De Wet van de Communicerende Apen deel I

De Wet Van De Communicerende

Apen

Deel I

Workshop time managementCommunicatie

Gebaseerd op “who’s got the Monkey”

Ook een workshop boeken?

Neem contact op met 4D-Interim

Discover, Develop, Deploy, Deliver!!

info@4d-interim.com

+31 (0) 6 1107 9508

Business Rebuilders

Waarom?Hebben managers te weinig tijd,

en medewerkers te weinig werk.

Wil je baas altijd net dat waar jij geen tijd voor hebt.

Komt het niet goed als je het zelf niet doet

Time management

=

Management time

Over het verzorgen van apen.

Wat is tijd?

Tijd is geld ?

Of

Is Tijd kostbaar ?

Tijd vliegt ?

Of

Hebben we Tijd tekort ?

Tijd is een kwestie van prioriteit!

Management time:Boss imposed time (door de baas bepaald)

Opgelegd van bovenaf, hiervan afwijken heeftdirect consequenties.

System imposed time (door het systeem bepaald) Gevraagd door actieve ondersteuning van taken door het

systeem. Negeren hiervan heeft gevolgen, maar niet (altijd) direct.

Self imposed time (eigen bepaalde tijd) Wordt gebruikt doordat de manager taken zelf begint of

toezegt te doen. Deze wordt onderverdeeld in; Door ondergeschikten bepaalde tijd. Discretionaire tijd. (vrij in te delen tijd)

Heb je even?Op weg naar een staf meeting

• houdt een medewerker je aan

• vertelt je net genoeg om je te betrekken

• vertelt net niet genoeg om direct te beslissen

Wat doe je?• Bedankt dat je me dit verteld, het is heel belangrijk, ik heb

nu geen tijd, maar ik kom erop terug.

Herkenbaar?

Laten we het probleem vervangen door een (nu nog) onschuldig aapje.

Ondergeschikte opgelegde tijdWaar was de aap?

- Voor de ontmoeting?

- Na de ontmoeting?

Ondergeschikte opgelegde tijd

Later die dag….

De werknemer komt langs bij de manager om te vragen hoe het met zijn/haar probleem staat. (supervisie)

De manager antwoord: stuur me er even een mailtje over

Waar is de aap nu?

Ondergeschikte opgelegde tijd

De werknemer stelt snel een mailtje op en verstuurt deze.

De manager opent deze en leest hem vluchtig door.

Waar is de aap?

Ondergeschikte opgelegde tijd

Wat als er niet gelijk actie wordt ondernomen door de manager na de mail?

De aap wordt hongerig

Ondergeschikte opgelegde tijd

Hoe wordt tijd opgelegd:

Ik kom er later op terug

Stuur me even een mailtje

Laat me weten als ik kan helpen

Ik zal je een opzetje sturen

Wie werkt er voor wie?

4 werknemers

3 overspringende apen per dag

5 dagen in de week

=

60 schreeuwende apen per week

Ondergeschikte opgelegde tijd neemt bijna alle beschikbare eigen tijd in.

Wie werkt er voor wie?

Vrijdagmiddag:

- Manager druk bezig op kantoor met dichte deur

- Medewerkers staan buiten op de gang te wachten

Stel eens voor wat er allemaal over de manager gezegd wordt onder het wachten

Uiteindelijk geeft de manager aan niet voor maandag met antwoorden te kunnen komen

Wie werkt er voor wie?Wat is er gebeurd?

Maa

ndag

Dinsd

ag

Woe

nsda

g

Donde

rdag

Vrijd

ag0

2

4

6

8

10

12

14

Systeem

Baas

ondergeschikte vorige dag

Wie werkt er voor wie?Zaterdag morgen:

Manager komt terug op kantoor

Ziet op de tegenovergelegen golfbaan nog net zijn werknemers starten

Wie werkt er voor wie?

Wie werkt er voor wie?

Wat gebeurt er als de manager al zijn door ondergeschikten opgelegde tijd naar het weekend verplaatst?

