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Convegno ECM: Enterprise Content Management Non solo gestione contenuti, ma un modo intelligente di gestire i processi eliminando la carta. A testimonianza di quanto fatto in materia di gestione dei flussi amministrativi per Docflow interviene il proprio cliente Italtel.
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La gestione dei documenti e dei processi del flusso amministrativo in Italtel
Italtel, Italtel logo and iMSS (Italtel Multi-Service Solutions) are registered trademarks owned by Italtel S.p.A. All other trademarks mentioned in this document are property of their respective owners. Italtel S.p.A. cannot guarantee the accuracy of the information presented, which may change without notice. All contents are ©Copyright 2006 Italtel S.p.A. - All rights reserved.
Giuseppe Russo - Head of Solution Delivery ITALTEL
Agenda 2
Introduzione: l’azienda Italtel
La gestione dei documenti e dei processi del flusso
amministrativo Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori
Workflow approvazione OdA
Conservazione Sostitutiva
Qualche numero
Conclusioni e sviluppi futuri
3Chi siamo
Essere partner di riferimento degli operatori di telecomunicazioni, delle Grandi Imprese e delle Pubbliche Amministrazioni nella realizzazione di reti IP di nuova generazione e nella messa a punto di servizi multimediali e convergenti rivolti ai loro clienti.
Attività
Mission
Italtel progetta, sviluppa e implementa soluzioni per reti e servizi di telecomunicazioni di nuova generazione, basati su protocollo IP, oltre che servizi di supporto all’operatività delle reti.
NGN- NGS
4Chi siamo
Leadership tecnologicaLa tecnologia Italtel è alla base delle reti di telecomunicazione di 40 operatori nel mondo
**del mercato, 2008, Yankee Group
14%**SOLUZIONI
INNOVATIVE NGN:
Leader EMEAnel 2007
**del mercato, 2008, Yankee Group
SOFTSWITCH:leader EMEA tra i primi 3 playera livello mondiale
21%*
5Chi siamo
Capacità di innovazioneL’attività di sviluppo e innovazione di soluzioni proprietarie innovative all’avanguardia è un asset strategico
20,3% del FATTURATO 2007investito in Sviluppo e Innovazione
20,3 %
45% dei DIPENDENTIdedicati alle attività di Sviluppo e Innovazionenei laboratori di Settimo Milanese e Carini (PA)
45%
6
Soluzioni attive in oltre 20 paesi del mondo
Le sedi italiane del Gruppo sonoa Settimo Milanese, Roma e Carini (PA).
Gli specialisti in Delevopment &Innovation sono oltre 1000:
Chi siamo
2.300 dipendenti
800 - MI
230 - PA
30 - RM
7Presenza nel mondo
GuatemalaGuatemala
ColombiaColombia
BrasileBrasile
ArgentinaArgentina
UKUK
FranciaFrancia
SpagnaSpagna
ItaliaItalia
MozambicoMozambico
KenyaKenya
GreciaGrecia UAE - DubaiUAE - Dubai
PoloniaPoloniaGermaniaGermania
BelgioBelgioRussiaRussia
Arabia SauditaArabia Saudita
PerùPerù
8Cosa abbiamo realizzato e cosa realizzeremo
SOLUZIONI IN ESERCIZIOAcquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori
SOLUZIONI IN SVILUPPOArchiviazione sostitutiva fatture fornitori e registri fiscali
Workflow approvazione OdA e Firma Digitale
9Esigenze
Ottimizzare, semplificare e ridurre l’impegno di risorse umane e
finanziarie nello svolgimento di attività operative di specifici
processi gestionali interni
Ciclo passivo
Acquisizione e contabilizzazione fatture fornitori
Decentralizzazione del processo di benestariazione fatture
Iter di approvazione ordini di acquisto
Firma ed archiviazione degli Ordini di Acquisto
Conservazione sostitutiva
Archiviazione dei registri fiscali
Archiviazione fatture fornitori
10Motivazioni
Costo complessivo della gestione e dell’archiviazione dei
documenti non compatibile con l’obiettivo di riduzione dei costi
Disponibilità sul mercato di soluzioni efficaci ed efficenti per la
gestione delle problematiche in oggetto
Numero elevato di risorse impegnate in attività
ripetitive
Tempo di svolgimento delle attività non
compatibile con la velocità richiesta nei processi
core dell’azienda
11Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori
11
Preparazione, classificazionedelle fatture
