View
362
Download
7
Category
Tags:
Preview:
DESCRIPTION
job grading
Citation preview
GENERAL OVERVIEWGENERAL OVERVIEWREMUNERATION MANAGEMENTREMUNERATION MANAGEMENT
MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN YANG EFFECTIVE : JOB GRADINGYANG EFFECTIVE : JOB GRADING
Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi R.I.dan Transmigrasi R.I.
Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004 Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004 Tentang Ketentuan Struktur dan Skala UpahTentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah
Oleh :Oleh :Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
22
Personal Data
Name : ASFAR ARIEF, MBA
Education : 1968 - BA degree from IKIP Padang1991 - MBA degree from PPMTT Malang
Working history
Mar. 2004 – Sep. 2004 : Trainer & Consultant of BSDM, Jakarta
Sep. 2003 – Feb. 2004 : Executive Assistant for TPJ PT ARGO PANTES, Jakarta
Apr 2002 – Aug 2003 HR Adviser PT Sunrise Bumi Textiles Indonesia, Bekasi
May 2001 - Nov. 2002 : Human Resources Advisor / Manager of PT GATRA MAPAN, Malang
Nov. 2000 - Apr. 2001 : HR Manager of PT ASIA MAS, Semarang.
Jul. 2000 - Oct. 2000 : Human Resources Director of RADISSON Hotel, Bali.
Jul 1996 – Nov. 1999 : Community & Human Resources Manager of PT Edison Mission Operation And Maintenance Indonesia, Paiton Probolinggo.
Dec. 1991 - Nov. 1995 : Personnel & General Affairs Manager of PT ETERNIT GRESIK, Gresik
Sep. 1988 - Sep. 1991 : Human Resources Manager of PT ROTHMANS OF PALL MALL INDONESIA, Malang.
Feb. 1986 - Feb. 1988 : Personnel Manager of BP PETROLEUM DEVELOPMENT OF INDONESIA Ltd., Jakarta.
Oct. 1982 - Feb. 1986 : Industrial Relations Manager of PT BASF INDONESIA, Jakarta.
Apr. 1979 - Sep. 1982 : Personnel Manager of PT HM SAMPOERNA, Surabaya
Sep. 1971 - Jan. 1979 : Personnel & Administration Supervisor of PT McDERMOTT INDONESIA, Jakarta.
Training Instructor
33
Kegiatan sekarangKegiatan sekarang
• Menulis untuk majalah HRD & surat kabar.• Menjadi partner Training Institution
(Trainer) di Jakarta, Surabaya dan Malang.• Consulting : Merancang Sistim Penggajian,
Membuat Policy & Procedure, Peraturan Perusahaan.
• Translator • Recruitment service
– Executive Search– Outsourcing Service– Labor Supply
44
Perkenalan PesertaPerkenalan Peserta
• Pendidikan• Pekerjaan sekarang• Pekerjaan sebelumnya• Pengetahuan mengenai sistim penggajian• Minat dan motivasi mengikuti training ini• Pendapat pribadi mengenai peluang karir
dibidang remuneration
55
General Overview General Overview • Pelaksanaan Pasal 92 Ayat 3 dari UU 13/2003.• Kepmen 49-Men/IV/2004 Mengenai Ketentuan
Struktur dan Skala Upah. • Kepmen itu menetapkan kebijakan pemerintah
mengenai penyusunan struktur dan skala upah.• Selama ini, puluhan tahun kebijakan itu ditunggu
oleh para praktisi pengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan.
• Perusahaan lokal juga berkepentingan dan sudah saatnya untuk menindaklanjutinya seperti umumnya perusahaan PMA.
• Praktisi HRD Management dan staff terkait perlu segera mempelajari sistim ini untuk dapat men-design sendiri sistim penjenjangan kepangkatan dan jabatan diperusahaan masing-masing.
66
Sistim penggajian yang Sistim penggajian yang effective dari segi effective dari segi
industrial relations :industrial relations : – Ada kejelasan dalam tingkat penggajian.– Lebih open– Mudah di-manage– Effective, tidak menimbulkan masalah,
kekecewaan karyawan– Menciptakan ketenangan kerja– Menghindari kecemburuan, pilih kasih dan
diskriminasi– Lebih professional
77
Sistim penggajian yang Sistim penggajian yang effective dari segi effective dari segi pengembangan & pengembangan &
persaingan bisnis :persaingan bisnis : – Membayar gaji secara competitive– Menghindari pembajakan karyawan– Mendapatkan karyawan yang potential – Mengembangkan serta mempertahankan
karyawan yang productive (golongan star)
88
Kondisi sekarang Kondisi sekarang mengenai sistim mengenai sistim
penggajian diperusahaan penggajian diperusahaan • Kurangnya perhatian Direksi perusahaan
terhadap pentingnya sistim penggajian.• Kebanyakan perusahaan belum memiliki
sistim penggajian.• Kurangnya praktisi yang mau berbagi
pengalaman, knowledge dan skill-nya.• Sistim penggajian tidak diajarkan dikuliah.• Pemerintah (baca : Depnaker) lebih
mementingkan bidang Hubungan Industrial.
