Pourquoi centraliser la gestion de ses documents ma rketings ?

Les enjeux du Document & Information Manager ?

Jean-Pierre Blanger pour le Groupe D&IM

Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D Ricoh Membre Aproged Pilotage du groupe de travail D&IM Jean-Pierre.Blanger@Ricoh.fr

Sommaire

Le Groupe de travail D&IM

Pourquoi le D&IM ?

Marketing Direct

Conséquences

Le groupe de travail D&IM

Des points de vue complémentaires

Grands comptes

D&IM Document & Information Manager

A s s o c i a t i o n d e s p r o f e s s i o n n e l s d u n u m é r i q u e e n F r a n c e (dématérialisation, capture, gestion de contenu, éditique, contrôle, archivage . .. ).

Association des utilisateurs et fournisseurs, des métiers du document (de la communication à partir de données informatiques à l’éditique, l’impression numérique, etc.)

Le groupe de travail

Des points de vue complémentaires

Didier BIOCHE Marketing Impression professionnelle Canon - Membre Xplor

Jean-Pierre BLANGER Directeur Recherche & Développement Ricoh - Membre Aproged

Philippe BLOT-LEFEVRE Risk manager de l’information - Hub2b-DLM

Alexis BLUM Consultant en ingénierie documentaire et éditique – Membre Xplor

Gérard GODART Consultant en ingénierie documentaire - ConceptDoc

Jean-Louis de LA SALLE Vice-Président Xplor

Aude de MONTGOLFIER Consultante Bureau van Dijk Ingénieurs conseils – Membre Aproged

Cyrille de TURENNE Coordinateur Archives du Groupe AREVA - Direction Conformité

Le groupe de travail

L’objectif �Accroître la capacité des entreprises à maîtriser les documents et informations (D&I) dans l’entr eprise

�Définir la fonction Document & Information Manager D&IM

Le Groupe de travail

Les phases de travail

�Réflexion sur le profil 2007-2008

�Présentation Profil au FAN 2008 10/2008

�Réflexion sur le référentiel 2009

�Présentation Référentiel au FAN 2009 10/2009

�Réflexion sur comment devenir D&IM Fin 2009

�Blog D&im Début 2010

Le Groupe de travail

Les réalisations

Profil D&IM Référentiel D&IM D&IM en bref…

Présentation D&IM

http://blogdim.spaces.live.com/

Sommaire

Le Groupe de travail

Pourquoi le D&IM ?

Marketing direct

Conséquences

Pourquoi le D&IM ?

Temps allongés �Allongement du temps consacré aux D&I �Inefficacité de la gestion documentaire �Inefficacité des processus D&I

Coûts cachés �Coûts cachés d'un SI non satisfaisant �Coûts cachés d'une externalisation mal maîtrisée

Sécurité requise �Pertes de documents �Vol de document et d’informations

Intelligence économique �Besoin de réponses sous pression �Besoin de connaissance �Maîtrise D&I interne et externe

Management sans conscience �Pas de prise de conscience du problème �Confusion D&I avec informatique �Culture: Fonctions D&I peu valorisées Peu de compétences documentaires

Outils adaptés nécessaires �Choix de solutions à la mode �Solutions fermées vs urbanisation des SI

Généralisation des D&I �La généralisation des D&I en route �Coexistence forte numérique / papier �Multiplication des supports

Légal en évolution �Evolution rapide pour les D&I �Importance croissante du juridique

Développement durable attendu �Rationalisation des coûts de capture et impression

De nombreuses raisons…

…

Archivage électronique des D&I… au-delà du papier � Force probante

Messagerie électronique… au-delà du courrier � Important rôle des emails

Volonté d’aller plus vite plus loin… au-delà de l’em ail � Web et Vidéo conférences

Gestion des connaissances… au-delà des hommes

� Solution au Papi-boum

Nouveaux risques… au delà l’imaginable � Rapidité des erreurs humaines et des attaques

Réduction des coûts… au delà de l’efficacité opérati onnelle � Optimiser les solutions D&I en fonction des besoins

…

Pourquoi le D&IM ?

Le profil du Document & Information Manager

Principes généraux � Nature de la fonction et positionnement

Missions

� Gouvernance documentaire

Rôle � Stratégie – Définition – Animation – Interne/Externe

Relation avec les directions/services opérationnels

� Identification – Structuration – Guide – Animation

Ressources � Investissement

Qualités requises

� Maturité professionnelle (D&I et Entreprise)

Profil D&IM

Pourquoi le D&IM ?

Encore une fois parce que… Personne ne s’occupe des D&I suffisamment

� Gouvernance documentaires trop disséminée

Les processus sont nouveaux � Mauvaise connaissance et compétences insuffisantes

L’entreprise doit faire face à de nouveaux risques � Risques légaux et d’usages, budgétaires ainsi que de sécurité

La fonction couvre de nouvelles responsabilités

� Après l’urbanisation du SI, l’urbanisation des D&I est nécessaire

Sommaire

Le Groupe de travail

Pourquoi le D&IM ?