Archiviazione DocumentaleArchiviazione Documentale
I documenti vengono archiviati sul DMS55
44
Scansione massivaDocumenti
OCR33
22
Verify
L’utente che deve registrare il documento effettua il Data-Entry a video avendo a
disposizione l’immagine della fattura, oppure salva quanto proposto in automatico
mediante il n° del BT (per i fornitori che hanno aderito)
77
CCP
66
I documenti vengono inviati dal DMS al CCP
99
I documenti del DMS sono aggiornati con i
dati di contabilizzazione
1212
Viene inviata una mail al controller
per eseguire il Benestare
Per gli ODA dei fornitori che non
hanno aderito viene inviata una e-mail al benestariante col link
al CCP per dare il benestare fornitura
CCP
1010
1111
Per gli ODA dei fornitori che hanno aderito viene inviata una mail al controller per
eseguire il Benestare
SAP R/3SAP R/3
La fattura viene
contabilizzata su SAP
88
[Gestione manuale dello sblocco fattura]
12Fase di registrazione fattura post-scansione - 1
13Fase di registrazione fattura post-scansione – 2
14Conservazione sostitutiva: obiettiviConservazione sostitutiva: obiettivi
•• Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle scritture contabiliscritture contabili•• GiornaleGiornale•• IVAIVA•• InventarioInventario•• beni ammortizzabilibeni ammortizzabili
•• Conservazione sostitutiva per le Fatture PassiveConservazione sostitutiva per le Fatture Passive
Firma DigitaleFirma Digitale RiferimentoRiferimentoTemporaleTemporale
DocumentoDocumentoDigitaleDigitale
++ ++ == DocumentoDocumento““InformaticoInformatico””
15La La ConservazioneConservazione SostitutivaSostitutiva
LL’’emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del ministero delle finanze relativo alla conservazione ministero delle finanze relativo alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha completato il quadro normativo in modo da completato il quadro normativo in modo da consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di documento.documento.
Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle aziende contribuenti e da operatori del settore aziende contribuenti e da operatori del settore che hanno, di volta in volta, affinato aspetti che hanno, di volta in volta, affinato aspetti operativi ed interpretativi.operativi ed interpretativi.
Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può essere lasciato in elettronico, se prodotto essere lasciato in elettronico, se prodotto internamente, o distrutto, se ricevuto da entitinternamente, o distrutto, se ricevuto da entitààesterne.esterne.
•• La conservazione dei documenti in modalitLa conservazione dei documenti in modalitàà sostitutiva sostitutiva garantisce:garantisce:•• i benefici operativi dati dalli benefici operativi dati dall’’eliminazione della copia fisica e eliminazione della copia fisica e
dal suo processo di gestione manuale,dal suo processo di gestione manuale,•• nonchnonchéé ll’’utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e
penali previsti dalle normative in vigore.penali previsti dalle normative in vigore.
16Il Processo di conservazione sostitutivaIl Processo di conservazione sostitutiva
1
RepositoryDocumenti
Operatore Conservazione
AipaDocsAipaDocs..
CD o DVDConsultabile
via Web Browser
Selezione Processi di Conservazione
Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale
3
4
Kit (lettore e smart-card) per la Firma DigitalePoste Italiane
2
17Riorganizzazione processo di approvazione OdA
Cruscotto Gestione iter approvazione ordineWorkflow di notifica per approvazione Oda ai Responsabili competentiFirma digitale con certificato Microsoft del PDF dell’ordineTrasmissione ed Archiviazione automatica del PDF emesso da SAP
Gestione elettronica della praticaRicevimento conferma d’ordine con firma digitale o scansione del documento di conferma d’ordine.
18Qualche numero
Numero fatture fornitori contabilizzate nel 2008: circa 14.000
Numero ordini di acquisto emessi cartaceamente nel 2008: circa 8.000
Ordini d’Acquisto Servizi = circa 5.500
Ordini d’Acquisto Prodotti = circa 2.400
Numero di pagine registri fiscali = circa 12.000 pagine/anno