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Acuril XLI Dropbox for the preservation of patrimonial documents, Version Espanol
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ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO –––– 3 JUNIO, 20113 JUNIO, 20113 JUNIO, 20113 JUNIO, 2011
El Uso Efectivo de Dropbox para la Conservaciónde Documentos Patrimoniales
Proyecto de ACURIL/EGCTI-UPR con el co-auspicio de la UNESCO,
Región del Caribe y la América Latina
The Effective Use of Dropbox for the Preservationof Patrimonial Documents
ACURIL XLIPreserving Patrimonial Documents… Dropbox
ContenidoContenido
1) Introducción
2) Organización y Gestión de Documentos
3) Archivos y Bibliotecas
4) Conservación y Preservación del Patrimonio Documental
5) Estrategias de Conservación y Preservación
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5) Estrategias de Conservación y Preservación
6) Herramientas Tecnológicas Viables
7) Taller con Dropbox
8) Conclusiones
9) Preguntas
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IntroducciónIntroducción
�El desarrollo de las Tecnologías de la Información y laComunicación (TIC) han tenido un significante progreso yabren nuevas oportunidades tanto para la provisión deservicios como para el acceso a la Información.
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�Los procesos de modernización e informatización de lasorganizaciones se encuentran identificados primordialmentetanto por el empleo de recursos tecnológicos para la creacióny gestión de la información como por la aparición de nuevostipos y formatos documentales.
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IntroducciónIntroducción
�Esto incide en la forma de acceder y preservar losdocumentos impactando la gestión documental y laarchivística.
�Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar y
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�Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar ypreservar la información y además si será siempre accesiblela información que se genera en el ámbito digital.
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Organización y Gestión
de Documentos
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�Documento: Etimológicamente procede del latíndocumentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir.
“Información registrada, es decir, datos o información fijadao inherente a un soporte”. (Vázquez Murillo, 2008)
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“La combinación de un soporte y la información registradaen él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.(Diccionario de terminología archivística, 1988)
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Caracteres del DocumentoCaracteres del Documento
�Externos:
1. Clase
2. Tipo
3. Formato
�Internos:
1. Entidad productora
2. Orígenes funcionales
3. Fecha y lugar de
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3. Formato
4. Cantidad
5. Forma
3. Fecha y lugar deproducción
4. Contenido sustantivo
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Valores del DocumentoValores del Documento
�Primario o Administrativo: Tiene por objetivo principalplasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollode una función que se manifiesta fehacientemente por laredacción escrita. (Vázquez Murillo, 2008)
�Ejemplo:
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Ejemplo:
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Valores del DocumentoValores del Documento
�Secundario o Histórico: Tiene por objetivo principal
servir como fuente para la investigación histórica y para laacción cultural. (Vázquez Murillo, 2008)
�Ejemplo:
Presupuestos /
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Presupuestos / Años Fiscales
Incidencia en Calidad de Vida
Modelo Económico de Desarrollo
VVVV
AAAA
LLLL
OOOO
RRRR
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Ciclo Vital de los DocumentosCiclo Vital de los Documentos
Primera Edad
Planificación
Segunda Edad
Vigencia
Tercera Edad
Selección
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Planificación
Tramitación
Vigencia
Plazo Precaucional
Selección Documental
Fase Permanente o Histórica
(Vázquez Murillo, 2008)
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Clasificación de los DocumentosClasificación de los Documentos•Dispositivos o imperativos
•Testimoniales•Probatorios
•Dispositivos o imperativos
•Testimoniales•Probatorios
•Difusión Obligatoria
•Libre Acceso•Confidenciales•Secretos
•Difusión Obligatoria
•Libre Acceso•Confidenciales•Secretos
Grado de Accesibilidad
Tipo Documental
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•Original•Copia•Borrador•Minuta
•Original•Copia•Borrador•Minuta
•Sustantivos o Característicos
•Facilitativos o Comunes
•Sustantivos o Característicos
•Facilitativos o Comunes
Tradición Documental
Tipo de Función
(Vázquez Murillo, 2008)
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Clasificación de los DocumentosClasificación de los Documentos• Público• Privado• Público• Privado
•Visuales o Visibles
•Audibles o sonoros
•Audiovisuales•Virtuales
•Visuales o Visibles
•Audibles o sonoros
•Audiovisuales•Virtuales
Sentido Humano
Ámbito Jurídico
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•Anterior al hecho
•Simultáneos•Posteriores
•Anterior al hecho
•Simultáneos•Posteriores
•Antiguos•Actuales•Antiguos•Actuales
Relación Temporal
Soporte del Texto
(Vázquez Murillo, 2008)
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Archivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y Bibliotecas
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ArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivo
“Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma ysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona oinstitución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,respetando aquel orden, para servir como testimonio e información parala persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir
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la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servirde fuentes de historia”. (Heredia, 1987)
“Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,conservación y servicio de los documentos”.
