Plan de communication pour une Archive ouverte institutionnelle

Stage MarketingCommunication

Etude de cas : plan de communication pour une archive ouverteStage ENSSIB, juin 2011, Toulouse

Sandrine Malotaux, SCD INPT, sandrine.malotaux@inp-toulouse.fr

Archive ouverte : définition

• Entrepôt numérique contenant des documents en texte intégral (thèses, articles, conférences, parties d’un livre etc)

• Contenu librement accessible sur le Web

• Métadonnées moissonnables à volonté

• Archivage pérenne

Définition

N’est pas une base de données bibliographique: pas de référence sans texte intégral accessible

Contient des documents librement accessibles (pas d’accès restreint / payant)

Partage ses références sans dupliquer les documents : facilite la création de bases thématiques, régionales, nationales

Objectifs

Favoriser la communication scientifique directe entre chercheurs

Contribuer au libre accès à l’information scientifique

Valoriser la production scientifique de l’institution concernée : outil de communication externe et interne

Mettre en place une archive institutionnelle, plutôt que déposer dans un entrepôt collectif centralisé

Bénéfices pour l’institution

valorise son savoir-faire scientifique valorise son savoir-faire technique et

documentaire garde la maîtrise de sa politique de diffusion reste visible sur internet et dans les meta-outils

susceptibles de récupérer ses données garde la maîtrise de son entrepôt et peut

développer des services sur mesure : réactivité, évolutivité

L’archive ouverte institutionnelle est d’abord un outil documentaire !

Elle est aussi un outil de communication

AO, outil de communicationet communiquer sur l’AO

Concevoir l’archive ouverte dans une perspective de communication externe et interne

Concevoir, mettre à jour et exécuter un plan de communication en interne et à l’extérieur

Concevoir l’archive ouverte

Dans une perspective de communication : Un nom Un logo Une URL claire De l’information, des éléments de valorisation

(stat, classement etc.) en quantité modérée (éviter surcharge et hors sujet)

Des métadonnées exposées en différents formats, incluant les éléments d’identification de l’établissement

Un nom

•

Un nom

Un nom

Un logo

Un logo

Un logo

Une URL claire

Oui : • http://infoscience.epfl.ch• http://upcommons.upc.edu• http://spiral.imperial.ac.uk

Non :• http://www3.anonymous.ac.uk/library/

openrepository

Des info

Concevoir l’archive ouverte

Dans une perspective de communication interne :

des services permettant de valoriser laboratoires et chercheurs :

Usage : statistiques Nombre de citations CV de chercheurs Exports de données

Statistiques

Export de données vers CV de chercheur

CV de chercheur (Spire)

•

Plan de communication :

Exemple de l’archive institutionnelle OATAO

Communiquer

la communication interne doit s’appuyer sur une communication externe active

la communication externe est aussi un élément de la communication interne

Communiquer :le plan de communication

Préalable indispensable à toute action de communication.

Déterminer :

Objectifs (pourquoi) Où (media) Pour qui (audience) Comment (message) Agenda (dates, rythme)

Communiquer :pourquoi ?

À l’extérieur, pour faire connaître faire utiliser

développer notoriété et usage

En interne, pour faire alimenter l’entrepôt faire prescrire l’utilisation

améliorer le taux de couverture, permettre l’appropriation de l’outil par les chercheurs

Plan de communication externeOù et pour qui ?

1- être présent sur le web aux endroits pertinents et porteurs :

- être moissonné- être signalé

Public visé : utilisateurs finaux et professionnels de l’information

2- devenir une référence dans le milieu professionnel :- congrès, journées d’étude- publications- participation à des manifestations sur le libre-

accèsPublic visé : professionnels de l’information ; chercheurs

impliqués dans le libre-accès

Plan de communicationcommunication externe

Effectuer un travail de veille pour identifier les lieux et les personnes-clés

Etablir un calendrier : éviter l’omniprésence et le message redondant

NB : la politique de communication va de pair avec une démarche d’innovation continue.

effectuer une veille constante faire évoluer le produit ne jamais se reposer sur ses acquis

Avoir toujours quelque chose de neuf à dire !

