S U C C E S S T H R O U G H VA L U E I N N OVAT I O N

“We're making

technologywork”

S O L U T I O N S

4FOOD: Tracking en tracing in detail

S P O T L I G H T

Christiaens Computer Service

Pasfrost traceert diepvriesgroenten van akker tot consument via Microsoft Dynamics NAV

BTW

A4_quadri_certipost.indd 1 18/10/2007 17:39:07

K E Y B O A R D > P a g e 3

I N H O U D & E D I T O R I A A L

EditoriaalInhoud

ColofonKeyBoard MagazineSuccess through value innovation

Uitgever: Lemarco - Brusselstraat 51 B-2018 Antwerpen +32 (0) 3 244 18 86 contact@lemarco.be

Redactie: Veerle Bonte, Dries Van Damme, Bert Verbeke, Patrick Dalle, Ludwig Van Lierde

Advertenties: Microsoft, Certipost, Belgacom

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange

Drukkerij: Artoos

Pasfrost traceert diepvriesgroenten van akker tot consument . . . . . . . . . . . . . . Pagina 4

S P O T L I G H T

Christiaens Computer Service:We're making technology work . . . . . . . . . . Pagina 6

S P O T L I G H T

Microsoft-baas Phillip Vandervoort over ERP . . . . . . . . . . . . Pagina 7

K E Y N O T E

Tracking en Tracing met 4FOOD:De oplossing voor voedingsbedrijven gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV . . . .Pagina 10

S O L U T I O N S

e-Signing en e-Invoicing:Meer mogelijkheden met het digitale certificaat van Certipost . . . . . . . . . . . . . . .Pagina 13

T R E N D WAT C H E R

Business Intelligence binnen handbereik in iedere KMO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pagina 14

T R E N D WAT C H E R

Christiaens Computer Service NVPassendalestraat 197aB-8980 Passendale

www.christiaens.netinfo@christiaens.net

Tel. +32 (0)51 78 83 83Fax +32 (0)51 78 83 73

Innoveren is vandaag de boodschap. Vanuit alle hoeken wordenbedrijfsleiders aangemoedigd om te blijven investeren in nieuwetechnologieën. Toch vergeet men maar al te vaak dat innoverenalleen geen garantie is op succes. Er zijn talloze voorbeelden vanbedrijven - ook Belgische - die aan de top stonden quatechnologische innovatie en die het toch niet gemaakt hebben.

Bij investeringen in technologie dient men immers één belangrijkdoel voor ogen te houden: de creatie van nieuwe waarde voor deklanten. 'Nieuwe waarde' kan betekenen: een verbetering van uwdiensten- en productaanbod of een verlaging van uw kostenzodat uw klanten minder zullen moeten betalen voor dezelfdedienstverlening.

Als informaticapartner hebben wij sinds jaar en dag hetzelfdedoel voor ogen. Wij willen u als KMO helpen om uwbedrijfsprocessen efficiënter en uw organisatie nogconcurrentiëler te maken. In dit eerste nummer van KeyBoard

Magazine willen wij graag onze visiemet u delen. De persoonlijke getuigenisvan een eindklant over deimplementatie van zijn nieuwebedrijfsoplossing biedt u een unieke kijkop de zaak. In een exclusief interviewgeeft Dhr. Phillip Vandervoort, GeneralManager van Microsoft Belgium enLuxembourg, bovendien meertoelichting bij het succes van hetMicrosoft Dynamics platform op de

Belgische markt. Tot slot zult u ontdekken hoe Certipost metelektronische facturatie u het leven wil vergemakkelijken.

Marc ChristiaensChristiaens Computer Service

K E Y B O A R D > P a g e 4

S P O T L I G H T

Op vraag van zijn klanten en conform degeldende voedingswetgeving moetPasfrost de oorsprong van alle geleverdeproducten kunnen achterhalen. Elk zakjediepvriesgroenten uit de supermarktmoet terug te brengen zijn tot eenbepaalde landbouwer en akker enomgekeerd.

Om het hoogste niveau vantraceerbaarheid te bereiken en tegelijkzijn efficiëntie te verbeteren, realiseerdePasfrost een volledige vernieuwing vanzijn informaticasystemen. Het bedrijfvoerde tegelijk een aantal belangrijkeinfrastructuurwerken uit. Dankzij eenideale integratie tussen software en

logistieke infrastructuur staat het bedrijfklaar voor verdere groei.

Traceren bij min vijfentwintig

“Informatica is de voorbije decenniastapsgewijs belangrijker geworden vooronze sector”, aldus de directie van

tot consument Klantprofiel

Pasfrost uit Passendale is een vande grootste Belgische leveranciersvan diepvries-groenten. Het bedrijfverkoopt jaarlijks 75.000 tondiepvriesgroenten aan super-marktketens en industriële klantenin zo'n 60 landen.

Situatie

Pasfrost wou het hoogste niveauvan traceerbaarheid bereiken entegelijk zijn interne efficiëntieverhogen, onder meer via eendoorgedreven voorraadbeheer eneen betere integratie met delogistieke infrastructuur.

Oplossing

Pasfrost installeerde detoepassing Microsoft DynamicsNAV, begeleid door de IT-specialisten van ChristiaensComputer Service.