99
Membuat sistim Membuat sistim penggajianpenggajian
• Tugas pertama adalah menunjuk seorang penanggung jawab untuk :
– Men-design– Merencanakan– Meng-implementasi
• Membentuk Evaluation Committee.• Perlu kordinasi yang baik untuk
menyelenggarakan.• Alternative lain : Menggunakan jasa
konsultan ?
1010
Menggunakan Konsultan : Menggunakan Konsultan : MasalahnyaMasalahnya
• Butuh biaya yang cukup besar.• Dia memerlukan bantuan juga dari karyawan
dan executive perusahaan.• Sering gagal menyampaikan laporan kepada
Management.• Butuh waktu memahami operasional, proses,
produk perusahaan, kualitas SDM dan hal-hal yang mempengaruhi pembuatan sistim penggajian.
• Sistim yang dibuat bisa terlalu simple atau malah terlalu komplek bagi perusahaan.
1111
Fungsi Payroll dalam HRD Fungsi Payroll dalam HRD Management Management
• Penggajian adalah salah satu fungsi dari HRD Management.
• Urusan Accounting membukukan dengan sistim yang dipakai.
• Seseorang harus ber-tanggung jawab pada payroll ini sebagai Payroll / Compensation Manager.
• Banyak perusahaan meremehkan fungsi ini, sibuk dengan produksi saja, akibatnya terjadi sistim penggajian yang tidak benar, kesenjangan dalam menentukan upah dan timbul ketidakpuasan.
• Setelah kacau, pada akhirnya perusahaan terpaksa juga untuk menata sitim penggajian ini.
1212
Menggunakan karyawan Menggunakan karyawan sendiri sendiri
• Pilih yang qualified.• Tidak mengganggu pekerjaan pokoknya.• Mampu merencanakan dengan baik.• Ditunjuk sebagai penanggung jawab.• Dari part time menjadi full time karena
tugasnya makin banyak.• Dilanjutkan dengan penunjukan beberapa
orang Job Evaluator untuk ”menentukan nilai uang untuk tiap job” diperusahaan.
1313
Payroll Manager Payroll Manager (Administrator)(Administrator)
• Familiar dengan kegiatan operasional perusahaan.
• Mampu me-manage dengan baik.• Berkepribadian yang baik untuk bisa
mendapatkan kerjasama dari semua pihak.• Harus persistent dengan data.• Mampu menciptakan hubungan baik agar
pengumpulan data lancar tanpa reponden merasa terusik.
1414
4 cara mengumpulkan 4 cara mengumpulkan informasi mengenai informasi mengenai
jabatanjabatan1. Menggunakan Job Questionnaire.2. Interview langsung.3. On sight observation.4. Melihat work log (catatan harian
mengenai kegiatan tiap hari).
1515
3 hal yang harus 3 hal yang harus diperhatikan agar diperhatikan agar interview berhasilinterview berhasil
1. Berikan pertanyaan berkaitan dengan “job family” dari karyawan ybs.
2. Susunlah pertanyaan semudah mungkin.
3. Jangan ajukan terlalu banyak pertanyaan, lakukan se-minimum mungkin.
1616
Job AnalystJob Analyst• ”Workhorse” dari proyek Job Grading.• Mengumpulkan data.• Mempersiapkan berbagai formulir & dokumen, job
description (position description) dan daftar gaji.• Harus persistent dengan data.• Sabar dan menyenangkan.• Mengerti seluk beluk pekerjaan di perusahaan, baik
dikantor maupun dipabrik.• Mengerti mengenai peralatan, mesin-mesin dan
proses produksi.• Mengenal dan memahami semua jabatan yang ada.• Job Analyst terdiri dari staff pabrik (operasional) dan
kantor.
1717
Memulai Proyek Job Memulai Proyek Job GradingGrading
• Penjelasan ringkas kepada seluruh karyawan.
• Maksud dan manfaatnya.• Check list persiapan sebelum membuat
sistim penggajian (Job Grading)
CHECKLIST PERSIAPAN MEMBUAT SISTIM PENGGAJ IAN (JOB GRADING)
No.
