INTRODUCTION TO BUSINESS MANAGEMENT SYSTEM,

BUSINESS CHAIN MANAGEMENT, PROJECT DEVELOPMENT AND

BUSINESS ACTIVITIES OPTIMIZATION WORKSHOP

Training & Workshop 1Pekanbaru 26 – 28 Oktober 2012

Oleh: KSU BINA MANDIRI

Selamat Datang di Lingkungan PT. CPI

DURI

BANGKINANG

AIR MOLEK

KALIMANTAN

SUKABUMI

PEKANBARU

Selalu patuhi aturan yang berlaku

Ice Breaker

Introduction to Management System(Pengenalan pada Sistem Pengelolaan)

Materi Workshop #1

Management System Process Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara

alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil

Sistem merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka

Managemen: sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal

Proses Sistem Manajemen Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Pelaksanaan (Actuating) Kontrol (Control) Planning

Organizing

Actuating

Control

Quiz #1

Menurut anda, apakah definisi dari “Management System Process”…?

Management System Process (MSP)

MSP merupakan pendekatan sistematik yang digunakan untuk mencapai performa unggul…

MSP berhubungan juga dengan Perencanaan suatu Usaha/Aktivitas

MSP digunakan untuk menyatukan tujuan, rencana dan aktivitas terhadap implementasinya pada kondisi rutin setiap waktunya

MSP…

Punya Visi, Tujuan,

Metriks, dan Target

Lakukan evaluasi secara periodik untuk mengetahui “GAPS”, &

“RISK”

Buat rencana jangka pendek dan menengah

dan jangka panjang –

Satukan dalam Rencana Bisnis

Eksekusi berdasarkan rencana yang

telah dibuat dan sesuai dengan Rencana Usaha

Lakukan review, evaluasi proses

yang telah dijalankan secara

periodik.Jika diperlukan

lakukan penyesuaian

rencana

Fungsi dan Peran Pemimpin (Leaders)

Leader mempunyai peran yang sangat besar untuk kesuksesan

pelaksanaan MSP

Tidak hanya fokus kepada hasil saja, tetapi yang lebih penting

adalah mencapai hasil dengan cara yang tepat dan bertindak sesuai

nilai-nilai dari organisasi

Mempunyai fungsi untuk:

Berlaku untuk mengelola dan mengeksekusi rencana

Berlaku untuk memberi contoh BUDAYA

Memastikan proses yang sudah direncanakan bisa berjalan

secara efektif dan efisien

Berlaku untuk disiplin (menjalankan sesuai rencana)

Mendidik diri untuk berlaku sesuai nilai-nilai

Berperan untuk mengetahui kebutuhan organisasinya dan

mempunyai peran agar “Align” dengan organisasi lainnya

Vision & Objectives

2013

2014

2015

2035 Anda akan menjadi apa, berkontribusi apa, apa yang akan anda hasilkan sebagai karya, apa “LEGACY” anda untuk generasi berikutnya…

Pikirkan mulai sekarang, buat perencanaan (tahapan pergerakan),

lakukan MSP

Assessment (Pengkajian)

This would allow achievable goals or objectives to be set for the organization.Strengths: characteristics of

the business, or project team that give it an advantage over others

Weaknesses (or Limitations): are characteristics that place the team at a disadvantage relative to others

Opportunities: external chances to improve performance (e.g. make greater profits) in the environment

Threats: external elements in the environment that could cause trouble for the business or project

Identification of SWOTs is essential because subsequent steps in the process of planning for achievement of the selected objective may be derived from the SWOTs

Strengths

Weakness

Opportunities

Threats

Planning/Forethought (Perencanaan)

Rencana 2013 Patin

Rencana 2013 Gurameh

Rencana 2013 Bawal

Rencana 2013 Baung

Rencana 2013 Gurameh

Rencana Aktivitas Target Pencapaian Waktu

Pembibitan Bibit: 50.000 ekor/bulan Feb-13

PendederanUkuran 3" tebar: 45.000 ekor/bulan Mar-13

Pembesaran Panen 30 ton/bulan May-13

Jumlah kolam 100 kolam Nov-13

Jumlah anggota 90 orang Jun-13Penambahan kader 15 orang Aug-13

Bangkinang

Pekanbaru

Duri

Trabul

Business Plan KBM

Take 10 Minutes to Exercise(Develop Simple Individual MSP)

10 Menit untuk Mengerjakan Latihan(Membuat MSP sederhana)

Implementation

Implementasi adalah langkah-langkah realisasi atau proses perwujudan dari sebuah rencana, model, desain, kebijakan, algoritma

Rencana/Desain

Persiapan Eksekusi

Eksekusi Hasil

Review

Rencana/Desain

Persiapan Eksekusi

Eksekusi Hasil

Visi: Punya Rumah Joglo (Jogja)

Review Lookback

Lessons Learned

Adalah suatu proses untuk melihat kembali apa yang telah dikerjakan/proses pengerjaan (histori) dan hasil yang dikerjakan. Membandingkan aktualisasi proses pengerjaan, resiko dan gaps, serta hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah dibuat (efektif dan efisien).

POSITIF dan NEGATIF (Plus/Delta) Pengalaman yang diperoleh sewaktu implementasi Temuan di lapangan Mencatat semua tantangan dan resiko yang dihadapi Mencatat proses pelaksanaan baik untuk aktivitas yang

berhasil maupun yang gagal Bertujuan untuk memperbaiki aktivitas mendatang

Jangan lupa!!!DOKUMENTASIKAN DENGAN RAPIH dan DIBAGI KEPADA YANG LAIN

Break Session