"Dit automatiseringsproject biedt ons een belangrijke winst aan tijd en efficiëntie. Iedereenbeschikt over dezelfde informatie en we beantwoorden aan de strengste veiligheidsnormen voor traceerbaarheid. Dat zijn belangrijke signalen voor onze klanten." De directie van Pasfrost

Pasfrost traceertdiepvriesgroenten

van akker

K E Y B O A R D > P a g e 5

S P O T L I G H T

Pasfrost. “Vandaag is IT zowatonmisbaar om de goederenstroom indetail te kunnen volgen, te plannen enhistorisch na te trekken. Dit laatste is eenabsolute noodzaak voor onze klanten ende geldende voedingswetgeving.”

De bestaande systemen van Pasfrostwaren onvoldoende om het hoogsteniveau van traceerbaarheid te bereiken.Zo werkten sommige afdelingen nog metpapieren lijsten. De afdelingen die wel alover een informaticasysteem beschiktenverloren veel tijd met de dubbelinvoer vangegevens. Ook het voorraadbeheer wasvoor verbetering vatbaar. Er konbijvoorbeeld niet altijd direct wordennagetrokken waar een bepaaldevoorraad zich precies bevond.

Pasfrost ging daarom op zoek naar eennieuwe softwaretoepassing om devolledige logistieke stroom teondersteunen. Bovendien moest hetnieuwe softwarepakket automatischkunnen communiceren met een aantalmeetpunten in de logistieke infra-structuur bij Pasfrost. Bij temperaturenvan min vijfentwintig is menselijkeregistratie vaak moeilijk te realiseren.

Slimme software en ditoinfrastructuur

In mei 2002 selecteerde Pasfrost hetERP-pakket Microsoft Dynamics NAV(toen nog Navision) alsbasistechnologie. De specialisten vanChristiaens Computer Service uitPassendale werden onder de armgenomen voor de praktische realisatie.

“Van alle mogelijke pakketten die weonderzochten, beschikte MicrosoftDynamics NAV over de heldersteopbouw”, aldus de Pasfrostdirectie. “Detoepassing kon ook soepel wordenafgestemd op onze werking. Met onzepartner Christiaens klikte hetonmiddellijk. Ze kenden duidelijk onzebusiness en dachten actief met ons meeover de automatisering van het volledigebedrijf.”

In een eerste fase van hetimplementatieproject werd het aankoop-

beleid geautomatiseerd. Een tweedestap betrof de introductie van hetvoorraadsysteem. Tot slot werd ook deboekhouding van Pasfrost overgezetnaar Microsoft Dynamics NAV.

Binnen het implementatieproject dachtChristiaens actief mee over de koppelingvan de centrale Microsoft DynamicsNAV-toepassing met verschillende meet-en labelpunten in de goederenstroom. Devrachtwagens met onbewerkte groentenworden bij de levering gewogen,automatisch in rekening gebracht en inde Microsoft Dynamics NAV-productieplanning opgenomen.

Afhankelijk van de bestemming wordende groenten gewassen, gesorteerd,voorgekookt of direct ingevroren, enverdeeld over palletten. Per productgroepen grootte krijgen ze een unieke barcodedie de leveranciersgegevens van elkepallet bevat. De barcodes wordenautomatisch gescand via sensoren encomputerterminals op de vorkheftrucks.

Het automatiseringsproject bij Pasfrostliep parallel met een aantal belangrijkeinfrastructuurwijzigingen. Zo bouwde hetbedrijf een koelbrug waarin metmeerdere shuttles de bakken wordengetransporteerd tussen de productie-afdeling en het diepvriesmagazijn. Op diemanier schakelde Pasfrost alle verkeervan vorkheftrucks tussen de gebouwen

uit en realiseerde het een tijdswinst vanzo’n veertig procent. De loopbandenbeschikken over weegschalen om hetgewicht van de bewegende pallettenexact te bepalen. Ook die weegpuntenkoppelde Christiaens met de centraleMicrosoft Dynamics NAV-toepassing.

De directie van Pasfrost: “Bij dezoektocht naar het beste identificatie-systeem voor ons diepvriesmagazijnhebben we ook RFID-tags en zelfssatellietnavigatie via GPS overwogen.Die oplossingen bleken of te duur of teweinig nauwkeurig. De combinatie vanbarcodescanners met een draadloosnetwerk in het diepvriesmagazijn bleekvoor ons de meest geschikte opstelling.”

Meten is weten

Via de Microsoft Dynamics NAV-toepassing weet Pasfrost vandaagperfect welke groenten zijn opgeslagenin het diepvriesmagazijn, van wie zekomen en voor wie ze bestemd zijn.

“Dit automatiseringsproject biedt onseen belangrijke winst aan tijd enefficiëntie”, aldus de Pasfrostdirectie.“De 25 werknemers die met het nieuwesoftwaresysteem werken – waarondertien die terminals op de vorkheftrucksgebruiken – beschikken nu over dezelfderelevante informatie. Onder meer dankzijdie verhoogde efficiëntie beantwoordenwe aan de BRC-norm (British RetailConsortium) voor traceerbaarheid, eenBritse voedselveiligheidsnorm voorleveranciers aan supermarkten: uiteraardeen belangrijk signaal voor onzeklanten.”

Een zuivere integratie van ERP-softwaremet de logistieke infrastructuur zorgtvoor nog meer efficiëntiewinst.Automatische weeg- en registratiepuntenschakelen menselijke tussenkomst bijdiepvriestemperaturen uit. Daardoor kanvooral sneller worden gewerkt met eenexponentieel kleinere foutenlast.

