Implementasi warehouse bosowa taxi

WAREHOUSEIMPLEMENTATION

Ditulis oleh : Ferry Agustaf Corua – System Development & Control Group Automotive Bosowa Corporation


1. MASTER DATA :

1.1. MASTER DATA MATERIAL1.2. MASTER DATA PERSON1.3. MASTER DATA VEHICLE1.4. MASTER DATA RAK/BIN

1. 1. Master Data Material:Master data material dapat dibedakan berdasarkan fungsi dan Jenis Material tersebut

A. M1 : SPAREPART/Finish goodB. M2 : SERVICE/JASAC. M3 : SUB MATERIAL/consumableD. M4 : ASSETE. M5 : ATK & OFFICIAL CONSUMPTION

1. 1. A. Material Sparepart (Finish Good)Master Sparepart adalah jenis material berupa parts & Acessories baik dari acessories maupun engine Kendaraan.Contoh : Oli, busi, kanvas rem, bohlam lampu, ban, spion, dongkrak, tools dan wajib di sesuaikan dengan tahunpembuatannya serta merek dari masing parts tersebut.

1. 1. A. 1. System Penamaan Material Master

XX-XXXXX-XXX-XX : Jenis Material – Nama Material – Merek Material –Kwalitas Material contoh :

M110000101 adalah : Sparepart-Busi-Hyundai-OriginalM120000201 adalah : Sparepart-Bearing-Toyota-Original


1. 1. B. Material Service/JasaMaster Service/Jasa adalah jenis material berupa jenis perbaikan baik terhadap Parts maupun Acessorieskendaraan. Contoh : Bubut (over hole), service dinamo, service radiator dll.

1. 1. B. 1. System Penamaan Master Jasa

XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Jasa – Merek Material – Kwalitas Material, contoh :

M210000101 adalah : Jasa service-Bubut-Hyundai-OriginalM210001101 adalah : Jasa service-Dinamo-Toyota-Original

1. 1. C. Sub Material/KonsumableMaster Sub Material adalah jenis material berupa jenis barang habis pakai yang satuan pemakaiannya ada yangdapat dan tidak dapat diukur berdasarkan parameter satuan /unit . Contoh : Cat, minyak rem, kawat las, gasacytelin, dempul dll.

1. 1. C. 1. System Penamaan Sub Material/Konsumable

XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Material – Merek Material – Kwalitas Material/Objective, contoh :

M310000101 adalah : Sub Material- Gas Acytelin-Hyundai-OriginalM310001101 adalah : Sub Material-Cat-Avian-Biru MetalikM310002101 adalah : Sub Material-Oli-Mesran-Pertamina-Engine


1. 1. D. Material AssetMaster Asset adalah jenis material berupa jenis barang yang maintenancenya diatur oleh HR Departemen. Contoh :Genset Kantor sedangkan untuk asset komputerisasi, bangunan dsb tidak dimaintain di Plant Maintenance.

1. 1. D. 1. System Penamaan Master Asset

XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Asset– Merek Material – Kwalitas Material, contoh :

M410000101 adalah : Asset-Genset-Hyundai-OriginalM410001101 adalah : Asset-Komputer/Laptop-Toshiba-Original

1. 1. E. ATK & Office ConsumptionMaster ATK & Office Consumption adalah Material berupa jenis barang habis pakai yang tidak dapat diukurpemakainnya berdasarkan parameter satuan /unit . Contoh : Kertas, Pita Printer, Catridge, Disk (CD).

1. 1. E. 1. System Penamaan ATK & Office Consumption

XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Material – Merek Material – Kwalitas Material/Objective, contoh :

M510000101 adalah : ATK & Comp-Kertas-Hyundai-QuartoM510001101 adalah : ATK & Comp-Catridge-HP-Warna HitamM510002101 adalah : ATK & Comp-Gula-Gulaku


1. 2. Master Data Person:Master data mekanik adalah master data yang mendata posisi dan pic dari mekanik in charge yang ada & dapatdibedakan berdasarkan posisi & fungsinya.

A. P1 : WAREHOUSE HEADB. P2 : STAFF WAREHOUSE

1. 2. A. Warehouse HeadWarehouse Head adalah person yang mempunya fungsi pengawasan terhadap semua Managemen Warehouse danoperasional di Warehouse khususnya untuk melengkapi kebutuhan di bengkel (engine, electrical & body repair)1. 2. B. Staff WarehouseStaff Warehouse adalah person yang mempunyai tugas & tanggung jawab terhadap pengecekan semua materialmulai dari penerimaan material dan pengeluaran material serta melakukan inventori stock.