Pertanyaan untuk dibahas Ya Tidak Langkah-langkah yang akan diambil
1 Siapkah semua staff (team) management mendukung sistim ini?
2 Apakah semua staff management telah mengerti bagaimana sistim ini dilaksanakan dan apa saja yang mereka harus lakukan?
3 Apakah Pimpinan Perusahaan telah bersikap realistis mengenai tujuan dan maksud sistim penggajian ini berkaitan dengan tujuan perusahaan dan kondisi keuangan perusahaan?
4 Apakah para supervisor mengerti peran yang akan mereka lakukan dalam mengumpulkan informasi dan menjelaskan mengenai suatu jabatan?
5 Apakah para Manager telah mengerti bahwa mereka akan bertanggung jawab menentukan tingkat penggajian bagi department mereka masing-masing didalam kerangka sistim penggajian yang akan dibuat?
6 Apakah PUK SPSI telah diberitahu mengenal tujuan dan maksud serta prosedure selanjutnya dari program ini?
7 Apakah PUK telah menyatakan atau menunjukan bahwa mereka akan mendukung program ini dan tidak menjadi penghalang?
8 Apakah Management telah mempertimbangkan sistim kerja borongan dalam sistim ini, dan apabila sudah apakah sudah dipertimbangkan perubahannya?
9 Apakah para Manager telah mengerti bahwa setelah sistim ini mulai dilaksanakan, Komite Evaluasi J abatan akan meng-audit performance mereka sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan?
10 Apakah sudah memiliki informasi yang cukup mengenai sistim dan tingkat penggajian dari perusahaan sekeliling dan diperusahaan kompetitor?
11 Apakah selama ini kita merasa sistim penggajian yang ada merupakan penyebab turnover yang tinggi, sikap kerja rendah atau produtivitas yang rendah?
12 Apakah semua staff yang terlibat mengerti pelaksanaan dan persyaratan dari prosedur yang akan dilakukan, seperti :
1. J ob analysis ? 2. Persiapan job description ? 3. Menentukan tingkat penggajian ? 4. Penggunaan upah sebagai insentive ? 5. Bagaimana memelihara sistim penggajian ? 6. Performance analysis ?
13 Apakah sudah ada sistim yang akan dipakai untuk karyawan Sales?
14 Apakah ada rencana untuk melakukan perubahan sistim penggajian pada executive?
15 Apakah sudah disiapkan pengumuman mengenai program sistim penggajian baru ini kepada semua karyawan?
16 Apakah perusahaan bersedia menampilkan struktur dan skala upah yang baru dalam bentuk grafik dan tabel secara terbuka?
17 Apakah bersedia memperkirakan trend gaji top management?
18 Apakah sudah ada objective performance appraisal untuk semua tingkatan?
1919
Pengumuman Pengumuman
• Perlu sosialisasi keseluruh department / karyawan.
• Jangan jalankan dulu sebelum ada tanggapan positive.
• Buat pengumuman seperti contoh ini. Lihat Contoh
PENGUMUMAN No. HRD-123/ IV/ 2005
Kepada : Seluruh Karyawan PT DDDD EEEE Dari : Managing Director CC : Seluruh Manager Perihal : PROYEK J OB GRADING – MEMBUAT SISTIM PENGGAJ IAN
Bersama ini disampaikan bahwa perusahaan akan melaksanakan pembuatan sistim penggajian (J ob Grading) untuk semua karyawan perusahaan. Maksud dari J ob Grading itu adalah :
1. Menentukan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab dan setiap jabatan dengan cara membuat uraian jabatan secara tepat.
2. Untuk memastikan agar tingkat penggajian antara satu jabatan dengan jabatan lainnya berbanding seimbang sesuai dengan bobot dan nilai jabatan-jabatan itu.
3. Untuk mendapatkan nilai yang tepat dalam memberikan imbalan kepada karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya.
4. Untuk menciptakan struktur penggajian yang sepadan dan kompetitive dalam industri. 5. Untuk menciptakan ketentuan dan kebijaksanaan yang menjamin adanya standard
yang objective dalam administrasi penggajian. Saudara SUYANTOMO – Payroll Supervisor terhitung mulai tanggal 1 Maret 2005 telah ditunjuk sebagai COMPENSATION MANAGER untuk bertanggung jawab melaksanakan proyek ini. Dia akan dibantu oleh beberapa J ob Analyst yang nama-namanya akan ditentukan kemudian. J ob Analyst tersebut akan mengumpulkan data-data yang diperlukan melalui wawancara, memberikan questionnaire (daftar pertanyaan) atau dengan metode lainnya. Sangat diperlukan kerjasama dari Anda agar J OB anda diuraikan secara tepat dan tugas-tugas serta tanggung jawab anda jelas. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan nilai rupiah dari setiap jabatan sesuai dengan nilai jabatan itu dan berdasarkan juga pada tingkat penggajian di industri. Tidak akan akan pengurangan gaji ataupun tunjangan akibat dari hasil proyek J ob Grading ini. J uga tidak ada tambahan tugas dan tanggung jawab kepada suatu job tanpa diikuti dengan peninjauan gaji. Kerjasama dari Anda sangat dihargai, dan apabila Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan menghubungi Manager masing-masing, yang juga telah mendapatkan penjelasan mengenai hal ini. Demikian untuk dimaklumi. Malang, 24 Maret 2005 ARIOBIMA SOEMARYONO AS/ AA
Pengumuman Pengumuman
2121
Manfaat & Tujuan Manfaat & Tujuan Training Training Memberikan pengertian mengenai :
• Sistim penggajian / remunerasi yang umumnya digunakan dalam industri.