S P O T L I G H T

K E Y B O A R D > P a g e 6

Op maat van de klant

“Elke KMO heeft een uniekeinformatiestroom, daarom werken wijtelkens een oplossing uit op maat vanhet bedrijf”, aldus Olivier Christiaens. “Uit de ontelbare mogelijkheden van onzeinformaticasystemen filteren enpersonaliseren wij telkens die opties dievoor de klant van toepassing zijn, zodathij aan het eind van de rit eeneenvoudige, snelle en vooral bedrijfs-eigen oplossing heeft.” ChristiaensComputer Service hanteert telkens dezepragmatische aanpak die, ondanks devaak complexe technologie, debedrijfsprocessen efficiënter eneenvoudiger maakt.

Doorgedreven dienstverlening:van advies tot ondersteuning

Een geslaagde automatisering wordtsteeds voorafgegaan door een grondigeanalyse. “Eerst nemen we allebedrijfsprocessen onder de loep, daarnakunnen wij de klant perfect adviserenover software, hardware ennetwerkapparatuur”, vult Alexander Christiaens aan.

Na de analyse volgt de implementatie:“Wij realiseren zowel geïntegreerdeoplossingen voor bedrijfsbeheer, als e-business- en netwerkoplossingen dieallemaal bijdragen tot het succes van deklant.”

Marc Christiaens vervolgt: “Eeninformatica-investering levert echter pasmaximaal rendement wanneer allewerknemers kunnen genieten van eengrondige opleiding.” Daarom besteedtChristiaens Computer Service bijzonderveel aandacht aan opleidingen, bij deklant of in haar eigen opleidingslokaal.

En wat indien de klant na implementatienog praktische ondersteuning nodigheeft? “Onze klanten kunnen rekenen opeen snelle en efficiënte ondersteuning.Wij bieden verscheidene supportformules; wij kunnen zelfs tot één uurinterventietijd garanderen, 7 dagen op 7en 24 uur op 24”, verzekert MarcChristiaens.

Sterke partners

Christiaens Computer Service gelooft inde samenwerking met sterke partners.“Wij werken bij voorkeur met productendie de kwaliteit en continuïteit van onsbedrijf weerspiegelen. Microsoft, HP,Belgacom, Oracle en ComputerAssociates zijn daar perfectevoorbeelden van”, meent MarcChristiaens.

Christiaens Computer Service is op haarbeurt ook door het Microsoft PartnerProgramma erkend als Microsoft GoldCertified Partner en dit met meerderecompetenties. Daarnaast beschiktChristiaens Computer Service tevens

over de Q*For erkenning, eenkwaliteitslabel dat de klanten-tevredenheid weergeeft op vlak vanconsulting, opleiding en dienstverlening.

Microsoft Dynamics NAV

Christiaens Computer Service heeft alsbasis voor haar beheersplatformgekozen voor het Microsoft DynamicsNAV (voorheen Navision). Dit platformhelpt KMO's om hun bedrijfsprocessenvoor financieel beheer, distributie,productie, klantenbeheer en e-commercete integreren. Bovendien voegtChristiaens Computer Service hier enkeleverticale oplossingen aan toe, zoalsbijvoorbeeld 4RETAIL en 4FOOD, waarbijtal van informatie geregistreerd wordt inhet kader van de traceerbaarheid.

Meer info op : www.christiaens.net

We're making technology work

Christiaens Computer Service uit Passendale is sinds jaar en dag goed vertrouwd metde problematiek van de KMO. Sinds de oprichting in 1982 heeft het bedrijf immers ruim400 KMO’s geholpen bij de keuze, implementatie en verdere begeleiding van huninformatica-oplossingen.

Hun slogan “We’re making technology work” is niet zomaar een holle boodschap; voorzaakvoerder Marc Christiaens en de twee zonen Olivier en Alexander is het elke dagopnieuw realiteit: “Onze uitdaging bestaat er niet in om hardware en software teverkopen, maar om deze componenten samen te voegen tot een goed werkendeoplossing. Daar is heel wat expertise voor nodig, en die hebben wij in huis.”

Enkele realisaties metMicrosoft Dynamics NAV:

•Kaasmakerij Passendale, •Pasfrost, •Westvlees, •REO Veiling, •Sitra, •Floralux Groep

(vlnr) Marc, Olivier en Alexander Christiaens

K E Y B O A R D > P a g e 7

K E Y N O T E

Net voor de zomer ging PhillipVandervoort aan de slag als denieuwe general manager vanMicrosoft Belux. Met Vandervoorthaalt Microsoft een pak ervaring inhuis. Markant is alvast dat de nieuwegeneral manager van heel nabijvertrouwd is met ERP, zowel op

technologisch als op business-vlak.Toch heeft hij zich doorheen zijnloopbaan nooit op technologieblindgestaard. Vandervoort is eenpragmaticus: voor hem is technologieer in de eerste plaats ombusinessproblemen op te lossen.

Microsoft-baas Phillip Vandervoort over ERP

“Flexibel, gebruiksvriendelijk en verticaal

gespecialiseerd”

Phillip Vandervoort: “Binnen het ERP-aanbod is verticalisering van cruciaalbelang. Net daarom steunen we bijMicrosoft op een kanaal metgespecialiseerde partners.”