Plan de communicationcommunication externe

Le Web : être moissonné

identifier les outils, se signaler

- répertoires d’archives ouvertes : OAIster (mondial), Driver (européen) etc.

- moteurs de recherche : Google Scholar, Microsoft Academic search, Vetseek etc.

- moissonneurs thématiques : Avano- moissonneurs locaux : Epure- et l’archive nationale HAL, ne moissonne pas mais

permet une présence dans Pubmed et Arxiv

HAL

Google Scholar

VetSeek

Microsoft Academic searchDRIVER

OAIsterWorldCat

Article

Article

Avano ArXiv PubMed

Plan de communicationcommunication externe

Le web : être signalé- Site de l’institution, en bonne place (pas

seulement sur les pages du SCD)- Sites des laboratoires- Répertoires d’archives ouvertes français

(Couperin), internationaux (ROAR)- Sites d’institutions partenaires identifier des

institutions prestigieuses avec qui développer un partenariat (EPFL, UPC, Imperial College)

Plan de communicationcommunication externe

Devenir une référence dans le monde professionnel :

- Congrès nationaux spécialisés : Couperin 2009 ; Nice 2010- Congrès nationaux : ABES 2010; ADBU; ABF

Un par an maximum sauf si audience très différente

- Journées d’étude régionales : CFCB-URFIST Bordeaux, 2010; ADBS Toulouse, 2010 ; Lyon, 2011

- Congrès internationaux spécialisés : Open Repositories ; Berlin

- Congrès internationaux généraux : Liber (2010, poster) ; IFLA ? IATUL ?

Participation = intervention OU poster

Plan de communicationcommunication externe

• Devenir une référence dans le monde professionnel :

- identifier les revues professionnelles spécialisées ; - mesurer leur audience ; - privilégier les revues qui touche un public de chercheurs

et prévoir un plan de publication- surveiller les prévisions de parution de dossier des

revues généralistes (BBF)- identifier les manifestations nationales ou internationales

concernant le domaine, y participer de manière visible

Plan de communicationcommunication externe

Par une veille documentaire, identifier les spécialistes internationaux les plus reconnus, tenter de se faire connaître d’eux

en les contactant en publiant dans les mêmes revues en participant à des manifestations communes

Trouver les contacts porteurs qui ouvrent des portes et amplifient l’action menée

Plan de communicationCommunication interne

Communication au sein de l’institution : auprès des tutelles et des chercheurs, tous niveaux.

Objectifs : - étendre ou maintenir le taux de couverture- faire des chercheurs des prescripteurs à l’extérieur- obtenir davantage de moyens

Message : présentation des résultats des nouveaux services

NB : le succès de la communication extérieure (congrès, publications)

est un gage de sérieux en interne rester modeste dans les objectifs, à la mesure des moyens

disponibles la communication la plus efficace reste un service de qualité

Plan de communicationcommunication interne

Comment, où ?

- Instances : Conseil scientifique ; réunions de directeurs de labo ; Conseils d’UFR

- Laboratoires : sessions de présentation- Chercheurs : organisation de sessions de formation (à la

bibliométrie, à l’open access, à l’IST etc.), de préférence confiées à des personnalités extérieures

- Doctorants : organisation systématique de formations à l’IST- Equipes du SCD : formation et information permanente- Revue interne de l’université

Plan de communicationcommunication interne

Ce qui a convaincu concernant OATAO :- Visibilité via Google Scholar- Présence des statistiques et du nombre de citations - Classement international

Pour maintenir le taux de dépôt :- innover constamment veille continue- communiquer constamment maintenir ses

compétences à un niveau d’expertiseNB : le dépôt systématique dans l’archive ouverte n’est

jamais acquis, sauf à pratiquer l’obligation de dépôt

Plan de communication

• A concevoir préalablement à toute action de communication

• Met en place une stratégie, qui s’appuie sur un travail de veille, d’analyse et de réflexion

• Prévoir un calendrier- pour adapter l’action à ses moyens- pour ne pas lasser

• Outil évolutif qui s’adaptera aux nouvelles données issues de la veille.