De medewerkers gaan gebruik maken van de situatie en laten meer apen achter bij de manager

Hij werkt toch door op zaterdag en zondag en heeft de keus tussen een bureau vol apen en een boze partner.

Vastbesloten gaat de manager terug naar huis voor welverdiende eigen tijd met zijn familie

?

Wat kunnen we eraan doen?

Discretionaire (vrije) tijd vergroten

Ondergeschikte opgelegde tijd verkleinen

Betere controle over:

Baas opgelegde tijd

Systeem opgelegde tijd

Wie werkt er voor wie?

Maa

ndag

Dinsd

ag

Woe

nsda

g

Donde

rdag

Vrijda

g0

2

4

6

8

LeerprocesOndergeschikteSysteemBaas

Maa

ndag

Dinsd

ag

Woe

nsda

g

Donde

rdag

Vrijda

g0

2

4

6

8

Vrije TijdLeerprocesOndergeschikteSysteemBaas

Door de ondergeschikte opgelegde tijd niet te verbruiken krijgt de manager een even groot aandeel eigen tijd terug

Deze terug gekregen tijd kan hij vervolgens spenderen om de ondergeschikten te leren eigen apen te verzorgen

Resultaat

Door de ondergeschikten te leren zorgen voor de eigen apen heeft de manager meer tijd voor zijn eigen baas opgelegde en systeem opgelegde tijd.

Uiteindelijk zal de manager zelfs vrije tijd creëren voor nieuwe ideeën, educatie enz. enz.

Apen leren verzorgen

Maandag ochtend

De medewerkers hebben zich verzameld voor zijn kantoor

Deze worden één voor één binnen geroepen

De aap tussen hen ingezet

Samen wordt er gekeken naar de volgende stap voor de medewerker, evt een afspraak met vervolg.

Overbrengen van initiatiefDe drijfveer achter het apen verzorgen is dat de manager het initiatief teruglegt bij de medewerker en het daar weet te houden

4. Actie ondernemen en adviseren tegelijkertijd

3. Adviseren en overgaan tot actie

2. Vragen wat te doen

1. Wachten tot opdracht

5. Handelen uit eigen initiatief en rapporteren

Overbrengen van initiatief

Managers worden geacht niveau 1 en 2 nooittegen hun leidinggevende te doen.

1. Als de manager wacht tot de opdracht zal hij/zij nooit controle hebben over baas of systeem opgelegde tijd.

2. Als de manager vraagt wat te doen heeft deze wel controle over de tijd maar niet over de taken welke moeten worden uitgevoerd in deze tijd.

Overbrengen van initiatief

Neem controle over zowel tijd als de inhoud van de taken.

3. Adviseren en overgaan tot actie. (re-actief), wachten op bevestiging.

4. Actie ondernemen en tegelijkertijd adviseren. (pro-actief), vragen om bevestiging.

5. Handelen uit eigen initiatief en rapporteren. Acteren en evalueren

Overbrengen van initiatief

In relatie tot de medewerker is de taak van de manager tweeledig.

Verbannen van initiatief niveau 1 en 2. Daarmee dwing je de ondergeschikte om te

leren en beheersen.

Zorg voor een overeengekomen initiatief niveau en een gepland nieuw contactmoment. (niveau 3 en 4) Leren delegeren.

Plan regulier overleg en evalueer. (niveau 5) Laat aan je rapporteren.

5 gouden regels voor het verzorgen van apen.

1. Either feed the monkey or kill it.

2. Neem nooit meer apen aan dan je tijd hebt. Voedertijd max 5 – 15 min.

3. Stel vaste voedertijden in en ga niet achter verwaarloosde apen aan.

4. Apen voeder je altijd één op één, nooit per mail. Mail of documentatie is altijd ondersteunend.

5. Spreek samen een volgende voedertijd af. Spreek ook een volgend initiatief niveau af. Een afspraak maak of wijzig je samen.

Mail Sucks!!

Ook een workshop boeken?

Neem contact op met 4D-Interim

Discover, Develop, Deploy, Deliver!!

info@4d-interim.com

+31 (0) 6 1107 9508

Business Rebuilders