• Sistim kepangkatan dan penjenjangan jabatan diperusahaan.• Struktur dan skala upah sebagaimana disebut dalam
Kepmenaker & Transmigrasi No. 49/2004.• Remuneration Policy & Procedure diperusahaan.• Teknik yang mudah untuk merancang sendiri sistim
remunerasi yang effective diperusahaan. • Teknik membuat job description sesuai dengan kebutuhan
proses membuat job grading.• Teknik dan keahlian untuk mampu melakukan analisa dan
evaluasi jabatan agar bisa membuat sistim job grading dalam kebijaksanaan pengupahan diperusahaan.
• Teknik melaksanakan survey upah dan benefits.• Kegunaan sistim job grading dalam membuat strategi
perusahaan dan pengembangan sumber daya manusia.
2222
Materi TrainingMateri Training• Sistim Penggajian Yang Effective. • Mekanisme Penentuan Tingkat Upah Karyawan.• Job Description, Job Requirement, Job Specification • Job Analysis & Job Evaluation.• Job Evaluation Method Job Analysis Job Grading • Job Evaluation & Management.• Keuntungan Melaksanakan Job Evaluation. • Job Evaluation Committee• Menggunakan Table of the Evaluation Factors• Point System.• Benchmark Positions.• Job Grading & Job Steps.• Salary Structure• Grading & Point System• Survey Upah
2323
Tujuan akhir dan peluang Tujuan akhir dan peluang karir karir
bagi pesertabagi peserta Payroll Officer - Mampu membuat
sistim penggajian diperusahaan masing-masing.
Menjadi Remuneration / Compensation Specialist – Mengkhususkan profesi pada sistim penggajian / kompensasi.
Compensation Manager – Memimpin Payroll & Compensation Department.
Remuneration Consultant – Banyak perusahaan yang membutuhkan untuk membuat sistim penggajian.
2424
Kegunaan Evaluasi JabatanKegunaan Evaluasi Jabatan
1. Membuat kebijakan mengenai Penetapan Upah.
2. Sebagai dasar pada saat dilakukan Job Review (Penilaian Pekerjaan).
3. Membuat kebijakan pada saat merancang kebijakan pengembangan sumber daya manusia di perusahaan. Job Analysis
2525
Sequence mengerjakan Sequence mengerjakan Job Grading Job Grading
• Job Description, harus sudah lengkap• Organization chart , harus sudah lengkap• Analisa Jabatan, form Questionnaire • Evaluasi JabatanEvaluasi Jabatan• Evaluation Factors (Point Factor System) • Spread Sheet fungsi-fungsi dept. & daftar
karyawan• Menentukan point value• Menentukan classification & jumlah grades,
menurut kebijakan perusahaan• Menentukan salary scale, menurut kebijakan
perusahaan
2626
Sistim remunerasi yang Sistim remunerasi yang effectiveeffective
1. Level / classification ;• Golongan• Jabatan
2. Jumlah golongan jabatan yang dikehendaki oleh Management.
3. Min – max dan mid point salary.
4. Range / rentang / skala5. Steps ; perkiraan lamanya
seseorang berada dalam 1 grade.