(Diccionario de terminología archivística, 1988)
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BibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca
“Institución cuya finalidad consiste en la adquisición,conservación, estudio y exposición de libros y documentos”.(Diccionario de la real academia española, 2001)
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“La colección organizada de libros impresos, revistas y otrosmateriales gráficos (audiovisuales, etc.) con un personalcorrespondiente para facilitar servicios a los usuarios segúnsus necesidades de información, investigación, educación yesparcimiento”. (UNESCO, 1994)
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Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo -------- BibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca�La función de primordial de las bibliotecas es poner medios
de información a la disposición de los usuarios.
�También lo es de los archivos, con una diferenciafundamental: los documentos, en tanto resultado de la
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fundamental: los documentos, en tanto resultado de lagestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácterjurídico-administrativo en un período determinado de suvida, durante el cual no son libremente accesibles.
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Documento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento Archivístico
“Objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad yque por ende, posee una naturaleza funcional que le da valoradministrativo y patrimonial”. (Amoroso, 2009)
“Información creada, recibida y conservada como información yevidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de sus
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evidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de susobligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividadesde negocios”. (Norma ISO 15489, 2001)
Su definición no esta determinada por su soporte o por tipo de registro, sino por la función de la información que aportan.
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Clasificación de los archivosClasificación de los archivosTipo de Institución
• Autóctonas• Extranjeras• Estatales•No Estatales•Nacionales• Provinciales•Municipales• Con Fines de Lucro• Sin Fines de
Cantidad de Instituciones • Singulares
•Múltiples
Ubicación en Sistema • Administrativo
•Histórico
Cantidad de Uso •Activos
•Semiactivos•Inactivos
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Tipo de Institución
• Sin Fines de Lucro
Cantidad de Instituciones
Ubicación en Sistema
Cantidad de Uso
(Vázquez Murillo, 2008)
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Clasificación de los archivosClasificación de los archivosRelación con Destino Final •Provisorio
•Permanente
Características de los Conjuntos •Especiales•Especializados
Tipo de Información •Libre Acceso
•Confidenciales
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(Vázquez Murillo, 2008)
Relación con Destino Final
Características de los Conjuntos
Tipo de Información
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Las TIC y los ArchivosLas TIC y los Archivos
� El efecto que la tecnología ha ejercido sobre los archivos ha
sido de consolidación, ya que conocer las mismas eidentificar las ventajas que ofrecen nos brindan laposibilidad de automatizar muchos procesos:almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias,
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almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias,control de expurgo, descripción, difusión, etc.
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Gestión Electrónica de DocumentosGestión Electrónica de Documentos
� Concebida para el desarrollo de todas lasactividades administrativas en un entorno ofimáticoque permita desde la entrada automática dedocumentos, el proceso de tramitación a través de la
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documentos, el proceso de tramitación a través de lared, sistemas de recuperación y accesibilidad.
(Cruz, 1987)
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Documento ElectrónicoDocumento Electrónico
“Documento archivístico que es creado en forma electrónica”. (Duranti, 2007)
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Conservación y Preservación del Conservación y Preservación del Patrimonio DocumentalPatrimonio Documental
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ConservaciónConservación“Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección
de los materiales de archivo y bibliotecas frente al deterioro, los daños yel abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados por el personalespecializado” . (Dereau, 1988)
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“Medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con elfin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayortiempo posible”. (Carpallo, s.f.)
