INTELCOST - MANUAL DEL USUARIO€¦ · Manual del Usuario – Proveedores 3 PANEL DEL SISTEMA Una...

ManualdelUsuario–Proveedores

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INTELCOST-MANUALDELUSUARIOMODULOPROVEEDORES(MIEMPRESA)

Dirigidoa:Proveedores

CONTENIDO

AccesoalaHerramienta

PaneldelSistema

Informaciónempresa

CarguecámaradecomercioyRut

Contactos

Sedesdelaempresa

Actividadeconómica

InformaciónBancaria

InformaciónTributaria

InformaciónTécnica

Certificaciones

InformaciónFinanciera

HSE

Incidentalidad

Sg-Sst

Otros

SolicitudesClientes

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ACCESOALAHERRAMIENTA

Paraaccederalasoluciónencualquiermomentoserequiereponerenelnavegadordirectamente el link http://www.intelcost.com/intelcost/. Este link le permitirátener interacción con toda la información de su empresa relacionada con lassolucionesde Intelcost.Unavezseaccedeal linkourl indicado,podrá ingresaralSistemacomoseindicaenelsiguientelayout:

Elaccesoestándarparausuariosdelsistematieneconlossiguientesdatos:

Usuario: Correoelectrónico

Contraseña: Laasignadatemporalmenteporelsistema(incluidaenelmensajedeinvitación)

Sivaacrearunacuentaporprimeravezpuedeusarlaopción“REGISTRARME”

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PANELDELSISTEMA

UnavezseaccedeconlosdatosindicadosenlasecciónanteriorelSistemalemostraráelsiguientepanelparaaccederalasdistintasfuncionalidadesdelaherramienta:

MÓDULOMIEMPRESA

Dandoclickenelícono“MiEmpresa”seaccedealaplicativo.

Posteriormente la herramienta WEBlesolicitaqueacepte:

ü Términosycondiciones.ü Políticatratamientodedatos.ü Declaraciónlavadodeactivos.ü Veracidaddelainformación.

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*TERMINOSYCONDICIONES

AceptelascuatroopcionesdetérminosycondicionesydeclickenelbotónGUARDAR.

TIPOSDEINSCRIPCIÓN

Inscripciónsimple:Hacereferenciaalenvíoyvalidaciónsimpledeinformación,lacualcorrespondealcapítulo“InformaciónEmpresa”,lacualconstadelossiguientessubcapítulosdeinformación:

Una vez se diligencia la informaciónobligatoriaelbotónde“Enviardatosavalidaciónsimple”seactivará.

La validación simple le permitirá servisibleenlaREDdeproveedoresparapotencialescompradores.Sinembargo,NO le permitirá ser elegible paraprecalificaciones o consultar laslicitacionesabiertaspublicadas.

Esposiblecambiareltipodevalidaciónde simple a Completa en cualquiermomentodiligenciandolainformacióndelatotalidaddecapítulos.

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InscripciónCompleta:

UnavezsediligencialainformaciónEmpresa,Tecnica,Financiera,Hseenlatotalidaddelassecciones indicadas en el menú de laizquierda, el botón de “Enviar datos avalidacióncompleta”seactivará.

Lavalidacióncompletalepermitiráservisibleen la RED de proveedores para potencialescompradores. Asimismo, le permitirá serelegibleparaprecalificacionesoconsultarlaslicitacionesabiertaspublicadas.

Lavalidacióncompletatieneunavigenciadeunañocontadosapartirdelavalidacióndelainformación.

Nota:ParaambostiposdevalidacionesesfundamentalmantenerellaREDDEPROVEEDORESlainformaciónactualizadaparapoderaccederyservisibleenlasdistintasfuncionalidadesdescritas.El sistema le alertará del vencimiento de documentos, por ejemplo: Cámara de comercio,certificacionesbancarias,certificaciones,entreotros.Tengaencuentaquesinotieneactualizadala información obligatoria, será identificado en el sistema como empresa “En actualización deinformación”.

INFORMACIONDEEMPRESA

*EmpresaoRazónsocial:EscribirelnombredelaempresatalcomoapareceenelRut.

