How to make a barcamp (in Russian)

Как организовать баркемп

Ярослав Ажнюк, 17 апреля 2010

Баркемпы, которыми я занимался

Содержание1. Что такое баркемп2. Почему вам стоит сделать свой баркемп3. Типы баркемпов за количеством участников и тематикой4. Когда стоит использовать формат баркемпа5. Модификации формата6. Миникемп: Основные направления работы. Как

сформировать команду7. Большой баркемп: роли в команде, зоны ответственности8. Первые шаги9. Возможные препятствия10. На событии11. После события12. Вопросы

Что такое баркемп

Конференция по принципам web 2.0

1.Все участники – соорганизаторы2.Бесплатно или за символическую плату3.Больше общения и веселья4.Каждый может стать докладчиком5.Баркемп – это ДРАЙВ!

Три правила баркемпов

1. Вы говорите о баркемпе2. Вы пишете о баркемпе3. Если это ваш первый баркемп –

вы должны выступать

Почему вам стоит сделать свой баркемп

• Опыт• Вы становитесь лидером сообщества:

авторитет, новые возможности, много знакомств

• Удовольствие: делиться – приятно

Типы баркемпов за количеством участников

• Миникемп / минибар– Может организовать один чедовек за 3-10 дней

• Баркемп– Быстросайт – wiki/google docs/blog– 3-5 организаторов, которые работают в свободное

время в течении 1-2 месяцев– Немного участников: 100-200

• Большой баркемп– Команда организаторов, много роботи– Деньги, партнеры, полгода на подготовку

Типы баркемпов за тематикой

Типы баркемпов за тематикой

Когда следует использовать формат баркемпа

• Новая тема или отрасль• Люди не знакомы между собой• Нет авторитетов, не понятно как

формировать программу• Необходимо вдохновение, драйв, фан

• Можно экспериментировать с форматом, вносить новые элементы

Модификации формата

• Частичное или полное планирование расписания

• Определение тематических потоков• Баркемп на природе• Смесь с другими форматами: open-space,

конференция, мастер-класс

• Изобретайте свои “фишки” (FAQ Drupal, logoWall, Innovation Incubator, Barcamp Idol, Pecha Kucha, etc.)

Миникемп: Основные направления работы. Как сформировать команду.

• Координатор• Модератор• Техник• Блоггер• Регистратор• Пиарщик

• Сильная команда – залог успеха

Координатор• главное ответственное лицо за проведение миникемпа. От его

старательности зависит то, как пройдет событие и останутся ли все довольны.• Контент события - приглашает докладчиков (учитывает пожелания

сообщества, старается максимально раскрыть тему), утверждает с докладчиками темы выступлений, формирует и оглашает финальное расписание, вносит в него оперативные изменения при потребности.

• Помещение - договаривается о помещении и техническом обеспечении• Координация рабочей группы - находит исполнителей для остальных

направлений.• Контроль - проверяет все: исполнителей по остальных направлениях,

готовность помещения за день до события, сбор подтверждений от докладчиков накануне события.

• Страховка - перераспределяет или берет на себя другие роли и зоны ответственности, если нету исполнителей; решает черезвычайные ситуации до и во время миникемпа, если они случаются.

Модератор• ведущий миникемпа

• «Конферансье» – вступительное и заключительное слово, представляет докладчиков, делате подводки к выступлениям, дает слово слушателям и модерирует дискуссию

• Контролирует время - подсказывает докладчикам, когда остается 5-3-1 минута до конца выступления; останавливает выступления и дискуссии когда это нужно для соблюдения расписания; при потребности, вместе с координатором вносит оперативные изменения в расписание.

Техник• Ответственный за технику в помещении, приносит свой ноутбук (не

обязательная роль, но ноутбук обязателен)

• Техника в помещении - настройка микрофона, экрана, проектора, ноутбука и т. п.

• Ноутбук - собирает презентации в докладчиков, демонстрирует презентации, переключает слайды.

• Публикация презентаций - получает разрешение у авторов на распространение презентаций, передает их Блоггеру для публикации или сам публикует в онлайне (например на slideshare.net)

Пиарщик/Блоггер• Создает страницу события в социальных сетях (например, Facebook,

vkontakte, twitter, livejournal, etc.).

