Syntra Sint-Niklaas 26 10-2011

Juridische aspecten voor de

CIO en ICT manager

CONTACT

drs.ir. Jan Devos, MBA

.Electronics and IT Lab

University College West-FlandersGhent University AssociationGraaf Karel De Goedelaan 5

BE-8500 KORTRIJK - BELGIUMT: +32 56 24 12 72F: +32 56 24 12 24

e-mail: jan.devos@howest.bee-mail:  jgdvos.devos@ugent.be

linkedIn: www.linkedin.com/in/jangdevos website: http://elit.howest.be/jdevos

1. Project mislukkingen

2. Project traject

3. Tools

4. Geschillen oplossen

Agenda

© Jan Devos - 2

Project mislukkingen

© Jan Devos - 3

Wat is een Engineering Failure?

Project mislukkingen

© Jan Devos - 4

Wat is een IS Failure?

An IS Failure is an outcome of a human process

- Best bewaarde publiek geheim wereldwijd?

- Veel onderzoek sinds meer dan 40 jaar 1967, Management misinformation systems, (Ackoff)2006, Health information systems: failure, success and

improvisation, (Heeks)

- Veel is geweten, maar wordt er iets aan gedaan? - The mythical Man-Month (Brooks)

- (te) Sterk positief perspectief op IT projecten en de waarde creërende kracht van IT

Project mislukkingen

© Jan Devos - 5

Project mislukkingen

© Jan Devos - 6

1994 1996 1998 2000 2004Mislukte projecten 31% 40% 28% 23% 18%

“Challenged” projecten

53% 33% 46% 49% 53%

Succesvolle projecten

16% 27% 26% 28% 29%

Source: Standish Group

Project mislukkingen

© Jan Devos - 7© Jan Devos - 7

Project mislukkingen

© Jan Devos - 8

Project mislukkingen

© Jan Devos - 9

Project mislukkingen

© Jan Devos - 10

Project risico’s

© Jan Devos - 11

1. 1) Lack of top management commitment to the project2. 2) Failure to gain user commitment3. 3) Misunderstanding the requirements4. 4) Lack of adequate user involvement5. 5) Lack of required knowledge/skills in the project personnel6. 6) Lack of frozen requirement 7. 7) Changing scope/objective8. 8) Introduction of new technology9. 9) Failure to manage end user expectations10.10) Insufficient/appropriate staffing11.11) Conflict between user departments

• Source: Schmidt, Lyytinen, Keil & Cule; • Identifying Software Project Risks, 2001

Project risico’s

© Jan Devos - 12

de verwachtingsfout (expectation failure)

= de onmogelijkheid van een informatiesysteem om te voldoen aan de specifieke verwachtingen van een stakeholdersgroep.

Stakeholders: elke groep van mensen die een aantal waarden delen die mee bepalen wat de wenselijke eigenschappen behoren te zijn van een informatiesysteem en hoe die moeten behaald worden

Types van verwachtingsfouten: Correspondentie mislukkingProces mislukkingInteractie mislukking

Project mislukkingen

© Jan Devos - 13

(Inter)organizational trust

Written Contract

Psychological Contract

Unexpected Changes

Structural Controls Trust

R. Sabherwal

1. Project mislukkingen

2. Project traject

3. Tools

4. Geschillen oplossen

Agenda

© Jan Devos - 14

Project traject

© Jan Devos - 15

Doelstelling (definitiestudie)ProjectstructuurCondities

LeverancierselectieLong listRFI

Leverancier-selectieShort listRFP

Contract

AnalyseOntwikkelingImplementatieOpleidingConversie

AcceptatieVoorlopige oplevering

3 – 6 m 1 – 1,5 m 3 – 6 m 6m – 1j 6m – 1j 1 jaar

Waarborgperiode

Definitieve oplevering

Onderhoud

Project traject

© Jan Devos - 16

•Precontractuele fase (rechten en plichten bestaan ook hier!)▫ definitiestudie▫ projectstructuur opzetten▫ voorcontracten (MOU, LOI, …)▫ lastenboek▫ onderhandelen

•Contractuele fase▫ contracteren▫ uitvoeringsfase (analyse / programmatie / testen) ▫ opleveren: voorlopig – definitief▫ garantie / waarborg▫ onderhoud

Project traject

© Jan Devos - 17

- Informatieplicht van de leverancier▫ de klant waarschuwen voor technologische veranderingen of

koerswijzigingen▫ de klant informeren over de interne keuken (personeelswissels,

Chapter 11, fusies, …)▫ zichzelf informeren bij de constructeurs▫ zichzelf informeren bij de klant▫ de plicht tot bijstand (indien de klant daar nood aan heeft)▫ de klant waarschuwen en desnoods ontraden te automatiseren

- Informatieplicht van de klant▫ verregaande onderhandelingen niet afbreken▫ zorgvuldig te werk gaan▫ zich desnoods laten bijstaan door een consultant

