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1
Gestion de stockà l’officine
FORMATION COLLABORATEURS
(Module 3 bis)- Nom du Formateur –
2
Programme 10H00 – 16H30 10h00 Introduction
Session 1 : Fondementaux et état des lieux.
Session 2 : La logisitique des médicaments
12h30 Déjeuner
14h00 Session 3 : Gérer les périmés
Session 4 : Optimiser la gestion des stocks
Pause
Session 5 : Négocier avec les représentants
16h15 Conclusion
3
Objectifs
Maîtriser les règles pour gérer le stock de votre officine sans stock pléthorique , sans rupture ou « disposer du bon produit au bon moment » Connaître les outils pour gérer et optimiser le stock de
médicaments au sein de votre officine Comprendre l’importance de la gestion du stock au cours des
différentes phases du cheminement des produits dans l’officine Mesurer l’impact financier d’une saine gestion de stock liée à une
politique d’achat rigoureuse et une approche de vente performante D’agir concrètement dans votre officine sur la base des
fondamentaux de la gestion de stock acquis lors des ateliers ; De mettre en place des outils pertinents : inventaire et tableau de
bord ; De transmettre à vos collègues votre nouveau savoir-faire.
4
Fondamentaux et état des lieux
Session 1
5
• Un ensemble d’articles• en attente• destinés à satisfaire les demandes des clients• de manière immédiate
Définitions
• Assure une utilisation optimale des ressources en vue de garantir la disponibilité des articles
• S’appuie sur des bases de calcul statistiques• Est avant tout une affaire de bon sens et de vigilance• Assure la sécurité et le bien être des patients
Le stock, c’est :
La Gestion de stock
6
ENTREES
• Réceptions
• Retours clients
• Rétrocessions
ENTREES
• Réceptions
• Retours clients
• Rétrocessions
SORTIES
• Ventes produits
• Produits avancés
• Rétrocessions
• Périmés
• Invendus
SORTIES
• Ventes produits
• Produits avancés
• Rétrocessions
• Périmés
• Invendus
Entrées et sorties de produits
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Appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.
Stock de protection
Appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection
Stock tournant
Notion de stock moyen
Le stock moyen se compose de 2 éléments :
8
STOCK TOURNANT
STOCK DE PROTECTION
30 jours
Produits Achats
8 jours 8 jours 8 jours
0
10
50
Ventes
Ventes
Ventes
VentesStock moyen
3 niveaux de stock
9
STOCK MOYEN =S1+S2
2
Stock de protection
Stock 1
Fin de périodeDébut de période
Stock 2
Stock tournantS1+S2
2
Calcul du stock moyen
10
Ratio de rotation du stock
Stock de marchandises
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées
(Stock N1 + Stock N2) / 2
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées
Le ratio de rotation des stocks ou délai de stockage
Achats de marchandises + stock initial– stock final
11
Activité
1 = Oui 2 = Je crois 3 = Non 4 = Je ne sais pas 1 2 3 4
Les responsabilités de la gestion du stock sont-elles clairement définies ?
Est-il effectué un calcul du coût de stockage ?
Existe-t-il une analyse du coût de rupture de stock ?
Le stock moyen est-il calculé ?
Existe-t-il des classes produits ?
Y a-t-il une règle de rangement et positionnement des produits dans l’officine ?
Les limites de stock minimum et de stock maximum sont-elles définies ?
La chasse aux périmés fait-elle l’objet d’une attention toute particulière ?
Un inventaire est-il organisé et connu de tous ?
Les accès aux modifications de stock sont limités et hiérarchisés ?
Remplissez le questionnaire
12
Proximité
DécisionÉvaluation
Responsabilité
Il est très prés du stock
Il reçoit des informations et participe aux décisions
Il est en contact avec les fournisseurs et les évalue
Il est lié à de très importantes sommes d’argent Gestionnaire
du stock
Le Gestionnaire de StockRôle et responsabilité
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Le Gestionnaire de Stock
Évaluation des fournisseurs
Planification des approvisionnements
Calculer le coût de détention du stock
Établissement des statistiques de vente Savoir :
• Analyser les ventes
• Négocier
• Déterminer des seuils d’alerte
• Analyser les risques de rupture
• Analyser les tableaux de bord
Compétences clésResponsabilités
14
La gestion de stock
Responsabilité partielle ou totale de la gestion du stock
Gestion des commandes, réception, vérification, rangement
Étiquetage des produits non vignetésConnaissance des circuits commerciaux
officinauxUtilisation et mise à jour de l’outil informatiqueConnaissance des conditions de stockage
Le rayonniste : rôle et fonction dans l’officine
15
La logistique des médicaments
Session 2
16
Classes
Articles
Nbre de DCI
Exemples
20 %20 % 40 %40 % 40 %40 %
A B C1 199 DCI REMBOURSABLES
240240 480480 480480
AspegicMaxilaseMyolastan
AspegicMaxilaseMyolastan
TranxeneLipanorPrimpreran
TranxeneLipanorPrimpreran
FumaferXatral
FumaferXatral
Les classes produits
17
Ne pas se contenter de regarder les chiffres annuels de vente: « garder une certaine réactivité »
Un médicament peut être en classe C pendant l'été et devenir en classe A pendant l'hiver.
En cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un médicament de la classe B peut d'un coup devenir anormale.
Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et orienter le client vers tel médicament ce qui fera augmenter sa commande dans la pharmacie voisine.
Les classes produits
18
Il est important de tenir compte des effets de saisonnalité et de différencier le classement par classe en été et en hiver.
Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans un premier temps de classer les médicaments dans une des trois classes, il faut réellement tenir compte : de l'évolution des produits dans le temps et effectuer des mises à jour fréquentes.
Les classes produits
19
Les méthodes de réapprovisionnement
Méthode de gestion à Point de commande :C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.
Méthode de gestion à Point de commande :C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.
Méthode de complètement :A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.
Méthode de complètement :A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.
Méthode de réapprovisionnement à la commande :A date variable une quantité variable est commandée.
Méthode de réapprovisionnement à la commande :A date variable une quantité variable est commandée.
20
Inventaires et erreurs de stock
Non vérification des quantités livrées ou on enregistrement d’un produit entrant dans la pharmacie ;
Non enregistrement d’un produit sortant de la pharmacie ;
Rectification précipitée des quantités en stock suite au constat d’une incohérence ;
Vol à l’étalage, vol de complaisance, prélèvements non enregistrés…
Non annulation d’une vente non conclue.
Les situations qui génèrent des erreurs de stock :
21
Date : Nom : Secteur inventorié :
Produit Quantité Écart
Date : Nom : Secteur inventorié :
Produit Quantité Écart
Tableau inventaire tournant
22
Classeur d’inventaire du stock – Type 1
23
Classeur d’inventaire du stock – Type 2
24
Fiche étagère - Modèle
25
Procédures d’inventaireProcédure de réception des marchandises ;
De la signature du bon de réception à la mise en rayon ou en réserve.
Procédure de délivrance ; De ce qui se passe sur l’étagère à la remise dans les
mains du patient.
Procédure d’inventaire : Procédure de l’inventaire tournant ; Procédure de contrôle par l’inventaire « picoré » Procédure de l’inventaire général (qui devient une
formalité rapide si les autres procédures sont appliquées)
26
La gestion des périmés
Session 3
27
Zéro article périmé en stockZéro article périmé en stock
Zéro article périmé en réserveZéro article périmé en réserve
Sécurité médicale Gain de place
Gain de trésorerie
Périmés : l’objectif
28
Réduire le coût financier lié à la perte de ces produits
Éviter le retour d’un patient avec un produit périmé
Optimiser la sécurité de la dispensation
Faciliter la gestion des périmés
Éviter l’accumulation des périmés
Éviter les commandes non réalistes
Périmés : marche a suivre
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Progresser
?Réfléchir sur des moyens simples et pratiques, utilisables à l’officine
Réfléchir sur des moyens simples et pratiques, utilisables à l’officine
Adopter une homogénéité dans la méthode de travail à l’officine
Adopter une homogénéité dans la méthode de travail à l’officine
Discuter avec des confrères, questionner : « comment font les autres ? »
Discuter avec des confrères, questionner : « comment font les autres ? »
Périmés : comment ?
30
Élastiques autour des produits qui seront périmés dans l’année
12
34
Vérifier l’ensemble du stock tous les 6 mois
Noter sur un carnet les périmés de l’année suivante. Une page par moisRetrait des rayons des produits se
périmant dans les 2 mois à venir
Périmés : exemples de solution
31
Classeur des péremptions – Modèle 1
32
Classeur des péremptions – Modèle 2
Mois de Mars 2009Produit Dates Informations
DCI DOSE Cond MARQUE LOT Nombre Entrée PéremptionFinStock FournisseurObservations
Acide Acetyl salicylique 1000 mg 24MedGen AV 0212 45 15/01/2008 15/03/2009 GA
Paracetamol 500 mg 12xx JK 0125 50 15/11/2007 21/03/2009 BL
Bisoprolol 10 mg 28Wyeth ML 1022 10 15/12/2008 22/03/2009 GA
Insaponifiables Avocat Soja 28Pharmascience XZ 4015 20 07/11/2008 24/12/2009 GA
Amoxicilline 500 mg 24MedGen BS 2401 50 12/04/2008 02/03/2009 BL
Progestérone 200 mg 28Besins CD 1532 10 24/12/2007 15/03/2009 BL
Minocycline 100 mg 12IndGen OP 1435 25 30/12/2006 31/03/2009 BL
33
L’optimisation des stocks
Session 4
34
Manque à gagner financier
Risques potentiels pour le client
Sous stockage
Sur stockage
Coût !
