How to Make Presentations

How to Make Great Presentations

Dr Shweta Garg

Personality Traits in your AudiencePersonality Traits in your Audience

• ImpulsivenessImpulsiveness• Patience Sh• Shyness 

• Anxiety• Optimism• PessimismPessimism

Interpersonal IssuesInterpersonal Issues

• Listening abilityListening ability• Assertiveness (express what they need/feel with respect)with respect)

• Empathy (to perceive, modulate and emote)• Ability to be Self Critical• Emotional Balance• Managing Conflicts

Discover your Communication StyleDiscover your Communication Style

Are youAre you• Efficient (catchy words and big figures)

il O i d/ f i i• Detail Oriented/ Perfectionists • Visual • Trusting

The Golden Rule(?)

• "Tell them what you are going to tell them;Tell them what you are going to tell them; tell them; tell them what you have told them"them

The Greek WayThe Greek Way

Five Part Outline:Five Part Outline:• The Introduction

h i ( )• The Narrative (story component)• The Argument• The Refutation• The ConclusionThe Conclusion

6 WMethod6 W Method

1 What1. What2. Who3 h3. When4. Why5. Where 6 How6. How

Some Introduction StrategiesSome Introduction Strategies

• Talk about the audienceTalk about the audience• Talk about the previous speaker

lk b h• Talk about the event• Talk about a moment in history• Talk about the place• Talk about the point of the speechTalk about the point of the speech

4 Rhetorical Devices4 Rhetorical Devices

• Parallel StructureParallel Structure• Triads

i h i• Antithesis• Rhetorical Questions

Parallel StructureParallel Structure

• We shall not flag or fail. We shall go on to the end.We shall not flag or fail. We shall go on to the end. We shall fight in France. We shall fight on the seas and oceans. We shall fight with growing confidence and growing strength in the air. We shall defend our island, whatever the cost may be. We shall fight on th b h W h ll fi ht th l di dthe beaches. We shall fight on the landing grounds. We shall fight in the fields and in the streets. We shall fight in the hills; we shall never surrender ‐ Churchillfight in the hills; we shall never surrender.  Churchill

• We will work hard. We will work smart. We will create a better future for the company and forcreate a better future for the company and for ourselves. 

TriadsTriads

•When we let freedom ring, when we let it ring from every f g, g f yvillage and every hamlet, from everystate and every city, we will be able to speed up that day when all of God’s children, black men and white men Jews and Gentiles Protestants andblack men and white men, Jews and Gentiles, Protestants and Catholics, will be able to join hands and singin the words of the old Negro spiritual, Free at last! Free at last! Thank God Almighty, we are free at last! – Martin Luther King

• Our new reflective window film will reduce your air‐conditioning costs eliminate annoying glare and protect yourconditioning costs, eliminate annoying glare,and protect your furnishings from sun damage.

AntithesisAntithesis

• Live free or dieLive free, or die.• And so, my fellow Americans, ask not what your country can do for you; ask what you canyour country can do for you; ask what you can do for your country. ‐Kennedy

Rhetorical QuestionsRhetorical Questions

• If we keep on following the same ineffectiveIf we keep on following the same ineffective strategy, this company can expect shrinking market share and declining profitability Domarket share and declining profitability. Do you want to work for a company like that? Are you comfortable with mediocrity? I think notyou comfortable with mediocrity? I think not. That’s why I have offered this plan, and why I’m here today to ask for your supportI m here today to ask for your support.

Aim for the Head and the HeartAim for the Head and the Heart

• The ‘Hook’The  Hook• Using personal pronouns like “we”, “us”, “our”Cl if h h di b h ld• Clarify why the audience members should care about your message

• Involve the audience by asking suggestions, addressing their needs and issues

• Recommend action

PreparationPreparation

• Step 1: Define your objectiveStep 1: Define your objective “Why am I making this presentation? What do I want my audience to do as a result?”want my audience to do as a result?

