Cycle-Siklus Pendapatan (Setiawantw)

Revenue Cycle

Siklus Pendapatan

Group I™

Group I consists of :

Setiawan Tirta Wijaya (4320-70-10-029)Maulidah Sri Datu Fangela(4320-70-10-108)Putri Larasati (4320-70-10-037)Rizka Dwi Handayani (4320-70-10-012)Dina Ayu Zoraya (4320-70-10-103)Dian Anggraeni (4320-70-10-019)Murniaty (4320-70-10-020)Susanto (4320-70-10-063)Nurul Oktaviani (4320-70-10-038)Auliya Fatriyani (4320-70-10-111)Aftiara Krisni Dina N. (4320-70-10-018)

Apa itu Siklus*?

Lahir

Tua

Sakit

Mati

*Ini Siklus kehidupan, sob..

Sudah tau apa maksudnya…?

Yuk kita tengok sama-sama lagi…(The meaning of Revenue

Cycle)

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi

terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai

pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

REVENUE CYCLE (SUBSYSTEM)

Sales Order

Billing/ Accounts Receivable

Cash Receipts/ Collections

Shipping

1

6

4/5

3

Credit / Customer Service

2

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

1 Entri pesanan penjualan 2 Pengiriman3 Penagihan dan Piutang Usaha4 Penagihan Kas

DFD dari Proses Pesanan Penjualan

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Entri Pesanan Penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan dan Piutang

Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1. Penagihan ke para pelanggan

2. Memelihara data piutang usaha

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

Prosedur Manual

dalam Sistem Pesanan

Penjualan

Departemen Penjualan

•Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang pesanan pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta.

Departemen Kredit

•Langkah awal departemen ini adalah melakukan transaksi persetujuan, yang mana berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat terjadinya penjualan.

Prosedur Pergudangan

•Departemen penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang ( disebut juga tiket pengambilan-picking ticket) dan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan.

Departemen Pengiriman

•Departemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan.•Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut.•Surat jalan memberikan departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim dalam beberapa sistem.

Departemen Pengawasan Persediaan

•Departemen Pengawasan Persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan.

Departemen Piutang

•Departemen piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang.

Departemen Buku Besar Umum

•Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang.

Ringkasan dari Pengawasan Siklus Pendapatan

Aktivitas KontrolProses Penjualan Penerimaan Kas

Transaksi Persetujuan Pemeriksaan kredit kebijakan retur Daftar pembayaran (daftar ulang)

Pemisahan Tugas Kredit dipisahkan dari pemprosesan, pengawasan persediaan dipisahkan dari gudang, buku besar pembantu piutang dipisahkan dari buku besar umum

Penerimaan kas dipisahkan dari piutang dan rekening kas, buku besar piutang dipisah dari buku besar umum

Supervisi Departemen penerimaan dokumen

Catatan Akuntansi Pesanan pembelian, jurnal pembelian, buku besar pembantu putang, rekening control piutang, buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening penjualan

Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening kontrol piutang, rekening kas

Akses Akses secara fisik ke persediaan: akses ke catatan akuntansi di atas akses secara fisik ke kas, ke catatan akuntansi diatas

Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum

Verifikasi Independen Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum

Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

•Teknologi dapat menjadi alat yang sangat ampuh untuk perubahan organisasi. Penerapan teknologi tingkat rendah dari perubahan yang terjadi pada organisasi disebut otomatisasi, sedangkan penerapan teknologi tingkat tinggi disebut rancang ulang. Otomatisasi menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efekifitas pekerjaan.

•File transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama (primary key) yaitu nomor pesanan penjualan, nomor rekening, dan nomor persediaan.

•Struktur file yang digambarkan pada gambar merupakan karakteristik dari pendekatan “flat file” untuk manajemen data.untuk menyederhanakan asumsi dalam hipotesis sistem, ditentukan bahwa untuk setiap pesanan penjualan hanya untuk satu barang persediaan saja. Relasi satu lawan satu (one to one) ini tidak realistis karena dalam satu pesanan penjualan, pada kenyataannya, dapat untuk beberapa barang persediaan.

Kelebihan Pemrosesan Secara

Real Time

1.    Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. Sistem real time dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer pusat akan mengurangi atau malah menghilangkan hambatan-hambatan.2.    Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar. Dengan memelihara informasi persediaan, staf penjualan dapat menentukan dengan cepat bahwa terdapat persediaan di gudang.

Kelebihan Pemrosesan Secara

Real Time

3.    Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga. Program perbaikan yang dilakukan secara real time memperbolehkan untuk memperbaiki banyak tipe kesalahan yang mengidentifikasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi operasional.4.    Akhirnya, pemrosesan secara real time akan mengurangi pemakaian kertas. Kertas dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Dokumen elektronik sangat efisien, efektif, dan sangat berguna bagi jejak audit.

Rancang Ulang Proses Penerimaan Tunai

•Beberapa organisasi melakukan rancang ulang prosedur penerimaan dokumen untuk mengurangi resiko dan biaya.•Petugas penerimaan dokumen meletakkan sekumpulan amplop yang belum dibuka ke mesin yang secara otomatis akan membuka surat tersebut da memisahkan antara dokumen pembayaran dan cek. Saat amplop tersebut dibuka, mesin tersebut akan mengetahui bahwa dokumen yang pertama pada surat adalah dokumen pembayaran. Dan yang ke dua adalah cek.

Sistem Point of Sale (POS)

•Sistem Point of Sale (POS) biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, department store, dan tipe penjualan eceran lainnya.

•Pertama, kasir memeriksa label universal product code (UPC) pada barang yang dibeli dengan laser scanner.

•Pada saat seluruh UPC selesai di-scan, sistem secara otomatis menghitung pajak, potongan harga, dan total transaksi.

Sistem Point of Sale (POS)

•Petugas memesukkan transaksi ke dalam sistem POS melalui papan ketik dan cacatan penjualan akan ditambahkan pada jurnal penjualan saat itu juga.•Pada akhir dari penggantian petugas, pengawas akan membuka mesin register dan mengambil gulungan kertas internal. Laci tempat penyimpanan uang tunai diambil dan diganti dengan laci yang berisi sejumlah uang tunai.

Sistem Point of Sale (POS)

EDI System

PurchasesSystem

EDI TranslationSoftware

EDI TranslationSoftware

Communications Software

Communications Software

OtherMailbox

OtherMailbox

CompanyA’s mailbox

CompanyB’s mailbox

Sales OrderSystem

ApplicationSoftware

ApplicationSoftware

Direct Connection

VAN

Company A Company B

Berbisnis Melalui EDI

•Teknologi EDI (electronic data interchange) dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara pabrikan dengan pedagang grosir, dan antara pedagang grosir dengan pedagang eceran.

Keputusan Penting dalam

Siklus Pendapatan

Keputusan-keputusan penting

• Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Guna mencapai tujuan tadi, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting

berikut ini :

• Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?

• Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?

• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ?

• Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?

Keputusan-keputusan penting

• Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?

• Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?

• Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?

• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat

Pemeriksaan edit entri data

2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk

Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.

3. Legitimasi pesanan Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business

4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.

Sistem pengendalian persediaan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Kesalahan pengiriman:

• Brg. Dag. Yang salah

• Jumlah Yang salah

• Alamat yang salah

Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data

2. Pencurian persediaan Batasi akses fisik ke persediaan;

Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Kegagalan untuk menagih pelanggan

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan;

Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan

2. Kesalahan dalam penagihan

Pengendalian edit entri data

Daftar harga

3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha

Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Pencurian Kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;

Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Q ‘n A Sessions