Break-Out sessie Factuurcongres 2009 van Gerard Bottemanne

E-Factureren en boekhoudsoftware

Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

www.softwarepakketten.nlwww.ictaccountancy.nlwww.boekhoudplaza.nl

Mei 2009


Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

Versturen factuur per e-mail met bijlage (in PDF)Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten (bron: Readiness Monitor e-Factureren: april 2009).

Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien.Maar is GEEN volledig E-factureren.

Aandachtspunten:- PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit- Factuurnummer en datum in omschrijving e-mail.


Onderzoeksbureau GBNED

Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Algemeen:• Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 eCom)

Uitgaande facturen:• Wijze van verzenden (e-mail, webservices, bank, BSP)• Herinnering/aanmaning per e-mail• Koppeling met incassosystemen• Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen• Adres ontvanger vastleggen (e-mail, ip-adres)



Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Inkomende facturen:• Wijze van ontvangen (e-mail, scan, webservices, bank, BSP)• Herkennen en matchen van ontvangen facturen • Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen• Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren)• Afgekeurde facturen verwerken• Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst

(dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem)

• Archiveren

Workflow is belangrijk:Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren.



Ontwikkeling boekhoudsoftware

• Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratiemet losse modules op gebied van E-Factureren.

• Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Facturerenalleen als uitgaande factuur per email in PDF.

• Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL en uitwisseling via webservices naar verwachting als eersterealiseren voor het MKB.

• Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijnen op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden.



Voorbeelden

E-Factureren via online boekhouden(ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in boekhoudsysteem)

Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee)

Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL.

Aflevermechanisme: email, import/export of webservices.(zowel inkomend als uitgaand).

Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc.



Voorbeeld: uitgaand email

- HTML- PDF- UBL



Voorbeeld: inkomend OCR en XML

- Data van papieren factuur naar XML- Scan direct op te vragen - Automatische boeking in administratie



Voorbeeld: inkomend import of Web Service

- UBL- Reeleezee Taxonomie



Belangrijk issue bij imports: automatisch gegevens in administratie synchroniseren



Voorbeelden

E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP Bluem Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions)

Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers die digitale nota’s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke ontvangers. BSP Bluem levert deze nota’s af in het bankportaal van de consument.

Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan het CS-Diginota systeem geleverd.



Abonneren op bepaalde factuurstroom



Twee te exporteren facturen, bestemd voor de portal van de Rabobank.



Voorbeelden

Elektronisch facturerenSysteem: E-facturatie module (IBS Nederland)

Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of gepresenteerd (Bill presentment) via portaal.



Factuur per email verzonden in PDF en XML formaat.



Facturen ophalen via portaal



Factuur details



Voorbeelden

Elektronische factuurverwerkingSysteem: ISP-Invoice (ISProjects)

Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen.

Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen:- Exact Globe- Decade Financials- Fis2000- Microsoft Dynamics NAV- Pantheon- SAP R/3- Multivers Extended



Gescande factuur matchen met boekhouding



Voorbeelden

Koppeling online boekhouden met incassosysteemSysteem: e-Boekhouden (SkillSource)

Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem.



Maak deze keuze



Maak deze keuze

Dossier in behandeling bij incassobureau



Maak deze keuze

Vanuit online boekhouden direct het dossier

volgen



Vragen?

Meer informatie: www.softwarepakketten.nl(met gratis nieuwsbrief)

Business

Break-Out sessie Factuurcongres 2009 van Gerard Bottemanne