• Step 2: Understand the Audience• Step 3: Decide what to say• Step 3: Decide what to say• Step 4: Get OrganizedSt 5 D l Eff ti Vi l• Step 5: Develop Effective Visuals

• Step 6: Rehearse!

Writing the PresentationWriting the Presentation

• Avoid subordinatesAvoid subordinates• ‐ Avoid passive sentences

h l d f k• ‐ Respect the natural order of spoken language: Subject + Verb + Predicate. eg. The house is blue.

“This sentence has five words. Here are five more words. Five‐word sentences are fine. But several together become monotonous. Listen to what is happening. The writing is getting boring. The sound of it drones. It’s like a stuck record. The ear demands some variety. Now listen. I vary the sentence length, and I create music. Music. The writing sings. It has a g gpleasant rhythm, a lilt, a harmony. I use short sentences. And I use sentences of medium length. And sometimes, when I am certain the reader is rested, I will engage him with a sentence of considerable length, a sentence that burns with energy and builds with all the impetus of a crescendo, gy p ,the roll of the drums, the crash of the cymbals–sounds that say listen to this, it is important.”  ‐ Gary ProvostGary Provost

ConnectorsConnectors• Initial ones: The point of this talk, The goal of this presentation, We are 

happy to announce, My contention is…

• Progress Ones: Firstly, Secondly, Now we are, After this point, Later…• Relators: Having said this, Regarding that, We could add…

• Exemplifiers: For instance, For example, To illustrate this, To p , p , ,demonstrate that…

• Conclusive connectors: In conclusion, to conclude, as a result, therefore, consequently

Lights, Camera, and ACTION!Lights, Camera, and ACTION!

• Do not talk from a script or slidesDo not talk from a script or slides• Avoid jargons unfamiliar to listeners

di dd diff i• Face your audience, address different sections• Use movement for better control• Gesture in a relaxed, natural way• Take a deep breath during pausesTake a deep breath during pauses• Reduce fillers like “um”, “er” etc

Projecting a Positive ImageProjecting a Positive Image

• Dress appropriatelyDress appropriately• Make sure your facial expressions conveys interest in audienceinterest in audience

• Rise up to your full posture• Make and maintain eye contact• Avoid folding your hands and other defensive g ybody language

Keeping the Audience EngagedKeeping the Audience Engaged

• Change what you are doingChange what you are doing• Ask a question

k f h f h d• Ask for a show of hands• Put your audience in the hot seat• Add humour• Effective visualsEffective visuals

Handling QuestionsHandling Questions

• Anticipate likely questionsAnticipate likely questions• Give feedback

h h Q i• Paraphrase the Question• Clarify the issues• Demonstrate Empathy

Tips for Group PresentationsTips for Group Presentations

• The first speaker introduces the otherThe first speaker introduces the other speakers briefly and introduces the topic

• Each subsequent speaker provides a transition• Each subsequent speaker provides a transition to the next oneC di• Coordinate 

• Plan who will take on the Q&A

Class PresentationsClass Presentations• Groups will be asked to present on their favouritep pmusic/song

• Time: 10 mins presentation for each group, 2‐3 minsfor question answers

• Date: 23st February 2015 (Monday 8.30 to 9.30 and one more hour, tbd)

• These presentations will be evaluated

Expectations from your presentationsExpectations from your presentations

• Stick to the time limitStick to the time limit• Everyone in the group has to participate

(if i i ) h ld b• Your ppt (if you are using it) should be uploaded on the system before the lecture b ibegins

• Make it interactive• Use can enhance the presentation by role play 

Criteria for MarksCriteria for Marks

• ContentContent • Presentation

d d i d l i• Body Language and Voice Modulation• Group Coordination• Audience Interaction

Dos and Don’tsDos and Don ts

• Be on Timee o e• Groups will be called randomly• Sit through all the presentationsSit through all the presentations• Dress formally• Maintain timeMaintain time• Give feedback to all the other groups• Bring some writing material with youBring some writing material with you• Each group shall manage the videotaping of their presentationspresentations

Next ClassNext Class

• More about ARGUMENTSMore about ARGUMENTS• Elevator Pitch exercise