K E Y B O A R D > P a g e 8

K E Y N O T E

Phillip Vandervoort studeerde af alsingenieur elektromechanica aan deGroep T in Leuven. Daarna behaalde hijpostgraduaten aan de UCL en aanStanford University. “Tijdens mijn studiesdeed ik al wat praktijkervaring op alsassistent van de general manager vanToyota”, vertelt hij. Voor zijn eerste echtejob trok hij naar Dupont. “Dat bedrijf iseen heel goede leerschool geweest. Ikkreeg er telkens nieuwe uitdagingenaangereikt. Het kwam er altijd op neerdat we een oplossing moesten zoekenvoor een businessprobleem. Maar hetging wel telkens om problemen diezonder technologie eigenlijk niet op telossen waren. Door op concreteprojecten te werken, leerde ik in depraktijk hoe business en technologie zichtot elkaar verhouden. Cruciaal wasdaarbij dat Dupont geen interesse had inde technologie op zich, zolang die nietbijdroeg tot het antwoord op hetbusinessvraagstuk.”

Bij Dupont werkte Vandervoort ondermeer een netwerkoplossing uit die toelietdat verschillende afdelingen van hetbedrijf - zoals engineering en productie -op een vlotte manier over dezelfdegegevens konden beschikken. Drie-honderd medewerkers kregen een pcmet een standaard set-up. “Voor die tijd- de periode 1986-1987 - was dat eeninnovatieve oplossing. Ik stond helemaalalleen in voor de ondersteuning van al diegebruikers. Standaardisering was toen aleen must, zeker in die situatie.” VoorDupont werkte Phillip Vandervoort ook inGenève, waar hij de verkoopafdeling eensoort CRM-tool avant la lettre bezorgde.“We stelden vast dat de verkopersbetere resultaten behaalden wanneer zealtijd over de meest recente informatiekonden beschikken.”

Van Zwitserland trok Vandervoort naarde Verenigde Staten - nog altijd voorDupont - waar hij de opdracht kreeg deafvalstromen van ruim honderdproductievestigingen te analyseren en testroomlijnen. “Doordat ik telkensbusinessproblemen kreeg aangereikt,was ik verplicht om op een heelpragmatische manier met technologieom te gaan. Die houding heb ik doorheen

mijn latere carrière nooit gewijzigd.”

ERP-implementator

Na zijn verblijf in de Verenigde Statenkeerde Vandervoort naar België terug.Van 1992 tot 2000 was hij CIO vanUnion Minière (het huidige Umicore,nvdr). Met Vandervoort aan boord wasdat bedrijf een van de eerste in België omSAP R/3 te implementeren. De installatiegroeide uit tot een bekende referentie.Met de uitgebreide proceservaring uit hetERP-project op zak stapte Vandervoortdaarna over naar de business. Hij kwamaan het hoofd van de engineering-afdeling van Union Minière. “Webouwden wereldwijd nieuwe fabrieken.

Daar realiseerde ik me opnieuw waar aldie technologie voor nodig is. We warenbij de vroege gebruikers van het internet,onder meer om bouwplannen door testuren.”

Na Union Minière volgden zes jaren bijInBev. Ook daar bekeek Vandervoort dezaken zowel vanuit IT- als vanuitbusiness-perspectief. “Ik ging er in 2000aan de slag als CIO, in de periode dathet toenmalige Interbrew naar de beursstapte. Er volgde een heel boeiende fase,met tal van acquisities. Als CIO moest iker onder meer voor zorgen dat we debenodigde informatie konden distillerenuit al die verschillende systemen en

toepassingen - opnieuw heel duidelijkeen opdracht om de business teondersteunen.”

Voor de laatste jobs die Vandervoort bijInBev uitvoerde, bevond hij zich opnieuwaan business-zijde. Eerst als algemeendirecteur voor InBev Frankrijk, daarna alshoofd van Centraal-Europa. “Ik leerde erde typische kenmerken van de markt vande fast moving consumer goods vanheel nabij kennen en heb ook daar veelbijgeleerd over ERP.” Net voor hij bijMicrosoft aan de slag ging, stondVandervoort aan het hoofd van hetconsultancybedrijf Roland BergerStrategy Consultants. “Mijn heleloopbaan is een combinatie vantechnologie en business geweest. BijMicrosoft komen die twee zaken nu mooisamen.”

Partners zijn heilig

Voor de bediening van de ERP-marktsteunt Microsoft op zijn partnerkanaal.Phillip Vandervoort zweert bij datbedrijfsmodel. “Het partnerkanaal isheilig”, stelt hij, “omdat bij ERP deimplementatie zo belangrijk is. Het is nietomdat je Word kunt installeren, dat jeook kunt schrijven. Word helpt je mettekstverwerking. Het schrijven zelf leer jeop school, bij een ervaren leraar. Bij eenERP-implementatie is dat ook zo. Desoftware is er om de klanten te helpen,maar het is de ervaren partner die deklant tijdens de implementatie de nodigefinesse bijbrengt.” Vandervoort trekt devergelijking nog een stuk verder door. “Erbestaan verschillende soorten auteurs.De ene bedenkt romans, de anderebedenkt boeken over koken, overtuinieren, enzovoort. Er zijn erg veelverschillende genres. Bij ERP is dat nietanders. Vandaar dat veel van departners zich verticaal specialiseren. Datis ook nodig.” Microsoft heeft daaromeen partnerkanaal uitgebouwd metverticaal gespecialiseerde bedrijven. Deverticale marktkennis die de partnersdoorheen de jaren hebben opgebouwd,geeft tegelijk ook aan dat ze hun klantenondersteuning kunnen aanbieden met denodige continuïteit.