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PreservaciónPreservación
“Organización y programación de todos los aspectos yactividades relacionadas con la conservación de lascolecciones”. (Brandt, 1994)
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“Conjunto de procedimientos y medidas destinados alresguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad físicade los documentos independientemente de su soporte”.(ICAI, 2006)
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Preservación DigitalPreservación Digital
“Procesos a los que se recurre con el objetivo de conservarinformación y cualquier otro tipo de patrimonio documentalexistente en forma digital y de garantizar el accesopermanente a los mismos”. (Biblioteca Nacional deAustralia, 2003)
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Australia, 2003)
“Conjunto de actividades necesarias para asegurar que losobjetos digitales puedan ser localizados, accedidos yutilizados en el futuro”. (Gallart, 2009)
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PatrimonioPatrimonio
“Herencia del pasado, nuestros bienes actuales y lo quelegamos a las generaciones futuras”. (UNESCO, 2003)
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Documentos PatrimonialesDocumentos Patrimoniales
“Documentos que poseen dos características: sonconsiderados documentos de archivo, y a su vez sontestimonio de un evento o circunstancia”. (UNESCO, 2003)
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PatrimonioPatrimonio DigitalDigital
�La Constitución de la UNESCO en su artículo I, inciso c)dice que:
“Ayudará a la conservación, al progreso y a la difusión del saber: Velando
por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros,
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por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros,obras de arte y monumentos de interés histórico o científico…Facilitando, mediante métodos adecuados de cooperación internacional,el acceso de todos los pueblos a lo que cada uno de ellos publique”
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Patrimonio DigitalPatrimonio Digital
�La Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de laUNESCO (2003) lo define como:
“Recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de losseres humanos. Comprende recursos de carácter cultural,
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seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural,educativo, científico o administrativo e información técnica,jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente enformato digital o se convierten a éste a partir de materialanalógico ya existente”
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Patrimonio Digital Patrimonio Digital (continuación)(continuación)
“…pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento,grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginasWeb, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vastorepertorio de diversidad creciente”
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¿Por qué conservar?¿Por qué conservar?
�Los documentos han dejado de estar mayormente en soportede papel, para convertirse en documentos electrónicos.
� Las aplicaciones para crear documentos electrónicoscambian frecuentemente y en un corto periodo de tiempo.
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cambian frecuentemente y en un corto periodo de tiempo.
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¿¿Por qué conservar? Por qué conservar? (continuación)(continuación)
�Hay que preservar y poner a disposición de cualquierpersona el patrimonio digital de todas las regiones, nacionesy comunidades a fin de propiciar con el tiempo, unapresentación de todos los pueblos, naciones, culturas eidiomas. (UNESCO, 2003)
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idiomas. (UNESCO, 2003)
�El objetivo de la conservación del patrimonio digital es queéste sea accesible al público.
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¿Por qué conservar? ¿Por qué conservar? (continuación)(continuación)
�Es necesario entonces:
1) Garantizar el acceso permanente, y
2) Garantizar la protección de la información de carácterprivado.
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privado.
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¿Cómo conservar y preservar?¿Cómo conservar y preservar?
� Los modos de preservación son distintos, como diversosson los recursos a proteger; lo importante es crear unprograma de conservación y preservación quecorresponda con los principios de:
Continuidad y,
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1. Continuidad y,
2. Selección de información.
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Principio de ContinuidadPrincipio de Continuidad
Producción
Existencia
Acceso
Medidas a tomar desdesu creación hasta suutilización
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Principio de Continuidad
Producción Acceso
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Principio de SelecciónPrincipio de Selección
�A través de la políticas, normas y procedimientos se deberesponder a lo siguiente:
1) ¿Qué hay que conservar y preservar?
a) Identificar aquellos documentos que por su funcionalidad,testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad son
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testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad sonpatrimonio documental.
b) Documentar el origen e historia del documento.
c) Identificar y documentar: método de almacenamiento, copias deseguridad, mecanismos de seguridad.
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Principio de Selección Principio de Selección (continuación)(continuación)
2) ¿Quién va a ser el responsable del programa?
3) ¿Por cuánto tiempo?
a) Asignar tareas y responsabilidades a la(s) persona(s) encargada(s)del programa de conservación.
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3) ¿Por cuánto tiempo?
a) Establecer término de permanencia y accesibilidad del documentoen la infraestructura técnica actual.
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Programa de ConservaciónPrograma de Conservación
� Los objetivos claves de los programas de preservacióndigital son:
1) Normas
2) Estructuras de organización
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2) Estructuras de organización
3) Políticas de preservación y planificación
4) Proveedores de servicios
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Norma ISO 15489Norma ISO 15489
� Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionalesen materia de gestión de documentos.
� Propone establecer un marco para la gestión de documentosen todos los formatos o soportes y en cualquier tipo deorganización.