6. Regression / laju kenaikan upah.
7. Analisa Jabatan /Job Description /Organisasi Chart.
8. Evaluasi Jabatan, point factor/system.
9. Theorytical salary seseorang diperusahaan berdasarkan masa kerja.
10. Prosentase gaji seseorang dalam skala gaji (prosentase posisi)
11. Merit Rating.12. Job Evaluation Team.
Proses JOB Grading Sistim Penjenjangan Kepangkatan & Jabatan
5 Fungsi Management1.Planning2.Staffing3.Coordinating4.Directing5.Controlling
6 Fungsi HRD Mgmt :
1. Employment
2. Salary & Compensation
3. Industrial Relations
4. Training & Development
5. Government Relations
6. Employee Benefits
1. Level / Classification / Golongan / Kelompok Jabatan2. Grades
3. Min Max Salary
7. Analisa Jabatan
8. Evaluasi Jabatan9. Theorytical Salary
10. Posisi gaji dalam Range11. Merit Rating
12. Job Evaluation Team
Total 23
grades
900.000
1.300.000
Steps in Range 20 tahun (5)
44,44% : 20 = 2.22%
min
mid
max
900.000
1.300.000
1.100.000
22,22%
22,22%44,44%
Posisi gaji dalam range : (10)
Upah – min x 100% =
Max – Min
1.200.000 – 900.000 x 100% = 75,00%
1.300.000 - 900.000
Laju kenaikan upah : (6)
Max – 1 = 11.000.000 – 1 =10 - 1 = 2,25
Min 1.100.000 4
N-1 5-1
Rp.
Max salary
Dir Mgr Supv
ForR & F
234410
Min salary
6. Laju Kenaikan Upah
5. Steps in Grade
1.Know2.Exp3.Scope4.Resp5.Conseq6.Int7.Ext8.Comp9.No of emp10.Res &
analysis
Range : (4)
Max – min x 100% =
Min
1.300.000 – 900.000 x 100%= 44,44%
900.000
PPK :5 = 6 steps4 = 4 steps3 = 3 steps2 = 2 steps1 = 0 steps
4. Rentang / Range / Skala
Gaji
2828
Menyusun struktur dan Menyusun struktur dan skala upahskala upah
Dilakukan dengan memperhatikan
golongan, jabatan, masa kerja,
pendidikan dan kompetensi dan
mempertimbangkan kondisi perusahaan.
2929
Mengenal Mengenal
Human Resources Human Resources Development ManagementDevelopment Management
3030
““Functions” in Functions” in Human Resources Human Resources
Development Development Management Management
1. Employment2. Salary & Compensation Administration3. Industrial Relations4. Training & Development5. Government Relations6. Employee Benefits & Facilities
Human Human Resources Resources
DevelopmenDevelopment t
ManagementManagement
InductionInduction
SelectionSelection
RecruitmentRecruitmentJob Job DescriptionDescription
• Job AnalysisJob Analysis• Job EvaluationJob Evaluation• Job GradingJob Grading
Compensation Compensation
PolicyPolicy
Performance Performance AppraisalAppraisal
POSTINGPOSTING
Industrial Industrial RelationsRelations
Training &Training &DevelopmeDevelopme
ntnt
Promotion Promotion & &
DemotionDemotion
Termination :Termination :•
ResignationResignation• RetireRetire
• RetrenchmenRetrenchmen
tt• DismissalDismissal
• DeathDeath
Transfer & Job Transfer & Job RotationRotation
3232
EmploymentEmployment
• Recruitment • Selection• Personal Filing HRMIS -
Computerized• Promotion & Demotion• Transfer• Induction• Termination
3333
HRMISHRMIS
Confirmation of New Status:- Position- Grade- New salary- Dept.- Effective date
Confirmation of New Status:- Position- Grade- New salary- Dept.- Effective date
Security Record- ID Card- KTP- Photograph
Security Record- ID Card- KTP- Photograph
Dependants Record :- Name- DOB- Relationship- Photograph
Dependants Record :- Name- DOB- Relationship- Photograph
DATA BASE EMPLOYEE LIST
DATA BASE EMPLOYEE LIST
Warning Letters :
IIIIII
Warning Letters :
IIIIII
Job Description
Job Description
Personal File :• Personal data• History
SalaryPositionGradeTrainingMedicalJamsostek, Askes Personal InsurancePension SchemePersonal LoanAbsenteeismPerformance Discipline Awards
• Training Record• Dependants Record
Personal File :• Personal data• History
SalaryPositionGradeTrainingMedicalJamsostek, Askes Personal InsurancePension SchemePersonal LoanAbsenteeismPerformance Discipline Awards
• Training Record• Dependants Record
Termination :ResignationRetirementRetrenchmentDismissalDeath
Termination :ResignationRetirementRetrenchmentDismissalDeath
Performance Appraisal
Performance Appraisal
Job Classification & Grading System
Job Classification & Grading System
Job Analyssis & EvaluationJob Analyssis & Evaluation
Employee status
change form
Employee status
change form
Applicants Data &
Application Forms
Applicants Data &
Application Forms Working
Agreement :KKWTPermanent Employment
Working Agreement :KKWTPermanent Employment
Confirmation for Permanent Employment (Successful probation period).
Confirmation for Permanent Employment (Successful probation period).
