Business Process Mapping

BPM WORKSHOP 2010

1

Supply ChainWarehouse

Planning

Human Resource

R&D

Customer Serv.

SalesMarketing

Company

Everyone in Organization Contributing to the end-Business result

Finance Documentation

BPM WORKSHOP 2010

BusinessProcess Mapping

BPM WORKSHOP 2010

Course Outline

Intro toProcessMapping

Intro toProcessMapping

ProcessMap

ProcessMap Process

reengineering

Process reengineering

Uses &Applications

Uses &Applications

Module 1 Module 3 Module 4Module 2

PracticesPracticesPracticesPracticesTermsDefinition

TermsDefinition

BPM WORKSHOP 2010

4

Ternyata bukan spesies yang paling kuat yang mampu bertahan hidup, juga bukan yang paling cerdas, melainkan yang paling mampu beradaptasi pada perubahan. ( Charles Darwin )

Perubahan

BPM WORKSHOP 2010

5

AA BB CC DD EER N R N R

FF GG HH II JJR N D N D

KK LL MM NN OOR D N R D

PP QQ RR SS TTN R D N N

UU VV WW XX YYN R R N N

BPM WORKSHOP 2010

6

Talkshow

Talkshow ini bertajuk “mini-survey”, yaitu survey singkat yang akan mendata apa pendapat orang (responden) tentang SOP.

Tulis dua (2) nomor handphone teman atau kolega anda diselembar kertas. Fasilitator akan menghubungi nomor tersebut dan menanyakan pendapatnya mengenai apa SOP itu.

Transcript:

“Selamat pagi Pak Edy, saya Ady Subagya—sekarang sedang bersama (NAMA ANDA) dan sedang melakukan mini-survey. Apakah anda bersedia menjadi salah satu responden?”

“Apakah SOP menurut anda?”(Mohon anda tulis hasil survey)

Talkshow ini bertajuk “mini-survey”, yaitu survey singkat yang akan mendata apa pendapat orang (responden) tentang Business Process Mapping (BPM).

Tulis dua (2) nomor handphone teman atau kolega anda diselembar kertas. Fasilitator akan menghubungi nomor tersebut dan menanyakan pendapatnya mengenai BPM.

Transcript:

“Selamat pagi Pak Edy, saya Ady Subagya—sekarang sedang bersama (NAMA ANDA) dan sedang melakukan mini-survey. Apakah anda bersedia menjadi salah satu responden?”

“Apakah BPM menurut anda?”(Mohon anda tulis hasil survey)

BPM WORKSHOP 2010 7

As proposed by theProject Sponsor

As specified in theProject request

As designed by the Systems analyst

As produced by theprogrammers

As installed at theUser’s site

What the user really wants

BPM WORKSHOP 2010

8

Systems (1)

Kumpulan interaksi elemen yang bertujuan

Sound systems, HRMS,QMS, EMS, education systems

BPM WORKSHOP 2010

9

Systems (2)

Beberapa unsur penting dalam sebuah systems adalah plan-do-check-act.

BPM WORKSHOP 2010

10

Management

Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi

Management bisa juga berarti orang atau sekumpulan orang dengan otoritas mengendalikan organisasi

BPM WORKSHOP 2010

11

Policy

Prinsip dan panduan yang dibuat sebagai dasar pembuatan keputusan dan tindakan

BPM WORKSHOP 2010

12

Top management

Perorangan atau kelompok yang mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi

BPM WORKSHOP 2010

13

Customer

Orang atau pihak yang menerima dan menggunakan produk atau jasa

BPM WORKSHOP 2010

14

Process

Kumpulan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran

BPM WORKSHOP 2010

15

Task

komponen rinci dari suatu kegiatan yang memerlukan perlakuan khusus

BPM WORKSHOP 2010

16

Process VS Task

Proses melibatkan lebih dari seorang, dan diperlukan koordinasi. Task dilakukan satu orang.

BPM WORKSHOP 2010

17

Process types

Primary/ Core processSupporting/ Management process

BPM WORKSHOP 2010

18

Information

Data yang bermakna

BPM WORKSHOP 2010

19

Methods

Cara melakukan sesuatu

BPM WORKSHOP 2010

20

Task

komponen rinci dari suatu kegiatan yang memerlukan perlakuan khusus

BPM WORKSHOP 2010

21

Document

Informasi dan medium pendukungnya

BPM WORKSHOP 2010

22

Data

Informasi terdokumentasi yang menjadi bukti dan dapat dijadikan sumber untuk mengambil keputusan

BPM WORKSHOP 2010

23

Records

Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa kegiatan sudah dilakukan

BPM WORKSHOP 2010

24

Standard

Kesepakatan tertulis berisi aturan,

kebijakan, spesifikasi tehnis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa sesuai dengan tujuannya

BPM WORKSHOP 2010

25

Operating

Aplikasi dari sebuah proses

BPM WORKSHOP 2010

26

Procedure

Cara khusus menjalankan

suatu tugas

Work Instruction

Perintah dan penjelasan khusus menjalankan suatu tugas

BPM WORKSHOP 2010

27

Standard Operating Procedure

Panduan terdokumentasi berisi metode khusus untuk melakukan tugas secara konsisten demi kesesuaian

SOP mengandung kata Standard, sehingga pembuatannya harus melalui kesepakatan

BPM WORKSHOP 2010

28

Supply ChainWarehouse

Planning

Human Resource

R&D

Customer Serv.