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� Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos yprácticas de la gestión de documentos de archivo con el finde asegurar su adecuada atención y protección, y permitirque la evidencia y la información que contienen puedarecuperarse de un modo más eficiente y eficaz.
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Norma ISO 15489 Norma ISO 15489 (continuación)(continuación)
� Utiliza la siguiente metodología para laimplementación del sistema de gestión:
1) Investigación preliminar;
2) Análisis de las actividades;
3) Identificación de requisitos para documentos;
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3) Identificación de requisitos para documentos;
4) Evaluación de los sistemas existentes;
5) Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (nivelesde riesgo);
6) Rediseño de los procesos (sistema de gestión);
7) Implementación de sistema; y,
8) Revisión de post-implementación.
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Reglamento InternoReglamento Interno
� La organización crea un reglamento interno deconservación y preservación de documentos, el cualpuede contener la siguiente estructura:
1) Disposiciones generales;
2) Descripción de la unidad documental;
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2) Descripción de la unidad documental;
3) Administración de documentos (trámite, gestión, concentración,archivo histórico, etc.);
4) Conservación de los documentos;
5) Disposición de documentos;
6) Preservación de documentos;
7) Otros (sanciones, transitorios, etc.)
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Política y/o Plan de DesastresPolítica y/o Plan de Desastres
� Tiene como puntos esenciales, diagnosticar el estadoactual de las colecciones, establecer las prioridades depreservación y conservación, además de estimar el valor delas colecciones.
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� Concienciar sobre la importancia de colecciones yrecursos, y como a través de la implementación del plan sepueden mejorar y mantener en mejor estado, reflejándoseen un beneficio económico para la institución.
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Contenido de la PolíticaContenido de la Política
I. Introducción
II. Contexto (unidad de información, usuarios, colecciones y servicios).
III. Metas, objetivos y prioridades del plan
IV. Programa de Conservación, Preservación y Restauración (valor decolecciones o recursos a conservar, descripción y estado, actividadesde mantenimiento, preservación y conservación)
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de mantenimiento, preservación y conservación)
V. Plan de Desastres (capacitación del personal, identificación derecursos a salvar, documentos de respaldo, enlaces con agencias,área de recuperación, fuentes potenciales de desastres y riesgos,acciones a tomar)
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Lista de DescriptoresLista de Descriptores
� Es una lista controlada y estructurada de términos para el análisistemático y la búsqueda de documentos.
� Enlace al de el Centro Regional de Información sobre DesastresAmérica Latina y el Caribe:
[http://www.cisas.org.ni/gestion/conceptos/vocabulario.pdf]
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[http://www.cisas.org.ni/gestion/conceptos/vocabulario.pdf]
� Enlace a: Controlled Vocabulary on Disaster Information byCaribbean Disaster Information Network. (CARDIN).
[http://mona.uwi.edu/cardin/virtual_library/docs/1127/1127.pdf]
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Estrategias de Conservación Estrategias de Conservación
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ObjetivosObjetivos
� Asegurar la elegibilidad e inteligibilidad de losdocumentos a conservar.
� Conservar la autenticidad de los mismos.
� Brindar seguridad a aquellos documentos confidenciales.
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Estrategias más discutidas:Estrategias más discutidas:
� Preservación de la Tecnología
� Conversión
� Emulación
� Migración
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� Migración
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MigraciónMigración
“La transferencia periódica de materiales digitales de una configuración a otra o de una generación a otra”. (Rothenberg, 1995)
� Objetivo:
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� Objetivo:
Que los documentos sean accesibles por lossistemas tecnológicos existentes y que las personaspuedan presentar, recuperar y usar los mismosindependientemente del constante cambio de latecnología.
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� Ventajas:
1) Favorece la actualización de los soportes;
2) Resuelve la obsolescencia de almacenamiento en que se creanlos documentos;
3) Promueve el aprovechamiento del espacio físico.
Migración Migración (continuación)(continuación)
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� Desventajas:
1) Puede resultar caro, lento y rutinario.
2) Conlleva pérdida de información.
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Herramientas Tecnológicas Viables Herramientas Tecnológicas Viables
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Herramientas Tecnológicas ViablesHerramientas Tecnológicas Viables
� Existen bastas tecnologías disponibles de código abierto en la Internet
para almacenar documentos.