K E Y B O A R D > P a g e 9

K E Y N O T E

Microsoft bezorgt de partners trouwenszelf ook heel wat ondersteuning, netomdat die verticale specialisatie zobelangrijk is. “Een ERP-systeem dat opde processen van een verzekeraar istoegespitst, zal bijvoorbeeld niet directveel kunnen betekenen voor eendistributeur van consumptiegoederen.”Uiteraard zijn er een aantal basis-principes die overal gelijk zijn - iedereenmoet facturen verwerken, bijvoorbeeld -maar tegelijk zijn er altijd een heleboelprocessen die erg van elkaar verschillen.Het is belangrijk dat het ERP-systeemdaarop voorzien is en alle processen opde gepaste manier ondersteunt, metname de processen die specifiek zijnvoor een bepaald type bedrijven. “Bij eendrankenproducent is dat bijvoorbeeld deopvolging van het terugkerendeleeggoed. Voor een productiebedrijf is debill of materials dan weer heel belangrijk,enzovoort. Je merkt direct datverticalisering binnen het ERP-aanbodvan cruciaal belang is. Net daaromhebben we bij Microsoft eenpartnerkanaal uitgebouwd dat dieverticalisering perfect begrijpt enondersteunt.”

Wendbaarheid

Wanneer we Phillip Vandervoort polsennaar zijn persoonlijke visie op ERP, danblijkt al snel dat hij het niet begrepenheeft op zware, monolithische systemen.“Die pakketten zweren bij erg rigide

processtructuren”, zegt hij. “Dat zorgtvoor een enorme beperking van deflexibiliteit. Zo'n alomvattend ERP-systeem biedt inderdaad een perfecteoplossing voor een gegeven situatie.Maar wat als het bedrijf groeit? Wat alsde omstandigheden op de marktveranderen? Monolithische systemenslagen er niet in snel op de evoluties vande omgeving in te spelen, terwijl net datcruciaal is.” ERP moet flexibel enwendbaar zijn. De oplossing moet eenbedrijf toelaten snel op nieuweomstandigheden in te spelen. Lukt datniet, dan kom je in een absurde situatieterecht, waarbij een ondernemingbepaalde opportuniteiten dreigt mis telopen omdat de ERP-ondersteuning nietkort genoeg op de bal kan spelen.

Tegelijk moet ERP ook voor een stukintuïtief te benaderen zijn. Het is nietideaal wanneer gebruikers voor iederewijziging in de oplossing een langetraining moeten krijgen. Microsoft iservan overtuigd dat ERP moet aansluitenbij de look and feel waarmee demeerderheid van de medewerkers vaneen onderneming vertrouwd is: die vanMicrosoft-producten als Outlook enOffice. ERP moet daarbij een onderdeelvormen van een geïntegreerdeomgeving, met het nodigegebruiksgemak. “Straks verschijnt in debedrijfswereld een generatiemedewerkers die is opgegroeid met depc en de gsm. Het zijn mensen die het

gewoon zijn om te mailen, te chatten,noem maar op. Het is belangrijk dat zedie tools ook op kantoor kunnengebruiken. Bedrijven met een omgevingwaarin alle informatie naadloos isgeïntegreerd, beschikken dan over eenbelangrijk concurrentieel voordeel.”

Platformbedrijf

Hierin schuilt volgens Vandervoort hetgrote verschil tussen de benadering vanMicrosoft en die van de monolithischepakketten die ieder bedrijfsproces inbeton gieten. “De informatie uit ERPkunnen wij heel makkelijk verderdoorheen het bedrijf loodsen, via BizTalk,SharePoint, Excel, noem maar op.Andere ERP's kunnen dat in principe ook,op voorwaarde dat je er de links voorprogrammeert. En dat is vaakonbegonnen werk, want de linksveranderen voortdurend.” Bij Microsoftzit de benodigde architectuur als hetware in de producten ingebakken. Datzorgt voor een belangrijk voordeel. “Bijons veroorzaakt de architectuur geenhinder, wel integendeel. We zijn nueenmaal een platformbedrijf. Deoplossingen zijn schaalbaar en kunnenzo perfect meegroeien met het bedrijf.Tegelijk hoef je geen rocket scientist tezijn om doorheen de producten je weg tevinden, net omdat de look and feel zovertrouwd is.”

4FOOD is gebaseerd op het MicrosoftDynamics NAV (voorheen Navision)platform, een geïntegreerdebedrijfsoplossing die toelaat allebedrijfsprocessen te beheren enefficiënter te maken. ChristiaensComputer Service bouwde met haarjarenlange ervaring metvoedingsbedrijven, een krachtige

oplossing die alle functionaliteiten bevatom tracking en tracing zo makkelijkmogelijk te maken. Uniek is dat dezestandaardoplossing verder op maat vande klant kan aangepast worden.

Aankooporders in één klik

Hoewel aankooporders uiteraard nog

steeds gewoon manueel kunnen ingegeven worden, kan het eigenlijk veelsneller en eenvoudiger met 4FOOD.Vanuit bestaande offertes kan met éénklik een aankooporder worden opgesteld.