Périmés !
Sous stockage et sur stockage
35
Co
ût d
e s
toc
ka
ge
Frais de commande Prix d’achat Frais de livraison Frais de réception Frais de mise en place
Charges fixes
Loyer
Nettoyage
Pertes d’opportunité
Achats, acquisition
Zone de stockage
Ruptures, manque
Risques patientsTemps perduMarge perdue
Coût
Composantes du coût du stockage
Coût
Coût
36
Perte de 30 DZDpar mois
Calcul de la perte d’opportunité :Un emplacement coûte 10 DZD par mois
Hypothèse :
Le même emplacement par un produit qui rapporte une marge de 1DZD par jour sur 30 jours
Coût de la surface de stockage
37
Un stock trop important coûte cher
et induit une réduction
progressive de la marge
Coût financier
38
Exemple :
L’officine a un stock moyen de 3 millions de DZD
10% du stock ne tourne pas (produits invendables)
Taux du placement bancaire = 4 % l’an
Coût financier annuel du stock moyen : 3 millions DZD x 5% = 120 000 DZD
Dont coût financier du stock surnuméraire : 120 000 x 10% = 12 000 DZD
Coût financier
39
La démarque inconnue :
« La différence entre le stock réel existant à la clôture de l'exercice et le stock théorique comptable »
• Vol clients ou employés (vol à l'étalage, coulage, ...)• Réceptions mal vérifiées• Erreurs dans la préparation des commandes• Confusion dans les références
La démarque connue :
• La casse déclarée et les produits détruits (ouverts).• Les produits périmés et mis au rebut.• Le vol reconnu.• La réduction de prix pour favoriser l’écoulement d’un produit • La démarque financière : erreurs de caisse, chèques impayés.
Coût de démarqueEnsemble des pertes de produits enregistrées.
Charge exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires.
40
Calcul de la démarque totale :Démarque totale = Stock théorique – Stock physiqueDémarque totale = CA théorique – CA réaliséLe taux de démarque est estimé entre 3 et 5 % du Chiffre d’affaires
Moyens pour lutter contre la démarque connue :• Rotation scrupuleuse des produits• Stock limité en réserve
Moyens pour lutter contre la démarque connue :• Rotation scrupuleuse des produits• Stock limité en réserve
Moyens pour lutter contre la démarque inconnue • Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de sécurité• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source• Formation du personnel
Moyens pour lutter contre la démarque inconnue • Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de sécurité• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source• Formation du personnel
Coût de démarque
41
3 mois
6 mois
1 moisDur
ée d
e st
ocka
ge
MARGECOÛT DE STOCKAGE
Rapport coût de stockage / marge
Marge = 20%
Gestion du coût de stockage
42
0 300 j3 j
1
6 j
1
Stock
1 boîte
0 300 j3 j
10 boîtes
6 j
8
Stock
9 7 6 1 4 5 2 3 10 boîtes
12 j9 j 15 j 18 j 21 j 24 j 27 j 30 j
0 300 j3 j
100 boîtes
6 j
98
Stock
99 97 96 91 94 95 92 93 90
12 j9 j 15 j 18 j 21 j 24 j 27 j 30 j
Je commande 1 boîte tous les jours ?
Je commande 10 boîtes tous les 30 jours ?
Je commande 100 boîtes 3 fois par an ?
Quand commander ?
43
Un stock réduit n'est donc pas
forcément le reflet d'une saine gestion
Le stock doit être ajusté produit par :
• Classe de rotation (A, B, C)
• Saisonnalité,
• Classe thérapeutique ( les indispensables )
• Risques RÉELS de rupture fournisseur.