�Categorías de herramientas:
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1. Gestión de Contenidos (Content Management)
2. Aplicaciones tecnológicas para la gestión de archivos
(Technological applications for file management)
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�� Content Content Management (CMS)Management (CMS)
Herramienta Definición Descripción
Gestor de contenido empresarial de código abierto que ayuda en el proceso de desarrollo de documentos colaborativos.
•Gratuita•Requiere Servidor
Software de gestión para los museos, archivos y •Gratuita
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Software de gestión para los museos, archivos y colecciones digitales.
•Gratuita•Requiere Servidor
Aplicación de gestión de colecciones que satisface las necesidades de los museos, sociedades históricas y otras organizaciones que tienen colecciones.
•Gratuita•Requiere Servidor
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�� Content Content Management (CMS)Management (CMS)
Herramienta Definición Descripción
Es un software gratuito que permite publicar, administrar y organizar una amplia variedad de contenido en un sitio web.
•Gratuita•Requiere servidor
Gestor de documentos que facilita el proceso de Comercial
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Gestor de documentos que facilita el proceso de organización de documentos.
Comercial Requiere servidor
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�� TechnologicalTechnological aplicationaplication forfor filefile managementmanagement
Herramienta Definición Descripción
Servicio de alojamiento de archivos en la Internet permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos en línea y entre computadoras.
Gratuito Comercial
Sitio web que permite almacenar, ordenar, localizar y compartir fotografías y videos en línea.
Gratuito y Comercial
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y compartir fotografías y videos en línea. Comercial
Es un servicio en línea que permite la visualización de material digitalizado electrónicamente, como libros, portafolios, números de revistas y periódicos,entre otros. Guarda copia de los documentos en línea.
Gratuito y Comercial
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�� TechnologicalTechnological aplicationaplication forfor file file managementmanagement
Herramienta Definición Descripción
Es un sitio web destinado a la preservación de historiales web y recursos multimedia.
Gratuito
Es una herramienta virtual que permite a los usuariospublicar, compartir, construir, comentar, distribuir y
Gratuito
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publicar, compartir, construir, comentar, distribuir y encontrar documentos en múltiples formatos y textos.
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Taller Taller
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¿Por qué ¿Por qué DropboxDropbox??
�Es una herramienta para albergar documentos.
�Es considerada como la herramienta de almacenamiento y sincronización de datos más eficiente.
�Fácil de usar.
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�Permite acceso a los documentos desde cualquier parte.
�Permite compartir los documentos guardados con otras personas.
�Provee servicio en los siguientes idiomas: Ingles, Español, Francés, Alemán y Japonés.
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Seguridad de Seguridad de DropboxDropbox
� Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de uncanal cifrado (SSL).� SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la
interceptación de información esencial o confidencial por la red y otrascomunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.
� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-
©2011. ACURIL/EGCTI-UPR/UNESCO
� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256).� AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una
técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación deDatos (DES) utilizado habitualmente.
Para información adicional: How to increase the privacy and thesafety of your data on Dropbox.
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Universidades con Universidades con DropboxDropbox
A) University of Melbourn, Australia� Política de uso de Dropbox en la Universidad
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B) Escuela de Comunicación e Información de la Universidad
de Rutgers – New Jersey� Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad
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C) Pennsylvania State University
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ACURIL XLIPreserving Patrimonial Documents… Dropbox
Aplicación de Aplicación de DropboxDropbox en las bibliotecasen las bibliotecas
�Almacenar recursos informativos (patrimoniales)
�Almacenar documentos administrativos
�Intercambiar y compartir documentos
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�Intercambiar y compartir documentos
�Colaboración entre el personal
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Bibliotecas en Puerto Rico utilizando Bibliotecas en Puerto Rico utilizando DropboxDropbox
1. Biblioteca de la Comisión de Derechos Civiles de Puerto Rico.
a. Resguardar documentos legales públicos y confidenciales.
b. Compartir enlaces de documentos administrativos y legales.
c. Conservar patrimonio documental (rescate de hongo).
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2. Biblioteca de Administración Pública de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
a. Resguardar publicaciones gubernamentales.
b. Resguardar documentos legales
c. Archivar documentos administrativos (informes, cartas, políticas, etc.)
d. Compartir enlaces de documentos con usuarios y personal bibliotecario.
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¿Qué es ¿Qué es DropboxDropbox??
Es una herramienta para albergar documentos y
archivos en la Internet que permite a los usuarios
sincronizar y compartir archivos en línea y entre
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sincronizar y compartir archivos en línea y entre
computadoras.