Project traject

© Jan Devos - 18

- Plichten van de leverancier (Informatieplicht)▫ de klant waarschuwen voor technologische veranderingen of

koerswijzigingen▫ de klant informeren over de interne keuken (personeelswissels,

Chapter 11, fusies, …)▫ zichzelf informeren bij de constructeurs▫ zichzelf informeren bij de klant▫ de plicht tot bijstand (indien de klant daar nood aan heeft)▫ de klant waarschuwen en desnoods ontraden te automatiseren

- Plichten van de klant (Plicht tot samenwerking)▫ verregaande onderhandelingen niet afbreken▫ zorgvuldig te werk gaan▫ zich desnoods laten bijstaan door een consultant▫ samenwerken

Project traject

© Jan Devos - 19

Rechten en plichten klant

Rechten en plichten leverancier

?

?

1. Project mislukkingen

2. Project traject

3. Tools

4. Geschillen oplossen

Agenda

© Jan Devos - 20

Tools

© Jan Devos - 21

- Het lastenboek

- De projectstructuur

- De overeenkomst (contract)

- De oplevering

- Garantie en Onderhoud

- Escow

Tools: Lastenboek

© Jan Devos - 22

- Definitiestudie (haalbaarheidstudie)▫ Impactstudie ▫ Risicoanalyse ▫ Kosten/baten of waarde/risico analyse▫ Systeemconcept▫ Plan(nen) van aanpak: exploitatieplan, capaciteitenplan, uitwijkplan,

…- Diverse bepalingen▫ Opdrachtgever: wie zijn wij? wat doen we? wat zijn onze producten?

wat is onze missie? ▫ Doelstellingen voor de nieuwe website▫ Beschrijving van het bestaande systeem/website▫ Beschrijving van het nieuwe systeem/website

- Randvoorwaarden (administratieve bepalingen)▫ Verzekeringen▫ Arbeidsvoorwaarden ▫ BIN / ISO▫ AREI ▫ Wet op Privacy (bv. gebruik van E-mail)

Tools: Projectstructuur opzetten

© Jan Devos - 23

▫ Stuurgroep / projectgroep / werkgroepen / gebruikersgroepen: gemengde samenstelling Belangrijkste is dat CEO in stuurgroep zit

▫ Duidelijke taakomschrijving voor iedereen

▫ Planning van de vergaderingen Vaste dagen op vaste tijdstippen (nooit wijzigingen!)

▫ Eventueel risicomanagement introduceren:Hoe omgaan met: gebrekkige kwaliteit, vertragingen, budgetoverschrijdingen, gebruikersontevredenheid, faillissement leverancier, weggaan van ontwikkelaars, onvoldoende performance,….

▫ Arbeidsovereenkomsten (tijdelijk/vast personeel) – bodyshopping - wetgeving op de uitzendkantoren!

▫ Formeel te werk gaan (= schriftelijk)

Tools: Contract

© Jan Devos - 24

Wat is een overeenkomst?

‘meeting of the minds’

elementen: wilsautonomie van de contracterende partijen

bindend karakter

schriftelijk hoeft niet !

voorbeelden huurovereenkomst arbeidsovereenkomst (aparte rechtspraak) busticket licentie overeenkomst (shrink wrap) overeenkomst tot de bouw van een website technische interventie

Tools: Contract

© Jan Devos - 25

Angelsaksisch recht Belgisch recht

Uitgebreidere contracten

Ruimere exoneratie mogelijkheden

Grotere schadevergoedingen

Burgerlijk wetboek Algemene bepalingen (bv. overdracht van eigendom bij levering) Onrechtmatige daad:art. 1382 -1386bisBeperktere exoneratie

Beperktere schadevergoedingen(opgelet: resultaat- versus middelenverbintenis)

Tools: Contract

© Jan Devos - 26

• voorstelling van partijen: naam vennootschap (identificatiegegevens: BTW-nr, handelsregister, ondernemingsnummer), bevoegde mandataris (zaakvoerder, gedelegeerd bestuurder), correcte adresgegevens (correspondentiegegevens)

• doel van de overeenkomst: eventueel verwijzen naar offertes,

lastenboek, en voorcontracten

• definitie van gebruikte terminologie: bv. dagen: kalenderdag of werkdag? Software: besturingssoftware of applicatiesoftware?

• algemene bepalingen: datum van uitvoering, afstand van verkoopsvoorwaarden leverancier of bestelvoorwaarden van klant,

• voorrangsregeling: raamcontract, bijlagen, offerte, lastenboek -

Tools: Contract

© Jan Devos - 27

• de betalingsvoorwaarden: standaard 30 dagen, prijsherzieningsformule

• de leveringsvoorwaarden: voorlopige en definitieve aanvaarding, testen en acceptatie, garantie

• vertrouwelijkheid van informatie: wet op privacy,

• intellectuele eigendom: basis is de Auteurswet van 30/6/1994, Escrow, overdracht van eigendomsrecht, ….