Training Record : In house & External Training, Professional Dev. Review
Training Record : In house & External Training, Professional Dev. Review
3434
Salary & Compensation Salary & Compensation AdministrationAdministration
• Job analysis & job evaluation• Classification & grading systemClassification & grading system• Performance appraisal• Rating determination• Merit rating• Work schedule control• Salary survey
3535
Industrial RelationsIndustrial Relations
• Manpower Legislation• Labour Union• Collective Bargaining (CLA)• Company Policy• Work rules & regulations• Work ethic & employee discipline
3636
Training & DevelopmentTraining & Development
• Training • Organization development• Manpower development
3737
Government RelationsGovernment Relations• Ijin Wajib Lapor Perusahaan• Ijin Mempekerjakan Wanita Malam Hari• Ijin Penyimpangan Waktu Kerja• Pendaftaran PKB• Pendaftaran dan Persetujuan PP• RPTKA & IKTA• Laporan Triwulan Perusahaan• Laporan Kecelakaan Kerja• Akte Pemeriksaan
3838
Employee Benefits & Employee Benefits & FacilitiesFacilities
• Medical Services• Sport & Recreation• Personal Services• Safety & Health• Security & Protection• Canteen• Social & Religious Activities
3939
Istilah-istilah dalam Job Istilah-istilah dalam Job GradingGrading
• Benchmarking• Red circle jobs• Green circle jobs• Salary survey• Range system• Grade brakes• Minimum point factor value• Minimum wage line
Tambahan Materi Dari :
How to Plan and Manage an Effective Wage and Salary Program
By Alexander Hamilton Institute, Inc. USA - 1984
4040
Point Factor System Point Factor System
1. Identify a number of factors present in most of the jobs being evaluated.
2. Dividing each factor into a number of degrees that increase the value of the job.
3. Establishing a point value for each degree.4. Determining the degree level.5. Adding the points for appropriate degree of
each factor to establish the value of the job.
4141
Point Factor System Point Factor System Konsep Dasar sistim ini Konsep Dasar sistim ini
1. Menentukan sejumlah faktor-faktor yang terdapat pada jabatan-jabatan yang sedang di-evaluasi.
2. Pada setiap faktor itu dibuatkan beberapa tingkatan yang menunjukan bertambahnya nilai dari satu jabatan.
3. Kemudian menentukan nilai angka untuk setiap tingkatan itu.
4. Menetapkan tingkatan dari faktor.5. Menambahkan angka-angka tersebut sesuai
tingkatan masing-masing faktor untuk menentukan bobot dan nilai dari suatu jabatan.
4242
Keuntungan Keuntungan menggunakan menggunakan
point factor systempoint factor system• Cara meng-evaluasi jabatan bisa lebih akurat.• Hubungan antara jobs ditampilkan dalam angka-
angka dan ranking yang mudah dimengerti.• Perbedaan yang jelas antara jobs dapat dibuat
dengan degree dan point value.• Nilai jabatan di-evaluasi berdasarkan faktor-
faktor yang terdapat dalam job.• Skala perbedaan dapat digunakan untuk jangka
lama dan job yang baru dapat dimasukan pada skala yang ada.
• Point value dapat digunakan waktu membedakan satu grade upah dengan lainnya.
4343
Kerugian dan kelemahan Kerugian dan kelemahan point factor system, point factor system,
antara lain :antara lain :• System ini membutuhkan waktu dan usaha serta
memerlukan seseorang yang ahli, apalagi kalau perusahaan yang menggunakan banyak tenaga kerja.
• Metode yang digunakan menentukan dan menjelaskan faktor-faktor kompensasi, membagi menjadi degree dan memberikan point bisa membingungkan.
• Point factor ditentukan dengan cara kesepakatan antara anggota evaluation committee (para evaluator).
• Membuat data proses evaluasi dan menjaga agar tetap up to date memerlukan banyak pekerjaan administrasi.
4444
Red circle job terjadi karena Red circle job terjadi karena ::
• Incumbent di-demosi tapi gajinya tetap pada tingkat yang lebih tinggi.
• Job ditentukan dengan tingkat upah yang terlalu tinggi sebelumnya karena tidak ada struktur upah yang rasional waktu itu.
• Pemegang jabatan adalah karyawan yang istimewa dan menerima kenaikan gaji yang besar, tapi tidak di-promosikan kegolongan gaji yang lebih tinggi.
• Job tersebut dinilai rendah pada saat di-evaluasi dan tingkat upah tersebut sudah dianggap benar.
• Incumbent sangat istimewa dan job tersebut sangat penting, sehingga dibuatkan rate khusus bagi dia.
