ECM-information system

ECMEnterprise content management

Zpracoval:

Terezia Dvorská

Obsah přednášky 1. Co je ECM 2. Pro koho to je 3. Vlastnosti a funkce 4 Přínosy implementace ECM 5. Přehled trhu ECM 6. Open source alternativy 7. Praktická ukázka - Knowledge Tree

Co je ECM? Podle oficiální definice AIIM je ECM

„technologie, které jsou použity pro zachycení, řízení, ukládání a doručení obsahu a dokumentů podnikovým procesům. Nástroje a strategie ECM dovolují (povolují) řízení nestrukturovaných informací v organizaci, bez ohledu na to, kde se tyto informace nachází.1“

Pro koho to je? Pro všechny společnosti, které mají chaos ve svých

dokumentech

Podle průzkumů se odhaduje, že:

A. 50% dokumentů tvoří duplikáty

B. 80% tvoří data nestrukturovaná

C. 85% dokumentů nelze nalézt, když jsou potřeba

Lze implementovat na míru společnosti

Vlastnosti a funkce ECM V praxi je ECM souborem řešení, která zaměstnancům umožní

mít své elektronické dokumenty skutečně na dosah ruky.

ECM systém je tvořen z různých části a nástrojů, které slouží pro:

1. Získání

2. Uložení

3. Správu

4. Uchování

5. Distribuci

1. Získání dat Zahrnuje digitalizaci, kopírování, tvorbu, přípravu,

indexování a třídění analogových či elektronických dokumentů

Pro snadnější správu je každému dokumentu přidělen index

Využití technologií pro digitalizaci dat:

A. OCR

B. HCR

C. ICR

2. Uložení zabývá se efektivním ukládáním dokumentů v

elektronické podobě zabezpečuje spolehlivé využití elektronických dokumentů.

Technologie pro uložení dat:

1. Magnetická média

2. Magnetické pásky

3. Digitální optická média

4. Cloud computing

5. COLD

3. Správa Komponenty správy se používají pro spravování, nakládání a

používání informací, pro efektivní a bezpečné využívání dokumentů

Komponenty pro správu dokumentů:

A. CM (Content management)

B. DM (Document management)

C. WCM (Web Content Management)

D. WorkFlow a BPM (Business Process management)

E. RM (Record Management)

F. Collaboration

4. Uchování

Tato část se zabývá správou, obsluhou a bezpečnou archivaci dlouhodobě uložených dat.

Dlouhodobá paměťová média:

A. WORM optických disků

B. WORM kazety

C. WORM pevný disk

D. Papír

5. Distribuce k poskytování informací či výsledků

koncovým uživatelům

Funkcionalita dodání informací je známá

pod pojmem Output Management.

Distribuce se dělí na tři komponenty:

A. Transformační technologie

B. Bezpečnostní technologie

C. Distribuce samotná

Stručný souhrn poznatků ECM

Obsahuje množství nejrůznějších aplikací

Digitalizuje, ukládá, archivuje, spravuje a distribuuje firemní digitální obsah

Zpřístupňuje informace v digitální podobě, které jsou normálně obsažené v podobě papírové

Řídí a kontroluje veškeré informace, které vstupují a vystupují z podniku

Poskytuje digitální obsahu v reálném čase

Řídí oběh a životní cyklus dokumentů a digitálního obsahu

napříč celým podnikem

Nejdůležitější přínosy Implementace ECM systému do IT infrastruktury

• snížení nákladů spojené s manipulací s dokumenty

• ušetří čas

• zprůhlední a zautomatizuje procesy nad dokumenty

• zvýší efektivitu práce a zisk

Náklady vs. Čas

Některé další přínosy Klíčovým kritériem pro investici je návratnost. Proto detailně

sledujeme jasně měřitelné přínosy:

Vnitřní finanční přínosy

Snížení jednotkových nákladů v marketingu i v prodeji.

Úspory z měření návratnosti marketingových kampaní.

Úspory z urychlení platebního styku

Některé další přínosy Zrychlení obchodního cyklu (příjem objednávky, kalkulace,

příprava, koordinace výroby, reorganizace linky, operace prodeje, zpracování faktur, inkaso).

Vyšší výkonnost obchodního oddělení.

Zvýšení kvality zboží a služeb.

Zvýšení kvality práce s pracovními zdroji.

Mapování, sledování a kontrola provádění procesů.

Snížení počtu nesplněných termínů úkolů.

Časové úspory

pracovník v kanceláři při práci s dokumenty v papírové formě stráví 40 procent času manipulací s dokumenty, které zrovna nepotřebuje – nehledá

Implementací ECM systému tyto nepříjemnosti a časové ztráty odpadají, neboť hledání v systému probíhá v řádech sekund

Společnost IDC uvádí, že pracovníci při práci s dokumenty stráví přibližně 20 procent času hledáním informací v nich obsažených a 50 procent času neúspěšným hledáním dokumentů vůbec

Zvýšení efektivity

Centralizací úložiště dokumentů je eliminována možnost tvorby neaktuálních kopií dokumentů

Uživatel má přístup pouze ke schválené aktuální verzi dokumentu

zmíněné faktory eliminují možnost záměny nebo špatné interpretace obsahu (nekvalitní kopírování, nekvalitní skenování při zaslání faxu).

