How to handle a federal tax dispute. audit, appeal and litigation

How to Handle a Federal Tax Dispute: Audit, Appeal and Litigation

Lauren A. Rinsky

Royse Law Firm, PCDirect Dial: (650) 521‐5724lrinsky@rroyselaw.com

Overview

Court of Federal Claims

District CourtTax Court

IRS AppealsIRS Audit Notice of Deficiency

Claim for Refund

Federal Circuit

Circuit Court

Supreme Court

2

Selection for Audit

• Returns may be selected for a variety of reasons, such as:–Random selection–Computer screening–Document matching program–Related Examinations

3

IRS Audit

• IRS process for examining a return to determine its correctness 

• Three Types:–Office audit–Correspondence audit–Field audits

4

Representation During Audit

• Taxpayer can act on own behalf or• Be represented by a “federally authorized tax practitioner,” such as:– an attorney, CPA, enrolled agent, or enrolled actuary.

• If the taxpayer filed joint return, then one or both spouses can meet with the IRS

5

Power of Attorney “POA”

• To act as the taxpayer’s representative, you must have proper written authorization from the taxpayer– IRS Form 2848– For married couples – one form per person

• Existing POAs that the taxpayer does not want to revoke, must be attached to any new POA.

6

Attorney‐Client Privilege

• Only an attorney can give the taxpayer the attorney‐client privilege, meaning that the attorney is exempt from testifying against the taxpayer should the case go to trial. 

• CPA or tax preparer could be made to testify against the taxpayer. 

7

Tax Advisor’s Privilege Under IRC § 7525

• Statutory “tax practitioner‐client privilege” provided by IRC §7525(a)(1). Very narrow in scope, and is entirely inapplicable to criminal tax cases. Also:– Applies only to provision of “tax advice”– Does not provide any protection for the tax practitioner’s work product.

– Does not apply to written tax advice to corporate type clients concerning their corporations’ involvement in tax shelters.

8

Kovel Engagement

• Originated in United States v. Kovel, 296 F.2d 918 (2d Cir. 1961)

• Attorney retains non‐legal professional, such as a CPA, to assist the attorney in rendering legal advice to the attorney’s client. 

• Properly executed, it extends attorney‐client privilege to CPA’s work and communications. 

9

During IRS Audit

• Keep copies and good records of what you provide

• Ask IRS for an audit plan and timetable

• Ask IRS to send its requests for information in writing

• Be as brief as you can; do not volunteer information

• Do not give original documents to auditor

10

To Preserve Privileged or Protected Information and Documents

• Taxpayer can decline to disclose the privileged material, and instead submit a “privilege log”

• The log should state:–Privilege or protection being claimed, and–Describe the material in a manner that, without revealing the information, enables the IRS or court to assess applicability of the claimed privilege or protection

11

Results of Audit

• No Change:– IRS accepts return as filed, and taxpayer receives a “no change letter” stating that the examiner proposed no changes! Yay!

• Refund:– Taxpayer is due a refund and gets interest on the refund!! Woo hoo!!

12

Results of Audit (continued)

• Agreed:– IRS proposed changes and taxpayer agrees with the changes. • If money is owed, there are several payment options available (i.e., pay in full, installment agreement, offer in compromise)

• Disagreed:– IRS proposed changes and the taxpayer disagrees with those changes...

13

Results of Audit (continued)

• Disagreed (continued)– The IRS will issue a notice to the taxpayer called a “30‐day Letter” that states the findings of the examiner and the taxpayer’s appeal rights.

Note: The 30‐day Letter could also be received if taxpayer ignores the IRS audit

14

Appeal within the IRS(30‐day Letter)

• To appeal the examiner’s proposed adjustments, the taxpayer has 30 days to file an appeal (i.e., a “Protest”) and request a conference with IRS Appeals Office to discuss the disputed issues

15

Appeal within the IRS(30‐day Letter)

• If taxpayer does nothing, then the IRS will issue a 90‐day Letter (Statutory Notice of Deficiency) discussed later.