*Tipo de Persona: Jurídica (Si es empresa) oNatural (Si es una persona), entidadextranjera(empresaregistradafueradeColombia)

*País:Seleccioneelpaísendondeseencuentraubicadalaempresaopersona.

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*Ciudad:Seleccionelaciudadcorrespondientealpaís.

*Dirección:Declickenelbotónubicadoenel ladoderechoparaqueelsistemalehabilitelaopciónparaingresarladireccióndelaempresa.

*Teléfono:Escribaelnúmerotelefónicoopbx

*Representantelegal:Escribirelnombrecompletodelrepresentantelegal.

*Adjuntar cedula del representante legal: Seleccione la cedula y verifique querealmentecorrespondaaldocumentodelrepresentantelegal.

*Correoelectrónicoempresarial:Correoelectrónicoactivodelaempresa.

PáginaWeb:Escribirlapáginawebdelaempresasiposee.(Opcional)

Logodelaempresa:Adjunteellogodelaempresayverifiquequecorrespondaallogoactual.(opcional)

Brochure y/oportafoliode servicios: Puede cargar undocumentoque resuma losserviciosoproductosofrecidosporlacompañía(opcional).

DarclickenelbotónGUARDARINF.EMPRESA

Nota:Lomarcadocon(*)significaqueesdecarácterobligatoriosudiligenciamiento.

Elsistemalemostraraunresumendela informacionqueingreso,sidesearealizaralguncambio,darclickenelbotonEditarMiempresa.

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ParaeldiligenciamietodelaCamaradeComercioyRut,darclickenelbotonEditarCamaradecomercio/editarRuteingreselainformacionquesolicitaelsistema

CAMARADECOMERCIO-RUT

Fechadeexpedición: Escriba la fechadeexpediciónque seencuentraen lapartesuperior de la cámara de comercio, la cual no podrá ser superior a 30 días conrespectoalafechadecargue.

Fechadeconstitucióndelaempresa:Escribalafechadeconstitucióndelaempresa.

Ciudadderegistro:Seleccionelaciudadendondefueconstituidalaempresa(cámaradecomercio).

Adjunto:Adjuntarlacámaradecomerciovigentenomayora30díasydarclickenelbotónguardarcámaradecomercio,verificarqueelarchivoseencuentreadjunto.ApareceráenlaparteizquierdalapalabraDESCARGAR

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RUT

AdjuntarelRutactualizado,estafechaseencuentraenparteinferiordeldocumentoydar clickenelbotónguardarRut, verificarqueelarchivo seencuentreadjunto.ApareceráenlaparteizquierdalapalabraDESCARGAR

Elsistemalemostraralasiguienteinformación.

Nota:sirequiereeditar la informaciónpodráutilizar las funcionalidadesde“EditarCámaradeComercio”o“EditarRUT”.

PARTICIPACIONACCIONARIA

Sedebeincluirellistadodeaccionistasdelapersonajuridicaquecuentenconun%accionariosuperioral5%.Enelcasodepersonasnaturalessóloseindicarálapersonacomotal.

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CONTACTOS

Escriba la información solicitada de los contactos de las áreas de Comercial,Financiero,jurídico,hseqytécnico.

Nombres,apellidosyáreaquerepresenta.

Paísyciudadendondeseencuentreubicadoelcontacto.

Correoelectrónicoyteléfonovigenteendondepuedaserlocalizado.

Enobservacionespuedecolocarinformaciónqueconsidereimportante.

Unavezdiligenciada la informacióndarclickenelbotónGUARDARyelsistemalemostraralasiguienteinformación.VerifiquequetodoestecorrectoydarclickenelbotónContinuarconelregistro.

SirequiererealizaralguncambioencontactosdarclickenelbotonEditar.

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SEDESDELAEMPRESA

Diligencielainformaciónsolicitadadecadaunadelassedesolasqueconsideremásimportantedelaempresatalcomosemuestraenelejemplo.

UnavezdiligenciadalainformacióndarclickenelbotónGUARDAR.