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Información general de Información general de DropboxDropbox
� Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008.
� En el 2010 Dropbox tenía 4 millones de usuarios.
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� Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios en 175 países.
� Diariamente se guardan 200 millones de archivos en Dropbox (más de un millón cada 5 minutos).
(Dropbox, 2011)
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� Permite crear una base de datos que resulta ser un directorio.
� El directorio se elabora a través de carpetas donde se pueden albergar documentos.
� Las carpetas se pueden compartir con otras personas.
� Se puede utilizar con cualquier sistema operativo tales como: Windows,
DropboxDropbox: su naturaleza y sus características: su naturaleza y sus características
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� Se puede utilizar con cualquier sistema operativo tales como: Windows, Mac y Linux.
� Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota y desde cualquier ordenador.
� Permite acceso a los archivos desde teléfonos inteligentes (smart phone) tales
como: iPad, iPhone, Android y BlackBerry.
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� Permite almacenar cualquier tipo de archivo(documentos, fotos, música y videos).
� No cambia el formato de tus documentos almacenados.
� Permite administrar los archivos en más de un ordenador a la vez.
DropboxDropbox: su naturaleza y sus características : su naturaleza y sus características (continuación(continuación))
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� Permite administrar los archivos en más de un ordenador a la vez.
� Los cambios realizados se sincronizan automáticamente en el servidor remoto y en los equipos que tenga Dropbox instalado bajo la misma cuenta.
� Notifica las actualizaciones de los archivos.
� Realiza copias en Internet de todos los archivos depositados en las carpetas que creamos en nuestro ordenador personal y viceversa.
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DropboxDropbox: su naturaleza y sus características : su naturaleza y sus características ((continuación)continuación)
� La versión básica provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta
10/16 GB si se invitan amigos. Con suscripción alcanza hasta 100GB.
� Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica.
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� Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.
� Conserva copia de versiones anteriores de un documento.
�Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.
� Sustituye parcialmente la memoria USB (pendrive) o el disco duro externo.
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Limitaciones de Limitaciones de DropboxDropbox� No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de
materia.
� El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB.
� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.
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� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.
� Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.
� Cuando se comparten capetas con otras personas el acceso a los documentos es total. No provee opción para asignar tipo de colaboración en la carpeta.
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� Tres pasos para crea una cuenta en Dropbox:
1. Acceder a http://www.dropbox.com/
2. Seleccionar create an account en la opción de Log in
3. Completar los espacios con la información requerida
Crear una cuenta en Crear una cuenta en DropboxDropbox
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3
2
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� El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento.
� Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez.
� Pasos para la instalación de Dropbox
Instalación de Instalación de DropboxDropbox al ordenadoral ordenador
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� Pasos para la instalación de Dropbox
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Instalación de Dropbox al ordenador Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)(continuación)
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Instalación de Dropbox al ordenador Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)(continuación)
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Instalación de Dropbox al ordenador Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)(continuación)
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Instalación de Dropbox al ordenador Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)(continuación)
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Carpeta de Carpeta de DropboxDropbox desde el ordenadordesde el ordenador
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Carpeta de Carpeta de DropboxDropbox desde el ordenadordesde el ordenador
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Creación de carpetas nuevasCreación de carpetas nuevas
1. Hacemos un clic en el botón derecho de ratón y seleccionamos la opción New
2. En el próximo menú disponible seleccionamos la opción Folder
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Creación de carpetas nuevasCreación de carpetas nuevas� Se creará una carpeta nombrada New Folder a la que le debemos cambiar el nombre
presionando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Rename.
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� Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta.
¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?
1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox. 2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de
Dropbox.3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox.
Almacenamiento de documentos en Almacenamiento de documentos en DropboxDropbox
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3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox.
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�Documentos Actualizados
�Documentos en proceso de actualización
Procesos de actualizaciones Procesos de actualizaciones
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�Documentos sin actualizar
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� Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.
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1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón
2. Seleccionamos la opción de Dropbox
3. Copy Public Link
4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
Copiar enlaces de los documentos desde la carpeta Copiar enlaces de los documentos desde la carpeta públicapública
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DropboxDropbox desdedesde InternetInternet
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Interface Interface de Dropbox en de Dropbox en InternetInternet
Hacer búsqueda
de tus
documentos
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Idiomas
Espacio utilizado
Invita a un amigo y
aumenta tu espacioInstalar Dropbox
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EspacioEspacio extra en Dropboxextra en Dropbox
� Actualización de la cuenta
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EspacioEspacio extra en extra en DropboxDropbox
Invita a un amigo
� 250MB para el que invita
� 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox
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Colocar el correo electrónico
de las personas que desea
invitar
Invita por
Facebook y
Invita a los contactos de
tu correo electrónico
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EspacioEspacio extra en extra en DropboxDropbox
� Completa 6 de los 7 pasos de Get Started
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� Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc.
