Hybride Archivierung mit PDF/A | Callas Software | ECM Solutions Park DMS Expo 2012

Hybride Archivierung

Stuttgart, 25.10.2012

Neue Standards - neue Möglichkeiten bei der ArchivierungDietrich von Seggern, callas software

PDF/A-”Hülle”

Archivtauglich

Mit Nicht-PDF/A-”Beigaben”

Archivtauglichkeit fraglich

Separat zu ermitteln

Keine Hintertür für Ausnahmen!

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“PDF/A-3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files”

PDF/A-3: Technisches Konzept (1)

PDF/A-2 mit Nicht-PDF/A-Beigaben

plus:

Art der Beziehung explizit angegeben

Quelle (Source)

Alternativ-Darstellung (Alternative)

Rohdaten (Data)

Ergänzendes (Supplement)

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PDF/A-3: Technisches Konzept (2)

Zuordnung der eingebetteten Dateien zu Objekten in der PDFA-Hülle:

Datei

Seite

Objekt auf der Seite (z.B. pro Bild)

Kommentar oder Formularfeld

Logische Struktureinheit (in tagged PDF)

Zusätzlich/optional: Beschreibungstext

Zusätzlich/optional: XMP-Metadaten

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Dateien in PDFs einbetten: Früher...

Der Klassiker:

Datei-Anhang (file attachment annotation)

Die Moderne:

Kollektion (einfache Darstellung in der Bedienungsoberfläche)

Portfolio (Flash-basierte Präsentation)

»Privates« Einbetten von Dateien

Immer schon an vielen Stellen in einem PDF möglich

Aber unspezifiziert (jeder macht was er will, nichts passt außer mit sich selbst zusammen)

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... und heute in PDF/A-3: »Verbundene Datei«

Expliziter Bezug

Art der Beziehung zwischen PDF und verbundener Datei definiert

Besser auffindbar, auch von anderen Programmen

Künftig auch in PDF 2.0

Kompatibel mit bisherigen Konstrukten

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Beispiel 1

Die Originaldatei ist immer mit dabei

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Szenario »Mein Dokument ist mein Archiv«

Hybrides PDF

Öffnen / Bearbeiten noch möglich

“PDF/A-Hülle” muß immer neu erzeugt werden

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Anwendung »Geschäftsdokumente«

Zweifelsfrei austauschen,

Jederzeit robuste, eindeutige Darstellung

Jederzeit archivierbar

Keine spätere Konvertierung

Trotzdem Ändern und Weiter/Wieder-Verwendung möglich

Z.B. … Vertragssituationen:

So wie jetzt unterzeichnen?

Oder Quelle ändern, PDF erstellen und neu übermitteln?

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Auf längere Sicht

Integriert in die Anwendung

Bereits heute in Open Office oder

Adobe Illustrator

System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …)

Derzeit nur händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF-Programm”

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Erzeugung und “Bearbeitung”

Derzeit händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF-Programm”

Auf längere Sicht

Integriert in die Anwendung

Bereits heute in Open Office oder

Adobe Illustrator

System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …)

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Erzeugung und “Bearbeitung”

Beispiel 2

Digitale PDF/A-3 Akte

aus mehreren Dateien und Ordner-Strukturen

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Szenario »Digitale Akte«

Vorgänge, komplexe Sachverhalte, heterogene Daten

Ersatz für ZIP-Archive für den einfachen Transport von Dateistrukturen

So archivierbar wie möglich, so pragmatisch wie nötig

»Digitale Ausdrucke« zur robusten Archivierung

Hybrider Ansatz mitunter auch einfach nur » kleinstes Übel«

Wegen erforderlicher Prozesskontrolle in der Regel nur auf Basis eines entsprechenden Systems oder einer Fachanwendung

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Anwendung Digitale Akten

Klassiker: E-Mail-Eingang

Umfangreiche Vorgänge zwischen mehrere Beteiligten über längere Zeit

Kombination aus Planungs- und Produktionsdaten, Dokumentation, Marketing (z.B. auf dem Hintergrund rechtlicher Anforderungen)

Architektur, Engineering, Konstruktion

Allgemein: Daten aus vielen Programm-Quellen, von vielen Zulieferern

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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (1)

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PDF/A-3 Pakete mit pdfaPilot

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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (2)

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PDF/A-3

Pakete mit pdfaPilot

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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (3)

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PDF/A-3

Pakete mit pdfaPilot

Ansicht in Adobe Reader

Ansicht in Adobe Reader

Überlegungen für die Praxis

Zu Risiken und Nebenwirkungen

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Fragestellungen

Was ist archivtauglich, und was nicht?

Auf PDF/A-2 bestehen – oder PDF/A-3 zulassen?

Wie den Überblick behalten und Regeln durchsetzen?

Was nützt eine AutoCAD-Datei ohne AutoCAD?

Was ist, wenn PDF und Quelle nicht »matchen«?

Was ist mit der Quelle, wenn das PDF »geändert« wurde (z.B. Kommentare, Metadaten, Seiten entfernt oder eingefügt, mit anderem PDF zusammengeführt, …)?

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Empfehlungen für die Praxis

Beschreibungstext (Description) lohnt sich

Wo immer möglich, XMP Metadaten einsetzen

Prozesse einführen und regelmäßig überprüfen

Integration in das Fachsystem anstreben

Abläufe und Austausch robust gestalten

Moderne Konstrukte (verbundene Dateien) mit erprobten und intuitiv

bedienbaren Funktionen (Dateianhänge) kombinieren

Kompatibilität mit älteren und anderen Anwendungen

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Ernstfall proben

Ausgangspunkt: »nackter« PC

Was muß alles getan werden, um die archivierten Daten nutzen zu können?

Repräsentative Stichprobe archivierter Daten

Protokoll nötiger Software und Schritte (Dokumentation)

Archiv reproduzieren durch »schwarzes Team«

Was kann alles schief gehen?

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PDF/A-3 in der Praxis

PDF/A-3 Vorläufer

B-to-B-Rechnungen in Brasilien (PDF/A-1 mit eingebettetem XML)

Große Industrieunternehmen (z.B. Automotive)

XPersonenstandsregister

Standard zur elektronischen Rechnung (in Arbeit bei BITKOM, FeRD u.a.)

LuraTech PDF-Compressor

callas pdfaPilot

Adobe Acrobat 11

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h

Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997

Beteiligt an der PDF/ISO-Normierung seit 1999

15 Mitarbeiter in Berlin Mitte

PDF/A-Buch: “PDF/A kompakt” (auch in englisch, französisch, italienisch, spanisch)

Produktfamilien:

pdfaPilot: Archivierung und PDF/A

pdfToolbox: Publishing und Print

Automatisierung und Integration über: Hotfolder, Kommandozeile und Softwarebibliotheken

Interaktive Desktop-Produkte: Standalone und PlugIns für Acrobat

Über callas software: Expertise und Produkte

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dietrich von Seggern

Business Development Manager

d.seggern@callassoftware.com

www.callassoftware.com

http://ecm-navigator.de/termine/hybride-archivierung-mit-pdfa

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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:

Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 13:30-14:00 Uhr