El sistema mostrara la siguiente información. Verifique que la información estecompletaycorrecta.Sirequiererealizaruncambiodarclickenelbotóneditar.DelocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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ACTIVIDADECONOMICA

Seleccioneeláreadeinterésparasermásrápidasubúsqueda.

Ingreseunapalabraclavedelaactividadquedeseabuscar.

Unavezlocalicesuactividaddeclicksobrelamanito“seleccionaractividad”.

Seleccione la cantidad de actividades que realice la empresa, recuerde que estainformación saldrá automáticamente en las experiencias a ser cargadas conposterioridad.

Elsistemalemostraráunresumendetodaslasactividadesqueseleccionó.Reviselainformación y en caso de encontrar algún error elimine la actividad e ingresenuevamentealmenúdeactividades.DelocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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INFORMACIONBANCARIA

Diligencielainformaciónobtenidadirectamentedelacertificaciónbancaria.

País:Seleccioneelpaísdondeposeelacuentabancaria.

Banco:Nombredelaentidadendondetienelacuenta.

Tipodecuenta:SeleccioneCorriente/ahorro

Nombredel titular:Nombredel titularde la cuenta,deberá ser lamismapersonaNaturalojurídicaqueseestáregistrando.

Númerodecuenta:Numerodelacuentadelproveedor

Fechadelcertificadobancario:Ingreselafechadeexpedicióndelcertificadobancarioconunavigencianomayora30días.

Adjuntararchivo:Adjuntarlacertificaciónbancariaydarclickenelbotónguardar.

Elsistemamostraráelsiguienteresumen,verifiquequecorrespondaalainformaciónde la certificación bancaria y que el documento se encuentre adjunto. Si toda lainformaciónestacorrectadarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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INFORMACIONTRIBUTARIA

RégimenIVA:Seleccionesiescomún,simplificadoonoresponsable.

GranContribuyente:Seleccionesionoesgrancontribuyente,encasodeserGranContribuyenteadjuntelaresolución.

Retención en la fuente: Indique si el proveedor es o no autorretenedor. Si esautorretenedoradjuntelaresolución.

ActividadPrincipalysecundaria:CódigoCiiurelacionadoenelrut.

UnavezdiligenciadodeclickenGUARDAR

El sistema lemostrará un resumen de la información cargada. Verifique que estecompleta, correcta y que las resoluciones estén adjuntas. Si requiere hacer algúncambiodeclickenelbotónEDITAR,delocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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INFORMACIONTECNICA

EXPERIENCIASDELAEMPRESA/REFERENCIACOMERCIAL

Las actividades económicas que selecciono anteriormente el sistemaautomáticamente las traerá a las experiencias, Debe seleccionar una de ellas ydiligenciarelrestodelainformación.

Cliente/RazónSocial:Nombredelaempresaconlacualtuvorelacióncomercial.

Valor/Moneda:Elvalordeldocumentocontractualobtenidoylamoneda.

Fechainicio/fechaFinal:Fechaenlacualinicioyfinalizoelcontratoconlaempresa.

Adjuntarsoporte:Adjuntarcopiadelcontratoobtenidoodelacertificacióncomercialdondesereflejenlosmontosejecutados.

Verifique la información y de click en guardar, el sistema mostrará el siguienteresumen,verifiquequeeldocumentodelaexperienciaesteadjunto.SilainformaciónestacorrectadarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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CERTIFICACIONES

Tipodecertificación:Seleccioneeltipodecertificaciónqueposealaempresa.

Fechainicio/FechaFinalización:Vigenciadelacertificaciónseleccionada.

AdjuntarArchivo:Adjuntelacertificación

Observaciones:Informaciónqueconsidereimportante.

ClickenGUARDAR

Tengapresentequenoseránvalidadascertificacionesencurso,sedebenreferenciarexclusivamentecertificacionesdebidamenteobtenidasyvigentes.

El sistema arrojará un resumen de la información cargada. Verifique que lascertificacionesseencuentrenadjuntas.DarclickenelbotónContinuarconelregistro.

