Herausforderungen internationaler Intranets

ONE. Konferenz. Intranet Best Practices. Herausforderungen Internationaler Intranets. Namics.

Benjamin Hörner. Senior Consultant. Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner. 09. Mai 2012

Namics.

Die Referenten.

Principal Consultant. Partner.

Studien der Chemie, Biochemie und des Umweltmanagements an den Universitäten Konstanz, Ann Arbor, Athen und Turin mit Abschluss als Dipl.Chem., Dr.rer.nat. und Europ. Master Environmental Mgmt.. Anschliessend Tätigkeiten als freier Umweltberater (Südtiroler Landesregierung) und Technologieberater (Universität Konstanz). Bei Namics seit 1997 tätig und spezialisiert auf Beratung, Konzeption und Realisierung anspruchsvoller Internet- und Intranetprojekte. Zwischenzeitlich Mitbegründer des SEO Unternehmens Suchtreffer AG (2000 – 2002).

Senior Consultant.

Masterstudium an der Universität Konstanz (Politik- und Management ). Masterarbeit zum Thema "Wissenstransfer in Online Communities in Unternehmen" im Rahmen einer einjährigen Tätigkeit bei Siemens Healthcare im Bereich SharePoint-Einführung. Während dem Studium Tätigkeit als Projektleiter in der studentischen Unternehmensberatung. Seit August 2009 bei Namics. Beschäftigt sich hauptsächlich mit konzeptionellen Fragen in den Bereichen Intranet, Collaboration und Enterprise 2.0 und der Umsetzung mittels SharePoint

Die Referenten.

23.05.12 Herausforderungen Internationaler Intranets. 2

Dr. Bernd Langkau Benjamin Hörner

Namics.

à Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen

§  1995 gegründet

§  320 Mitarbeiter

§  44 Mio. CHF Umsatz 2011

Zahlen und Fakten.

Namics vorgestellt.

23.05.12 3 IntraNET-Tag. No Information Overflow. So klappt es.

Frankfurt Hamburg München

St.Gallen Zürich

Namics.

Agenda.

à Einleitung à 4 heisse Themen

§  Informationsüberflutung

§  Mehrsprachigkeit

§  Dezentralisierung

§  Kulturunterschiede

à Weitere Herausforderungen à Diskussion

Agenda.

Namics.

Warum dieser Vortrag?

23.05.12 5 Herausforderungen Internationaler Intranets.

Namics.

Informationsüberflutung.

Namics.

Informationsüberflutung. Die Herausforderungen.

à Je grösser und heterogener das Unternehmen, um so umfangreicher und vielfältiger die Inhalte & Services §  Subjektiv gesehen ist für den einzelnen Mitarbeitenden nur

ein Bruchteil der Informationen/Services relevant

§  Navigationskonzepte stossen an ihre Grenzen

§  Die richtige Information zu finden gleicht häufig der Suche in einem Heuhaufen

§  Zusätzlicher Ballast verstärkt das Problem

-  Veraltete Inhalte

- Herrenlose Inhalte

Namics.

Was ich suche...

Namics.

...und was mir angeboten wird

Namics.

Informationsüberflutung. Die Lösungen.

à Festlegung der Globalen Informationsarchitektur §  Ein gemeinsames Intranet vs. mehrere Intranets

-  Entscheidungskriterien

–  Grösse / Umfang

–  Wie gross ist der kleinste gemeinsame Nenner der von den Mitarbeitenden benötigten Inhalte

§  Modelle

A.  1 gemeinsames Intranet

B.  1 gemeinsames Intranet mit personalisierten Inhalten

C.  Je 1 Intranet pro Land und/oder Division (+/- 1 Corporate Intranet)

Namics.

à Targeting §  Dem User die Inhalte anbieten, die er aufgrund seiner

geografischen, organisatorischen Zugehörigkeit oder aufgrund seiner Funktion innerhalb des Unternehmens benötigt

§  Welche Dimension geeignet ist, bestimmt die Struktur des Unternehmens und die Art der Inhalte

§  Häufiges Problem: Einheitliche, sauber gepflegte Datenbasis (z.B. Active Directory) in dem alle Intranetuser mit den genannten Kriterien erfasst sind

Geographie > Organisationseinheit > Funktion

einfach schwierig

Namics.

Inhalte

Gemeinsamer Nenner relevanter Inhalte gross klein

Wacker

Galenica

Namics.

Beispiel: Corp. Intranet + Intranets Tochtergesells.

Namics.

Beispiel: Ein Intranet mit Targeting (Location/Audience) & Personalisierung

Me My Location

My OrgUnit & Function

Namics.

à Life Cycle Management §  Jeder Inhalt bekommt ein Verfallsdatum

§  Autoren werden regelmässig (z.B. jährlich) aufgefordert ihre Inhalte zu verlängern

§  Laufende Überprüfung der abgelaufenen Inhalte durch Content Master

Namics.

Mehrsprachigkeit.

Namics.