Ook uitgebreide contracten waarinprijsafspraken, extra kosten enkwaliteitseisen vermeld staan, kunnen

K E Y B O A R D > P a g e 1 0

S O L U T I O N S

Tracking en Tracingmet 4FOODDe oplossing voor voedingsbedrijvengebaseerd op Microsoft Dynamics NAVTracking en tracing is in de voedingssector en aanverwante sectoren al jarendagelijkse kost. De wetgeving schrijft immers voor dat voedsel getraceerd engevolgd moet kunnen worden doorheen alle stadia van productie, verwerking endistributie, met als doel op elk moment de herkomst van de producten te kunnencontroleren (tracking) en op te sporen waar ze zoal verspreid zijn (tracing).

Terwijl een norm die de volksgezondheid beschermt een mooie zaak is, is deadministratieve omschakeling die dit veroorzaakt voor veel KMO's echter geensinecure. 4FOOD is de succesvolle instapklare oplossing waarmee ChristiaensComputer Service deze KMO's tegemoet komt.

zonder zware berekeningen omgezetworden in een aankooporder. En eenleveranciersvrachtwagen die nog op deweegbrug staat, kan al voldoende informatie zijn voor 4FOOD om eenaankooporder te creëren.

Iedere klant uniek

Omdat elke klant anders is, laat 4FOODtoe om klanten in te delen inverschillende groepen of klassen. Zo kaniedere klant een bestelling plaatsen metzijn eigen code, en bepaalt 4FOOD zelfde specifieke promotie of prijs voor dieklant. Bovendien houdt het systeem vooriedere klant bij hoe hij de artikelengestapeld wil zien: aantal stuks of dozenper pallet, aantal lagen per pallet, enz.Verkooporders kunnen via één klik uitbestaande offertes of contractenaangemaakt worden, of ingelezenworden via EDI (Electronic DataInterchange).

Tijdige leveringen dankzijgeïntegreerde routeplanning

De geavanceerde module voor routeplanning laat toe om klanten aanbepaalde transporteurs of regio's teverbinden. Het systeem houdt bovendienrekening met de kalender van detransporteur en met de tijd die hij nodigheeft om klanten te bereiken. Zo kan4FOOD exact narekenen of de verwachte

leveringstermijn al dan niet haalbaar isen wanneer de verpakking ten laatste klaar moet staan.

Efficiënte ontvangst vangoederen

Bij levering worden de goederengecontroleerd en/of gewogen. 4FOODkan online gekoppeld worden metelektronische weegschalen enautomatisch de weging wegschrijven,indien gewenst met de nodige HACCPgegevens. Het systeem kan bovendien labels met barcode genereren die op dedragers kunnen aangebracht worden.

4FOOD voorziet tenslotte in eenautomatische controle van alle gegevensdie manueel worden ingebracht.

Sectorspecifiekeproductieopvolging

4FOOD werd ontwikkeld om despecifieke productieprocessen invoedingsbedrijven te ondersteunen.Zowel de samenstelling van verschillendeingrediënten tot een afgewerkt product,als de versnijding van producten zoalsgroenten en vlees zijn in het systeem voorzien.

K E Y B O A R D > P a g e 1 1

S O L U T I O N S

4FOOD vormt de kern van een geïntegreerd systeem dat mee helpt omtraceerbaarheid doorheen alle bedrijfsprocessen te ondersteunen:ontvangst van goederen, productie van halffabricaten,magazijnbewegingen, verpakking, picking en verzending. Het systeemlaat toe om na te gaan wat er met een specifiek artikel is gebeurd, uitwelke grondstoffen het is gemaakt, wanneer het in het magazijn isgeplaatst en welke klanten er nog allemaal artikelen van hetzelfde lothebben ontvangen. Dankzij 4FOOD gebeurt deze tracking en tracingbovendien razendsnel: geen kwestie van uren, maar kwestie vanminuten. En Christiaens Computer Service staat ervoor garant dat de

implementatie van 4FOOD evenzorgeloos verloopt als hetprogramma zelf.

Tracking & Tracing

K E Y B O A R D > P a g e 1 2

S O L U T I O N S

Een scherm uit de 4FOOD module in Microsoft Dynamics NAV

Het systeem registreert automatisch deverbruikte goederen en degeproduceerde halffabricaten. Dedragers waarop de goederen staan,worden voorzien van een label metlotnummer en barcode.

Intelligente opslag van goederen

Bij de opslag van grondstoffen enhalffabricaten, kan 4FOOD zelf bepalenwaar de artikelen het beste wordenbewaard. Hiervoor houdt het systeemrekening met parameters die zijningesteld bij de artikelen en deopslaglocaties. Bovendien kan men zelfinruimregels opstellen die het scenario beschrijven hoe 4FOOD naar de gepasteopslaglocaties dient te zoeken.

4FOOD creëert de nodigemagazijnopdrachten voor demagazijniers. Zij zijn hiervoor uitgerustmet RF terminals of RF scanners die hentoelaten om de barcode op de labels vande dragers in te scannen. Wanneer eendrager op een andere locatie wordtafgezet dan wat 4FOOD hadvoorgesteld, wordt de magazijnier hieropattent gemaakt, en kan hij eventueel zijnmagazijn bijwerken in overeenstemmingmet de werkelijke situatie.

Visualisatie en registratievan verplaatsingen

Iedere verplaatsing wordt in detailgeregistreerd, zodat hiervan statistiekenkunnen gemaakt worden. Bovendien kaneen plattegrond van de magazijnlocatiesautomatisch uitgetekend worden inMicrosoft Visio, wat toelaat om snel enefficiënt op te vragen wat er op welkelocatie is opgeslagen.