Coût du stock et de sa gestion
44
Sous Stockage
Sous StockageRéassortiment non fait
Réassortiment non faitRuptures fournisseur
Ruptures fournisseurErreurs d’inventaire
Erreurs d’inventaireErreurs de commande
Erreurs de commande Fausses ruptures
Vraies ruptures
Causes du sous stockage
45
QUANTITESA
COMMANDER
NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE
NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE
Coût de stockageCoût de stockage
Fréquences de rotation
Fréquences de rotation
Remises fournisseurs
Remises fournisseurs
Les volumes de commande
46
Sachant que :Une boite en stock perd chaque mois 3% de sa valeur
La remise fournisseur doit au moinscompenser les 3 % de pertes mensuelles
Exemple :Pour un produit vendu à 10 boîtes par mois :Il faut au moins 3% de remise pour en acheter 10Au moins 6 % de remise pour en acheter 20Et ainsi de suite …
Sinon, il faut les acheter au fil de l’eau …
Volumes de commande et remise fournisseur
47
Exercice
PGHT PPHT Volume Marge % Remise % Marge DZD CA Cout Marge Brute
Normal 210 252 100 20 0 42 25200 21000 4200
Proposition 178,5 252 100 20 15 73,5 25200 17850 7350
100 17500 3 525
92 16100 3 483
84 14700 3 441
76 13300 3 399
68 11900 3 357
60 10500 3 315
52 9100 3 273
44 7700 3 231
36 6300 3 189
28 4900 3 147
20 3500 3 105
12 2100 3 63
4 700 3 21
Coût total du stockage 3549
Marge réelle 3801Gain ou perte par rapport à commande mensuelle
- 399
48
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Processus du calcul :
Observer les fréquences de rotationObserver les fréquences de rotation11
Calculer son % de dévalorisation de stockCalculer son % de dévalorisation de stock22
Connaître et négocier les remisesConnaître et négocier les remises33
Déterminer les quantités à commanderDéterminer les quantités à commander 4 4
Volumes de commande et remise fournisseur
49
Déterminent
Les multiples de commande
Les multiples de commande
Le seuil de réassortéquivalent au stock de protection
Le seuil de réassortéquivalent au stock de protection
L’observation, l’étude analytique et l’expérience du pharmacien, d'une manière plus arbitraire,
L’observation, l’étude analytique et l’expérience du pharmacien, d'une manière plus arbitraire,
Volumes et paramétrage de stock
50
ANALYSE DE LA
ROTATION DU STOCK
Évolution des stocks
Commandes grossistes
Collecte de données
• Saisonnalité• Épidémies• % de génériques• Habitudes médecins
• Outil informatique
Classification
• Forte rotation• Rotation
moyenne • Rotation faible
• Négociation• Remises…
Analyse de la rotation des stocks
51
STOCKMAXILASE
Évolution des stocks
Commandes grossistes
Collecte de données
• Forte saisonnalité : Pathologies Hivernales
Classification
• Produit en classe A en hiver• Puis classe B ou C en été
• Ventes sur prescription et conseil
• Conseillée pour préparer le stock d’hiver
• Déconseillée en été
Analyse de la rotation des stocks
Exemple du MAXILASE
52
Un tableau de bord est constitué d'indicateurs pour quantifier les écarts entre les résultats obtenus et le modèle et en tirer une analyse et une action à mener.
Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de validité et de fiabilité pour que l'appréciation soit la plus objective possible.
La maîtrise d'un stock nécessite un modèle, un objectif à atteindre et une norme professionnelle
Les indicateurs
53
Quantité par commande
Nombre annuel de commandes
Stock moyen exprimé en jours
Valeur du stock moyen par familles / produits
Fréquence des ruptures de stock Exemples
d’indicateurs
Les indicateurs
54
Négocier avec les représentants
Session 5
55
Concilier les intérêts de 2 personnes
Le vendeur veut : Faire une vente qui lui
rapporte ; Atteindre ses objectifs ; Occuper le terrain dans le
temps (si vous avez x boites de sa société, vous n’allez pas stocker les produits d’un autre : pression du stock).
Vous faire vendre de la marchandise qui se vent « mal » (toujours la pression du stock).
Diminuer ses coûts de stockage.
Remise en pourcentage
Le Pharmacien veut : Augmenter son bénéfice ; Faire tourner les stock ; Diminuer ses coûts de
stockage ;
• Pas de poussière sur les boites
• Pas de péremption• Pas de démarque
Ne pas rater de vente par sous stockage ou sur stockage envahissant
Bénéfice en valeur
56
4 étapes pour négocier Calculer les rotations :
Ventes mensuelles, stock d’alerte, stock de sécurité, multiples de commande.
