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Página 1
“Cuando es obvio que los
objetivos no pueden ser
alcanzados, no ajustes los
objetivos, ajusta los pasos
de acción.”Confucio
Matriz de Control de Gastos
Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de
su negocio
Diciembre 2014
Página 3
Escenario de pérdidas
Ventas Gastos
Escenario de reducción de margen
Ventas Gastos
Contexto
Incremento en
gastos supera el
crecimiento en
ingresos
Márgenes
negativos por no
adaptar los gastos
a menores
ingresos
Página 4
Quitemos las máquinas de café.
Hagamos menos
capacitaciones.
No hagamos la fiesta del área.
¿Qué se requiere en realidad?
Ahorrossostenidos en
el tiempo
Captura de aprendizaje y
buenas prácticas
Reacciones comunes
Tratamiento y control estandarizado (“cross”)
“Los gastos
son como
las uñas”
Reduzcamos el gasto en viajes.
Página 5
¿Qué NO es? ¿Qué es?
Estructura que incorpora roles y
responsabilidades
Cambio cultural en la organización No es un proyecto puntual de reducción de
gastos
No implica una ruptura con los procesos y
responsabilidades actuales
No solo es un presupuesto base cero
Mecanismo adicional de control de gastos
(agregar funciones)
Concepto
Página 6
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PA
QU
ET
ES
DE
GA
ST
OS
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.Unidades de Negocio / agrupaciones de
centros de costo.
Entidades
Gastos que pertenecen a una misma
categoría.
Paquetes de gastos
Encargados de definir reglas y metas
que optimicen la gestión de gastos.
Dueños y gestores de paquetes
Gerencia
General
Estructura de la Matriz de Control
Página 7
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Dueño
de paquete
Gestor
de paquete
Posición
jerárquica
elevada
Autoridad y
soporte
político
Posición
jerárquica
intermedia
Conocimiento
técnico,
capacidad
analítica
Roles del dueño y gestor de paquete
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PA
QU
ET
ES
DE
GA
ST
OS
Página 8
Habitualmente se
presupuesta:
► Tomando el
presupuesto del año
anterior.
► Añadiendo un % de
incremento (inflación).
Presupuesto Año N+1
Presupuesto Año N
Proceso de presupuestación
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Controlar las desviaciones
en el presupuesto y
establecer acciones
correctivas
Definir reglas, “drivers” y
metas de gasto que guíen la
elaboración del presupuesto
Definir y aprobar el
presupuesto anual
conforme a las reglas
definidas
Establecer reglas,
“drivers” y metas
de gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Se incorporan mecanismos
adicionales de control de
gastos en cada proceso
Procesos de optimización y control de gastos
Página 10
Definen políticas, “drivers”
y metas a cumplir para los
paquetes de gastos.
Establecer reglas,
“drivers” y metas
de gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Control
adicional
Procesos de optimización y control de gastos
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PA
QU
ET
ES
DE
GA
ST
OS
Dueños y gestores de paquetes
Página 11
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Procesos de optimización y control de gastos
Revisan presupuesto por paquetes.
Si no se cumplan las reglas definidas,
solicitan a los dueños de entidades la
modificación del presupuesto.
Control
adicional
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PA
QU
ET
ES
DE
GA
ST
OS
Dueños y gestores de paquetes
Página 12
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Área de Finanzas
Revisan y analizan las
desviaciones por
paquetes.
Solicitan justificaciones a
los dueños de entidades y
CECOS.
Dueños y gestores
de paquetes
Emite reportes
mensuales de
ejecución del
presupuesto y
proyecciones.
Dueños de
entidades
Con el apoyo del
gestor de paquete,
definen planes de
acción para corregir
desviaciones.
Área de Finanzas
Consolida la
información de los
planes de acción para
elaborar nuevo
“rolling”.
Comité mensual de
Control Matricial
Dueños/gestores de
paquetes y dueños de
entidades exponen
desviaciones y
planes de acción.
Procesos de optimización y control de gastos
Control
adicional
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PA
QU
ET
ES
DE
GA
ST
OS
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Procesos de optimización y control de gastos
► Cultura de control
de gastos.
► Retroalimentación
de buenas prácticas.
► Ahorros
sostenibles.
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Procesos
Página 14
Medidas Definición
Corregir errores o eliminar gastos no prioritarios o
innecesarios.
Definir políticas de gastos de aplicación inmediata.
Comparar gastos de unidades similares para identificar
buenas prácticas replicables.