• Публикует анонс в тематических сообществах (например Habrahabr)

• Ведет записи о событии в Твиттере и на сайте миникемпа (если есть сайт)

• Пишет несколько постов:– Анонс события за неделю до начала, об открытии предварительной регистарции

– Список ссылок на отзывы и материалы про миникемп в блогах, социальных сетях, фото и видео, а также линки на презентации

– Отчет-репортаж о том, как прошло событие

Регистратор• контролирует количество посетителей события, делает рассылку после

миникемпа (не обязательная роль)

• Проводит предварительную регистрацию онлайн - создает страницу на Eventbrite.com или при помощи Google Spreadsheets за неделю до события (Координатор предоставляет расписание события, текст анонса может написать Блоггер)

• Регистрирует участников на событии - отмечает тех, кто пришел, записывает электронные адреса тех, кто пришел без предварительной регистрации.

• Делает рассылку после миникемпа - рассылает всем участникам писмо со ссылками на опубликованные материалы (их публикует Блоггер)

Больший баркемп - зоны ответственности• Координация• Программа события• Маркетинг, фандрайзинг, партнерство• Логистика• Пиар и коммуникации• Участники и хелптим• Технологии, интернет, сайт,

дизайн

Координация

• Подбор команды, мотивация• Общий план работ• Индивидуальные планы• Контроль за исполнением• Держит в голове целостную картину

события, принимает стратегические решения

• Затыкает дырки

Программа события

• Объяснить аудитории формат события• подумать о «запасных вариантах»• Договорится с интересными докладчиками• Продумать сценарии открытия и закрытия,

все нюансы• Найти ведущего или быть ведущим

• Сделать доклад “как организовать баркемп”

Маркетинг, фандрайзинг, партнерство• Определить min и max бюджеты• Определить ЦА и потенциальных спонсоров• Написать спонсорское предложение (СП)• Представить СП спонсорам, удостовериться

что они ее прочитали (мейл, звонок)• Следить за Cashflow• Следить за соблюдением обязательств перед

спонсорами• Подготовить финальный отчет по событию,

отослать его спонсорам и партнерам

Логистика

• Определиться с помещением• Сложить перечень покупок и перевозок

(пища, бейджи, “пакет участника” рекламные материалы спонсоров, апаратура и т. п.)

• Проследить чтобы вовремя были дизайны для печати, информационные материалы и. т. п. “Пушать” проект со своей стороны.

• Осуществить все покупки и перевозки• Закрыть все вопросы по помещению и

перевозках после события

Пиар и коммуникации• Вместе с инициатором идеи написать текст “о

событии”, другие нужные тексты, наполнение для сайта• Создать и поддерживать странички в социальных

медиа• Работать с информационными партнерами -

ынформационными каналами. НГО, мейл-рассылки, он-лайн и офф-лайн издания.

• Вести мониторинг упоминаний о событии и вовремя реагировать

• Проследить чтобы на событии было достаточно “медиаактивных” людей

• Подготовить материалы и отчет после события: ссылки на отчеты, фото, видео и. т. д.

Участники и хелптим

• Часто это небольшой участок работы

• Следить за потребностями участников, общаться с ними до, во время и после события

• Собрать и проинструктировать хелптим за неделю до начала

• Руководить хелптимом за день до начала и во время события

• Организовать “плюшки” для хелптима

Технологии, интернет, сайт, дизайн• Часто это не обязательная часть работи

• Сайт можно делать на базе блога или отдельно• Дизайн можно взяти стандартный или рисовать

свой• Если пиарщик не имеет опыта работы в интернете -

ему нужно помочь• На событии - обеспечение работы интернета,

проекторов, звука итд.• После события - оперативная публикация фото,

видео, презентаций

Первые шаги

• Собрать команду• Определить формат• Спланировать деятельность• Сложить бюджет• Запустить сайт• Анонсировать событие• … понеслись!

Возможные препятствия

• Подстава с помещением• Подстава с деньгами– Невыполнение обязательств спонсорами– Деньги нужны сейчас а будут завтра

• Выход одного из членов команды• Война, потоп, революция• Другие неприятности

На событии

• Соблюдать программу• Фото, видео, презентации, твиттер, посты в

блоги, освещение события• Соблюдение обязательств перед

партнерами• Непредвиденные ситуации

После события

• «Пост-релиз»• Работа на будущее• Выложить презентации, фото, видео в

онлайн. Сделать списки ссылок на записи других пользователей о вашем событии.

Что дальше

• Еще больший/лучший баркемп• Общие проекты с людьми, с которыми

познакомились• Передать свои знания и опыт

последователям

Вопросы?

КонтактыЯрослав Ажнюкya@socialmedia.com.ua+3 8 050 640 41 68

twitter: @YaroslavAzhnyukblog: kid-06.livejournal.com

http://internetinitiatives.org http://socialmedia.com.ua