzazione) e la sicurezza degli stessi (controllo accessi, etc)
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless
Aton Paperless
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus
In che punti del processo descritto si inserisce la soluzione paperless di Aton?
• Davanti al cliente, all’atto della produzione della documentazione di avvenuta consegna
• Nella gestione della copia del documento ad uso della sede
• Davanti al cliente, in caso di contestazione: permette di consultare documenti già archiviati
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Prima della (eventuale) stampa della bolla, il cliente firma direttamente sullo schermo del terminale
Aton Paperless - Focus
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Viene stampata una sola copia cartacea del documento, se richiesta* dal cliente
Copia per il cliente Copia per il venditore Copia per la sede
*Qualora il cliente aderisca a forme di notifica elettronica del documento (web, email…) il sistema può diventare paperless al 100%.
Aton Paperless - Focus
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus
Invio del documento elettronico su canale sicuro al sistema Aton paperless per l’archiviazione documentale
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
INVIO DEL DOCUMENTOIN CONFORMITÀ CON GLI STANDARD DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE*
*powered by:
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus
Accesso immediato da parte degli utenti autorizzati al documento
elettronico
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus
Visualizzazione dei documenti firmati sul PDA e possibilità di visualizzazione del PDF archiviato
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi di Aton paperless:• Minor tempo speso davanti al cliente nella
produzione dei documenti (varie stampe e firme)• Non serve scansionare il documento: il documento
firmato viene prodotto in digitale per essere inviato al sistema documentale
• Se il palmare è dotato di connettività (GPRS/UMTS/HSDPA), l’agente può consultare documenti già archiviati e gestire eventuali contestazioni
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi del paperless:• Ricerca rapida dei documenti• Possibilità di condividere il documento tra tutte le
persone autorizzate, ovunque• Nessuno spazio occupato per archiviare i faldoni di
documenti• Durata: il documento non si deteriora e rimane
sempre consultabile a distanza di anni• Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per
impedire accessi non autorizzati
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
ROIRitorno dell’Investimento Immediato
Vantaggi del Paperless
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless
Proteggi l’ambiente:più alberi e meno energia sprecata a riscaldare ambienti pieni di carta…
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless
Technical View
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Tech View
Componenti della soluzione• Applicazione mobile abilitata alla funzione
“aton paperless” (e.g. onRoad) • Aton Paperless Web Service: servizio web che
riceve dall’applicazione mobile documenti e metadati e si integra col sistema documentale
• Sistema di gestione documentale ed eventuale archiviazione sostitutiva*
*vedi appendice
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Architettura e flussi della soluzione Aton Paperless
ARCHIVIAZIONEDOCUMENTALE
ERP
PAPERLESS WEB SERVICE
HTTPSCONNESSIONE
SICURA
HTTPSCONNESSIONE
SICURA
Gli utenti accedono ai documenti digitali mediante il sistema
di gestione documentale scelto
100001001
DOCUMENTO+ METADATI
PER LA RICERCA
DATIONROAD
DATI DOC FIRMATO
Aton Paperless - Tech View
I flussi dati dell’applicazione mobile (e.g. onRoad) sono indipendenti dalla gestione documentale paperless
Il personale addetto alla gestione dei terminali monitora lo stato
di avanzamento nell’archiviazionedel documento
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless WebService
• viene fornito “as a service” via web
•gestisce i documenti dai PDA paperless e li invia al sistema documentale
• ha una console web per monitorare lo stato di archiviazione e consultare i documenti
PAPERLESS WEB SERVICE
Aton Paperless - Tech View
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus Normativa
Appendice(conservazione sostitutiva)
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus Normativa
La Legge Comunitaria ed Italiana oggi consente di certificare in “Conservazione Sostitutiva” parte dell’archivio (fatture, Registro IVA, Libro Giornale etc) conferendogli piena validità Fiscale e nei confronti dello Stato:• a costi inferiori rispetto alla carta (gestione e marche)• senza la necessità di dover conservare gli originali• gli originali possono non essere mai esistiti su carta
Copyright © 2010 Blue Mobility All Rights Reserved
Aton Paperless - Focus Normativa
• La Conservazione Sostitutiva è un processo applicabile ad una parte dell’archivio elettronico
• Consolida un insieme di documenti in un contenitore chiuso con Chiave Crittografica, una Marca Temporale ed una Firma Elettronica Qualificata del responsabile aziendale della conservazione
