AIESEC SYSU

V 1.2

oGCDP Standards & Satisfaction

Exchange Programme Policies (XPP)

oGCDP EP Checking Tool

1. S&S

IN PROGRESS

EP together with EP manager will sign contract to clarify responsibilities between them as well as EP

will confirm payment procedure.Contract

All EPs that are selected for winter and summer peak are obligated to attend Regional Induction Conference. If EP is

selected in other time or can`t come to the conference LC is obligated to deliver all knowledge by local conference or

meeting.

RIC

MA & RE

All EPs once they are selected will have EP manager as well as will be informed about stable communication channel with Home LC and LC Quality Head contacts. Once EP is

matched, EP manager will ensure EP knows Host LC needed contacts (LCP, LCVP, TN manager, Buddy, host family).

Communication Channel

Within 3 x 24 hours EP need to confirm acceptance of the opportunity and EP together with EP manager will send

EPAN to TN manager. AN

After EP is matched in the system EP manager will support him/her to receive complete, clear information about visa

process application in the Hosting Entity. VISA

MA & RE

Each EP is obligated to have International SOS and Insurance before departure to the Hosting Entity. In the

same time Home Entity will provide vaccination consultancy.

Insurance&

Vaccination

All EPs after match, before departure need to attend local Outgoing Preparation Seminar. If EP can`t come, EP

manager should deliver all knowledge by separate meeting.OPS

All EPs will have opportunity, provided from local level to have at least one external touch point. Possible ways:

External training session/ Social Issue Forum/ NGO Visit/ Board meeting/ Personal conversation/ AIESEC events.

One External touch point

2. XPP

EP要求 TN要求Break Match Policy

Break Realization

Policy

投诉流程

EP要求a. 至少在结束大学教育的两年内并且30

岁以下，或者至少在完成AIESEC full time position后的三年内并且30岁以下。

b. 最多不能超过36个月。c. 在居住超过6个星期的国家或地区申请

Exchange。d. 项目最短工作时间为六周。e. EP要遵守当地的风俗习惯和项目的纪

律要求。

a. 提供给EP的工资数量和交付形式（如果可申请的话）

b. 住宿和具体情况（例如单间，寄宿家庭等等）

c. 住宿，交通，保险，签证费用责任d. 其他住宿条件（比如提供食物）以及主办的LC和EP的必要话费

e. 具体细致的工作描述f. AIESEC和TN taker的上传的协议

TN要求

TN Form

a. 提供给EP的工资数量和交付形式（如果可申请的话）

b. 住宿和具体情况（例如单间，寄宿家庭等等）

c. 住宿，交通，保险，签证费用责任d. 其他住宿条件（比如提供食物）以及主办的LC和EP的必要话费

e. 具体细致的工作描述f. AIESEC和TN taker的上传的协议

TN要求

TN Form

a. 项目时长为6-78周b. 每周工作时间最少25小时c. 具体细致的工作描述d. 工作活动和工作描述必须与match和接收是AN form上的一致。任何改动都需要写在form上并且取得TN taker，EP和AIESEC的同意。

e. EP工作的第一天必须有AIESECer带去

TN要求

Work

a. 在签证申请过程中要得到AIESEC的援助

b. 住宿在EP到达前安排好；c. 住宿达到分会在Reception Wiki上申明的最低要求；

d. 住宿是被cover的。除非该分会没有能力实现它，在这种情况下需要在TN form中有一个全面的细节的呈现并且被EP同意。住宿花费不应超过分会的标准生活花费。

e. 接机是必须的。如果EP入境底单和TN目的地不一样，细节的旅行指南必须在match的时候提供给EP。

TN要求

Reception

提供给EP的reception wiki需要包括：a. 签证申请信息b. MC设置的在该国最低住宿标准c. 旅行和安全信息，关键的联系信息和地址

d. EP每月支出的预估e. 法律和文化标准汇总f. 分会和国家历史g. 其他关键信息

TN要求

Reception

a. Host LC必须send reception wiki给EPb. Host LC必须提供VISA协助文件c. 接待LC必须给EP提供相关的VISA和劳

动的法律知识d. 接待LC必须提供EP以下联系信息：TN

manager/EP responsible/buddy person, LCP, LCVPICX, TN taker’s responsible person, LC and MC office address and accommodation address

e. 接待LC必须提供TN的expectation给EPf. 接待LC必须根据当局官方公告提供TN

所在地区和住宿地区的地区特殊安全信息

TN要求

Reception

a. EP没有在2周内收到一系列与申请VISA相关的重要文件，导致EP不能着手准备exchange；或EP没有被通知准备文件所需要的时间

b. EP符合政策但是第三方造成了delay，并且这个delay根本性影响了Exchange情况（需要证据）

c. 工作地方因为战争、自然灾害、革命或恐怖袭击被正式通知处于紧急状态，EP可能会有危险。

d. 生病或特定情形会对健康造成危险（需要证据）

Break Match Policy

EP有权Break match

a. 在到达exchange国家后拿不到官方的工作/生活许可

b. 工作与AN描述不一样，并且这种不符合改变了工作的性质。EP应该先尝试和TN Taker, 项目分会解决这件事

c. EP被性侵d. 基本工作环境太差或不符合AN规定；

EP应该先主动和TN Taker以及host entity沟通解决

Break Realization

Policy

EP有权Break

Realization

a. EP基本信息造假

b. EP违反法律或组织内部规范

Break Realization

Policy

TN有权Break

Realization

1. 通知host entity和被诉方，先尝试私下解决。

2. 如果Step1.尝试失败了，投诉方应该通知sending entity, sending entity被通知后应该根据XPP与host entity协商。

3. 如果Step2.也尝试失败了，sending entity和host entity应该通知他们的MC来一起解决（联系ECB ncb.moc@aiesec.net）。另外，他们可以把这个issue分享给global network.

4. 如果两周内各方不能达成共识的，这个案子应该交给ICB裁决。

投诉流程

3. oGCDP EPM Checking Tool

IN PROGRESS

EP是否有接受合同的training？是否有了解EP的意向国家或地区？是否有了解EP的意向项目类型？是否有了解EP上述意向的背后动机？是否有结合GC现状调整EP期望值？是否有了解EP的时间安排？是否有和EP确定匹配流程中大致的时间安排？（包括GRIC, Issue training, OPS, VISA etc.）

IN PROGRESS

EP是否清楚GIS的操作流程？ EP是否清楚S&S上列明自己的权利和义务？ EP是否有参加 GRIC？ EP是否有参加 Issue training？ EP是否有参加 OPS？

MATCH

EP是否有被告知获得必要的面试技巧？ EP是否有从RTN report、CEED report上了解必要的信息？

（关于项目、城市、国家、文化习俗 etc.）

MATCH

EP是否清楚匹配项目的diversity状况？ EP是否清楚匹配项目的收费情况？ EP是否清楚匹配项目的居住情况？ EP是否有接受XPP的基本培训？ EP是否清楚匹配项目的关键联系人？（TN OC，VP iGCDP，ICB，其他紧急联系人etc.）

EP是否清楚匹配项目的关键地址？

MATCH

EP是否了解Int’SOS的使用方法？并通过它了解当地的安全、健康情况？

EP是否有购买保险？