Note: Since the 30‐day Letter is an administrative letter, and not a statutory notice, the IRS may grant  taxpayer’s request for an extension of time to reply to the 30‐day Letter

16

Statute of Limitations (“SOL”)for Assessment

• IRS typically gets 3 years from the date the return was filed to make an assessment. See IRC §6501

• 6 years in the case of “substantial omission”– An omission of 25% or more of gross income stated in the return

• Unlimited for unfiled or fraudulent returns!!

17

Extending the Statute of Limitations for Assessment

• The assessment period can be extended by agreement. IRC §6501(c)(4) – If only legal issues remain, then it does not make much sense to extend the SOL

– If there are factual issues, then extending SOL might make sense

• For example, substantiation, where taxpayer needs more time to provide documents and information

18

Distinguish Between Factual and Legal Issues 

• To distinguish between factual and legal issues, ask where you must look to reach a conclusion.– If you consult only the law, then the issue is legal in nature

–Otherwise, it is a factual issue that must be resolved though gathering additional information

19

Statutory Notice of Deficiency(90‐day Letter)

• If:– Taxpayer does not respond to 30‐day Letter; or – Is unable to reach an agreement with the Appeals Office following a protest;  or

– SOL for assessment is about to expire;

• Then: – IRS will send the taxpayer a Statutory Notice of Deficiency, commonly referred to as a “90‐day Letter.” IRC §6212. 

20

Statutory Notice of Deficiency(“Ticket to Tax Court”)

• Gives the taxpayer 90 days within which to petition the U.S. Tax Court to redetermine the liability that is proposed by the IRS. – 150 days if the letter is mailed to the taxpayer outside of the U.S.

• Since the 90‐day period is prescribed by statute, it cannot be extended!

21

Statutory Notice of Deficiency(90‐day Letter)

• During the 90‐day period, the IRS is barred from making an assessment or collection activity. 

• Failure to file a timely petition with the U.S. Tax Court will result in the deficiency being assessed by the IRS!!

22

Appeals to the Federal Courts(Judicial Review)

• Taxpayers may request judicial review of IRS determinations by filing a petition with the:–U.S. Tax Court–U.S. District Court–U.S. Court of Federal Claims

• These courts are independent of the IRS

23

U.S. Tax Court

• Federal court of limited jurisdiction, established by Congress under Article I of the U.S. Constitution.

• Located in Washington, D.C., and the judges travel around the country to designated cities to hear cases

• Does not require the taxpayer to first pay the amount in dispute. IRC §6213(a)

24

U.S. Tax Court (continued)

• No jury trials; case is tried before a judge• Has its own rules and procedures that supplement the Federal Rules of Civil Procedure

• Except for “S cases”, decisions are appealable to the appropriate Circuit Court.

25

U.S. Tax Court Judges

– Regular judges• The 19 regular judges appointed by the President, after confirmation by the Senate, for a term of 15 years

– Senior judges• Presidentially appointed judges who have reached mandatory retirement age of 70 and are recalled by the Chief Judge to assist in disposition of cases

– Special trial judges• Equivalent of magistrates in federal district courts, serve at the discretion of the Chief Judge

26

U.S. Tax Court (continued)

Generally, a case petitioned to U.S. Tax Court will be considered for settlement by an IRS Appeals Officer before the U.S. Tax Court hears case.• However, it will be a “docketed appeal,” meaning any settlement will need IRS counsel’s approval

27

Golsen Rule

• The U.S. Tax Court is bound by the precedent of the Circuit Court in the geographic jurisdiction in which the taxpayer is located. Golsen v. Comm’r, 54 T.C. 742 (1970)

– Thus, sometimes the U. S. Tax Court will reach different rulings for different taxpayers on same facts

Example: If taxpayer is domiciled in San Francisco, which is in the 9th Circuit, then the U.S. Tax Court would be bound by  precedent of the 9th Circuit.