Flexibiliteit bijverpakkingsopdrachten

4FOOD laat toe om verpakkings-opdrachten automatisch in te plannen,rekening houdend met verschillendeparameters (zoals de prioriteit van delevering aan de eindklant) en met deverplichte reinigings- en onderhouds-tijden. Toch kunnen zich steedsonverwachte veranderingen aandienen.De kracht van 4FOOD ligt in de flexibiliteitwaarmee plotse aanpassingen kunneningecalculeerd worden: plannings-opdrachten kunnen steeds aangepastworden bij een plotse wijziging aan eenverkooporder, bij een defect aan eenverpakkingslijn, of wanneer de operatorniet de gewenste volgorde gevolgd heeft.Uiteindelijk zorgt het systeem ervoor dathet eindproduct voorzien wordt van één

of meerdere labels - al dan niet metbarcode - waarop allerlei informatie voorde klant of eindconsument vermeldstaat.

Picking en routeplanninggeïntegreerd

4FOOD creëert voor iedere drager op eenpicklocatie een pickopdracht om diedrager naar de laadkade te brengen.Magazijniers voeren de pickopdrachtenuit door met behulp van RF de labels opde dragers te scannen en debestemming (laadkade) te bevestigen.De planning van deze pickopdrachtengebeurt volautomatisch en wordtcontinu bijgewerkt volgens dewijzigingen die zich voordoen bij hetproductie- en verpakkingsproces. Uniekis echter dat 4FOOD de pickopdrachteninplant in functie van de rittenplanningvan de transporteurs.

Optimale controle bij verzending

Bij het laden van de eindproducten in devrachtwagen, zorgt 4FOOD voor hetafdrukken van de nodige documentenzoals laadbon, transportbon, CMR en T5-documenten. Hiernaast staat hetsysteem ook in voor de uitgangs-controle: via scanning wordt gegaran-deerd dat de juiste producten met dejuiste transporteur meegeleverd worden.In het kader van HACCP en traceer-baarheid kunnen bovendien alletransporteurgegevens ingevoerd worden.

Boekhouding: vrije keuze

Gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV,vindt men binnen één systeem eengeïntegreerde module voor boekhouding.Toch bestaat de mogelijkheid om tekiezen voor de door ChristiaensComputer Service ontwikkeldeboekhoudpakketten BoCount ofOraCount, dan wel voor een interfacemet een bestaand boekhoudpakket.

Stijn Vander Plaetse, CEO bijCertipost: “Een digitaal certificaat iseen eerste stap in de richting vanadministratieve vereenvoudiging,met de daarbij behorende tijdwinsten kosten-besparingen.”

K E Y B O A R D > P a g e 1 3

T R E N D WAT C H E R

Vanaf 2009 zullen alle Belgischeondernemers - ook KMO's enzelfstandigen - de btw-aangifte opelektronische manier moeten indienen.Voor grote ondernemingen bestaat dieverplichting al, voor middelgrotebedrijven gaat ze begin 2008 in.Certipost levert daar het benodigdedigitale certificaat voor. Zo'n digitaalcertificaat is een elektronisch bestanddat de identiteit van de gebruiker aan eenunieke geheime code koppelt. Hetcertificaat laat toe op een veilige enwettelijke manier elektronischdocumenten uit te wisselen met deoverheid, leveranciers en klanten.

“De ondernemer ziet de elektronischebtw-aangifte beter als een opportuniteit,en niet als een extra verplichting”, vindtStijn Vander Plaetse, de CEO vanCertipost. “Behalve voor de btw-aangiftebiedt ons certificaat ook de mogelijkheidom een stap verder te gaan metelektronische gegevensuitwisseling en zonog meer administratievevereenvoudiging en kostenbesparing terealiseren. We beperken ons dan nietalleen tot de ondersteuning voorelektronische overheidsaangiftes zoalsde elektronische btw-aangifte, maarbieden ook toepassingen omdocumenten elektronisch teondertekenen en om elektronisch tefactureren. Die toepassingen maken vanhetzelfde Certipost-certificaat gebruik.”

Becijferbare voordelen

Kleine en middelgrote ondernemingenstellen zich doorgaans erg kostenbewustop. Vandaar dat ze niet voorbij kunnenaan de voordelen van elektronischefacturatie. Onderzoek heeft uitgewezendat de kosten voor het opstellen enuitsturen van een papieren factuurkunnen variëren van tien tot vijftien europer stuk. De kosten voor eenelektronische factuur worden geraamdop zes euro, omdat een heleboelmanueel werk vervalt. Een elektronischefactuur moet je nu eenmaal niet printen,plooien, in een enveloppe stoppen en op de post doen. Dat levert al snel eenmooie tijdwinst op. Met e-Invoicing Start biedt Certipost een laagdrempelige oplossing voor

zelfstandigen en KMO's die metelektronische facturatie aan de slagwillen. “Het voordeel van onze oplossingis dat die bedrijven kunnen blijvenfactureren zoals ze dat gewoon zijn”,zegt Stijn Vander Plaetse. “Wij bieden inde eerste plaats een oplossing die ervoorzorgt dat de elektronische factuurconform is met de wettelijke voorschriften. Tegelijk schakelen we eengrote papierstroom uit, wat ook nogeens goed is voor het milieu.”