Justificar detalladamente la necesidad de todos los
conceptos a gastar, sin tomar en cuenta el histórico.
Revisar contratos con proveedores para encontrar
opciones más económicas.
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Fuentes de ahorros por paquetes
Página 15
• Eliminar presupuesto de
movilidad para centros de costo
que no tienen personal asignado.
• Retirar del presupuesto el gasto en
vigilancia del inmueble que se
vendió en el primer trimestre.
Fuentes de ahorros por paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Página 16
Fuentes de ahorros por paquetes
• Los pasajes deben adquirirse con
anticipación mínima de 2
semanas.
• Los traslados en taxi desde la
oficina se permiten después de las
9 pm y deben ser aprobados por el
Gerente del área.
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Página 17
Ejemplo ilustrativo: gasto anual en atenciones al personal
Driver = S/. persona
Meta
Gasto anual (S/. / empleado)
Fuentes de ahorros por paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
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Ejemplo ilustrativo: gasto anual en pasajes
Presupuesto anual
en pasajes
N° viajes a Trujillo N° viajes a Piura N° viajes a Chiclayo
Costo estimado por
pasaje
Costo estimado por
pasaje
Costo estimado por
pasaje
N° trabajadores que
viajarán
N° trabajadores que
viajarán
N° trabajadores que
viajarán
Total anual
TrujilloTotal anual PiuraTotal anual Chiclayo
Fuentes de ahorros por paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Página 19
Fuentes de ahorros por paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
• Realizar nueva licitación para
consolidar servicios de varias
regiones en un solo proveedor.
• Cambiar la frecuencia de
mantenimiento preventivo de los
equipos de 15 a 23 días.
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Ejemplos:
Rotación de gestores
de paquetes.
Evaluar esquemas de
“hosting” basados en
la nube.
Fuentes de ahorros por paquetes
Medidas
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Racionalizar
MejorarInnovar
Ciclo de madurez en la aplicación de ahorros
Ejemplo:
Comparar bolsas de
minutos de telefonía
móvil.
Ejemplo:
Revisar esquema de
distribución de costos
de servicios de TI.
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2 – 4 semanas
Diagnóstico del modelo de presupuesto
1
Diseño del modelo matricial de gastos
10 – 16 semanas Ciclos semanales
Despliegue del nuevo presupuesto
10 - 20 semanas
2 43
Acompañamiento en la ejecución del presupuesto
Ac
tivid
ad
es
pri
nc
ipa
les
► Entendimiento del
modelo de presupuesto y
control:
► “Drivers”.
► Organización y
personas.
► Procesos.
► Tecnología.
► Definición de las bases
del futuro modelo:
► Paquetes de gastos.
► Entidades.
► Capacitación a dueños
y gestores de paquetes.
► Definición de:
► Directrices de
presupuesto, variables
y metas de ahorro.
► Requerimiento funcional
del software de
soporte al presupuesto
matricial.
► Flujos de procesos.
► Formatos de reportes
de seguimiento y
control.
► Cronogramas de
implementación de
ahorros.
► Asistencia en:
► Evaluación de
desviaciones.
► Revisión de planes
de acción.
► Creación de reportes
para la Alta
Gerencia.
► Acompañamiento en las
reuniones de
seguimiento.
► Acompañamiento en
la creación del
presupuesto.
► Revisión de los
presupuestos
preliminares.
► Facilitación de
reuniones entre
dueños de paquetes
y entidades.
► Asistencia en la
revisión y
consolidación del
presupuesto.
Enfoque metodológico EY
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Mejora del control en la
elaboración del
presupuesto
► Reglas uniformes y “drivers” que guían la elaboración del presupuesto.
Ahorros y cambio cultural
► Ahorros entre 5-10%.
► Cultura con mayor foco en control y ahorro de gastos.
Mejora del control en la
ejecución del presupuesto
► Mayor visibilidad sobrela ejecución de los gastos.
► Identificación y control de desviaciones.
Beneficios
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Conclusiones
Página 24
4
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Contar con apoyo de la AltaDirección
5
Se obtienen mejores resultados con operaciones / unidadessimilares
Gestionar el cambio en especial con los responsablesde paquetes.
Dotar de continuidad a las reunionesmensuales de seguimiento
Incorporar los resultados de los paquetes a las evaluacionesde desempeño
3
Consejos para ejecutar un proyecto de Matriz de Control
Matriz de Control de Gastos
Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de
su negocio
Diciembre 2014