• Handtekening

• Bijlagen of annexen

Tools: Contract

© Jan Devos - 28

• Paper Trail: verslaggeving (schriftelijk – tegensprekelijk)

• Afspraken over de (gevraagde) kwaliteit van de dienstverlening

• SLA’s

– Helpdesk – call center (Call nr) – Duurtijd van de dienst (werkdagen, 24/24 -7/7, …)– Responstijden (“within one business day”, binnen de 4 uren,

kalenderdagen, werkdagen, …)– Herstelling vs opname van een call – Telemaintenance

Tools: Oplevering

© Jan Devos - 29

Voorlopige oplevering

Definitieve oplevering

Waarborg

Tools: waarborg en onderhoud

© Jan Devos - 30

• Standpunt van de websitebouwer:• een vaste inkomstenstroom • fouten oplossen• levenscyclus: nieuwe versies / nieuwe functies

• Standpunt van de klant• gedurende bepaalde periode werken met dezelfde

software• verzekering tegen wettelijk aanpassingen (boekhouding)• ondersteuning?

Tools: waarborg en onderhoud

© Jan Devos - 31

Vaak voorkomende punten van discussie:

recht op nieuwe versies vs installatie van een nieuwe versie onbeperkte helpdesk technologie wijziging (adaptief onderhoud): wat met de

onderliggende constructeurs? verplichting prijssetting soorten onderhoud

correctief onderhoudadaptief onderhoudevolutief onderhoud

begripsverwarring: upgrade / update / mayor update / patch / version / point-version / release / fix / ptf ….

Tools: Escrow

© Jan Devos - 32

CompilerenBroncode Objectcode

Gebruiker:Objectcode

Escrowagent :Bronprogramma’s + Objectcode

Softwarebouwer:

Bronprogramma’s

Licentie-overeenkomst

Escrow-overeenkomst

1. Project mislukkingen

2. Project traject

3. Tools

4. Geschillen oplossen

Agenda

© Jan Devos - 33

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 34

Welcome

To The

Matrix

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 35

In the matrix or out of the matrix?

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 36

TIME COST

RELATION

OUTCOME

Control square

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 37|37

00,20,40,60,8

1Relation

Cost

Outcome

Time

Your ideal situation

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 38|38|38

00,20,40,60,8

1Relation

Cost

Outcome

Time

Worst case

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 39|39|39

Outcome? Opposite or Divergence

Relation? Long term value

Time? Time is money for everybody

Cost? There is no such thing as a free lunch

•Mogelijkheden tot oplossingenregeling:

- Onderhandelen tussen partijen (Negociation)

- Alternative Dispute Resolution – ADR

- Arbitratie (Arbritration - private justice)

- Rechtbank: Deskundige – Deskundigen verslag

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 40

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 41

Above parties Court Arbitrage Minitrial/Minitrage

Between parties Mediation Negotiation ADR

Party A Lawyer Expert

Party B Lawyer Expert

Geschillen oplossen

© Jan Devos - 42

Negotiation ADR Arbitrage Court / EO

Third party

No Yes Yes Yes

Control Parties PartiesDRB

Third party Third party

Execution Deliberately Deliberately Court order Court order

Proof ad hoc ad hoc Flexible Strictly Ruled

Liability Secondary Tertiary Primary Primary

Contract Yes Yes Yes No

Geschillen oplossen: tarieven

© Jan Devos - 43

from 0,00 to 12.500,00 162,50     625,00    

from 12.501,00 to 50.000,00 625,00 + 0,50% 625,00  + 2,50%

            otae 12.500     otae 12.500

from 50.001,00 to 100.000,00 750,00 + 1,50% 1.500,00 + 2,00%

      otae 50.000   otae 50.000

from 100.001,00 to 500.000,00 1.500,00 + 0,75% 3.000,00  + 0,75%

            otae 100.000     otae 100.000

from 500.001,00 to 1.000.000,00 5.000,00 + 0,375% 6.250,00 + 0,75%

      otae 500.000   otae 500.000

from 1.000.001,00 to 5.000.000,00 8.500,00 + 0,35% 10.000,00  + 0,375%

          otae 1.000.000     otae 1.000.000

from 5.000.001,00 to 10.000.000,00 22.500,00 + 0,15% 30.000,00 + 0,15%

      otae 5.000.000   otae 5.000.000

from 10.000.001,00 to 50.000.000,00 35.000,00 + 0,0125% 40.000,00 +  0,0125%

          otae 10.000.000     otae 10.000.000

Above   50.000.000,00 45.000,00 +0,006%otae 50.000  70.000,00  +

0,006%otae 50.000.000

Vragen ?

CONTACT

drs.ir. Jan Devos, MBA

.Electronics and IT Lab

University College West-FlandersGhent University AssociationGraaf Karel De Goedelaan 5

BE-8500 KORTRIJK - BELGIUMT: +32 56 24 12 72F: +32 56 24 12 24

e-mail: jan.devos@howest.bee-mail:  jgdvos.devos@ugent.be

linkedIn: www.linkedin.com/in/jangdevos website: http://elit.howest.be/jdevos