1. 3. Master Data Vehicle (Kendaraan)Master data kendaraan dapat dibedakan berdasarkan beberapa bagian yakni :

A. Nomor LambungB. Nomor PolisiC. Jenis Kendaraan (Soluna, Limo, New Limo, Wira & Hyundai)D. Expired STNKE. Nomor Chasis


2. JENIS TRANSAKSI WAREHOUSING

2. 1. CREATE PURCHASE REQUISITION 2. 4. CREATE STOCK MIN-MAX2. 2. CREATE GOOD RECEIPT 2. 5. CREATE POSTING STOCK 2. 3. CREATE GOOD ISSUE

2. 1. Create Purchase Requisition (PR)Transaksi Purchase Requisition adalah transaksi untuk meminta atau mengadakan sparepart dengan caramenginput data-data sparepart yang dibutuhkan kedalam sistem berdasarkan system Stock Inventory (Min-Max).Purchase Requisition harus di approved terlebih dahulu oleh PIC level Supervisor dan di syahkan oleh level HeadOperasional. Kebutuhan pengadaan sparepart berdasarkan dua kategory pengadaan :

• Pengadaan PR Emergency (Insidentil)• Pengadaan PR Regular (Min-Max)

2. 2. Create Good Receipt (Penerimaan Material)Transaksi Good Receipt (GR) adalah transaksi untuk melakukan penerimaan material di gudang/warehouseberdasarkan dokumen pembelian, delivery maupun berdasarkan dokumen pengembalian barang kegudang/warehouse dari vendor atau user. Pada prinsipnya ada dua (2) jenis transaksi Good Receipt yakni :

• Create Good Receipt : membuat penerimaan material• Cancel Good Receipt : membatalkan atau mengurangi penerimaan material

2. 3. Create Good Issue (Pengeluaran Material)Transaksi Good Receipt (GR) adalah transaksi untuk melakukan pengeluaran material dari gudang/warehouse keuser /bengkel berdasarkan dokumen order sheet. Pada prinsipnya ada dua (2) jenis transaksi Good Issue yakni :

• Create Good Issue: membuat pengeluaran material• Cancel Good Issue : membatalkan atau mengurangi pengeluaran material


2. 4. Create Min-Max (Safety Stock)Transaksi Min-Max adalah transaksi untuk melakukan cadangan safety stock parts di gudang warehouse untukmenghindari kekosongan ataupun kekurangan stock, sehingga saat dibutuhkan parts tersedia di warehouse.

3. LAPORAN TRANSAKSI WAREHOUSING

2. 1. LAPORAN PENGORDERAN PR2. 2. LAPORAN REALISASI PR VERSUS PO2. 3. LAPORAN PENERIMAAN MATERIAL2. 4. LAPORAN PENGELUARAN MATERIAL3. 5. LAPORAN MIN-MAX

Data-data yang di hasilkan dari laporan-laporan tersebut diatas antara lain adalah :

Data-data Person Data-data Kendaraan Data pemakaian sparepart per lambung Data pemakaian sub material per unit Data Parts Rate

2. 5. Create Posting Good Receipt & Good Issue StockTransaksi posting good issue & good receipt stock adalah transaksi untuk melakukan posting penambahan stock disistem (saldo awal) maupun pengurangan stock (saldo akhir) di sistem warehouse dan belum terjurnal ke FinancialAccounting, oleh karena baru parking di area maintenance/bengkel saja. Namun secara stock kondisinya sudahbergerak menambah atau mengurangi saldo awal.



Min-Max Planning / Request dari User

(Bengkel)

BP1. Create Purchase Request/Pengadaan Barang

Spv.Warehouseintruksi ke staff untuk membuat

PR• Emergency

•Regular

Staff Warehouse Create PR & di Print

PR diapproved olehSpv. Warehouse

dan diserahkan keHead Operasionaluntuk di approved

dengan level approval yang di

atur dlm kebijakan

PR diserahkan kePIC Pengadaan• Purch. Group

• Internal

Emergency ?