Zintenzivnění spolupráce

Účastníci jednotlivých procesů jsou jasně definováni stejně jako jejich role v procesu

eliminaci časových intervalů potřebných pro transfer dokumentů mezi jednotlivými účastníky v porovnání s papírovou formou

Je-lipožadováno více dokumentů, ať už sloužících jako podklady, nebo předmět schvalování, je zřejmé, že účinnost a efektivita elektronických procesů je daleko vyšší, než je tomu u údržby dokumentů v papírové formě.

Automatizace procesů

v papírovém systému vedení dokumentů nejsou, vždy je potřeba zapojit lidskou sílu

V případě zavedení poloautomatizace do papírové správy dokumentů (např. zpracování dopisů – určení PSČ) jsou náklady nesrovnatelně vyšší v porovnání s procesy v elektronickém systému.

ECM= +finanční úspory

−náklady na zatížení lidských zdrojů.

Prodejci na trhu ECM Forrester Wave

Prodejci na trhu ECMGartner

Přehled ECM trhu EMC, IBM, Oracle, Open Text obsazují většinu trhu ECM Nabízejí komplexní řešení, řadu podpůrných nástrojů

Microsoft se v poslední době úspěšně prosazuje Pevné zázemí pro rozvoj, zatím postrádá hloubku čtyř leaderů

Alfresco Konkurenceschopná open source alternativa s nižšími náklady

Současní hlavní leadeři a jejich produkty na trhu ECM

EMC Documentum ECM IBM FileNote kontent Manager Open Text Open Text ECM Suite Oracle Oracle Universal Kontent Manager Microsoft Microsoft Office SharePoint Server 2010

EMC

Zavedená společnost v oblasti ECM Velká základna zákazníků Komplexní ECM řešení – cca 30 produktů

Výhodou ucelenost Nevýhodou případná komplikovanost instalace

Nyní zaměřeno na zrychlení a integraci s tprodukty třetích stran

IBMSilná pozice na trhu s 22% podílemFileNet od IBM poskytuje širokou škálu funkcí

komplexní zobrazení dokumentů správa dokumentů správa záznamů a podnikových procesů podpora řízení

Největší podíl na trhu z prodejců zaměřených pouze na ECM Open Text ECM Suite

Nabízí řešení pro všechny oblasti ECM Akvizice Vignette – nyní silná pozice na poli správy

webového obsahu Úzká spolupráce s produkty SAP a Microsoft

2007 – akvizice Stellnet Nyní nabízí rozsáhlý a robustní ECM balík Oracle Universal ECM Suite

Silná integrace s dalšími Oracle aplikacemi Vhodné pro společnosti, které vlastní i jiné Oracle produkty

V oblasti archivace a eDiscovery se spoléhá na partnery

V roce 2007 uveden produkt SharePoint Server 2007 Letos nástupce SharePoint Server 2010 Primárně určen jako platforma pro práci s dokumenty a jejich

sdílení Těsná integrace s velmi rozšířenými aplikacemi MS Office Rychlá expanze Zatím nepropracované do všech oblastí ECM

Nižší pořizovací náklady Jako open source produkt vyniká rozšiřitelností Zaměřuje se na správu dokumentů, obrázků a WCM Považováno odborníky jako konkurenceschopná alternativa V ČR využívá např. Komerční banka

Další prodejci: Nuexo, Knowledge Tree

Open source alternativy

Shrnutí přehledu trhu ECM 4 hlavní leadři – EMC, IBM, OpenText, Oracle

Komplexní balíky ECM integrováno s dalšími produkty

Nový hráč na trhu – Microsoft SharePoint Jednoduchý, zaměřen na sdílení dokumentů

Existence open source alternativ Alfresco, Nuexo, Knowledge Tree a další

Ukázka KnowledgeTree system Jedná se nástroj vyvýjený jako open-source, ale existuje i

komercni verze. Na vývoji se podepsala právě komerční verze. Díky ní je KT

přehlednější a lépe ovladatelný oproti konkurenci.

Document Management SystemKnowledgeTree Sdílení, řízení a bezpečí Spolupráce při tvorbě obsahu Zaneste strukturu organizace do repositáře Integrace autentizace a autorizace s Vaší organizací Flexibilní architektura aplikace, snadná rozšířitelnost A další funkce verzi Professional

Zdroje:

SPRÁVA DOKUMENTŮ – Přínosy ECM systémů pro správu dokumentů a obsahu jsou jednoznačné 

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:PIo1hNJBu6sJ:atpjournal.sk/hmh/zobraz_temu.php%3Fid%3D42%26parametre%3D%3Fid%3D42%26skript_pred%3Datp_obsah.php+financne+prinosy+ECM&cd=1&hl=sk&ct=clnk&gl=sk 

http://www.profinit.eu/uploads/souvisejici-obsah/dokumenty/cz/Oracle_ECM_brochure.pdf

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management http://www.emc.com/products/category/content-management.htm http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/2009-gartner-magic-quadrant-ecm.pdf http://www.emc.com/collateral/software/15-min-guide/h3150-ecm-15min-guide-gd.pdf