SalesMarketing

Company

Everyone in Organization Contributing to the end-Business result

Finance Documentation

BPM WORKSHOP 2010

Business Process Mapping

Diagram yang mengidentifikasikan langkah penting dalam menyelesaikan proses

BPM WORKSHOP 2010

30

BPM WORKSHOP 2010

31

BPM WORKSHOP 2010

32

BPM WORKSHOP 2010

33

BPM WORKSHOP 2010

BPM WORKSHOP 2010

BPM WORKSHOP 2010

ProcessMore on Process

Controls

Human resources, Mechanism (equipment, tools),

IT, policies, procedures

Process NameIN OUT

BPM WORKSHOP 2010

37

Process types

Primary/ Core processSupporting/ Management process

BPM WORKSHOP 2010

Process levels

• 1. high level 6-10 gambaran proses besar

• 2. middle level (process diagram) rincian dari masing-masing proses besar

• 3. low level (procedures) panduan menjalankan proses

38

BPM WORKSHOP 2010

Process Framework

Core processes

Product developmentResearchEngineering and designProcess engineering

Obtaining customer commitmentMarket developmentMarketing and salesTendering

Order fullfilmentProcurement, logisticsPlanningManuf, assemblyDistribution

Customer serviceAfter sales serviceProduct take back

Suppotives

SupportFinancial managementHumanresource managementInformation managementMaintenanceInternal control/ audits

BPM WORKSHOP 2010

40

Process adalah kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran

Process of making esspresso

BPM WORKSHOP 2010

41

FLOWCHART

IDEFO: Box and arrow

BPM WORKSHOP 2010

42

NESTED General

Detailed

BPM WORKSHOP 2010

43

• Show Daimler BPM,

Nested

BPM WORKSHOP 2010

44

SWIMLANES

BPM WORKSHOP 2010

Manfaat proses

Memandu mengenali sebuah organisasi

(BPM adalah bagian dari quality manual, safetyManual, envirinmental manual)

More on Process

BPM WORKSHOP 2010

Manfaat proses

Meningkatkan pemahaman akan proses itu sendiri

(Mereka yang memahami proses kerja dan belum pernah membuat mapping, akan terkejut setelah melihatnya)

More on Process

BPM WORKSHOP 2010

Manfaat proses

Sebagai referensi untuk membuat value-stream mapping

(restructuring, resource planning )

More on Process

BPM WORKSHOP 2010

Manfaat proses

Penetapan Uraian tugas, struktur organisasi, penyusunan Prosedur

More on Process

BPM WORKSHOP 2010

Manfaat proses

Menentukan resource dan metode yang diperlukan

(Resource dapat berupa sumberdaya manusia, sumberdaya infrastruktur dan sumberdaya keuangan)

More on Process

BPM WORKSHOP 2010

Metode dalam proses

Apabila proses kurang/ tidak efektif, maka diperlukan suatu metode. Salah satu metode adalah Standard Operating Procedures.

BPM WORKSHOP 2010

BPM WORKSHOP 2010

Structured approach to mapping Process

• Buat sasaran-sasaran• Tetapkan cakupan proses • Siapkan tim• Wawancarai pihak terkait• Buat draft • Validasi dan finalisasi• Distribusikan

BPM WORKSHOP 2010

Process map to SOP

BPM WORKSHOP 2010

54

Feeding Milking

Reproduction

WasteHandling

1. Sanitazing, preparing equipment

2. Milking3. Clean-up

Milking management systems

Process Procedure

BPM WORKSHOP 2010

55

Anybody

• ada 4 orang yang bernama Everybody, Somebody, Anybody dan Nobody.

• Ada sebuah tugas penting yang harus diselesaikan, dan Everybody yakin bahwa Somebody akan melakukannya, tetapi ternyata Nobody telah melakukannya. Somebody menjadi marah mengetahui hal itu karena itu adalah tugas Everybody. Everybody berpikir bahwa Anybody dapat mengerjakan tugas tersebut, tetapi Nobody menyadari bahwa Everybody tidak akan mengerjakan tugas tersebut. Akhirnya Everybody menyalahkan Somebody.

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan pertama

Mengenali dan mengidentifikasi proses-proses yang ada pada organisasi (as-is)

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan kedua

Mengurut-urutkan proses-proses tersebut sesuai dengan kejadiannya

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan kedua

Mengurut-urutkan proses-proses tersebut sesuai dengan kejadiannya

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan ketiga

Menganalisa dan menilai metode proses apakah sudah sesuai, meninjau alat-alat proses

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan keempat

Menggambar ulang proses bisnis dan menentukan alat proses

BPM WORKSHOP 2010

Process mapping

Tahapan keenam

Menerapkan, menilai proses dan membuat perbaikan dan menerapkan kembali

BPM WORKSHOP 2010

62

Mindmap Wrapup

Buatlah catatan di selembar kertas mengenai pokok bahasan yang telah anda pelajari. Gunakan Mindmap.

Mindmap adalah cara mencatat menggunakan gambar dan tulisan berwarna. Membuat catatan dengan Mindmap dimulai dari menggambar gagasan utama dari pokok bahasannya—tepat pada bagian tengah kertas, kemudian unsur-unsur lain digambarkan dalam bentuk cabang-cabang (liha contoh)

BPM WORKSHOP 2010

63

Ady A SubagyaSystems specialist

Mob: 0816-726.815allman@cbn.net.id

BPM WORKSHOP 2010

64

Cof fee