� Te permite recuperar documentos desde esta sección.
EventosEventos
Localizar eventos por
fecha
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Cantidad de
eventos por
página
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� Presenta las carpetas previamente compartidas.
� Para compartir una carpeta seleccionamos la opción share a folder.
Compartir Compartir carpetascarpetas
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Compartir
carpeta
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Presenta diferentes opciones de ayuda:
� Preguntas más frecuentes
� Espacio para hacer preguntas
AyudaAyuda
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CarpetasCarpetasMenú General de las carpetas
� Subir documentos
� Crear carpetas
� Compartir carpetas
� Ver documentos borrados
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� Regular
� Compartido
� Público
Iconos que identifican las Iconos que identifican las diferentes diferentes carpetascarpetas
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� Público
� Fotos
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Pasos para crear una carpeta nueva
1. New Folder
2. Asignamos nombre
3. Create
Crear una carpeta nuevaCrear una carpeta nueva
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� Seleccionamos opción de upload
Subir Documentos Subir Documentos
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� La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.
1. Choose File
2. Localizamos el documento en el ordenador
3. Open o doble clic sobre el documento
Subir Documentos Subir Documentos (continuación)(continuación)
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1 2
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� Seleccionar opción Start upload
Subir Documentos Subir Documentos (continuación)(continuación)
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Recuperar documentosRecuperar documentosBúsqueda BásicaLa alternativa de búsqueda en Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.
� En el espacio disponible para hacer búsqueda colocamos la palabra que identifica el documento.
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Lista de
resultados
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Recuperar documentos Recuperar documentos (continuación)(continuación)
Búsqueda Avanzada
� Seleccionamos la opción advanced seach
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Búsqueda Avanzada� Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:
1. Todas las palabras escritas
2. Con frase exacta
3. Alguna de las palabras escritas
4. Ninguna de las palabras escritas
� Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search
Recuperar documentos Recuperar documentos (continuación)(continuación)
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� Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo
� Descargarla
� Moverla
� Cambiarle el nombre
� Copiarla
� Borrarla
Alternativas con las carpetasAlternativas con las carpetas
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� Ver versiones anteriores
� Descargarlo
� Moverlo
� Cambiarle el nombre
� Copiarlo
� Borrarlo
Alternativas con los documentos individualesAlternativas con los documentos individuales
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� Ver versiones anteriores
� Descargarla
� Copiar enlace público
� Moverla
� Cambiarle el nombre
� Copiarla
� Borrarla
Alternativas Alternativas con documentos en carpeta públicacon documentos en carpeta pública
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Existen tres formas de compartir carpetas:
1. Desde la pestaña Sharing
2. Desde la opción de Share a Folder
3. Desde el menú de una carpeta regular (Ivite to folder) o compartida (Share Folder Options)
Compartir CarpetaCompartir Carpeta
1
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Carpeta
Compartdia
2 3
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Sharing� Seleccionamos la pestaña de Sharing
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Sharing� Presenta las carpetas previamente compartidas
� Seleccionamos la opción share a folder
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Carpetas
compartidas
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Sharing� En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden
colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente.
� También podemos compartir una carpeta existente.
� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.
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Opción para crear
una carpeta nueva
(vacía) y compartirla
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Sharing� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir
� Presionamos la opción de Next
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Sharing� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar� Presionamos la opción de Share folder
Colocamos el correo
electrónico de la persona
que deseamos invitar
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que deseamos invitar
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Share a Folder� Seleccionamos la opción Share a folder
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Share a folder� Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos
compartir una carpeta existente.
� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.
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Share a folder� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir
� Presionamos opción de Next
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Share a folder� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar� Presionamos opción de Share folder
Colocamos el correo
electrónico de la persona
que deseamos invitar
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que deseamos invitar
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Ivite to Folder/ Share Folder Options� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.
� Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder o Share folder options (carpeta compartida)
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Invite to folder/ Share folder Options• La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación.
• Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.
• Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.• Presionamos opción de Share folder.