Marketing Direct

Conséquences

Marketing direct

Quelques fondamentaux…

Impression sans adresse

Téléphone, Télécopie

Messagerie, SMS

Impression adresse + code barre

Gestion électronique de documents

Internet, Communauté, Buz…

Diffusion média, Livre blanc

Communication et Vente directes

ciblées et mesurables

Marketing direct

Quelques moyens fondamentaux…

Information interne � Informations sur les clients � Informations sur les comportements

Information externe �Coûts de prestation �Coûts d’achats de bases de données

Informatique interne �Coûts de traitement des données �Coût des moyens de production

Distribution �Coûts d’acheminement �Coût de maîtrise du retour des cibles

Marketing direct

En résumé

Beaucoup de moyens Techniques

Organisationnels Financiers

… sont en jeu !

Marketing direct

Comme se comporte le marché ?

Investissements en communication �Réduction de 3 milliards d’euros en 2 ans �Dont réduction de 2,5 milliards en 2009 �Chute la plus spectaculaire

depuis les premières mesures en 1959 (Sources Irep et France pub)

Dépenses des annonceurs � -9,5% Relations publiques, -8,3% Promotion, -7,8%

Parrainage, -5,6% Marketing direct, - 3,4%imprimé sans adresse, -6,8% le mailing, -1,5% Internet, -18% e-mailing… +9% pour les liens sponsorisés (Sources Irep et France pub)

… Il faut cibler mieux encore…

Marketing direct

Marché => Nouveau comportement

Dans tous les cas, on ne peut plus compenser le qualitatif par le quantitatif

… Les budgets ne sont plus là !

Marketing direct

Alors, quelles actions conduire ?

Information interne �Gestion centralisée de la Gestion de la Relation client �Stratégie d’analyse de la base client

Information externe �Réduction des coûts de prestation �Stratégie SOW vs SOM pour réduire les achats de bases

Informatique interne �Optimisation des coûts de traitement des données �Optimisation des moyens de production

Distribution �Réduction des coûts d’acheminement �Maîtrise du retour des cibles

Marketing direct

Marketing & D&IM, de fortes interactions

Optimisation selon différents axes � Le marketing ne peut conduire seul les actions nécessaires � Le D&IM a pour mission la gouvernance documentaire

centralisée

Optimisation auprès des directions fonctionnelles � Le marketing ne peut agir sur certains coûts � Le D&IM a un rôle stratégique de maîtrise des coûts

Optimisation auprès des directions opérationnelles � Le marketing ne peut pas toujours agir sur les DO � Le D&IM doit fédérer un réseau interne

Le Marketing doit centraliser la gestion des I&D Ma rketings La D&IM doit fédérer les volontés et optimiser les moyens

Sommaire

Le Groupe de travail

Pourquoi le D&IM ?

Marketing Direct

Conséquences

Conséquences

Le D&IM impose au Marketing

Données nominatives en fichier �Déclaration préalable à la CNIL

Droit à l’oubli �Droit d’accès, modification, suppression de données

personnelles (Loi informatique et Liberté)

Liste Robinson � Fichier stop mailing maintenu par la FEVAD (Fédération des

Entreprises de vente à distance)

Opt-in �Consentement explicite préalable (L34-5 du code des

Postes et des Communications électroniques)

Le Marketing doit centraliser la gestion des I&D Ma rketings Le D&IM doit fédérer les volontés et optimiser les moyens

Conséquences

Ce qui s’impose au Marketing

Les contraintes légales complexes imposent �Centralisation des données/processus (contrôle d’intégrité) �Prise en compte des particularités des canaux

Le Time To Market rapide impose �Centralisation du pilotage des moyens d’output management � Le ré-engineering des processus et documents

La réduction des coûts impose �Centralisation des décision d’engagement des moyens � La mise en œuvre rapide (à la demande) des moyens

La communication efficace impose �Plus de personnalisation �Communication inter-application efficiente (inter-sites)

Conséquences

Conséquences pour le Marketing

Identifier � Les documents et des médias � L’adéquation des moyens aux objectifs marketings

Documenter �Centraliser I&D (Conformité, Légal et Mesure ROI) �Maîtriser l’impact environnemental (Développement durable)

Informer � Le D&IM doit savoir pour la Gouvernance Documentaire �Marketing et D&IM doivent valoriser la nouvelle maîtrise

Pour le D&IM, l’enjeu est de faciliter les opératio ns devenir un atout de la communication marketing

et ne pas apparaître comme une contrainte

Pourquoi centraliser la gestion de ses documents ma rketings ?

Les enjeux du Document & Information Manager ?

Merci pour votre attention…

Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D Ricoh Membre Aproged Pilotage du groupe de travail D&IM Jean-Pierre.Blanger@Ricoh.fr