28

Federal Courts Circuit Map

29http://www.uscourts.gov/about‐federal‐courts/court‐role‐and‐structure

Federal Courts Circuit Map

WA

MTOR

ND NHVT

ID MNJ;

| SDMAWlWY MlRl

NVCT

;

SV

IANEPACA UT

¦NJOH}

INCOIL DE

KS iMOv/5 MDI

KYDC Circuit

Federal Circuit

Supreme Court

AZNCOK TNNM

ARVSC

MS j AL \ GAAK

U.S Virgin Island

Puerto RicoFL/ O

Guam HI

Oo

NorthernMarianaIslands

http://www.uscourts.gov/about-federal-

courts/court-role-and-structure re29

ROYSE LAW

Small Cases (“S cases”)

• For tax disputes involving $50,000 or less for any one year, taxpayers may elect to have case designated as a small tax case (“S case”) 

• Heard by a Special Trial Judge.• Less formal procedure than regular cases

Note: Decisions in S cases are final and not appealable!

30

U.S. Tax Court (continued)

• The Statutory Notice of Deficiency has a presumption of correctness.

• Taxpayer generally has burden of proving that the IRS’s determination is improper

31

U.S. Tax Court (continued)

• The case is commenced by the filing of a timely Petition.

• Also,– Filing fee ($60)– Statement of Taxpayer(s) Identification Number(s)

– Request for place of trial– Ownership Disclosure Statement (required for certain taxpayers). See Tax Court Rule 20(c)

32

U.S. Tax Court (continued)

• After the Petition, IRS Answer, and (if required) the Taxpayer’s Reply are filed, – The case is considered “at issue” and pretrial discovery can begin

• This is typically where the IRS administrative file is sent (back) to the Appeals Office to be considered for settlement. 

33

U.S. Tax Court (continued)

• Tax Court rules permit the IRS to amend its Answer “when justice so requires” 

• Burden of proof on any new matter or increase in deficiency raised in the Amended Answer falls on IRS. 

34

U.S. Tax Court Pretrial Discovery

• U.S. Tax Court’s rules reflect: – An abbreviated discovery process – A strong preference for stipulation of facts and documents over testimony

– A desire to reduce burdens and expenses associated with litigation in other judicial forums

• Court expects parties to attempt to attain objectives of discovery through informal consultation or communication before utilizing formal discovery procedures

35

U.S. District Court

• Taxpayer may challenge IRS’s determination in District Court, but with procedural prerequisite!!– Taxpayer must first pay the disputed tax liability andfile a claim for refund of the tax paid prior to filing the lawsuit

• Option for judge or jury trial• Bound by the legal precedent in the geographic jurisdiction of the taxpayer

• Appeals made to the Circuit Court in the geographic jurisdiction of the taxpayer

36

Time for Filing Claim for Refund

• Generally, taxpayer must file claim for a refund within 3 years from the date the original tax return was filed or 2 years from the date the tax was paid, whichever is later.

• Taxpayer generally must file suit for a refund no later than 2 years after the IRS has rejected the claim. – However, taxpayer can file suit if it has been 6 months since the refund claim was filed and the IRS has not yet delivered a decision.

37

U.S. Court of Federal Claims

• Court of limited jurisdiction created by Congress under Article I of the U.S. Constitution

• No jury trials• Taxpayer must first pay the disputed tax liability and file a claim for refund of the tax paid prior to filing the lawsuit.

• Bound by precedent of the former Court of Claims, Federal Circuit, and U.S. Supreme Court

• Appeals go to the Federal Circuit

38

U.S. Court of Federal Claims

• Taxpayer cannot file suit in the U.S. Court of Federal Claims if Taxpayer’s claim is for credit or refund of a penalty that relates:– To promoting an abusive tax shelter –Or to aiding and abetting the understatement of tax liability on someone else’s return

39