BCEAO | Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest - Most … · 2019-11-19 ·...

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Un nombre élevé de SFD: 303 actuellement;

Plusieurs rapports attendus:

mensuels, trimestriels et annuels;

Plusieurs déplacement pour acheminer le

courrier : frais de transport et de séjour

Défaut de fiabilité des informations:

manquements liés à la saisie manuelle

C O N T R A I N T E S :

Flux important decorrespondances v is -à-v is des SFD

C O N T E X T E 1 / 2

DRS-Sfd (2010)

Traitement du courrier

DÉFIS : Meilleure maîtrisedu flux d’informations et des SFD

C O N T E X T E 2 / 2

Archivage des documents

Saisie automatique des données financières

Suivi automatisé des SFD

Suivi-évaluation des activités

Ainsi, sur 4ans, le projet a été exécuté suivant 6 grandes étapes

ayant permis d’aboutir à un succès éclatant non sans

l’enregistrement d’un certains nombre de difficultés.

dématérialisation de ses procédures tant en interne que vis-à-vis des SFD:

Demandes d’informations importante :

• procédure de demande d’agrément,

• Informations sur les développements réglementaires

Amélioration de la communication avec les usagers :

• Publication des textes réglementaires (lois, décrets, instructions);

• Insertion de circulaires d’informations, de communiqués de presse;

• Publication des documents constitutifs des demandes d’agrément;

• Publication de rapports périodiques et d’études.

Étape 1 : Mise en place d’un site web

D é ro u l e m e n t 1 / 6

Numérisation de l’existant documentaire avec :

• Mise en place de la Gestion Électronique des documents

• Constitution d’une équipe dédiée au scannage des documents existants

Dossier permanent : créé pour chaque SFD et permettant de retracer toute

l’historique de l’institution:

• Rapports périodiques (états financiers, contrôle interne)

• Rapports d’inspection

• PV d’Assemblée Générale

• Correspondances

Étape 2 : Digitalisation du flux documentaire

D é ro u l e m e n t 2 / 6

Face au partage difficile des informations avec les SFD :

• Transmission couteuse et fastidieuse des rapports périodiques :

Traitement fastidieux des informations reçues des SFD

• Non respect des convocations par les SFD (réception tardive ou non);

• Pas de traçabilité sur la réception ou pas du document;

• Transmission coûteuse et fastidieuse pour la DRS;

Étape 3 : Digitalisation des échanges :

D é ro u l e m e n t 3 / 6Étape 3 (suite) : Digitalisation des échanges :

Mise en place d’un espace d’échange en ligne : ESPACEPRO

• Transmission rapide et moins couteuse (pour les deux)

• Accusé réception des envois

• Gain de temps dans l’analyse des données

Étape 4 : Base de données

• Mobilisation d’une équipe pour la réception des états financiers et leurs saisies

• Risque d’erreurs sur la saisie;

• Données non exhaustives ou non fiables;

• Difficulté des SFD à produire leurs états financiers et rapports prudentiels;

• Impossibilité pour la DRS de produire des rapports des rapports sur le secteur.

Elaboration du Masque de Saisie des états financiers.

• Format de données uniforme pour tous les SFD

• Mise en place d’un système d’alerte précoce (SAP à partir des données

financières : connaitre la situation du SFD selon différentes critères afin de

prévenir les risques

• Fiabilité des données

• Permettre aux SFD ne disposant pas de SIG d’établir et de transmettre

des états financiers fiables sans se déplacer

Étape 4 (suite) : Base de données

D é ro u l e m e n t 4 / 6

La Gestion du Courrier

D é ro u l e m e n t 5 / 6Étape 5: Digitalisation du processus métier

Deux axes majeurs dans les processus métiers de la DRS

Axe 1: Le système de gestion électronique du courrier

Diagnostic : un flux important de courriers à traiter

Solutions :

• Le traitement rapide du courrier

• La disponibilité à temps réel

• La traçabilité du courrier

• La réduction de l’utilisation du papier et de l’encre

• La diminution des navettes/déplacements pour

l’acheminement

Axe 2: Le suivi automatisé des SFD

Deux formes de contrôle :

- Sur place : faire le contrôle chez l’institution

- Sur pièce : à partir des rapports transmis par les SFD

Étape 5 (suite) : Digitalisation du processus métier

D é ro u l e m e n t 6 / 6

Diagnostic :

3 mois pour dérouler une mission d'inspection de bout en bout

• Un agent dédié pour une fiche d’inspection (2 à 3 jours)

• Rédiger un rapport à la fin de la mission ( 10 jours )

• Valider le rapport ( 3 jours )

• Envoyer le rapport à l’institution contrôlée ( 2 mois )

Solution :

Création de la Plateforme Automatisée de Supervision et de Suivi Intégré qui

• Production instantanée des rapports d'inspection et validation dans la

plateforme

• Notification des rapports d’inspection

• Intégration simultanée du suivi des recommandations des rapports

d’inspection

Problème de connectivité: défaillance

du réseau en interne et la non couverture du

réseau dans certains endroit du pays

l’illettrisme numérique

de certains agents des

SFD: certains SFD (ont

des agents qui

connaissent pas les

outils numériques

Fo rc e s e t Fa i b l e s s e s

• la célérité dans le traitement des

dossiers;

• la facilitation du reporting;

• la réduction des coûts liés à la gestion du courrier et aux frais de consultance

pour l'établissement des états financiers;

• la disponibilité et l’exhaustivité des données sur le secteur

Bureau paperless

DIEUREUDIEUF MERCI

THANKS