Mehrsprachigkeit. Die Herausforderungen.

à In der Regel eine offizielle Konzernsprache und mehrere Landessprachen

à Nicht alle Mitarbeitende sind der Konzernsprache mächtig

à Es können nicht alle Inhalte übersetzt werden §  Aufwand

§  Zeit

§  Inhaltstyp (Kommentare, Arbeitsdokumente)

Mehrsprachigkeit.

Wer braucht welchen Inhalt in welcher Sprache?

Namics.

Mehrsprachigkeit. Die Lösungen.

à Alle Basisinformationen müssen in der(n) Konzernsprache(n) zur Verfügung stehen à Corporate Intranet

à Die wichtigsten Informationen sollten in allen anderen konzern-relevanten Sprachen übersetzt werden; der Zugang dazu sollte ohne Kenntnis der Konzernsprache möglich sein

à Nach Möglichkeit Sprach-Fallback installieren à „Location based services & information“ sollten

zwingend in der Landessprache angeboten werden à User generated content wird nicht übersetzt à Collaboration Rooms werden einsprachig aufgesetzt

Mehrsprachigkeit.

Namics.

Mehrsprachigkeit. Die Lösungen.

Mehrsprachigkeit.

à Integration eines Translation Memory Systems

Autor Übersetzungs-dienstleister

Translation Memory System

Content Management

System

Namics.

Dezentralisierung.

Namics.

Dezentralisierung. Die Herausforderungen.

à Je weiter der User weg ist, um so dringender benötigt er Infos, aber umso weniger ist er normalerweise in die Analyse und Konzeption des Intranets eingebunden

à Stark unterschiedliche Grösse und Ausrichtung der Standorte

à Zentralisierung des Publishings ist ineffizient, während Dezentralisierung häufig zu Wildwuchs führt

à Globale, regionale und lokale Services/Infos zusammenbringen

Dezentralisierung.

Governance vs. Subsidiarität

Namics.

Dezentralisierung. Die Lösungen.

à Bedürfnisse der Länder und Standorte berücksichtigen §  Definition und Priorisierung der internen Zielgruppen des

Intranets

§  Interviews mit den Vertretern aller wichtigsten Zielgruppen (weltweit) zur Erhebung der Anforderungen

§  Einbezug von Vertretern der Aussenstandorte in die Konzeption (mindestens Reviews)

Dezentralisierung.

Namics.

Dezentralisierung. Die Lösungen.

à Aussensicht und Innensicht trennen §  Organisationseinheiten vs. “Meine OrgUnit”

§  Länder/Standorte vs. “Mein Land/Standort”

à Standardisierung der Aussensicht, Freiheit bei den internen Inhalten

à Flexibilität für die Unternehmensstrukturen schaffen §  Matrix-Organisation à Mehrfachzuordnung von

Mitarbeitenden ermöglichen

§  Zusammenfassung kleinerer Standorte zu Ländern oder Regionen ermöglichen

§  Baukastensystem für Inhalte: Minimallösung (ohne Aufwand implementierbar) à Skalierbar!

Dezentralisierung.

Namics.

Beispiel: Personalisierung der Main Navigation

Dezentralisierung.

Namics.

Kulturunterschiede.

Namics.

Kulturunterschiede. Die Herausforderungen.

à Sprachbarrieren à s. Mehrsprachigkeit à Umgang mit Transparenz und Offenheit von Information à Unterschiedliches Kommunikationsverhalten und –wege §  Informationskanäle

§  Feedback-Kultur

à Vorbehalte gegenüber Konzernzentrale à Darstellung der Informationen / Web Design

Kulturunterschiede.

Namics.

Kulturunterschiede. Die Lösungen.

à Roadshows bereits während der Konzeptionsphase und das Feedback der verschiedenen Stakeholder berücksichtigen

à Schulung des Systems und des zu Grunde liegenden Konzepts

à Dialogfeatures an/abschaltbar vorsehen à Elementare Unternehmensstandards (falls nötig mit Hilfe

des Top Managements) durchsetzen §  Corporte Design/ Corporate Identity

§  Navigationskonzept und Basistemplates

§  Bereitstellung gewisser Informationen und Nutzung bestimmter Services

Kulturunterschiede.

Namics.

Weitere Herausforderungen.

Namics.

à Unterstützung der unterschiedlichen Schriftzeichen (UTF-8 Kodierung)

à Nationale juristischen Gegebenheiten (insbesondere Datenschutzrichtlinien)

à Textlängen anderer Sprachen bei der Konzeption (Navigation, Überschriften, Inhalte)

à Roadmap für Länder Roll-Outs kann sich mit weiteren Releases überschneiden

à Bandbreiten an den unterschiedlichen Standorten à Infrastrukturkonzept (Zonen, Zugänge, Spiegelung von

Servern) à und und und…

Namics.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und das Interesse an diesem Thema. benjamin.hoerner@namics.com bernd.langkau@namics.com

Herausforderungen internationaler Intranets

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