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Einführung e ines Travel -
Management -Systems (TMS) in der
Saar ländischen Landesverwal tung
M a r t i n a S c h u l z ( I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m )
P r o j e k t l e i t e r i n T M S
AGENDA
Zielsetzung und Prozesse
Projektphasen
Arbeitsweise des TMS
Fazit: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG
1 . 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t
Antrag Erfassung
Erstattungs-
antrag
Redundante Erfassung,
manuelle Bearbeitung und Abrechnung,
Medienbrüche
Erfassung
Erstattungs-
antrag
1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG
1 . 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t
?
Lange Liegezeiten,
Keine Information des Reisenden über den Status seines Antrags
Effizienzsteigerung:
Schnellere Abwicklung der Beantragung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen durch IT-Unterstützung
Verwaltungsmodernisierung:
Ablösung des papierbasierten Geschäftsvorfalls durch eine durchgängige elektronische Bearbeitung
Nachverfolgbarkeit der Prozesse:
Mehr Transparenz und Information für den Reisenden und andere Beteiligte
Nutzen von Synergieeffekten:
Wegfall redundanter Erfassungen durch Anbindung an andere Verfahren (Haushaltswirtschaftssystem,
Buchungsportale, etc.)
1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG
1 . 2 Z i e l e d e r E i n f ü h r u n g
Unterstützung der Buchung und Dokumentation
der Reise-leistungen
Genehmigungs-prozess über
mehrere Stationen
Überprüfung und
Bewirtschaftung der verfügbaren Haushaltsmittel
Elektr. Antragstellung
mit Anlagen durch
Reisenden
Abrechnung der Reisekosten
Übergabe der Daten an das
Haushalts-wirtschafts-
system
Bescheid-erstellung
Reisekosten-erstattungs-
antrag
1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG
1 . 3 P r o z e s s b a u s t e i n e d e r e l e k t r o n i s c h e n B e a r b e i t u n g
2. PROJEKTPHASEN
2 1 A u s s c h r e i b u n g , A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e u n d R o l l o u t
System gilt nach Beschluss der Leitungsebene als Standard-TMS im Saarland
Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten und Mitwirkungsleistungen der Ressorts sind festgeschrieben
Weiteren
twicklu
ng
Landesweiter Rollout ab Mitte 2013
Erprobungsphase ab 01.02.13
Produktive Nutzung des Systems in 3 Pilot-Ministerien
Anpassungsphase ab August 2012
Abbildung saarlandspezifischer Anforderungen (Aufbauorganisation, Reisetypen, Instanzen, Workflows, etc.)
Ausschreibung 2011- 2012
Juni 2011: Beschluss der Leitungsebene zur Durchführung einer Ausschreibung
Dezember 2011: Veröffentlichung der Ausschreibung
Juni 2012: Vergabe an Bieter mit bestem Angebot
-Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme (GIP mbH)-
2. PROJEKTPHASEN
2 . 2 A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e - P r o j e k t o r g a n i s a t i o n
s
Projektleitung IT-Innovationszentrum
Koordination Anforderungs-definition und
Umsetzung
Projektorganisation und -koordination
Multiplikatoren-, Fachadministrator-
Schulungen
Rechenzentrum
Ressort 1 Fachverwaltung
Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter
GIP mbH Realisierung &
Support
Ministerium der Finanzen
Landesdaten-schutz
Abstimmung
Beauftragung
Meldung von Fehlern
Ressort 2 Fachverwaltung
Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter
Ressort 3 Fachverwaltung
Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 A n t r a g s s t e l l u n g , - g e n e h m i g u n g u n d - a b r e c h n u n g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g
3. ARBEITSWEISE DES TMS
Abbildung der Aufbauorganisation
Nutzerstammdaten Rollen- und
Rechtekonzept
Mittelverwaltung Gesetzliche
Grundlagen und Berechnungsmodell
Workflow-konfiguration
Auswertungen Eingabekontrollen Protokollierung
Emailbenach-richtigungen Schnittstellen
Sammelab-rechnung
Anbindung Haushaltswirt-schaftssystem
Einbindung Firmenkredit-
kartenab-rechnungen
Anbindung Buchungsportale
Fahrtenbuch/ Schnellerfassung
Verwaltung Jahresfahrtstrecke
Trennungsgeld
Gruppenreise
3 . 2 Ü b e r s i c h t F u n k t i o n a l i t ä t e n
Reiseplan
Zentrale Datenhaltung, Betrieb und
Systemadministration
Browserbasiert
Intuitive und durchgängige Bedienweise durch einfachen und
klaren Aufbau
4. FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND
ERFOLGSFAKTOREN
Phase Herausforderungen/Risiken
Ausschreibung • Ausreichend konkrete und umfangreiche Anforderungsdefinition und Festlegung des Bewertungsschemas ohne gleichzeitige Verletzung des Vergaberechtes
• Qualität der eingehenden Angebote
Anpassungsphase • Definition der Anforderungen und Umsetzungen mit der Fachseite • Schaffung eines für alle beteiligten Ressorts nutzbaren Standards • Intensität und Qualität der durchgeführten Tests
Erprobungsphase • Widerstände der Nutzer
Rollout • Erhalt eines weitest gehenden Standards bei gleichzeitiger Einbindung anderer Ressorts mit neuen Anforderungen
4.FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND
ERFOLGSFAKTOREN
Phase Erfolgsfaktoren
Ausschreibung • Beschluss der Leitungsebene • Ausschreibung als Grundlage der Einführung • Genaue Anforderungsdefinition
Anpassungsphase • Flexibilität der Werkzeuge des TMS mit denen Anforderungen abgebildet werden können
• Qualität der Leistung und Erfahrung des Dienstleisters
• Qualität der Zusammen-arbeit mit dem Dienstleister
• Einbindung und genaue Abstimmung und der Fachseite
• Zentrale Steuerung des Projektes
• Frühzeitige Einbindung der Personalvertretungen und des Datenschutzes
Erprobungsphase • Frühzeitige Information der Nutzer über das Projekt
• Schulungen und Unterstützung der Nutzer
• Ergonomie des TMS • Erfahrung des Mehrwertes bei Nutzern
Rollout • Gute Erfahrungen der Pilot-Ressorts • Flexibilität des TMS hinsichtlich der
Abbildung neuer Anforderungen
V ie len Dank für Ihre Aufmerksamkeit
M a r t i n a S c h u l z ( M . A . )
I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m d e s S a a r l a n d e s
A m L u d w i g s p l a t z 1 0
6 6 1 1 7 S a a r b r ü c k e n
Te l e f o n : + 4 9 ( 0 ) 6 8 1 5 0 1 - 2 8 8 5
E - M a i l : m . s c h u l z @ i t - i . s a a r l a n d . d e
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