Calculer les ratios de marge Marge brute Taux de marque
Établir une stratégie de prix de vente En fonction de la clientèle Produits sensibles, à prix publics élevés, à forte rotation Produits de prestige, de conseil Jouer le rapport prix/volume
Négocier les conditions commerciales d’achat à partir de la stratégie de prix de vente Remise globale sur prix HT
• Remise sur facture HT• Unités gratuites
57
Calculer les ratios de marge - Formules
Marge brute Prix de vente HT - Coût d’achat HT*
* Coût d’achat = Prix d’achat (remise et UG déduites) + frais d’achat.
Marge nette Marge brute – frais de gestion.
Taux de Marge Marge brute x 100) / Coût d’achat HT
Taux de Marque (Marge brute x 100) / Prix de vente HT
58
Calculer les objectifs de marge - Formules
Prix encadrés : ne gagner que vers l’arrièrePrix libre = prix conseillé : gagner surtout vers
l’arrière, le volume fera la marge. PPHT = PPTTC / (1+(TVA/100)) PGHT = PPHT / (1+(TMq/100))
59
Négocier le prix d’achat - principes
Ne faire de commande « directe » que sur rendez vous Connaître les produits que l’on veut acheter Établir un projet d’achat
Connaître par produit :• Les objectifs de vente / consommation sur 1, 2, 3 mois ;• La stratégie de PP TTC sur la même période• L’objectif de marge sur le volume et par unité• Intégrer le coût de stockage (3% / Mois) en cas de volume
supérieur à 1 mois• Le prix auquel vous devez acheter le volume / l’unité (les UG
doivent être dans le volume et pas en plus du volume !) Connaître votre objectif de dépense globale pour la commande avec les
options 1, 2, 3 mois S’en tenir à son projet d’achat pour les produits référencés Négocier à part pour les produits non référencés en vous assurant qu’ils ne
viendront pas concurrencer les produits référencés.
60
Éviter les pièges des promotions 1
Promotions sur stockage : Si vous prenez telle quantité la
remise sera de tant !• Il doit s’agir d’un produit à forte
rotation pas menacé de génériques ou de baisse de prix.
• Ce doit être une remise additionnelle à la remise que vous auriez eu normalement pour une consommation identique.
• Cette remise additionnelle doit couvrir les coûts de stockage supplémentaires (3% / mois)
Promotions avec cadeau Si vous prenez telle quantité, je
vous offre une croisière !• Le cadeau vient après la
négociation qui doit suivre votre plan !
• Si votre acheteur n’a pas suivi le plan et que vous n’avez pas eu de cadeau, c’est que c’est lui qui l’a eu (ça peut être une stratégie de management)
• Votre interlocuteur fait sa marge sur le cadeau qu’il vous vend ; donc, si vous acceptez le cadeau à la place de votre objectif d’achat il gagne plus d’argent que vous !
• Si vous suivez cette méthode vous pourrez vous offrir le même cadeau avec le surcroît de bénéfices.
61
Éviter les pièges des promotions 2
Promotions sur nouveau produit : Si vous prenez le nouveau produit je vous fait une offre
spéciale !• Pas de problème, si le nouveau produit marche si bien, vous le
laissez en dépôt vente !• Quelle est la campagne de publicité prévue (c’est à eux de
vendre leur nouveau produit, pas à vous)• Quelles aides seront proposées sur le point de vente.
62
Conclusion
Des volumes en augmentations
De + en + de références à gérer
Sur Stockage
Périmés
Sous Stockage
Calculer :• Stock de protection• Stock tournant• Stock moyen
Disposer du bon produit au bon moment = gains de marge
CoûtsCoûts
Ventes perdues
Évite
r Éviter
C’est la responsabilité du gestionnaire de stock et de toute l’équipe officinale !
Gérer
63
64
Faire preuve de bon sens et de vigilanceFaire preuve de bon sens et de vigilance11
Définir clairement les responsabilitésDéfinir clairement les responsabilités22
Les 7 règles d’or de la gestion de stock
Estimer les fréquences de rotation et classes des produits Estimer les fréquences de rotation et classes des produits 33
Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve 44
Sur stocker entraîne une réduction de la marge Sur stocker entraîne une réduction de la marge 55
Ne stocker que ce que l’on va vendreNe stocker que ce que l’on va vendre66
Se fixer des objectifs et suivre son tableau de bordSe fixer des objectifs et suivre son tableau de bord77
64
Préparez un plan d'action en reprenant vos réponses au questionnaire du début de session . Selon la gestion actuelle du stock de votre officine, quelles sont selon vous les 2 priorités ? Proposez deux actions principales à réaliser à court terme.
Priorité 1_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Priorité 2 __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Plan de Développement
65