Colocamos el correo
electrónico de la Colocamos el correo
electrónico de la
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electrónico de la
persona que deseamos
invitar
electrónico de la
persona que
deseamos invitar
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� La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta en Internet.
Desde el correo electrónico� La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta.
� Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.
¿Cómo se recibe la invitación ¿Cómo se recibe la invitación para compartir para compartir carpetas?carpetas?
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Desde el correo Electrónico
� Una vez se ha accedido a la cuenta, se acepta o se rechaza la invitación.
¿Cómo se recibe la invitación para compartir Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)
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Desde la cuenta de Dropbox en Internet� Cuando se recibe una invitación para compartir un cartapacio se puede visualizar un número en
una caja roja sobre la pestaña de Sharing.
� Presionamos la opción de Sharing
¿Cómo se recibe la invitación para compartir ¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)
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Desde la cuenta de Dropbox en Internet� Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida.
� Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida
¿Cómo se recibe la invitación para compartir ¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)
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Desde la cuenta de Dropbox en Internet
� En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.
¿Cómo se recibe la invitación para compartir ¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)
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Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartidade carpeta compartida� Vamos al menú de la carpeta compartida deseada
� Marcamos Share folder options.
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Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartida de carpeta compartida (continuación)(continuación)
� En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.
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Opciones disponibles:
� Eliminar a una persona en particular
� Dejar de compartir la carpeta completa
� Salir o dejar la carpeta compartida
Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartida de carpeta compartida (continuación)(continuación)
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Eliminar a la
persona de la
carpeta
Dejar de compartir
carpeta completa
Salir de la carpeta
compartida
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Versiones anteriores de documentos en carpetas Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidascompartidas
� Seleccionamos el documento y marcamos la opción previous versions.
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� Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.
Versiones anteriores de documentos en carpetas Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidas compartidas (continuación)(continuación)
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Tiempo
desde que
se hizo el
cambio
Tipo de
cambio Persona
que realizó
el cambio
Vista previa
del
documento
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Descargar documentosDescargar documentos
� Desde el menú del documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download file
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� Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abril el documento o grabarlo en el ordenador.
Descargar documentos Descargar documentos (continuación)(continuación)
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Copiar documentos Copiar documentos
La opción Copy to… permite colocar el documento en otra carpeta, manteniéndolo también en su lugar original.
� En el menú del documento que deseamos copiar seleccionamos la opción Copy to…
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CopiarCopiar documentosdocumentos ((continuacióncontinuación))
� Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamosla opción Copy File.
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Copiar enlaces públicosCopiar enlaces públicos
1. Hacemos doble clic en la carpeta pública.
2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link.
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1 2
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Copiar enlaces públicos Copiar enlaces públicos (continuación)(continuación)
1. Marcamos la opción Copy to clipboard
2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho
Luego de este proceso colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar deseado.
1
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2
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� Seleccionamos opción Show deleted files
Ver documentos borradosVer documentos borrados
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Los documentos borrados permanecen guardados durante 30 días.
� Para recuperar un documento previamente borrado, buscamos el menú y seleccionamos la opción undelete.
Ver documentos borrados Ver documentos borrados (continuación)(continuación)
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¿¿CómoCómo conseguirconseguir espacioespacio extra en extra en DropboxDropbox??
500MB
por invitado
hasta 16MB
www.dropbox.com/edu
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¿¿CómoCómo conseguirconseguir espacioespacio extra en extra en DropboxDropbox??
https://www.dropbox.com/free
640MB
EXTRA
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CRÉDITOSCRÉDITOS
Proyecto del Programa de Educación Continua y Desarrollo Profesional, de
la Asociación de Bibliotecas Universitarias, de Investigación e Institucionales
del Caribe (ACURIL) y la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la
Información, de la Universidad de Puerto Rico, con el co-auspicio de la
UNESCO, Región del Caribe y la América Latina
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Tutoras: Jeanette Lebrón-Ramos (jeannette.lebron.ramos@gmail.com)
Yadira Avendaño-Avendaño (ayajerecuaro@gmail.com)
Con la colaboración del ACURIL WebTeam
MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA.
LES INVITAMOS A EXPLORAR
T
ACURIL XLI
COMO UNA HERRAMIENTA ALTERNATIVA,
PARA SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL,
DE SU UNIDAD DE INFORMACIÓN,
DENTRO DE LA COMUNIDAD DE PRÁCTICA DE ACURIL
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