4545
Assessing green circle jobsAssessing green circle jobs• Timbul karena sebab yang berbeda. • Dapat menunjukan karyawan atau trainee yang
tidak kompeten.• Akibat dari penilaian yang terlalu berlebihan.• Incumbent seharusnya dikirim kembali untuk
training atau di-mutasi.• Apabila masih sebagai trainee, biar disana sampai
dia dapat menunjukan kemampuannya.• Apabila salah evaluasi, lakukan perbaikan dengan
evaluasi ulang.• Rate bagi Trainee tidak dianggap sebagai sebagai
green circle.
4646
Comparing graphsComparing graphs• Pilihlah satu job dari data survey dan buat satu titik
di grafik dimana nilai gaji untuk median rate intersects dengan point factor scale value untuk comparative job diperusahaan anda. Lihat Gambar 26.
• Ulangi prosedur ini sampai jobs dalam survey telah ditempatkan pada grafik. Gunakan sekarang job yang sedang dibandingkan.
• Tariklah garis dari titik upah terendah keatas seperti sebelumnya dan bagilah titik-titik itu secara sama banyak. Garis ini adalah trend line dari wage survey dan menunjukan median wages dari berbagai job sebagaimana dilaporkan oleh survey itu.
• Ambil Gambar 25, scattergram upah perusahaan anda sekarang dan tempatkan diatas Gambar 26 kemudian bandingkan posisi dan garis trend line perusahaan yang baru saja anda buat.
4747
External ComparisonExternal Comparison• Harus dijadikan standard scale terlebih dulu.• Evaluation sistim yang seragam.• Tidak ada penyimpangan dibuat dalam memberikan
point value.• Conversion dilakukan secara konsisten.• Garis upah comparable antara satu perusahaan
dengan perusahaan lainnya. Konsultan penggajian melakukan survey upah tahunan, data-datanya dari ”user” sistim yang sama, sehingga mudah diproses. Hasil survey berupa :– Mid point salary– Total cash– Total remuneration
Comparator DistributionComparator DistributionKeadaan upah dipasarKeadaan upah dipasar
Points
90
Q3
M
Q1
10
Rp.
4949
Market PositionMarket Position
• 90th percentile • 3rd quartile• M adalah Median atau 50th percentile• 1st quartile • 10th percentile
Positioning Upah Positioning Upah PerusahaanPerusahaan
Points
90
Q3
M
Q1
10
Rp.
Garis Upah Perusahaan
5151
Membuat rate range Membuat rate range (spread)(spread)
1. Buatlah satu grafik, tempatkan titik terendah dan titik tertinggi sebagai X & Y.
2. Hitunglah minimum base rate yang baru dari upah :Minimum = x (dalam nilai rupiah)
100 + % dari spread yang diinginkan 2
Tandai nilai uang ini pada skala upah sebagai Point XX.
3. Hitunglah nilai atas (upper) dari minimum base rate:Upper level of minimum = Y (dalam nilai rupiah)
100 + % dari spread yang diinginkan
2
Tandai nilai ini pada grafik sebagi point YY dan tarik garis antara XX and YY. Ini adalah garis minimum wage line yang baru dari semua jobs.
5252
Establishing a rate range Establishing a rate range (spread)(spread)
4. Sekarang hitunglah upah maksimum yang baru :Maximum base rate = X dalam nilai rupiah (100+ % dari
spread2
Tandai pada skala uang dengan XXX.
5. Ulangi perhitungan ini untuk menentukan upper end of the maximum rate scale dan tandai sebagai YYY. Tariklah garis antara XXX and YYY. Ini adalah garis upah maksimum untuk setiap job. Trend line perusahaan yang baru sekarang akan menjadi garis median untuk semua jobs dan dibayar untuk prestasi kerja rata-rata. Karyawan baru akan berada pada titik sedikit diatas minimum, atau pada titik minimum apabila belum terlatih atau pengalaman yang sangat minim. Mereka akan naik sesuai dengan prestasi dan kebijaksanaan perusahaan pada merit raise dan pertimbangan lainnya.
Gambar 25 – Scatter Chart Gambar 25 – Scatter Chart Upah SekarangUpah Sekarang
10
0
Job Value in Points Determined by the Point Factor System
Company trend line
Blank Circle Rates
Filled-in Circle Rates
40
0
20
0
50
0
60
0
30
0
Gambar 26 – Scattergram berdasarkan Gambar 26 – Scattergram berdasarkan data survey upahdata survey upah
Point Value Scale
Abaikan yang jauh dari garis
Gambar 27 – Perbandingan Gambar 27 – Perbandingan Upah Survey & Upah Upah Survey & Upah PerusahaanPerusahaan
Point Value Scale
Wage Survey Trend Line
Company trend line
Decision A - Bayar sedikit lebih tinggi.