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INFORMACIONFINANCIERA

ESTADOSFINANCIEROS

Sedebediligenciar la informaciónfinancierade losdosúltimosañosfiscales.Estainformaciónsesolicitaráanualmenteenelmesdeabrilparamantenerlaactualizada,aquellos que al finalizar el mes de abril No estén actualizados quedarán comodesactualizadosenel sistema. LosEEFFdebenestardebidamente firmadosporelrepresentante legal, por su contador y/opor el revisor fiscal. Las copiasdigitalesdebenserlegibles,enformatoscorporativosydebenmencionardemaneraexplícitalaunidaddeexpresióndelascifras(miles,millones,segúncorresponda)ylamonedaenqueestáncuantificadas(Pesos,Dólares,uotramonedasegúncorresponda).

Unavezrevisadalainformacióndarclickenelbotónguardar.

Elsistemaarrojaraunresumendelainformacióncargada.Revisequeestecompleta,correctayque losbalancesesténadjuntos.DarClickenelbotónContinuarconelregistro.

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HSE

INCIDENTALIDAD

SeleccioneelañodeoperacióndelcertificadodelaARL

Fatalidades:Escribaelnúmerodeaccidentesletales.

Número de accidentes incapacitantes: Escriba el número de accidentes que SIgeneraronincapacidadparaelempleado.

Númerototaldeincidentes:EscribaelnúmerodeaccidentequeNOrepresentaronincapacidadparaelempleado.

Díasdeincapacidad:Elnúmerototaldedíasdeincapacidadquesegeneraronduranteelañoseleccionadoinicialmente.

Númerodetrabajadorespromedios:Elnúmerototaldetrabajadores.

Horas Hombres trabajadas: Es el numero de horas trabajadas durante el año deoperaciónseleccionado.

AdjunteelcertificadodelaARLyelcertificadodeaccidentalidaddelaARLqueincluyaelnúmerodehorashombre trabajadas.AniveldeCERTIFICADOSARL, losmismosdeben incluir el Nivel de Riesgo, Número de Incidentes Incapacitantes y NoIncapacitantes y Días de incapacidad. Se debe adjuntar el documentocon fechalegibleyparael cargue inicialqueno tengamásde30díasdespuésdeexpedida.Posteriormentequedarádesactualizadoenelsistemacada180díasconreferenciaalafechadeexpedición.

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DeclickenelbotónGUARDARyelsistemamostraraelresumendelainformaciónrelacionada,verifiquequeloscertificadosesténadjuntos.

SG-SST

Ingreseelañodegestión:Seleccioneelañodeinformaciónquevaingresar.

FechadeDocumentoSg-Sst:Ingreselafechadelmanualdelsistemadegestión.

SistemadeGestióndelaseguridadysaludeneltrabajo,conformealdecretoúnico1072de2015:Adjunteelmanualdelsistemadegestióndelaseguridadeneltrabajo,conformealdecretoúnico1072de2015.

Diagnostico/EvaluacióninicialdelSg-Sst:AdjuntelaevaluacióninicialdelSg-Sst.

CronogramadeImplementacióndelSg-sst:Cronogramadeactividadesarealizar.

Plandetrabajoanual:Adjunteelplandetrabajodelañocompleto.

Unavezguardeestosdocumentos,debediligenciar los indicadoresdelSistemadeGestiónelcualseactivan.

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OTROS

Los siguientes certificados son opcionales, si la empresa posee alguno por favoradjúntelo.

Declickenelbotónguardar.

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SOLICITUDESCLIENTES(PROVEEDORESCONCONCRETO)

SiesproveedordelaempresaConconcretoporfavordiligenciarlossiguientesdocumentos,elcualsonobligatorios

DarclickenelcuadrodenominadoConconcretoyadjuntarlosdocumentosquesesolicitan.

Lospuntos4y5sedebedescargarlosarchivos,diligenciarlainformaciónyadjuntarlosdocumentoscompletamentediligenciadosyfirmados.

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SOPORTEDEPROVEEDORES

Nota:Recuerdequesitienealgúninconvenienteodudanuestramesadeayudaestádisponibleparadarelsoporterequerido.PBX:+577721612Cel:+573228321984-3115722737, Mail: soporte@intelcost.com; gvisbal@intelcost.com;proveedores@intelcost.com