Groeit de onderneming en bereikt ze eenvolume van meer dan vijfhonderduitgaande facturen per maand, dan biedt

Certipost een oplossing die een stapverder gaat. Voor Microsoft DynamicsNAV 4.0 heeft Certipost een e-facturatiemodule ontwikkeld die op eenheel eenvoudige manier toelaat omelektronische facturen uit te wisselen viahet elektronische communicatieplatformCertiONE. “We spelen daarbij voorelektronische postbode. Ons platformhaalt de benodigde gegevens op enlevert die bij de ontvanger in het juistedataformaat af. Ook binnenkomendefacturen stuurt ons systeemautomatisch door naar de juiste plaats inhet boekhoudpakket.”

Behalve voor een mooie kostenbesparingen een verhoogde graad vanadministratieve vereenvoudiging zorgt deoplossing van Certipost zo ook voormeer rechtszekerheid. “Ondernemingensturen nu soms facturen door via e-mail.Ze tonen zich daarmee bewust van devoordelen van het elektronische verkeer,maar weten vaak niet dat ze daarmeewettelijk niet in orde zijn. Dankzij onzeoplossingen hoeven ze zich ook daargeen zorgen meer te maken. Wij zorgenervoor dat de elektronischegegevensuitwisseling aan alle wettelijkevereisten voldoet en dat de ondernemingvia Certipost de documenten op de juistemanier kan archiveren voor de wettelijketermijn van tien jaar.”

Meer mogelijkhedene-Signing en e-Invoicing:

De verplichte elektronische btw-aangifte zet bedrijven aan om hun administratie tevereenvoudigen. Met een digitaal certificaat van Certipost kunnen ze naast een bredewaaier aan elektronische aangiftes meteen ook rechtsgeldige elektronischehandtekeningen op documenten plaatsen en met elektronische facturatie starten. Datzegt Certipost, de joint venture van Belgacom en De Post die zich heeft gespecialiseerdin de beveiligde uitwisseling van elektronische documenten.

met het digitale certificaat van Certipost

K E Y B O A R D > P a g e 1 4

T R E N D WAT C H E R

“De uitdaging bestaat erin om op hetgoede moment toegang te kunnenkrijgen tot de juiste informatie en dezevervolgens te vertalen naar inzicht enbeslissingen op operationeel, tactisch enstrategisch niveau. En hier kan BusinessIntelligence software voor iedereen eenhandje toesteken,” vertelt JanSmessaert, Business Group Lead voorMicrosoft Dynamics.

Een eerste belangrijke evolutie in de BIwereld is dat de toegang totbedrijfsgegevens vandaag wordtopengesteld tot alle niveaus van deorganisatie. BI is niet meer het voorrechtvan een select clubje financiëledirecteurs en bedrijfsanalysten. Allemedewerkers kunnen immers baathebben bij toegang tot degebruiksvriendelijke, rijke analysesafkomstig uit een bedrijfstoepassing:marketing, verkoop, boekhouding,logistiek en dienst na verkoop - tot op deproductievloer toe.

Dat dit mogelijk is geworden, heeft danweer te maken met de democratiseringvan BI toepassingen. En hiermee komenwe op een tweede belangrijke tendens inde BI-markt - een evolutie waar Microsofteen voortrekkersrol in speelt. Voor BIhoef je niet meer in de beugel te tasten -het is standaard aanwezig binnen debedrijfstoepassing. “Iedere gebruiker vanMicrosoft Dynamics kan vandaaggenieten van de aanwezige uitgebreiderapportage- en analysemogelijkheden inmeerdere dimensies, zonder extrainvestering,” aldus Jan Smessaert.

Excel of SQL Server voor wieverder wil gaan

Voor wie een stap verder wil gaan metBI, ligt de oplossing voor de hand. Jan

Smessaert: “Bijna iedereen is vertrouwdmet Microsoft Office. Welnu, dankzij deintegratie tussen Microsoft Dynamics enMicrosoft Office kan je gewoon Excelgebruiken als een krachtige tool voor BI.Met één muisklik exporteer je gegevensuit Microsoft Dynamics naar MicrosoftExcel; en in Excel kan je dan bijzonder vergaan in de analyse van bedrijfsgegevensen in de grafische weergave ervan.”

Wie bovendien Microsoft Dynamics heeft draaien bovenop de Microsoft SQL Server database, heeft het neusje van de zalm

in huis voor de meest krachtige BItoepassing. “En ook hier geniet deMicrosoft Dynamics gebruiker maximaalvan de integratie binnen het Microsoftplatform,” besluit Jan Smessaert.

Wilt u meer weten over de mogelijk-heden voor Business Intelligence metMicrosoft Dynamics? Neem dan alvastcontact op met Christiaens ComputerService, die u de meest geschikteoplossing kan voorstellen.

Business Intelligencebinnen handbereik

in iedere KMOBusiness Intelligence, Performance Management, Data Warehousing, OLAPCubes... moeilijke termen voor iets dat vandaag eigenlijk al eenvanzelfsprekendheid is geworden. Bijna iedere KMO past vandaag immers éénof andere vorm van Business Intelligence (BI) toe, al is het onder de vorm vaneenvoudige bedrijfsrapportages. BI is niets anders dan het verwerken vangegevens uit een ERP- of bedrijfstoepassing tot nuttige informatie voor het bedrijf.

The right direction for your ICT

Belgacom Explore is a next-generation service platform, allowing all customers, mono and multi site, access to a wide range of converged ICT services. It has a future proof MPLS core, based on IP & Ethernet, giving access to the full service portfolio of Belgacom, Proximus and Telindus, such as Security, Infrastructure, Collaboration and Application Services. It delivers reliability and convenience on the highest level. www.belgacom.be/explore