Decision B - Bayar sedikit lebih rendah.
Point Value Scale
YY
Minimum
Company trend line
Y Rp (100 + % of spread
2
Gambar 28 – Membuat spread Gambar 28 – Membuat spread antara min (X) dan max (Y)antara min (X) dan max (Y)
Y Rp
Min = (100 + % of spread
2
X Rp
Min base rate = 100 + % of spread
2
Max = X Rp (100 + % of spread
2
XX
X
XXX
Y
Mid point
YYY
Maximum
MinimumPay
Gambar 29 – Membuat pay grades Gambar 29 – Membuat pay grades dengan grade overlapdengan grade overlap
MedianPay
Maximum Pay
10
7
8
9
Point Value Scale
Overlap
Breaking Point Between Grades
1
2
3
4
5
6
Promosi dari G3 ke G4 akan langsung naik
kegaris ini.
MinimumPay
Gambar 30 – Membandingkan Gambar 30 – Membandingkan struktur gaji sekarang dengan struktur gaji sekarang dengan struktur grade barustruktur grade baru
MedianPay
Maximum Pay
10
7
8
9
Point Value Scale
Green Circle Jobs
1
2
3
4
5
6
Red Circle Jobs
Trend Line Gaji Sekarang
Gambar 31 – Membuat grading Gambar 31 – Membuat grading Highest
Pay
Point Value Scale
Job Cluster
Job Cluster
1 2 3 111097 85 64 12
Lowest Pay
6060
Establishment of gradesEstablishment of grades1. Tentukan jumlah grade yang diinginkan. Tariklah
garis horizontal pada grafik dititik dimana minimum wage line intersect (bertemu) dengan minimum point factor value.
2. Tarik garis vertical dititik dimana minimum wage line intersect dengan minimum point factor value seperti point 1, dan tarik garis itu keatas pada maximum rate sebagaimana ditentukan pada Gambar 28.
3. Tarik garis horizontal line dari titik itu ketitik dimana intersect dengan highest point factor value untuk grade ini. Selesaikan menjadi kotak empat sisi.
4. Kemudian, tentukan besarnya nilai overlap yang diinginkan antara satu grade dan grade berikutnya dan ulang seperti Step 1, 2 dan 3 untuk semua grades.
Overlap (Tumpang Tindih)Overlap (Tumpang Tindih)• Terlalu besar overlap tidak baik karena :
– Karyawan naik terlalu cepat kepuncak grade• Grade bisa dibuat tanpa ada overlap,
bahkan terputus antara grades.• Yang paling populer caranya adalah overlap
dekat ujung setiap grade. • Overlap lainnya biasa dipakai dahulu.
Keuntungannya memperlambat progresi keatas.
6262
Overlap (Tumpang Tindih)Overlap (Tumpang Tindih)• Gambar 29 menunjukan 10 grades pelaksana
dengan overlap yang besar untuk menunjukan masalah yang mungkin terjadi. Karyawan yang sudah dititik maksimum pada Grade 3 naik ke Grade 4 pada saat ada dititik midpoint ketika dipromosi. Jadinya tinggal sedikit ruang lagi untuk kenaikan gaji pada Grade 4.
• Karena situasinya berulangkali, ada kecenderungan karyawan naik dengan cepat ke Grade 10.
• Sedikit overlap akan menambah waktu karyawan berada pada Grade yang sama.
• Pada saat yang sama, memungkinkan Management memberikan kenaikan yang lebih besar pada kasus-kasus tertentu.
• Jobs yang telah dievaluasi dengan point factor value tertentu antara 2 grade, harus dievaluasi ulang agar bisa masuk ke Grade dibawah atau diatasnya.
6363
Memperkirakan biaya struktur Memperkirakan biaya struktur barubaru
Melakukan estimasi yang realistik atas biaya yang terjadi dengan sistim penggajian baru : • Tempatkan pay rates sekarang yang ada pada Gambar
25 diatas grafik struktur gaji baru dalam Gambar 29. Hasilnya adalah grafik gabungan seperti pada Gambar 30.
• Menempatkan gaji sekarang pada struktur gaji yang baru memberikan indikasi bahwa ada jobs tertentu yang berada diluar garis.
• Green Circle adalah jobs yang berada dibawah range, yang harus dinaikan ketitik minimum sehingga kelihatan nilainya.
• Red Circle yang berada diatas garis akan tetap berada disana sampai ada kenaikan jabatan yang akan membawa ke grade yang baru.
6464
Selamat mengikuti Selamat mengikuti training ini. training ini.
Semoga bermanfaat bagi Semoga bermanfaat bagi perusahaan perusahaan
& & karir anda.karir anda.
Recommended