Purch.Group terimaPR dan membuat

PO merefer No. PR WHS

No – Purch. Group

Head Fleet ManagementIntruksikan ke

anggotanya untukmengeksekusi

pembelianemergency & setelah dibeli

Wajib diserahkanKe WHS terlebih

Dahulu untuk di GR

M U L A I

Yes-Internal

setelah dibeliPurch.Group

Wajib menyerahkanBarang & Invoice Ke

WHS terlebihdahulu & dilampiri

dok. PO

S E L E S A I

PR

PR


Ada Barang yang akan diterima WHS

BP2. Create Good Receipt & Claim ke Vendor

Staff Warehouse menerima &

mengecek barangyang masuk di WHS

Memeriksa harga & qty barang sesuaidengan Nota / PO

Jika Oke makabarang diterima

dan Staff WHS input kesistem sesuaidengan PR & PO

serta invoice /nota dari Vendor

Bukti Terima Barangdi print dan di

approved oleh Staff & Spv. Warehouse

Ada Claim keVendor ?

Purch.Groupmelakukan Claim ke

vendor ataspembeliannya

Yes – Purch. Group

Head Fleet ManagementIntruksikan ke

anggotanya Claim ke vendor dari hasilpemeriksaan WHS

(parts tidakoriginal)

Dokumen Claim dibuat di WHS

merefer No. PR & PO jika ada POnya

M U L A I

Yes-Internal

Jika ok WHS membuat Bukti

Terima Barang (GR)Merefer No.Dok. PR

& Invoice Vendor (Nota Vendor)

No. PO disistem GR di catat jika ada

GR

Part diterima WHS dan sparepart dicek

oleh Staff WHS

Setelah di GR makastock di sistem WHS

bertambah danSelanjutnya WHS melakukan Good Issue kembali jikaada permintaan

Order Sheet

Purch Group membuat claim merefer nomor. Dok PR-PO danInvoice vendor

S E L E S A I

PR

Parts di eksekusisesuai dengan

kebutuhan bengkel

GR


Ada permintaanbarang dari Leader Mekanik ke WHS

BP3. Good Issue Parts/Pengeluaran Parts

Leader MK menyerahkan Order

Sheet ke WHS

Staff Warehouse menerima OS dari

Leader MK daninput kedalam

sistem WHS sesuaiNomor OS

Leader MK melakukan

pengecekanSpareparts

SparePart /OS

ok ?

Confirmasi ke WHS sparepart /parts

salah dan dicheck diStaff WHS kembali

No

WHS input Good Receipt (GI)

merefer No. Dok. OS dari Leader MK

M U L A I

Yes

Print Bukti KeluarBarang (GR) &

approved Staff WHS & Leader MK

Maka persediaansparepart

berkurang & terbentuk jurnal

parts dalamperbaiakan bengkel

Leader MK mengerjakan

kembali Wonyasampai Finished

pekerjaannya

S E L E S A IStaff WHS memintake Leader MK untukmengecek barang

yang diberikan olehWHS apakah sudah

sesuai denganOsnya (Qty &

partsnya)

OS


Ada permintaan Olidari Leader

Mekanik ke OilMan

BP4. Good Issue Oli/Pengeluaran Oli

Leader MK menyerahkan Order

Sheet ke OM

Oil Man menerimaOS dari Leader MK dan mengeluarkanOli sesua dengan

qty di OS

Sebelum jam kerjaselesai OilMan

menyerahkan data-data OS ke Staff

WHS untuk d input ke sistem WHS

Order Sheetok ?

Confirmasi ke OM pencatatan salah

dan dicheck di BukuOilMan kembali

No

WHS input Good Receipt (GI)

merefer No. Dok. OS dari OilMan

M U L A I

Yes

Print Bukti KeluarBarang (GR) &

approved OilMan & Staff WHS

Maka persediaanOli berkurang &

terbentuk jurnal Olidalam perbaiakan

bengkel

Biaya pembebananpemakaian Oli

perlambung/per unit akan terjurnalpada saat WO di

closed olehForeman

S E L E S A I

Oil Man mencatatpengeluaran Olinya

pada buku yang telah di sediakan

sesuai denganurutan OS yang ada

OS


Literatur : SAP MM/WM Over View – Perdana Consulting, Juli 2003 SOP BUC : SOP-TPT-WRH-001 – BISPRO, Maret 2008 SOP PURCHASING GROUP : SYSTEM DEVELOPMENT & CONTROL Juni 2009